Phần 4 Kết quả nghiên cứu và thảo luận
4.1. Đặc điểm HTKSNB tại công ty TNHH đầu tư và PT Nam Thái
4.1.2. Tổ chức kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng thu tiền
4.1.2.1. Kiểm soát tuân thủ
Để giúp việc cho Hội đồng quản trị trong công tác kiểm tra, giám sát họat động sản xuất kinh doanh, quản lý và điều hành công ty, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, trung thực trong tổ chức công tác kế toán và lập báo cáo tài chính; tham mưu giúp việc cho ban lãnh đạo công ty giám sát các quyết sách, quyết định của Hội đồng quản. Ban kiểm soát nội bộ hiện nay gồm 02 thành viên có chuyên môn nghể nghiệp cao, xây dựng cho mình một quy trình kiểm soát nội bộ tổng thể và được Hội đồng quản trị thống nhất thông qua, đảm bảo đúng pháp luật, quy định và quy chế của công ty.
Hoạt động kiểm soát tuân thủ của công ty được diễn ra thường xuyên liên tục, đảm bảo hạn chế tương đối các rủi ro hàng ngày phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, bán hàng thu tiền. Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái yêu cầu mọi nhân viên phải:
1. Chấp hành chính sách tuân thủ là trách nhiệm của toàn thể tất cả các cán bộ quản lý, điều hành, ban kiểm soát công ty đến tất cả mọi thành viên trong Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái.
2. Mọi vấn đề tuân thủ liên quan đến hoạt động của Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái nhằm đảm bảo việc chấp hành tuân thủ và phòng, tránh các vi phạm tuân thủ.
3. Mọi vấn đề tuân thủ được thực hiện khách quan, dân chủ, phát hiện đấu tranh, xác minh làm rõ và xử lý vi phạm tuân thủ phải kết hợp giữa đấu tranh và lấy mục tiêu giáo dục, phòng ngừa tuân thủ làm trọng tâm.
4. Ban kiểm soát thực thi chính sách tuân thủ phải độc lập, tránh mọi chi phối ảnh hưởng từ hoạt động sản xuất kinh doanh trong việc xây dựng, thiết lập yêu cầu chuẩn mực tuân thủ…
5. Chính sách tuân thủ được xem xét, đánh giá định kỳ 01 năm một lần nhằm đảm bảo hiệu lực hiệu quả và phù hợp với các chính sách, chiến lược kinh doanh của Hội đồng quản trị Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái.
Sơ đồ 4.3. Quy trình kiểm soát tuân thủ tại Công ty
Nguồn: Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái (2017) Kiểm soát tuân thủ được giám đốc, hội đồng quản trị và Ban kiểm soát công ty áp dụng triệt để, nó được thể hiện trước hết việc tuân thủ pháp lý của hội đồng thành viên và ban kiểm soát, Công ty thiết lập cho mình một quy tắc ứng xử
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ Chính sách, quy chế, chế tài, quy trình, thủ tục tuân thủ Ban kiểm soát Quản lý, trưởng các bộ phận lãnh đạo
Toàn thể cán bộ nhân viên trong công ty
trong kinh doanh đó là tuyệt đối phải tuân thủ pháp luật, chính sách chế độ của Nhà nước ban hành. Tăng cường các hoạt động thanh tra và ngăn chặn bao gồm các nguyên tắc kiểm soát kép, luân chuyển công việc, thường xuyên tuyên truyền thủ tục pháp lý và cập nhật những thủ tục pháp lý mới nhằm trang bị cho cán bộ công nhân viên trong công ty thực hiện đúng và đủ. Việc tuân thủ pháp lý được củng cố bởi những quy định, quy chế hết sức rõ ràng mà công ty đề ra, hướng dẫn chi tiết tới từng phòng ban, từng cán bộ công nhân viên trong công ty, yêu cầu mọi người thực hiện đầy đủ.
Tuân thủ nguyên tắc phê duyệt là trách nhiệm của tất cả các cán bộ quản lý, điều hành, nhân viên trong công ty. Mọi vấn đề liên quan đến thủ tục phê duyệt được công ty nhận diện rõ ràng và được theo dõi, kiểm soát đảm bảo việc chấp hành tuân thủ, tránh những vi phạm tuân thủ. Công ty xây dựng cho mình một quy chế, quy định chế tài, quy trình ký duyệt bổ nhiệm, mua hàng, bán hàng, chi tiền … và đảm bảo sự chấp hành tuân thủ tuyệt đối của mọi thành viên trong công ty, người phê duyệt phải đúng thẩm quyền, tách nhiệm, phù hợp với các quy chế, quy định của Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái. Ban kiểm soát có trách nhiệm thường xuyên đánh giá rủi ro phát sinh trong quá trình phê duyệt và có đề suất hiệu chỉnh phù hợp.
Ngoài ra, hệ thống tuân thủ của công ty được xây dựng và thực thi thống nhất, nó thể hiện ở hệ thống báo cáo rõ ràng, đầy đủ các vấn đề tuân thủ như phải theo đúng quy định của Bộ tài chính, thông tư hướng dẫn thi hành, kèm theo các rủi ro tuân thủ trọng yếu trong báo cáo phải được thông báo, cập nhận kịp thời trước Hội đồng quản trị; kiểm soát tuân thủ bất kiêm bất nhiệm cũng được công ty áp dụng triệt để, vợ chồng không được làm cùng 01 phòng, không được một người làm thủ quỹ, một người làm kế toán trưởng…. Các báo cáo bất thường được xây dựng tới từng phòng ban, nhân viên đảm nhiệm từng vị trí và luôn luôn tuan thủ nguyên tắc báo cáo khi có yêu cẩu của cấp trên, mọi phom mẫu báo cáo này được kiểm duyệt và tuân thủ tuyệt đối theo yêu cầu của Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái.
