Hệ thống kiểm soát nội bộ quy trinh bán hàng thu – thu tiền tại Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
Cơ sở lý luận về
HTKSNB Phương pháp nghiên cứu đề tài
Tổng hợp, xử lý và phân tích dữ liệu
Đánh giá thực trạng HTKSNB quy trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH ĐT và
PT Nam Thái
Giải pháp hoàn thiện HTKSNB quy trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH ĐT và
PT Nam Thái
Kết luận
Đặc điểm địa bàn nghiên cứu (Công ty TNHH Đầu tư và Phát
triển Nam Thái) + Câu hỏi, mẫu biểu
điều tra phỏng vấn, Thông tin trên mạng, báo chí, sách vở…. + Trực tiếp xuống đơn vị lấy số liệu
Thực trạng HTKSNB quy trình bán hàng –
thu tiền tại Công ty TNHH Đầu tư và Phát
3.2.2. Phương pháp thu thập số liệu
3.2.2.1. Số liệu thứ cấp
Là nguồn số liệu thu thập được thông qua dữ liệu của các trang mạng, trang web, sách báo, tạp chí, báo cáo, phom mẫu, bảng biểu, số liệu của Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái và các báo cáo khoa học có liên quan.
3.2.2.2. Số liệu sơ cấp
Để đánh giá đúng thực tế, luận văn tập trung phát 01 phiếu khảo sát tại Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái, theo quy mô mẫu, với số lượng như sau:
05 thành viên trong Hội đồng quản trị bao gồm: 01 Giám đốc; 1 Phó giám đốc phụ trách Miền Bắc; 01 Phó giám đốc phụ trách Miền Nam; 01 Kế toán trưởng; 01 thành viên sáng lập công ty.
02 thành viên Ban kiểm soát gồm: 01 trưởng Ban kiểm soát và 01 thành viên chuyên trách.
05 thành viên là trưởng các bộ phận gồm 01 trưởng phòng dự án; 01 trưởng phòng xuất nhập khẩu; 01 trưởng phòng kỹ thuật; 01 trưởng phòng hành chính; 01 trưởng phòng kinh doanh.
Đồng thời, chọn mẫu ngẫu nhiên 80 nhân viên trong công ty bao gồm: 02 nhân viên phòng hành chính; 13 nhân viên phòng kế toán; 02 nhân viên phòng dự án; 02 nhân viên phòng xuất nhập khẩu và 62 nhân viên phòng kinh doanh.
Phiếu phỏng vấn được phát trực tiếp cho từng người, tùy từng nội dung trong phiếu có liên quan mà người được phỏng vấn trả lời câu hỏi khảo sát.
Số liệu sơ cấp thu được từ điều tra thông qua bảng câu hỏi phỏng vấn (phần Phụ lục) do tác giả trực tiếp thực hiện, từ đó có những thông tin liên quan trực tiếp tới kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng thu tiền tại Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái.
3.2.3. Phương pháp xử lý dữ liệu
Số liệu phục vụ cho phân tích các nội dung trong đề tài sẽ được tổng hợp và nhập vào máy vi tính, sau đó sử dụng phần mềm Excel để xử lý, phân tổ.
3.2.4. Phương pháp phân tích số liệu
3.2.4.1. Phương pháp thống kê mô tả
Phương pháp này sẽ được sử dụng để phản ánh đặc điểm nguồn lực kinh doanh và kết quả kinh doanh của Công ty qua các năm. Mặt khác, nó cũng được dùng để mô tả số liệu liên quan đến thực trạng công tác kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái, từ đó nhận diện các rủi ro kiểm soát và rút ra được giải pháp hoàn thiện.
3.2.4.2. Phương pháp phân tích so sánh
Chủ yếu sẽ được sử dụng để so sánh kết quả kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng – thu tiền với các quy định, thủ tục kiểm soát tại Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái. Đây là cách thức và là cơ sở quan trọng cho việc đánh giá mức độ chấp hành và sự nỗ lực của Công ty trong công tác kiểm soát rủi ro chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty.
