Đơn vị tính: triệu VNĐ
CHỈ TIÊU Kế hoạch Thực hiện
Tỷ lệ thực hiện
(%)
1 2 3 4
1. Doanh thu bán hàng 75.000.000.000 63.516.553.277 85
2. Các khoản phải thu khách hàng 5.000.000.000 13.064.172.972 261
3. Các khoản phải trả, trong đó: 12.000.000.000 18.948.413.640 158 + Phải trả nhà cung cấp 6.000.000.000 6.389.668.929 106 + Tiền vay Phải trả 5.500.000.000 12.035.697.103 219 + Các khoản Phải trả khác 500.000.000 523.047.607 105
4. Hàng tồn kho 15.000.000.000 16.512.672.623 110
5. Chi phí quản lý 13.800.000.000 17.925.755.524 130
6. Lợi nhuận trước thuế 3.750.000.000 458.340.727 12 Nguồn: Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái (2017) Và các báo cáo về chi phí hoạt động dự trù của Ban kiểm soát trong kỳ tiếp theo như thù lao của Ban kiểm soát, nhân sự Ban kiểm soát…
Nhìn chung, báo cáo kiểm soát được Ban kiểm soát lập tương đối đầy đủ, kịp thời theo yêu cầu của Hội đồng quản trị và giám đốc Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái.
d. Thủ tục kiểm soát báo cáo tài chính của Ban kiểm soát
Hội đồng quản trị cùng Ban kiểm soát Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái xây dựng một hệ thống các cơ chế kiểm soát rõ ràng, mỗi một khâu đều được hiện thực hóa thành quy trình hướng dẫn, giúp cho nhà quản lý đồng thời kết hợp với Ban kiểm soát hạn chế được những rui ro thường trực phát sinh hàng ngày, có thể mô tả cơ chế kiểm soát chính:
Sơ đồ 4.2. Quy trình kiểm soát Báo cáo tài chính tại công ty.
Nguồn: Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái (2017)
Lập kế hoạch kiểm soát
1. Bảng cân đối tài khoản 2. Bảng cân đối kế toán 3. Bảng kết quả HĐSXKD
4. Công nợ phải thu, phải trả, XNT kho 5. Thuyết minh BCTC
Đối tượng kiểm soát báo cáo tài
chính
1. Tính chính xác, trung thực kịp thời của thông tin trên BCTC;
2. Phân định rõ ràng lợi ích kinh tế của các bên tham gia góp vốn;
3. Tạo lòng tin, thương hiệu với các đối tác kinh doanh.
Mục tiêu kiểm soát báo cáo tài chính
1. Tuân thủ pháp luật; quy chế, chế tài của công ty; 2. Tuân thủ đạo đức, chuyên môn nghề nghiệp; 3. Thận trọng, bảo mật và khách quan
Nguyên tắc cơ bản trong kiểm soát báo
cáo tài chính
Thực hiện kiểm soát
Quy trình mua hàng - trả tiền Quy trình bán hàng – thu tiền Quy trình hàng tồn kho Quy trình doanh thu – các khoản chi
phí Quy trình xây dựng cơ bản và Tài sản cố định Quy trình lương và các khoản theo lương
Để kiểm soát tốt báo cáo tài chính, Ban kiểm soát phải thường xuyên có một thành viên chuyên trách, làm việc 05 buổi/tuần hiểu biết về kinh doanh và có chuyên môn nghiệp vụ kế toán kiểm toán cao. Hàng tuần thu thập tông tin, số liệu, phân tích và gửi về cho trưởng Ban kiểm soát của công ty. Trưởng ban kiểm soát có trách nhiệm tra soát lại tính chung thực khách quan của nghiệp vụ, thực hiện nghiệp vụ tổng hợp phân tích và ra kết luận cuối cùng gửi về giám đốc và Hội đồng quản trị công ty.
Tương tự, Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái xây dựng cụ thể chi tiết cơ chế kiểm soát cho từng mục tiêu cụ thể trong từng quy trình: Quy trình bán hàng thu tiền, quy trình hàng tồn kho, quy trình thu tiền, quy trình chi tiền, quy trình thanh toán lương, … mỗi quy trình đều được Ban lãnh đạo công ty thực hiện nghiêm túc, được gửi thông báo và hướng dẫn chi tiết tới từng nhân viên trong công ty. Ban kiểm soát và Hội đồng quản trị công ty thường xuyên kết hợp giám sát các quy trình, hạn chế các rủi ro và hiệu chỉnh kịp thời những vấn đề rủi ro phát sinh.
