Nguồn: Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái (2017) Với quy trình giao hàng như mô tả ở Sơ đồ 4.6, việc thủ kho trực tiếp giao hàng cho bộ phận giao hàng cho khách có thể tiềm ẩn các rủi ro như:
Nhận đơn hàng thực
đóng
Nhận lệnh giao hàng
- Sự cấu kết trộm cắp hàng hóa giữa thủ kho và bộ phận giao nhận có thể xẩy ra;
- Sau khi giao hàng xong, bộ phận giao hàng phải chuyển lại chứng từ có đầy đủ chữ ký cho kế toán. Thủ tục này chứa đựng nhiều rủi ro tiềm tàng như làm mất hồ sơn, gây ảnh hưởng trực tiếp tới công tác bán hàng thu tiền tại công ty.
Tương tự như khâu giao hàng, thu tiền cũng được công ty kiểm soát theo nguyên tắc bán hàng của công ty là không bán nợ, trừ những trường hợp đặc biệt trực tiếp giám đốc duyệt cơ chế hoặc những dự án đấu thầu lớn. Mục tiêu kiểm soát ở khâu thu tiền bán hàng của công ty là phải đảm bảo:
- Thu tiền chính xác, đầy đủ, đúng đối tượng; - Ghi chép sổ sách kế toán đầy đủ, kịp thời; - Hạn chế tiêu cực, gian lận mất tiền.
Các phương thức thu tiền hàng và cách thức thanh toán tiền hàng tại Công ty được minh họa ở Sơ đồ 4.7. Theo đó, trường hợp thu tiền mặt tại công ty, kế toán lập phiếu thu tiền và chuyển cho các bộ phận khác có liên quan thực hiện tiếp các khâu của mình như thủ quỹ, phụ trách chung… Trường hợp khách hàng trực tiếp chuyển khoản, kế toán yêu cầu khách hàng fax hoặc mail hoặc qua tin nhắn… chuyển hình ảnh giấy nộp tiền hoặc ủy nhiệm chi của khách hàng. Kế toán xác minh tính đúng đắn của chứng từ, căn cứ tiền về ngân hàng… thực hiện ghi chép vào hệ thống sổ sách để theo dõi. Trường hợp nhân viên tiếp thị thu tiền của khách hàng và chuyển khoản về công ty, kế toán có trách nhiệm tra soát trên tài khoản của cá nhân giám đốc, xác minh thông tin tiếp thị nào chuyển tiền cho khách hàng nào, mua hàng gì… từ đó in phiếu xác minh và vào sổ theo dõi khoản thu tiền này.
Tuy nhiên, với quy trình thu tiền như hiện nay, các rủi ro tiềm ẩn được nhận diện như sau:
- Tiếp thị thu tiền chuyển sai trị giá tiền và đối tượng công nợ về công ty; - Tiếp thị thu tiền của khách hàng, chiếm đoạt không nộp về công ty; - Khách hàng cố tình ghi sai ủy nhiệm chi hoặc giấy nộp tiền vào tài khoản của công ty, gây thất thoát tài sản của công ty.