Báo cáo kiểm soát bán hàng là một quá trình phân tích, tổng hợp, đo lường các kết quả thực hiện so sánh với kế hoạch hay những tiêu chuẩn, phát hiện các sai lệch và nguyên nhân, từ đó tiến hành các hoạt động điều chỉnh nhằm đạt được hiệu quả mong muốn hay mục tiêu của công ty.
Báo cáo bán hàng là điều bắt buộc, là những báo cáo tổng kết của hoạt động sản xuất kinh doanh có bố cục logich, đảm bảo nhiều mối quan tâm khác nhau như: Báo cáo chi tiết công nợ từng khách hàng, Báo cáo lợi nhuận theo từng hóa đơn, từng khách hàng, đơn hàng, chiết khấu, thanh toán…
Công ty xây dựng một hệ thống báo cáo kiểm soát quy trình bán hàng thu tiền tương đối đơn giản, phù hợp với tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, đảm bảo được kiểm tra trực tiếp và kiểm tra chéo các bộ phận.
Ban kiểm soát thường xuyên báo cáo trước Hội đồng quản trị về công tác kiểm soát bán hàng thu tiền. Việc kiểm soát được thực hiện ở tất cả các đối tượng trong công ty như các Phó giám đốc, kế toán, nhân viên tiếp thị… Các báo cáo kiểm soát đã phân tích, đánh giá, so sánh được các kết quả đã thực hiện, đưa ra những rủi ro và thủ tục kiểm soát mới hoàn thiện hơn.
Trong phạm vi nghiên cứu của luận văn, chúng tôi tập trung vào tìm hiểu một số báo cáo của Ban kiểm soát liên quan đến KSNB quy trình bán hàng thu tiền tại công ty, các báo cáo chủ yếu bao gồm:
Đối tượng kiểm soát Nội dung báo cáo kiểm soát Thời hạn
Phó giám đốc
Báo cáo quản trị đội ngũ bán hang: về thái độ với chính sách của công ty, nhu cầu thăng tiến…
01 quý/lần vào ngày 10 của quý tiếp theo
Báo cáo tổ chức thực hiện chiến lược maketing
06 tháng/lần vào ngày 05 của kỳ tiếp theo Báo cáo thiết lập các kênh phân
phối mới theo định hướng của công ty
01 quý/lần vào ngày 10 của quý tiếp theo
Báo cáo xu hướng thị trường và cạnh tranh
01 quý/lần vào ngày 10 của quý tiếp theo Lập báo cáo ngân sách bán hang,
kế hoạch và các biện pháp để kiểm soát chi phí, phân tích chi phí
06 tháng/lần vào ngày 05 của kỳ tiếp theo
Phụ trách vùng
Báo cáo quản trị đội ngũ tiếp thị (thái độ..) vung mình quản lý
01 quý/lần vào ngày 10 của quý tiếp theo Báo cáo thông tin, chăm sóc, phản
hồi của khách hàng
01 tháng/lần vào ngày 05 của kỳ tiếp theo
Tiếp thị
Báo cáo kế hoạch triển khai bán hàng cho kỳ tiếp theo
01 tháng/lần vào ngày 05 của kỳ tiếp theo
Kế toán
Báo cáo so sánh chi phí bán hàng thực tế phát sinh so với kế hoạch
01 Quý/lần vào ngày 05 của kỳ tiếp theo
Bộ phận giao nhận
Báo cáo kiến nghị của khách hàng và những khó khăn trong việc
giao nhận hàng hóa
01 tháng/lần vào ngày 05 của kỳ tiếp theo
Mặt khác, Ban kiểm soát thường xuyên yêu cầu kế toán thực hiện đầy đủ các báo cáo bán hàng. Các báo cáo xuất nhập tồn kho hàng; báo cáo kiểm kê kho hàng; báo cáo công nợ khách hàng; báo cáo lợi nhuận khách hàng mang lại… từ đó thu thập số liệu, tổng hợp phân tích và báo cáo lên Hội đồng quản tri đồng thời đề xuất hoàn thiện thủ tục kiểm soát bán hàng thu tiền ở các bộ phận có liên quan.
