Việc áp dụng thủ tục kiểm soát cần căn cứ vào mục tiêu kiểm soát. Để thực hiện được các mục tiêu đề ra, công ty xây dựng một quy trình bán hàng thu tiền đảm bảo đầy đủ trình tự các khâu, dễ hiểu, dễ thực hiện, hạn chế được tối đa rủi ro xẩy ra. Kiểm soát được vấn đề này, công ty xây dựng cơ chế kiểm soát chặt chẽ các khâu trong quy trình.
4.2.3.1. Đảm bảo bán đúng, bán đủ, bán kịp thời
+ Kiểm soát khâu đề nghị bán hàng, xết duyệt chính sách, chế độ.
Bước đầu tiên, kiểm soát ngay từ khâu đề nghị bán hàng, Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái đã xây dựng mẫu đề nghị bán hàng đầy đủ, chi tiết các thông tin. Khi phát sinh đơn hàng, tiếp thị ghi đầy đủ thông tin trong phiếu đề nghị bán hàng (số lượng, chủng loại hàng, khách hàng, trị giá tiền…)
Bước hai, trình duyệt đề nghị bán hàng, trưởng các bộ phận như Phó giám đốc, phụ trách vùng… hoặc trực tiếp Giám đốc phê duyệt. Thủ tục phê duyệt rõ ràng mang cầu tuân thủ cao.
Đơn hàng chỉ được phê duyệt khi:
+ Đúng mẫu, có đầy đủ các thông tin, chữ ký; + Đúng chính sách chế độ bán hàng của công ty.
Trưởng hợp quản lý phát hiện tiếp thị làm đề nghị bán hàng sai, thực hiện lập biên bản trừ thẳng vào lương trách nhiệm của tiếp thị (theo quy chế lương của công ty);
Trường hợp quản lý duyệt sai bồi thường thiệt hại và trừ thằng vào lương trách nhiệm (theo quy chế lương của công ty).
Bước ba, đề nghị bán hàng được duyệt bán sẽ chuyển sang các bộ phận có liên quan lập hợp đồng, hồ sơ pháp lý, kế toán bán hàng tạo hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho; thủ quỹ lập phiếu thu tiền mặt;… các bộ phận ký nhận đầy đủ, chuyển xuống bộ phận kho thực hiện xuất hàng giao cho người mua.
Chế tài thực hiện khâu này rõ ràng, công ty yêu cầu thực hiện đầy đủ chính sách tuân thủ, sai khâu nào, khâu đó chịu. Kế toán lập sai hóa đơn bán
hàng trừ trực tiếp lương; không kịp thời trừ lương trách nhiệm;… (các chế tài sử phạt được thực hiện theo đúng quy chế, chế độ lương công ty đề ra).
+ Kiểm soát xuất đúng, xuất đủ, xuất kịp thời.
Bước bốn, xuất kho hàng hóa, thủ kho nhận lệnh, kiểm tra lại tính chính xác, chung thực của nghiệp vụ, kiểm tra chính sách tuân thủ…, thực hiện đóng toa hàng, đảm bảo xuất đúng, xuất đủ, xuất kịp thời. Đóng hàng xong chuyển cho bộ phận giao nhận thực hiện giao hàng cho khách.
Thủ kho chịu trách nhiệm đóng đúng, đóng đủ, đóng kịp thời cả về số lượng lẫn chủng loại hàng hóa. Việc đóng thừa hoặc thiếu hàng gây thiệt hại cho công ty thì thủ kho phải hoàn toàn chịu trách nhiệm. Hậu quả gây ra đến đâu chịu đến đó theo đúng quy chế của công ty.
Bộ phận giao nhận có trách nhiệm lập lịch giao hàng cụ thể (thời gian, địa điểm…), trình duyệt lịch giao hàng. Khi quản lý duyệt, bộ phận này giao hàng cho khách. Giao hàng xong phải thu thập đầy đủ chứng từ có liên quan cùng các chữ ký, nộp lại công ty theo đúng thủ tục yêu cầu.
4.2.3.2. Đảm bảo thu đúng, thu đủ, thu kịp thời
Bước năm, khâu thu tiền bán hàng được Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái xây dựng cơ chế riêng biệt và chi tiết cho từng trường hợp phát sinh tại công ty. Việc thu tiền đảm bảo phải thu đúng, thu đủ, thu kịp thời; phải đảm bảo phản ánh đầy đủ trong sổ sách kế toán.