3.2.4.3. Phương pháp phân tích hệ thống
Phân tích hệ thống phải được định hướng và lập kế hoạch rõ ràng, đây là một hoạt động giải quyết vấn đề mang tính đa dạng, đa ngành nhằm giải quyết những vấn đề phức hợp sản sinh ra từ trong nội tại các doanh nghiệp, việc phân tích hệ thống giúp ta tìm hiểu được nguyên nhân đích thực của vấn đề nghiên cứu. Mục tiêu của việc sử dụng phương pháp này trong đề tài là nhằm phân tích hoạt động của HTKSNB quy trình bán hàng thu tiền, phân tích những rủi ro từ đó đưa ra phương pháp hoàn thiện giảm thiểu tác động xấu cho Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái.
3.2.5. Các chỉ tiêu phân tích đánh giá
Luận văn đã sử dụng những chỉ tiêu phân tích, đánh giá bao gồm:
Nhóm chỉ tiêu phản ánh rủi ro trong khâu thực hiện đơn hàng:
- Tỷ lệ đơn hàng đúng chủng loại
- Tỷ lệ đơn hàng cập nhật sai chính sách;
- Tỷ lệ đơn hàng cấu kết san sẻ đơn hàng giữa tiếp thị và khách hàng.
Nhóm chỉ tiêu phản ảnh rủi ro trong khâu thực hiện bán hàng:
- Tỷ lệ đánh giá hướng dẫn quy trình thực hiện đơn hàng dễ thực hiện, chưa dễ thực hiện.
Nhóm chỉ tiêu phản ảnh rủi ro trong khâu duyệt bán hàng:
- Tỷ lệ duyệt sai không đúng chính sách bán hàng; - Tỷ lệ tiếp thị làm sai gây tổn thất tài sản cho công ty.
Nhóm chỉ tiêu phản ánh rủi ro trong khâu vận chuyển hàng hóa:
- Tỷ lệ cấu kết trộm cắp hàng hóa xẩy ra tại công ty; - Tỷ lệ hàng hỏng do vận chuyển.
Nhóm chỉ tiêu phản ánh rủi ro trong khâu thu tiền khách hàng:
- Tỷ lệ tiếp thị thu tiền chuyển sai tiền hàng - Tỷ lệ tiếp thị thu tiền chiếm đoạt tài sản;
PHẦN 4. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN
4.1. ĐẶC ĐIỂM HTKSNB TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ PT NAM THÁI THÁI
4.1.1. Tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ
4.1.1.1. Triết lý và phong cách của Ban lãnh đạo Công ty
Triết lý kinh doanh là một sức mạnh có tác động tích cực tới toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty cũng như với tất cả các đối tượng khách hàng, và như vậy nó tác động trực tiếp và tới hiệu quả kinh doanh của Doanh nghiệp.
Với triết lý kinh doanh “Lợi nhuận của khách hàng là tương lai của chúng tôi” đã trở thành solgan của Công ty trong suốt quá trình hình thành và
phát triển. Theo đó ảnh hưởng rất lớn tới triết lý và phong cách lãnh đạo của Ban lãnh đạo Công ty.
Phương pháp lãnh đạo nó thường nhất quán với tính cách, khả năng lãnh đạo có thể học hỏi nhưng không thể bắt chước, và mọi thứ có thể bắt chước được trừ triết lý. Thấm nhuần tư tưởng triết lý là những tư tưởng có tính triết học hay có thể nói là sự phản ánh đã đạt đết trình độ sâu sắc và khái quát cao, được Ban lãnh đạo Công ty rút ra từ kinh nghiệm cuộc sống và chỉ dẫn, định hướng cho hoạt động của Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái, từ nhận thức rõ ràng về triết lý kinh doanh và triết lý doanh nghiệp:
- Triết lý kinh doanh là những tư tưởng triết học phải ánh thực tiễn kinh doanh thông qua hoạt động trải nghiệm, suy ngẫn, phát sinh thực tế, khái quát hóa của các chủ thể kinh doanh và làm kim chỉ nam cho hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái.
- Triết lý doanh nghiệp là lý tưởng, là phương châm hành động, là hệ giá trị và mục tiêu chung của Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái chỉ dẫn cho hoạt động nhằm làm cho doanh nghiệp đạt hiệu quả cao trong kinh doanh.
- Triết lý kinh doanh của Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái được thể hiện rõ ràng: “Cam kết cung cấp giống tốt nhất, cạnh tranh
nhất - cải tạo giống bò sữa Việt Nam, tăng trưởng bền vững, luôn luôn trăn trở vì lợi ích của khách hàng, lợi ích xã hội, lợi ích của cộng tác, đối tác và của chính lợi ích Mình”.