4.1.2. Tổ chức kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng - thu tiền
4.1.2.1. Kiểm soát tuân thủ
Để giúp việc cho Hội đồng quản trị trong công tác kiểm tra, giám sát họat động sản xuất kinh doanh, quản lý và điều hành công ty, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, trung thực trong tổ chức công tác kế toán và lập báo cáo tài chính; tham mưu giúp việc cho ban lãnh đạo công ty giám sát các quyết sách, quyết định của Hội đồng quản. Ban kiểm soát nội bộ hiện nay gồm 02 thành viên có chuyên môn nghể nghiệp cao, xây dựng cho mình một quy trình kiểm soát nội bộ tổng thể và được Hội đồng quản trị thống nhất thông qua, đảm bảo đúng pháp luật, quy định và quy chế của công ty.
Hoạt động kiểm soát tuân thủ của công ty được diễn ra thường xuyên liên tục, đảm bảo hạn chế tương đối các rủi ro hàng ngày phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, bán hàng thu tiền. Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái yêu cầu mọi nhân viên phải:
1. Chấp hành chính sách tuân thủ là trách nhiệm của toàn thể tất cả các cán bộ quản lý, điều hành, ban kiểm soát công ty đến tất cả mọi thành viên trong Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái.
2. Mọi vấn đề tuân thủ liên quan đến hoạt động của Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái nhằm đảm bảo việc chấp hành tuân thủ và phòng, tránh các vi phạm tuân thủ.
3. Mọi vấn đề tuân thủ được thực hiện khách quan, dân chủ, phát hiện đấu tranh, xác minh làm rõ và xử lý vi phạm tuân thủ phải kết hợp giữa đấu tranh và lấy mục tiêu giáo dục, phòng ngừa tuân thủ làm trọng tâm.
4. Ban kiểm soát thực thi chính sách tuân thủ phải độc lập, tránh mọi chi phối ảnh hưởng từ hoạt động sản xuất kinh doanh trong việc xây dựng, thiết lập yêu cầu chuẩn mực tuân thủ…
5. Chính sách tuân thủ được xem xét, đánh giá định kỳ 01 năm một lần nhằm đảm bảo hiệu lực hiệu quả và phù hợp với các chính sách, chiến lược kinh doanh của Hội đồng quản trị Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái.
Sơ đồ 4.3. Quy trình kiểm soát tuân thủ tại Công ty
Nguồn: Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái (2017) Kiểm soát tuân thủ được giám đốc, hội đồng quản trị và Ban kiểm soát công ty áp dụng triệt để, nó được thể hiện trước hết việc tuân thủ pháp lý của hội đồng thành viên và ban kiểm soát, Công ty thiết lập cho mình một quy tắc ứng xử
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ Chính sách, quy chế, chế tài, quy trình, thủ tục tuân thủ Ban kiểm soát Quản lý, trưởng các bộ phận lãnh đạo
Toàn thể cán bộ nhân viên trong công ty
trong kinh doanh đó là tuyệt đối phải tuân thủ pháp luật, chính sách chế độ của Nhà nước ban hành. Tăng cường các hoạt động thanh tra và ngăn chặn bao gồm các nguyên tắc kiểm soát kép, luân chuyển công việc, thường xuyên tuyên truyền thủ tục pháp lý và cập nhật những thủ tục pháp lý mới nhằm trang bị cho cán bộ công nhân viên trong công ty thực hiện đúng và đủ. Việc tuân thủ pháp lý được củng cố bởi những quy định, quy chế hết sức rõ ràng mà công ty đề ra, hướng dẫn chi tiết tới từng phòng ban, từng cán bộ công nhân viên trong công ty, yêu cầu mọi người thực hiện đầy đủ.
Tuân thủ nguyên tắc phê duyệt là trách nhiệm của tất cả các cán bộ quản lý, điều hành, nhân viên trong công ty. Mọi vấn đề liên quan đến thủ tục phê duyệt được công ty nhận diện rõ ràng và được theo dõi, kiểm soát đảm bảo việc chấp hành tuân thủ, tránh những vi phạm tuân thủ. Công ty xây dựng cho mình một quy chế, quy định chế tài, quy trình ký duyệt bổ nhiệm, mua hàng, bán hàng, chi tiền … và đảm bảo sự chấp hành tuân thủ tuyệt đối của mọi thành viên trong công ty, người phê duyệt phải đúng thẩm quyền, tách nhiệm, phù hợp với các quy chế, quy định của Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái. Ban kiểm soát có trách nhiệm thường xuyên đánh giá rủi ro phát sinh trong quá trình phê duyệt và có đề suất hiệu chỉnh phù hợp.
