Phần 4 Kết quả nghiên cứu và thảo luận
4.1. Đặc điểm HTKSNB tại công ty TNHH đầu tư và PT Nam Thái
4.1.1. Tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ
4.1.1.1. Triết lý và phong cách của Ban lãnh đạo Công ty
Triết lý kinh doanh là một sức mạnh có tác động tích cực tới toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty cũng như với tất cả các đối tượng khách hàng, và như vậy nó tác động trực tiếp và tới hiệu quả kinh doanh của Doanh nghiệp.
Với triết lý kinh doanh “Lợi nhuận của khách hàng là tương lai của chúng tôi” đã trở thành solgan của Công ty trong suốt quá trình hình thành và
phát triển. Theo đó ảnh hưởng rất lớn tới triết lý và phong cách lãnh đạo của Ban lãnh đạo Công ty.
Phương pháp lãnh đạo nó thường nhất quán với tính cách, khả năng lãnh đạo có thể học hỏi nhưng không thể bắt chước, và mọi thứ có thể bắt chước được trừ triết lý. Thấm nhuần tư tưởng triết lý là những tư tưởng có tính triết học hay có thể nói là sự phản ánh đã đạt đết trình độ sâu sắc và khái quát cao, được Ban lãnh đạo Công ty rút ra từ kinh nghiệm cuộc sống và chỉ dẫn, định hướng cho hoạt động của Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái, từ nhận thức rõ ràng về triết lý kinh doanh và triết lý doanh nghiệp:
- Triết lý kinh doanh là những tư tưởng triết học phải ánh thực tiễn kinh doanh thông qua hoạt động trải nghiệm, suy ngẫn, phát sinh thực tế, khái quát hóa của các chủ thể kinh doanh và làm kim chỉ nam cho hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái.
- Triết lý doanh nghiệp là lý tưởng, là phương châm hành động, là hệ giá trị và mục tiêu chung của Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái chỉ dẫn cho hoạt động nhằm làm cho doanh nghiệp đạt hiệu quả cao trong kinh doanh.
- Triết lý kinh doanh của Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái được thể hiện rõ ràng: “Cam kết cung cấp giống tốt nhất, cạnh tranh
nhất - cải tạo giống bò sữa Việt Nam, tăng trưởng bền vững, luôn luôn trăn trở vì lợi ích của khách hàng, lợi ích xã hội, lợi ích của cộng tác, đối tác và của chính lợi ích Mình”.
Với tầm nhìn sứ mệnh lịch sử mang tính chất vĩ mô, có ảnh hưởng lớn tới tính phát triển ngành của quốc gia, toàn thể Banh lãnh đạo và cán bộ công nhân viên trong công ty đều thấm nhuần tư tưởng này, đây là cốt lõi của văn hóa doanh nghiệp; là cơ sở xây dựng chiến lược phát triển của doanh nghiệp; và là cơ sở đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Triết lý này trở thành giá trị cốt lõi và được hiện thực hóa thành những biểu ngữ, quy định tới từng phòng ban cụ thể, nó được hưởng ứng và thực hiện triệt để, ví như:
+ Không làm thì dừng ngay từ đầu, đã làm thì làm tới cùng; + Đừng sợ trách nhiệm mà hãy vì nó mà làm;
+ Cuộc sống không phụ những người luôn trăn trở….
Những triết lý này, là cơ sở để lựa chọn, đề xuất phong cách, phương pháp quản lý của Ban lãnh đạo công ty. Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái chọn cho mình phong cách lãnh đạo dân chủ; Ban lãnh đạo công ty luôn biết phân chia quyền lực của mình tham khảo ý kiến cấp dưới, bàn bạc, lắng nghe ý kiến cấp dưới trước khi ra các quyết định.
Với phong cách lãnh đạo dân chủ, Ban lãnh đạo công ty luôn luôn tạo điều kiện cho các phòng ban, cán bộ công nhân viên trong công ty được phát huy sáng tạo, tham gia và các kế hoạch và thực hiện kế hoạch, tạo cho cấp dưới sự chủ động cần thiết trong công việc; nó tạo ra bầu không khí tích cực trong lao động sản xuất, nhân viên có thiện cảm với nhà lãnh đạo hơn, không khí làm việc được tự giác và cởi mở giữa các nhân viên trong công ty; và đặc biệt là các quyết định của Ban lãnh đạo công ty được nhân viên đồng thuận, hưởng ứng và thực hiện xuyên suốt.
