Phần 4 Kết quả nghiên cứu và thảo luận
4.4. Giải pháp nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng thu
4.4.1. Đánh giá chung
4.4.1.1. Ưu điểm
Quá trình tìm hiểu và nghiên cứu cho thấy, kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng thu tiền tại Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái có nhiều ưu điểm, thể hiện ở:
* Môi trường kiểm soát
Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái có một đội ngũ lãnh đạo giầu năng lực, tâm huyết với công ty, cùng với đội ngũ cán bộ công nhân viên hùng hậu có trình độ trí thức cao, am hiểu kinh doanh đã cùng Ban kiểm soát xây dựng thành công hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng thu tiền với những chính sách, thủ tục tương đối đơn giản, dễ dàng thực hiện, phù hợp với tính hình kinh doanh của công ty và đạt hiệu quả cao.
Về cơ cấu tổ chức các phòng phân được phân công, phân nhiệm rõ ràng, không có sự chồng chéo, mặt khác còn tạo được sự liên kết chặt chẽ, kiểm soát chéo lẫn nhau tương đối tốt, tạo điều kiện cho việc tuân thủ chính sách kiểm soát được đầy đủ và kịp thời, thúc đẩy doanh nghiệp phát triển bền vững.
* Thủ tục kiểm soát
Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái đã xây dựng được một cơ chế kiểm soát tương đối đồng bộ, mạnh dạn áp dụng công nghệ thông tin vào trong công tác hướng dẫn các thủ tục, quy trình, quy chế, chế tài…, điều này giúp người lao động tiếp cận nhanh hơn, kịp thời hơn, dễ hiểu và thực hiện đầy đủ đồng bộ hơn.
Đặc biệt, nguyên tắc tuân thủ được công ty áp dụng tương đối hiệu quả tại Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái, các nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc uỷ quyền và phê chẩn được các
cấp quản lý và nhân viên nhất nhất tuân thủ. Các phòng ban từ trưởng phòng đến nhân viên đều hiểu rõ quyền hạn, trách nhiệm của mình, làm việc tuân theo một nguyên tắc, quy chế chung, góp phần thực hiện hiệu quả quy trình bán hàng thu tiền, đồng thời đóng góp ý xây dựng hoàn thiện hơn quy trình kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng thu tiền tại công ty.
Thủ tục giao hàng, nhận hàng trả lại được Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát xây dựng quy trình hướng dẫn tương đối hợp lý, đầy đủ, dễ hiểu và dễ thực hiện, đảm bảo hiệu quả và lợi ích của công ty.
* Báo cáo kiểm soát
Hệ thống báo cáo kiểm soát của công ty được thực hiện tương đối quy chuẩn, đa dạng và phong phú, hạn chế được phần nào rủi ro phát sinh trong quy trình bán hàng thu tiền của Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái. Hệ thống báo cáo kiểm soát đảm bảo được yêu cầu về nội dung, thành phần tham gia từ cán bộ quản lý đến các phòng ban, các cá nhân có liên quan; hệ thống báo cảo đảm bảo được công tác kiểm soát chéo của Ban kiểm soát công ty.
Hệ thống sổ sách báo cáo kế toán, báo cáo quản trị tương đối đầy đủ, thực hiện đúng theo chính sách chế độ kế toán hiện hành; đáp ứng được yêu cầu quản lý, kiểm soát quy trình bán hàng thu tiền tại công ty.
4.4.1.2. Hạn chế
Thứ nhất, mặc dù áp dụng chính sách quản lý dân chủ nhưng Giám đốc Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái vẫn mang nặng phong cách bảo thủ, áp đặt, mệnh lệnh, điều này ảnh hưởng nặng nề đế Ban kiểm soát công ty và những chính sách, cơ chế kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng thu tiền tại Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái.
Thứ hai, báo cáo kiểm soát chỉ tập trung vào thẩm định Báo cáo tài chính và Kết quả kinh doanh thực phát sinh, còn về quản trị điều hành hệ thống, hoạt động quản trị còn bị coi nhẹ mang tính chủ quan của người lãnh đạo.
Thứ ba, quy trình bán hàng mang tính tổng hợp cao, trong khi lại tập trung vào giải thích quy trình nhiều nhưng chưa rõ nét, chưa thực sự dễ hiểu.
Thứ tư, quy trình thu tiền bán hàng còn chung chung, chưa thực sự rõ ràng và đảm bảo hiệu quả kiểm soát.
Thứ năm, quy trình kiểm soát tổn thất kho hàng hóa chưa hợp lý, cơ chế kiểm soát chưa rõ ràng, báo cáo kiểm soát chưa phòng ngừa và kiểm soát được tối đa hóa những rủi ro phát sinh thường ngày.
Thứ sáu, Ban kiểm soát Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái chưa xây dựng báo cáo kiểm soát thông tin khách hàng, một tài sản lớn của công ty đang để guy cơ rủi ro xẩy ra cao.
Thứ bẩy, Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái chỉ sử dụng báo cáo kiểm soát của Ban kiểm soát công ty, coi báo cáo đó là chính xác và chung thực nhất. Đây là rủi ro nghiêm trọng tiềm ẩn một khi trong báo cáo có những sai sót trọng yếu.
Thứ tám, Ban kiểm soát công ty có số lượng người hạn chế, trong khi nghiệp vụ phát sinh tại công ty lớn, tầm kiểm soát rộng khắp từ Bắc vào Nam, do đó việc thực hiện kiểm soát quy trình bán hàng thu tiền tại Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái gặp nhiều khó khăn, có những khâu bị bỏ sót, đây là rủi ro tiềm tàng thường trực gây ảnh hưởng xấu cho chiến lược kinh doanh bền vững của công ty.
Thứ 9, công tác kế hoạch của công ty còn chưa thực sự được coi trọng đúng mực, vẫn mang tính chất manh mún, chủ quan thiếu chiều sâu.