Việc tuân thủ các thủ tục ủy quyền ký duyệt được Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái giám sát chặt chẽ, cấp trên ủy quyền cho cấp dưới phải được thể hiện rõ ràng bằng quyết định, văn bản, nội dung ủy quyền rõ ràng, đúng
phạm vi chức năng của người ùy quyền cũng như người nhận ủy quyền. Các thủ tục pháp lý liên quan đến ủy quyền được công ty áp dụng triệt để và thống nhất cho mọi phòng ban.
Toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái phải tuân thủ nhất nhất thủ tục bảo vệ tài sản, quy trình sửa chữa, bảo hành, bảo trì, mua mới tài sản. Việc tuân thủ được dựa trên các quy chế quản lý tài sản như: tắt điện, máy tính trước khi ra về; kiểm kê tiền mặt, tiền gửi tại quỹ chốt hàng ngày…
Việc kiểm soát tuân thủ các thủ tục pháp lý, quy chế, quy định, quy trình được Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái xây dựng riêng cho mình một chính sách tuân thủ mà giám đốc, Hội đồng quan trị ban hành, hướng dẫn chi tiết để triển khai thực hiện tới từng thành viên trong công ty.
4.1.2.2. Kiểm soát phối hợp
Kiểm soát phối hợp được Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái sủ dụng liên tục và tương đối hiệu quả, được phối hợp giữa kiểm soát theo chiều dọc, kiểm soát theo chiều ngang, kiểm soát chéo, kiểm soát từ bên ngoài phối hợp với kiểm soát nội bộ bên trong. Việc kiểm soát được thực hiện đi từ trên xuống dưới theo các cấp quản lý, cấp trên trực tiếp quản lý kiểm soát cấp dưới. Do việc phân cấp quản lý của Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái rõ ràng, đơn giản nên việc kiểm soát theo chiều dọc này phát huy nhiều tác dụng, hạn chế được nhiều rủi ro phát sinh trong công ty. Việc kiểm soát này trực tiếp là giám đốc yêu cầu tới các phó giám đốc, kế toán trưởng, trưởng phòng kinh doanh, các cấp tự giám sát, tiết chế các sai pham, báo cáo kịp thời giúp Ban lãnh đạo công ty có những hiệu chỉnh phù hợp. ví như Giám đốc kinh doanh giám sát việc xin chế độ chính sách bán hàng của từng tiếp thị mình quản lý xem có đúng quy định, quy chế khuyễn mãi, giảm giá mà công ty đề ra hay không, có cấu kết với khách hàng hay không; kế toán trưởng giám sát trực tiếp việc tính toán chính sách, tính thưởng cho khách hàng của kế toán tổng hợp xem có đúng và đủ hay không, có tư lợi mắc ngoặc với nhân viên tiếp thị, khách hàng để rút tiền của công ty hay không…việc kiểm soát theo chiều dọc này được Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái phối hợp chặt chẽ với việc kiểm soát theo chiều ngang. Một loạt các quy trình như bán hàng – thu tiền, chi tiền, chi tạm ứng, nhập hàng,
xuất hàng luôn được so sánh về các chuẩn mực, quy định từng quy trình để hoàn thiện chúng. Tập trung sâu vào từng nội dung nghiệp vụ của các quy trình để phân tích xem người đứng đầu các quy trình có phù hợp hay không, các nghiệp vụ liên quan đến nhiều quy trình có rời rạc hay đã logich gắn kết tạo hiệu quả cho doanh nghiệp hay chưa. Mặt khác, hối hợp kiểm tra chéo giữa các bộ phận bán hàng, bộ phận kho, bộ phận kế toán được công ty tiến hành thường liên, liên tục.
Song song với những phối hợp kiểm soát rủi ro trên, Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái còn kết hợp kiểm soát từ bên ngoài và kiểm soát từ nội bộ bên trong công ty. Gián tiếp thông qua đối tác, khách hàng và các cá nhân bên ngoài doanh nghiệp, công ty tím hiểu điều tra và phân tích các nguồn thông tin hữu hiệu này, đánh giá và có từng điều chỉnh hành động cụ thể tới từng nhân viên, phòng ban, quy trình, quy chế. Cụ thể, Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái thường thu thập thông tin như quy trình bán hàng có gây khó khăn gì cho khách hàng đối tác hay không, có phù hợp với thể chế pháp lý kinh doanh ở nước ta hiện nay hay không… sau đó tổng hợp phân tích, họp bàn và đưa ra giải pháp hiệu chỉnh, và yêu cầu các thành viên trong công ty phải thực hiện. Với những thông tin nội bộ, từ ba đến sau tháng một lần, thông qua những phiếu điều tra kín về các quy trình, thủ tục, tín nhiệm cán bộ, năng lực nhân viên… được gửi tới từng thành viên trong công ty, từng bộ phận có liên quan. Các thông tin phản hổi được đánh giá, phân tích kết hợp với các thông tin thu thập từ bên ngoài, giám đốc, Hội đồng thành viên, Ban kiểm soát sẽ trực tiếp họp, ban hành và phổ biến tời từng phòng ban, thành viên trong công ty.