Bên cạnh đó, phong cách này cũng đang để lại nhiều trăn trở bởi nó mất tương đối thời gian cho một vấn đề quyết định và đôi khi cũng khó đi đến thống nhất một vấn đề, nếu người lãnh đạo không sắc sảo và thiếu tính quyết đoán sẽ bỏ lỡ cơ hội kinh doanh.
4.1.1.2. Cơ cấu tổ chức và chính sách nhân sự
* Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái được tổ chức và hoạt động theo luật doanh nghiệp ngày 29 tháng 11 năm 2005; và luật doanh nghiệp 2014 (số 68/2014/QH13 Hà Nội, ngày 26 tháng 11 năm 2014 Luật doanh nghiệp), các luật khác có liên quan và Điều lệ Công ty.
Banh lãnh đạo Công ty là cơ quan quản lý công ty có toàn quyền quyết định nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích quyền lợi của Công ty; định hướng toàn bộ các chính sách tồn tại và phát triển bền vững của Công ty, đưa ra các phương hướng hành động chi tiết cụ thể cho từng quyết định sao cho phù hợp với từng thời điểm, từng phòng ban, từng chu kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Ban lãnh đạo Công ty bao gồm: + 01 Giám đốc;
+ 01 Phó giám đốc phụ trách Miền Bắc; + 01 Phó giám đốc phụ trách Miền Nam;
+ 01 Kế toán trưởng phụ trách chung hai miền Nam và Bắc; + 01 thành viên sáng lập Công ty.
Giám đốc là người đại diện cao nhất theo pháp luật của Công ty, chịu trách nhiệm trước ban quản trị Công ty, quyết định tất các mọi hoạt động thường ngày của Công ty; chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình.
Thành viên sáng lập Công ty có trách nhiệm tham mưu trực tiếp cho giám đốc, cho các phó giám đốc và kế toán trưởng công ty, tham gia đánh giá, họp quyết định các quyết sách quan trọng của Công ty.
Ban kiểm soát nội bộ gồm 02 người, có nhiệm vụ kiểm tra toàn bộ hệ thống tài chính kế toán của Công ty, chính sách, thể chế pháp lý, quy chế hoạt động của Công ty.
Phó giám đốc được trực tiếp Giám đốc bổ nhiệm, thay mặt giám đốc chỉ đạo thực hiện các chính sách chiến lược phát triển của Công ty, thay mặt giám đốc ký và giao dịch với các đối tác khách hàng theo sự ủy quyền của Giám đốc, Giám đốc vùng nào chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo công ty về kết quả hoạt động của vùng đó.
Kế toán trưởng trực tiếp phụ trách hai miền được trực tiếp Ban lãnh đạo Công ty bổ nhiệm, cao nhất ký quyết định là Giám đốc Công ty. Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức phân công công việc trong phòng kế toán, chịu trách nhiệm về tài chính của Công ty, báo cáo phân tích và tư vấn tài chính cho ban lãnh đạo công ty.
Và các Phòng ban khác trong công ty, có nhiệm vụ thực hiện hành động, cụ thể hóa chủ chương, chính sách phát triển của Công ty, đồng thời tham gia ý kiến gúp công ty phát triển bền vững.
* Về chính sách nhân sự.
Với cơ cấu tổ chức điều hành đơn giản gọn nhẹ, tổng công ty có 92 người, trong đó: Hội đồng quản trị 05 người; Ban kiểm soát 02 người; Phòng hành chính 03 người; Phòng kế toán phía bắc 10 người; Phòng kế toán phía Nam 04 người; phòng dự án 03 người; phòng xuất nhập khẩu 03 người; và 62 nhân viên phòng kinh doanh trên cả nước, Công ty xây dựng cho mình một chính sách nhân sự nhất quán và đồng bộ, coi nguồn nhân lực là nguyên khí của Công ty.