Thu tiền mặt trực tiếp, thủ quỹ thực hiện lập phiếu thu, ghi đầy đủ thông tin, kiểm đếm tiền chính xác, ký nhận đầy đủ, lưu 01 bản, gửi khách hàng 01 bản, lưu bộ phận kế toán theo dõi.
Thu tiền chuyển khoản qua ngân hàng, kế toán ngân hàng có trách nhiệm kiểm tra tiền về tài khoản, ghi chép, hạch toán đầy đủ kịp thời vào sổ sách kế toán.
Chế tài rõ ràng với công tác thu tiền bán hàng tại công ty, thu không đúng, không đủ trừ trực tiếp vào lương kế toán, thủ quỹ… theo đúng quy chế của công ty.
4.2.3.3. Đảm bảo ghi nhận báo cáo đầy đủ, chính xác, kịp thời
Kiểm soát tốt khâu này, công ty đã áp dụng đầy đủ các chuẩn mực, thông tư, chế độ kế toán của Nhà Nước ban hành; mở đầy đủ các loại sổ theo dõi toàn bộ các phát sinh diễn ra tại doanh nghiệp.
Đơn đề nghị bán hàng được duyệt, kế toán bán hàng vào hóa đơn bán hàng trên phần mềm kế toán, ghi chép nghiệp vụ vào sổ chi tiết (sổ chi tiết tài khoản, chi tiết công nợ khách hàng …) vào sổ tổng hợp tài khoản, cuối kỳ lập báo cáo bán hàng.
Thủ quỹ, kế toán ngân hàng, thu tiền khách hàng, lập sổ quỹ, sổ chi tiết 111, 112, tổng hợp 111, 112 và mở các sổ nhật ký thu tiền chi tiết cho từng đối tượng.
Thủ kho xuất hàng, vào thẻ kho hàng hóa, sổ kho hàng hóa, cuối kỳ kiểm kê kho hàng, báo cáo tổng hợp xuất nhập tồn kho hàng….
Công tác đối chiếu sổ sách kế toán được công ty liên tục kiểm tra, nhằm phát hiện và khắc phục những rui ro có thể xẩy ra tại doanh nghiệp.
Thành viên chuyên trách Ban kiểm soát liên tục kiểm tra, đối chiếu tổng hợp và đánh giá kết quả của công tác kế toán, báo cáo lên trưởng ban kiểm soát, trưởng ban kiểm soát có trách nhiệm lập báo cáo, báo cáo lên Hội đồng quản trị.
Như vậy, thủ tục kiểm soát của Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái được phát huy tác dụng mạnh nhờ chính sách tuân thủ được toàn thể nhân viên trong công ty áp dụng triệt để và tự nguyện, số liệu điều tra cho thấy:
Kết quả nghiên cứu (Bảng 4.12) cho thấy quy trình bán hàng thu tiền tương đối dẽ hiểu, dễ thực hiện, có 63.75% đánh giá nó đang mang lại hiệu quả; 2.5% cho rằng chưa hiệu quả; 32.5% cho rằng còn nhiều bất cập cần phải hiệu chỉnh; 1.25% không có ý kiến.
Quy trình thu tiền có 56.25% hài lòng trong khi có 3.75% chưa thực sự hiểu và 38.75% yêu cầu cần phải xây dựng lại cho hợp lý và hiệu quả hơn.
Quy trình báo cáo tương đối nhiều phức tạp, chỉ 52.5% đồng ý; 18.75% cho rằng còn khó hiểu; 3.75% cho rằng cần thay đổi báo cáo; còn lại 20 người chiếm 25% không có ý kiến.
Tóm lại, Quy trình bán hàng thu tiền của Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái đã phát huy tác dụng, đảm bảo hạn chế phần lớn các rủi ro phát sinh tại công ty, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái. Mặc dù vậy, cần phải hiệu chỉnh một số khâu, quy trình nhằm đảm bảo mang lại hiệu quả cao hơn cho Công ty.
Bảng 4.12. Đánh giá quy trình bán hàng thu tiền ĐVT: % STT Chỉ tiêu đánh giá Ý kiến đánh giá (n=80) Hiệu quả, dễ thực hiện Chưa hiệu quả, khó thực hiện Còn bất cập, cần bổ sung Không ý kiến 1 Quy trình bán hàng 63.75 2.50 32.50 1.25
1 Quy trình thu tiền 56.25 3.75 38.75 1.25
2 Quy trình báo cáo 52.50 18.75 3.75 25.00
Nguồn: Tổng hợp số liệu điều tra (2017) Ghi chú: có 80 người liên quan được phỏng vấn và cho ý kiến