Ngoài ra, hệ thống tuân thủ của công ty được xây dựng và thực thi thống nhất, nó thể hiện ở hệ thống báo cáo rõ ràng, đầy đủ các vấn đề tuân thủ như phải theo đúng quy định của Bộ tài chính, thông tư hướng dẫn thi hành, kèm theo các rủi ro tuân thủ trọng yếu trong báo cáo phải được thông báo, cập nhận kịp thời trước Hội đồng quản trị; kiểm soát tuân thủ bất kiêm bất nhiệm cũng được công ty áp dụng triệt để, vợ chồng không được làm cùng 01 phòng, không được một người làm thủ quỹ, một người làm kế toán trưởng…. Các báo cáo bất thường được xây dựng tới từng phòng ban, nhân viên đảm nhiệm từng vị trí và luôn luôn tuan thủ nguyên tắc báo cáo khi có yêu cẩu của cấp trên, mọi phom mẫu báo cáo này được kiểm duyệt và tuân thủ tuyệt đối theo yêu cầu của Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái.
Việc tuân thủ các thủ tục ủy quyền ký duyệt được Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái giám sát chặt chẽ, cấp trên ủy quyền cho cấp dưới phải được thể hiện rõ ràng bằng quyết định, văn bản, nội dung ủy quyền rõ ràng, đúng
phạm vi chức năng của người ùy quyền cũng như người nhận ủy quyền. Các thủ tục pháp lý liên quan đến ủy quyền được công ty áp dụng triệt để và thống nhất cho mọi phòng ban.
Toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái phải tuân thủ nhất nhất thủ tục bảo vệ tài sản, quy trình sửa chữa, bảo hành, bảo trì, mua mới tài sản. Việc tuân thủ được dựa trên các quy chế quản lý tài sản như: tắt điện, máy tính trước khi ra về; kiểm kê tiền mặt, tiền gửi tại quỹ chốt hàng ngày…
Việc kiểm soát tuân thủ các thủ tục pháp lý, quy chế, quy định, quy trình được Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái xây dựng riêng cho mình một chính sách tuân thủ mà giám đốc, Hội đồng quan trị ban hành, hướng dẫn chi tiết để triển khai thực hiện tới từng thành viên trong công ty.
4.1.2.2. Kiểm soát phối hợp
Kiểm soát phối hợp được Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái sủ dụng liên tục và tương đối hiệu quả, được phối hợp giữa kiểm soát theo chiều dọc, kiểm soát theo chiều ngang, kiểm soát chéo, kiểm soát từ bên ngoài phối hợp với kiểm soát nội bộ bên trong. Việc kiểm soát được thực hiện đi từ trên xuống dưới theo các cấp quản lý, cấp trên trực tiếp quản lý kiểm soát cấp dưới. Do việc phân cấp quản lý của Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái rõ ràng, đơn giản nên việc kiểm soát theo chiều dọc này phát huy nhiều tác dụng, hạn chế được nhiều rủi ro phát sinh trong công ty. Việc kiểm soát này trực tiếp là giám đốc yêu cầu tới các phó giám đốc, kế toán trưởng, trưởng phòng kinh doanh, các cấp tự giám sát, tiết chế các sai pham, báo cáo kịp thời giúp Ban lãnh đạo công ty có những hiệu chỉnh phù hợp. ví như Giám đốc kinh doanh giám sát việc xin chế độ chính sách bán hàng của từng tiếp thị mình quản lý xem có đúng quy định, quy chế khuyễn mãi, giảm giá mà công ty đề ra hay không, có cấu kết với khách hàng hay không; kế toán trưởng giám sát trực tiếp việc tính toán chính sách, tính thưởng cho khách hàng của kế toán tổng hợp xem có đúng và đủ hay không, có tư lợi mắc ngoặc với nhân viên tiếp thị, khách hàng để rút tiền của công ty hay không…việc kiểm soát theo chiều dọc này được Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái phối hợp chặt chẽ với việc kiểm soát theo chiều ngang. Một loạt các quy trình như bán hàng – thu tiền, chi tiền, chi tạm ứng, nhập hàng,
xuất hàng luôn được so sánh về các chuẩn mực, quy định từng quy trình để hoàn thiện chúng. Tập trung sâu vào từng nội dung nghiệp vụ của các quy trình để phân tích xem người đứng đầu các quy trình có phù hợp hay không, các nghiệp vụ liên quan đến nhiều quy trình có rời rạc hay đã logich gắn kết tạo hiệu quả cho doanh nghiệp hay chưa. Mặt khác, hối hợp kiểm tra chéo giữa các bộ phận bán hàng, bộ phận kho, bộ phận kế toán được công ty tiến hành thường liên, liên tục.