Về triết lý nhân sự, một triết lý nền tảng cho chính sách phát triển nguồn nhân sự của công ty đó là “Con người phù hợp là tài sản quý nhất củ Doanh nghiệp”, để mở rộng nguồn nhân lực, Công ty chú trọng tìm kiếm ngay trong nội
bộ nền tảng của mình, đồng thời dụ nhân lực bên ngoài, những con người có khả năng cao nhất cạnh tranh nhất trên thị trường lao động.
Quán triệt tư tưởng của Hội đồng quản trị, Phòng hành chính nhân sự luôn thực hiện theo đúng thể chế, pháp lý của Nhà Nước ban hành, thực hiện theo đúng Bộ luật lao động sửa đổi ngày 20 tháng 03 đến ngày 02 tháng 04 năm 2007; và Bộ luật lao động số 10/2012/QH13 ngày 18 tháng 06 năm 2012.
Phòng hành chính nhân sự luôn luôn hoạch định phát triển nguồn nhân lực cả về số lượng lẫn chất lượng theo từng giai đoạn phát triển của Công ty, thường xuyên và liên tục đánh giá hiệu qủa, cơ cấu hợp lý hóa nguồn nhân sự của của Công ty nhằm xây dựng rõ ràng kế hoạch tuyển dụng tháng, quý, năm.
Về công tác đánh giá bổ nhiệm, công ty thực hiện đánh giá định kỳ kết quả công việc của mỗi nhân viên theo các tiêu chuẩn và phương pháp khác nhau ứng với từng phòng ban, phòng kế toán đánh giá khối lượng công việc hoàn thành, phòng kinh doanh đánh giá sản lượng hoàn thành… điều này tạo điều kiện động lực cạnh tranh công bằng tích cực, minh bạch cho toàn thể nhân viên trong công ty, tạo tiền đề cho sự phát triển bền vững trong công ty.
Về công tác đào tạo nâng cao năng lực cho người lao động được công ty hết sức chú trọng, Công ty thường xuyên thuê các chuyên gia trong nước và nước ngoài về đào tạo cho các cán bộ quản lý, và nhân viên chuyên sâu ký thuật trong ngành.
Về chế độ chính sách, công ty luôn quan tâm tới các mối quan hệ nhân sự trong công ty, quán triệt rõ ràng chính sách lao động thông qua thực hiện tốt các nội quy, quy chế mà công ty ban hành, các chính sách pháp luật của nhà nước về lao động được công ty thực hiện tương đối đầy đủ như chế độ BHNX, BHYT… cùng các ưi đãi, thanh toán các khoản trợ cấp khác cho người lao động theo luật hiện hành.
Về phong trào quần chúng, công tác tổ chức hoạt động phong trào văn hóa văn nghệ, du lịch… được công ty tổ chức thường xuyên và là triết lý hành động của ban lãnh đạo công ty, nó là cầu nối thành công giữa ban lạnh đạo và người lao động.
4.1.1.3. Ban kiểm soát nội bộ
a. Cơ cấu, trách nhiệm của Ban kiểm soát nội bộ
Là một Nhà lãnh đạo chuyên nghiệp, mang phong cách tư duy của tư bản chủ nghĩa, Giám đốc và Ban lãnh đạo công ty rất chú trọng tới công tác kiểm soát các rủi ro, rõ ràng, công khai về về tài chính. Căn cứ Điều 46 Luật doanh nghiệp năm 2005 và Căn cứ theo Chương III, điều 55 Cơ cấu tổ chức quản lý công ty tại luật Doanh nghiệp số 68/2014/QH13 ngày 26 tháng 11 năm 2014; Công ty quyết định thành lập Ban kiểm soát phù hợp với yêu cầu quản trị công ty. Quyền, nghĩa vụ, tiêu chuẩn, điều kiện và chế độ làm việc của Ban kiểm soát, Trưởng Ban kiểm soát do Điều lệ công ty quy định.