* Một số báo cáo bán hàng thu tiền tại công ty
Người thực hiện Nội dung báo cáo Thời hạn
Phó giám đốc Báo cáo về doanh số, sản lượng và lợi nhuận thực đạt 01 quý/lần vào ngày 10 của quý tiếp theo
Phụ trách vùng Báo cáo doanh số, sản lượng vùng mình thực đạt 01 tháng/lần vào ngày 05 của kỳ tiếp theo
Tiếp thị Báo cáo doanh số, sản lượng hoàn thành kế hoạch 01 tháng/lần vào ngày 05 của kỳ tiếp theo
Kế toán
Báo cáo tình hình thu tiền bán hàng
Sáng thứ hai hàng tuần
Báo cáo tình hình thực hiện đơn hàng
8h30 sang hôm sau báo cáo kết quả hôm trước
Báo cáo tổng hợp bán hàng theo mặt hàng
01 tháng/lần vào ngày 05 của kỳ tiếp theo
Báo cáo công nợ khách hàng, công nợ tiếp thị
Sáng thứ hai hàng tuần
Báo cáo doanh thu, lãi gộp chi tiết từng mặt hàng
01 tháng/lần vào ngày 05 của kỳ tiếp theo
Báo cáo doanh số vùng, khách hàng, tiếp thị
01 tháng/lần vào ngày 05 của kỳ tiếp theo
Báo cáo hàng trả lại Sáng thứ hai hàng tuần
Thủ kho
Báo cáo tổng hợp xuất nhập tồn kho hàng hóa
01 tháng/lần vào ngày 05 của kỳ tiếp theo
Báo cáo kiểm kê kho hàng 01 tháng/lần vào ngày 05 của kỳ tiếp theo
Báo cáo hàng sắp hết, quá date, sắp hết hạn sử dụng, hàng hỏng
Sáng thứ hai hàng tuần
Báo cáo tình hình đóng toa hàng Sáng thứ hai hàng tuần
Giao nhận Báo cáo kết quả giao hàng Sáng thứ hai hàng tuần
Kết quả tìm hiểu cho thấy, hệ thống báo cáo kiểm soát quy trình bán hàng thu tiền được công ty xây dựng tương đối hoàn thiện, phù hợp với quy mô kinh doanh, tính chất ngành hàng… và trình độ lao động. Hệ thống báo cáo bán hàng của công ty được lập theo kỳ nhất định, tùy từng loại báo cáo mà có thời hạn khác nhau.
89
* Một số mẫu báo cáo bán hàng tại công ty:
Công ty TNHH đầu tư và phát triển Nam Thái BÁO CÁO KẾT GIAO NHẬN HÀNG
Mẫu 01NT/KHGH
Số: 01/T1/12/2017
Số 204 Vĩnh Hưng, phường Vĩnh Hưng, Hà Nội (Ngày 09 Tháng 01 Năm 2017)
Kính gửi: Ban lãnh đạo công ty
Các phòng ban có liên
quan
Bộ phận giao nhận hàng báo cáo tình hình thực hiện công việc như sau:
STT ID khách Tên hàng Thời gian giao Thời gian nhận Quãng đường
vận chuyển Giấy tờ giao nhận Kết quả Chậ
m thời gian Hỏng vỡ hàng
Ngày Giờ Ngày Giờ Km Từ Đến GTGT HĐ
Hóa đơn bán hàng Phiếu xuất Hợp đồng Hoàn thành Chưa hoàn thành Lý do 1 HT sữa Mộc Công ty Châu 2/1 8h 2/1 16h 287 Nội Hà Châu Mộc 00523 00523 00523 HĐB1/1/2017/NT- MC x k k
2 BV Trần Văn Chiến 3/1 8h 3/1 9h20 38 Nội Hà Ba Vì 00572 00572 00572 HĐB2016/TVC/NT/1 2.2016 x k k 3 …. ….. …. …. …. …. …. …. …. ….. ….. ….. ….. …. …. …. …. …. Ngày 09 tháng 01 năm 2017
Thủ kho Bộ phận giao hàng Bộ phận giao hàng Kế toán theo dõi Giám đốc/Phụ trách
(Ký họ tên) (Ký họ tên) (Ký họ tên) (Ký họ tên) (Ký họ tên, đóng dấu)
Nguồn: Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái (2017)
90
Công ty TNHH đầu tư và phát triển Nam Thái
Số 204 đường Vĩnh Hưng, phường Vĩnh Hưng, Hà Nội
BÁO CÁO TỔNG HỢP CÔNG NỢ PHẢI THU, DOANH THU, LÃI GỘP TỪNG KHÁCH HÀNG (HÀNG TINH BÒ)
Kính gửi: Ban lãnh đạo công ty
Các phòng ban có liên quan
Phòng kế toán báo cáo tính hình bán hàng thu tiền, lãi gộp của từng khách hàng trong tháng 1 năm 2017 như sau: Tổng cộng - - 3.385.975.000 3.383.975.000 2.000.000 - 3.385.975.000 2.332.029.334 1.053.945.666 STT khách Mã hàng Tên khách hàng Dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Dư cuối kỳ
Doanh thu Giá vốn Lãi gộp
Nợ Có Nợ Có Nợ Có
68 TT TT Trà Vinh 1.000.000 1.000.000 - - 1.000.000 482.000 518.000
191 VINACA Cty Vinacattle 15.960.000 15.960.000 - - 15.960.000 7.393.470 8.566.530
285 LITG Linh 22.875.000 20.875.000 2.000.000 - 22.875.000 9.644.100 13.230.900
Ngày 06 tháng 02 năm 2017
Người lập bảng Kế toán Kế toán công nợ Giám đốc/Phụ trách
(Ký ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên) (Ký họ tên, đóng dấu)
Nguồn: Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái (2017)