Song song với những phối hợp kiểm soát rủi ro trên, Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái còn kết hợp kiểm soát từ bên ngoài và kiểm soát từ nội bộ bên trong công ty. Gián tiếp thông qua đối tác, khách hàng và các cá nhân bên ngoài doanh nghiệp, công ty tím hiểu điều tra và phân tích các nguồn thông tin hữu hiệu này, đánh giá và có từng điều chỉnh hành động cụ thể tới từng nhân viên, phòng ban, quy trình, quy chế. Cụ thể, Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái thường thu thập thông tin như quy trình bán hàng có gây khó khăn gì cho khách hàng đối tác hay không, có phù hợp với thể chế pháp lý kinh doanh ở nước ta hiện nay hay không… sau đó tổng hợp phân tích, họp bàn và đưa ra giải pháp hiệu chỉnh, và yêu cầu các thành viên trong công ty phải thực hiện. Với những thông tin nội bộ, từ ba đến sau tháng một lần, thông qua những phiếu điều tra kín về các quy trình, thủ tục, tín nhiệm cán bộ, năng lực nhân viên… được gửi tới từng thành viên trong công ty, từng bộ phận có liên quan. Các thông tin phản hổi được đánh giá, phân tích kết hợp với các thông tin thu thập từ bên ngoài, giám đốc, Hội đồng thành viên, Ban kiểm soát sẽ trực tiếp họp, ban hành và phổ biến tời từng phòng ban, thành viên trong công ty.
4.2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN NAM THÁI TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN NAM THÁI 4.2.1. Quy trình bán hàng thu - tiền của Công ty
Đặc thù công ty kinh doanh hàng nhập khẩu 100% từ các nước trên thế giới, mặt hàng chủ đạo là tinh bò nhập ngoại. Công ty ký độc quyền phân phối cho các hàng tinh bò nổi tiếng ở Châu Âu, Châu Mỹ và Châu Á, trong khi hiện tại ở nước ta chỉ có một hoặc hai đơn vị kinh doanh mặt hàng này và chiếm thị phần nhỏ, nên có thể nói công ty đang độc quyền sản phẩm tinh bò ngoại nhập khẩu trên thị trường Việt Nam. Ngành bò sữa của Việt Nam không tập trung, rải rác ở khắp nơi trải dài từ Bắc vào Nam, nên Công ty phải đặt một tổng kho ở
trong Nam, hàng hóa được chuyển từ ngoài Bắc vào, từ hai tổng kho Bắc và Nam hàng được giao đến tận nơi cho khách hàng.
Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái xác định khâu bán hàng - thu tiền là chìa khóa mang lại thành công cho công ty, bởi vậy đã đặt mục tiêu kiểm soát chính của quy trình bán hàng - thu tiền là nhằm đảm bảo:
- Đúng trình tự; - Đúng nhiệm vụ;
- Xử lý nghiệp vụ kịp thời, nhanh chóng;
- Đảm bảo bán đúng, bán đủ, giao đúng, giao đủ; - Thu tiền đầy đủ;
- Ghi chép sổ sách kế toán đầy đủ, kịp thời;
Quy trình bán hàng – thu tiền tại Công ty được Hội đồng quản trị cùng Ban kiểm soát họp với các thành viên là trưởng các bộ phận, đặc biệt là nhân viên kinh doanh, thống nhất đưa ra để đảm bảo phù hợp với chiến lược maketing và bán hàng của công ty. Quy trình bán hàng – thu tiền của công ty được minh họa ở Sơ đồ 4.4.
Quy trình bán hàng của Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái được xây dựng tương đối rõ ràng, đơn giản, dễ thực hiện. Quy trình thực hiện qua