Ban kiểm soát công ty gồm 02 thành viên, 01 làm trưởng ban kiểm soát, được ban lãnh đạo công ty trực tiếp thuê thành viên bên ngoài là một kiểm toán viên độc lập, và 01 thành viên chuyên trách, hoạt động độc lập với hoạt động của công ty, đáp ứng những mục tiêu cụ thể, Ban kiểm soát công ty có trách nhiệm:
Thứ nhất, kiểm soát toàn bộ hệ thống tài chính và việc thực hiện các quy chế của công ty, Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính.Thẩm định báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính theo các định kỳ của công ty, báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị tại cuộc họp thường niên. Xem xét sổ kế toán và các tài liệu khác của Công ty, các công việc quản lý, điều hành hoạt động của Công ty bất cứ khi nào nếu xét thấy cần thiết hoặc theo quyết định của Hội đồng thành viên theo yêu cầu của giám đốc; Giám sát thực hiện các dự án đầu tư lớn, giao
dịch mua, bán và giao dịch kinh doanh khác có quy mô lớn hoặc giao dịch kinh doanh bất thường của công ty; Giám sát và đánh giá hiệu lực và mức độ tuân thủ quy chế kiểm toán nội bộ, quy chế quản lý và phòng ngừa rủi ro, quy chế báo cáo và các quy chế quản trị nội bộ khác của công ty.
Thứ hai, kiểm tra bất thường, khi có các yêu cầu của Hội đồng thành viên, Ban kiểm soát thực hiện kiểm tra trong bẩy ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu, trong thời gian 15 ngày kết thúc kiểm tra phải báo cáo giải trình về những vấn đề được yêu cầu kiểm tra đến giám đốc và hội đồng thành viên.
Thứ ba, có thể can thiệp vào hoạt động công khai khi công ty cần hoặc yêu cầu. Ban kiểm soát có quyền kiến nghị các biện pháp sửa đổi, bổ sung, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý nhân sự, maauc biểu báo cáo, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty; khi phát hiện có thành viên trong Ban quản trị công ty vi phạm nghĩa vụ của người quản lý phải thông báo ngay bằng văn bản với Hội đồng quản trị, yêu cầu người có hành vi vi phạm chấm dứt những vi phạm và giải pháp khắc phục hậu quả, cụ thể: Thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao không theo đúng quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2014, pháp luật có liên quan, Điều lệ công ty, quyết định của Hội đồng thành viên; Không thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp tối đa của công ty và cổ đông của công ty; Không trung thành với lợi ích của công ty và cổ đông của công ty; không sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh của công ty, lạm dụng địa vị, chức vụ và tài sản của công ty để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác; Không thông báo kịp thời, đầy đủ, chính xác cho công ty về các doanh nghiệp mà họ và người có liên quan của họ làm chủ hoặc có phần vốn góp, cổ phần chi phối; thông báo này được niêm yết tại trụ sở chính và chi nhánh của công ty; Không thực hiện các nghĩa vụ khác theo quy định của Luật doanh nghiệp 2014 và Điều lệ công ty. Thực hiện các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 214, Điều lệ công ty và quyết định của Hội đồng thành viên.
Việc kiểm tra của Ban kiểm soát phải được thực hiện công khai, minh bạch và không được cản trở hoạt động thông thường của công ty, của Hội đồng thành viên, đặc biệt không gây mâu thuẫn, cản trở gián đoạn điều hành hoạt động kinh doanh của công ty.
Ban kiểm soát có thể sử dụng tư vấn độc lập để thực hiện nhiệm vụ được giao hoặc, có thể tham khảo ý kiến của Hội đồng thành viên trước khi kiểm tra, trình báo cáo, kết luận hoặc kiến nghị lên giám đốc và Hội đồng quản trị.
b. Quy trình kiểm soát của Ban kiểm soát công ty
Quy trình KSNBNB được Ban kiểm soát xây dựng tương đối khoa học:
Trách nhiệm Nội dung công việc Ghi chú
Hội đồng quản trị Bằng văn bản
Ban kiểm soát
Chương trình hành động
Ban kiểm soát Chương trình hành
động
Hội đồng quản trị Chương trình hành
động
Ban kiểm soát Chương trình hành
động
Ban kiểm soát Chương trình hành
động
Ban kiểm soát Bằng văn bản
Hội đồng quản trị Bằng văn bản
Hội đồng quản trị Bằng văn bản
Hội đồng quản trị/Ban kiểm soát
Bằng văn bản
Sơ đồ 4.1. Quy trình kiểm soát của Ban kiểm soát Công ty
Nguồn: Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái (2017)