Với tầm nhìn sứ mệnh lịch sử mang tính chất vĩ mô, có ảnh hưởng lớn tới tính phát triển ngành của quốc gia, toàn thể Banh lãnh đạo và cán bộ công nhân viên trong công ty đều thấm nhuần tư tưởng này, đây là cốt lõi của văn hóa doanh nghiệp; là cơ sở xây dựng chiến lược phát triển của doanh nghiệp; và là cơ sở đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Triết lý này trở thành giá trị cốt lõi và được hiện thực hóa thành những biểu ngữ, quy định tới từng phòng ban cụ thể, nó được hưởng ứng và thực hiện triệt để, ví như:
+ Không làm thì dừng ngay từ đầu, đã làm thì làm tới cùng; + Đừng sợ trách nhiệm mà hãy vì nó mà làm;
+ Cuộc sống không phụ những người luôn trăn trở….
Những triết lý này, là cơ sở để lựa chọn, đề xuất phong cách, phương pháp quản lý của Ban lãnh đạo công ty. Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái chọn cho mình phong cách lãnh đạo dân chủ; Ban lãnh đạo công ty luôn biết phân chia quyền lực của mình tham khảo ý kiến cấp dưới, bàn bạc, lắng nghe ý kiến cấp dưới trước khi ra các quyết định.
Với phong cách lãnh đạo dân chủ, Ban lãnh đạo công ty luôn luôn tạo điều kiện cho các phòng ban, cán bộ công nhân viên trong công ty được phát huy sáng tạo, tham gia và các kế hoạch và thực hiện kế hoạch, tạo cho cấp dưới sự chủ động cần thiết trong công việc; nó tạo ra bầu không khí tích cực trong lao động sản xuất, nhân viên có thiện cảm với nhà lãnh đạo hơn, không khí làm việc được tự giác và cởi mở giữa các nhân viên trong công ty; và đặc biệt là các quyết định của Ban lãnh đạo công ty được nhân viên đồng thuận, hưởng ứng và thực hiện xuyên suốt.
Bên cạnh đó, phong cách này cũng đang để lại nhiều trăn trở bởi nó mất tương đối thời gian cho một vấn đề quyết định và đôi khi cũng khó đi đến thống nhất một vấn đề, nếu người lãnh đạo không sắc sảo và thiếu tính quyết đoán sẽ bỏ lỡ cơ hội kinh doanh.
4.1.1.2. Cơ cấu tổ chức và chính sách nhân sự
* Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái được tổ chức và hoạt động theo luật doanh nghiệp ngày 29 tháng 11 năm 2005; và luật doanh nghiệp 2014 (số 68/2014/QH13 Hà Nội, ngày 26 tháng 11 năm 2014 Luật doanh nghiệp), các luật khác có liên quan và Điều lệ Công ty.
Banh lãnh đạo Công ty là cơ quan quản lý công ty có toàn quyền quyết định nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích quyền lợi của Công ty; định hướng toàn bộ các chính sách tồn tại và phát triển bền vững của Công ty, đưa ra các phương hướng hành động chi tiết cụ thể cho từng quyết định sao cho phù hợp với từng thời điểm, từng phòng ban, từng chu kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Ban lãnh đạo Công ty bao gồm: + 01 Giám đốc;
+ 01 Phó giám đốc phụ trách Miền Bắc; + 01 Phó giám đốc phụ trách Miền Nam;
+ 01 Kế toán trưởng phụ trách chung hai miền Nam và Bắc; + 01 thành viên sáng lập Công ty.
Giám đốc là người đại diện cao nhất theo pháp luật của Công ty, chịu trách nhiệm trước ban quản trị Công ty, quyết định tất các mọi hoạt động thường ngày của Công ty; chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình.
Thành viên sáng lập Công ty có trách nhiệm tham mưu trực tiếp cho giám đốc, cho các phó giám đốc và kế toán trưởng công ty, tham gia đánh giá, họp quyết định các quyết sách quan trọng của Công ty.
Ban kiểm soát nội bộ gồm 02 người, có nhiệm vụ kiểm tra toàn bộ hệ thống tài chính kế toán của Công ty, chính sách, thể chế pháp lý, quy chế hoạt động của Công ty.
Phó giám đốc được trực tiếp Giám đốc bổ nhiệm, thay mặt giám đốc chỉ đạo thực hiện các chính sách chiến lược phát triển của Công ty, thay mặt giám đốc ký và giao dịch với các đối tác khách hàng theo sự ủy quyền của Giám đốc, Giám đốc vùng nào chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo công ty về kết quả hoạt động của vùng đó.
Kế toán trưởng trực tiếp phụ trách hai miền được trực tiếp Ban lãnh đạo Công ty bổ nhiệm, cao nhất ký quyết định là Giám đốc Công ty. Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức phân công công việc trong phòng kế toán, chịu trách nhiệm về tài chính của Công ty, báo cáo phân tích và tư vấn tài chính cho ban lãnh đạo công ty.
Và các Phòng ban khác trong công ty, có nhiệm vụ thực hiện hành động, cụ thể hóa chủ chương, chính sách phát triển của Công ty, đồng thời tham gia ý kiến gúp công ty phát triển bền vững.
* Về chính sách nhân sự.
Với cơ cấu tổ chức điều hành đơn giản gọn nhẹ, tổng công ty có 92 người, trong đó: Hội đồng quản trị 05 người; Ban kiểm soát 02 người; Phòng hành chính 03 người; Phòng kế toán phía bắc 10 người; Phòng kế toán phía Nam 04 người; phòng dự án 03 người; phòng xuất nhập khẩu 03 người; và 62 nhân viên phòng kinh doanh trên cả nước, Công ty xây dựng cho mình một chính sách nhân sự nhất quán và đồng bộ, coi nguồn nhân lực là nguyên khí của Công ty.
Về triết lý nhân sự, một triết lý nền tảng cho chính sách phát triển nguồn nhân sự của công ty đó là “Con người phù hợp là tài sản quý nhất củ Doanh nghiệp”, để mở rộng nguồn nhân lực, Công ty chú trọng tìm kiếm ngay trong nội
bộ nền tảng của mình, đồng thời dụ nhân lực bên ngoài, những con người có khả năng cao nhất cạnh tranh nhất trên thị trường lao động.
Quán triệt tư tưởng của Hội đồng quản trị, Phòng hành chính nhân sự luôn thực hiện theo đúng thể chế, pháp lý của Nhà Nước ban hành, thực hiện theo đúng Bộ luật lao động sửa đổi ngày 20 tháng 03 đến ngày 02 tháng 04 năm 2007; và Bộ luật lao động số 10/2012/QH13 ngày 18 tháng 06 năm 2012.
Phòng hành chính nhân sự luôn luôn hoạch định phát triển nguồn nhân lực cả về số lượng lẫn chất lượng theo từng giai đoạn phát triển của Công ty, thường xuyên và liên tục đánh giá hiệu qủa, cơ cấu hợp lý hóa nguồn nhân sự của của Công ty nhằm xây dựng rõ ràng kế hoạch tuyển dụng tháng, quý, năm.
Về công tác đánh giá bổ nhiệm, công ty thực hiện đánh giá định kỳ kết quả công việc của mỗi nhân viên theo các tiêu chuẩn và phương pháp khác nhau ứng với từng phòng ban, phòng kế toán đánh giá khối lượng công việc hoàn thành, phòng kinh doanh đánh giá sản lượng hoàn thành… điều này tạo điều kiện động lực cạnh tranh công bằng tích cực, minh bạch cho toàn thể nhân viên trong công ty, tạo tiền đề cho sự phát triển bền vững trong công ty.
Về công tác đào tạo nâng cao năng lực cho người lao động được công ty hết sức chú trọng, Công ty thường xuyên thuê các chuyên gia trong nước và nước ngoài về đào tạo cho các cán bộ quản lý, và nhân viên chuyên sâu ký thuật trong ngành.
Về chế độ chính sách, công ty luôn quan tâm tới các mối quan hệ nhân sự trong công ty, quán triệt rõ ràng chính sách lao động thông qua thực hiện tốt các nội quy, quy chế mà công ty ban hành, các chính sách pháp luật của nhà nước về lao động được công ty thực hiện tương đối đầy đủ như chế độ BHNX, BHYT… cùng các ưi đãi, thanh toán các khoản trợ cấp khác cho người lao động theo luật