TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN NAM THÁI 4.2.1. Quy trình bán hàng thu - tiền của Công ty
Đặc thù công ty kinh doanh hàng nhập khẩu 100% từ các nước trên thế giới, mặt hàng chủ đạo là tinh bò nhập ngoại. Công ty ký độc quyền phân phối cho các hàng tinh bò nổi tiếng ở Châu Âu, Châu Mỹ và Châu Á, trong khi hiện tại ở nước ta chỉ có một hoặc hai đơn vị kinh doanh mặt hàng này và chiếm thị phần nhỏ, nên có thể nói công ty đang độc quyền sản phẩm tinh bò ngoại nhập khẩu trên thị trường Việt Nam. Ngành bò sữa của Việt Nam không tập trung, rải rác ở khắp nơi trải dài từ Bắc vào Nam, nên Công ty phải đặt một tổng kho ở
trong Nam, hàng hóa được chuyển từ ngoài Bắc vào, từ hai tổng kho Bắc và Nam hàng được giao đến tận nơi cho khách hàng.
Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái xác định khâu bán hàng - thu tiền là chìa khóa mang lại thành công cho công ty, bởi vậy đã đặt mục tiêu kiểm soát chính của quy trình bán hàng - thu tiền là nhằm đảm bảo:
- Đúng trình tự; - Đúng nhiệm vụ;
- Xử lý nghiệp vụ kịp thời, nhanh chóng;
- Đảm bảo bán đúng, bán đủ, giao đúng, giao đủ; - Thu tiền đầy đủ;
- Ghi chép sổ sách kế toán đầy đủ, kịp thời;
Quy trình bán hàng – thu tiền tại Công ty được Hội đồng quản trị cùng Ban kiểm soát họp với các thành viên là trưởng các bộ phận, đặc biệt là nhân viên kinh doanh, thống nhất đưa ra để đảm bảo phù hợp với chiến lược maketing và bán hàng của công ty. Quy trình bán hàng – thu tiền của công ty được minh họa ở Sơ đồ 4.4.
Quy trình bán hàng của Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái được xây dựng tương đối rõ ràng, đơn giản, dễ thực hiện. Quy trình thực hiện qua 06 bước, được hướng dẫn tới từng phòng ban, đặc biệt là Phòng bán hàng. Trực tiếp đại diện Hội đồng quản trị triển khai hướng dẫn thực hiện cho Phòng bán hàng, trưởng các bộ phận và các nhân viên có liên quan như kế toán bán hàng, thủ kho…. Các khâu trong quy trình được minh họa cụ thể ở các Sơ đồ 4.5a, 4.5b và 4.5c).
Thông qua nghiên cứu và tìm hiểu quy trình bán hàng của công ty hiện nay, các rủi ro tiềm tàng được nhận diện như sau:
- Các bước bán hàng quá cô đọng, khó hình dung, điều này dẫn đến rủi ro khi thực hiện như bán hàng sai chính sách, quy trình, gây thất thoát tài sản;
- Việc hướng dẫn thực hiện quy trình chưa chi tiết, rườm rà, chưa phát huy được tính hiệu quả, dễ hiểu, dễ thực hiện, gây khó khăn cho người sử dụng, gây ra tình trạng bán hàng sai, bán hàng không đúng chủng loại, không đủ, gây thất thoát tài sản của công ty.
Sơ đồ 4.4. Quy trình bán hàng tại Công ty TNHH Đầu tư và PT Nam Thái
Nguồn: Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái (2017)
QUY TRÌNH BÁN HÀNG 6 BƯỚC
Theo dõi, duy trì, chăm sóc khách hàng B6 Tiếp nhận đơn hàng, đề nghị bán hàng B1 Duyệt đề nghị bán hàng B2 Hoàn thiện pháp lý: Hợp đồng, PX…. B3 Xuất bán hàng hóa B4 Thu tiền bán hàng B5
66
Sơ đồ 4.5a. Hướng dẫn quy trình bán hàng thu tiền tại Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái
Nguồn: Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái (2017)
67
Mẫu đề nghị bán hàng tại Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái
CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN NAM THÁI Phòng kế toán
Số 204 đường Vĩnh Hưng, phường Vĩnh Hưng, Hoàng Mai, Hà Nội Mẫu 10/NT
ĐỀ NGHỊ BÁN HÀNG
STT Diễn giải hàng Mã hàng Tên
Quản lý bán hàng Xuất tại kho Thanh toán
Tên khách
hàng Địa chỉ lượng Số Đơn giá Thành tiền Nam Bắc Nợ TM/TG
Người đề nghị Kế toán Giám sát or phụ trách Giám đốc
(Ký ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên) (Ký tên, đóng dấu)
Nguồn Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái (2017)
68
Sơ đồ 4.5b. Hướng dẫn quy trình bán hàng thu tiền tại Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái
Nguồn: Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái (2017)
69
Sơ đồ 4.5c. Hướng dẫn quy trình bán hàng thu tiền tại Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái)
Nguồn: Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái (2017)
Trong quy trình bán hàng – thu tiền thể hiện ở Sơ đồ 4.4, khâu giao hàng được Công ty xác định là một mắt xích quan trọng và đặt ra mục tiêu kiểm soát riêng cho khâu này như sau:
- Đóng đúng số lượng, chủng loại, chất lượng hàng hóa. - Giao đúng thời gian, địa điểm (lịch giao hàng); - Giao đúng khách hàng;
- Ghi chép sổ sách kế toán đầy đủ, kịp thời.
Quy trình giao hàng của công ty đơn giản (Sơ đồ 4.6), đảm bảo được tính hiệu quả cao. Sau khi kế toán, thủ tho thực hiện lệnh giao hàng. Trưởng bộ phận giao nhận có trách nhiệm lập kế hoạch giao hàng cụ thể. Kế hoạch giao hàng phải đảm bảo được tiến độ yêu cầu của khách hàng và không hỏng hóc, vỡ…
Người thực
hiện Quy trình thực hiện Thủ tục kiểm soát, mô tả, biểu mẫu
Trưởng bộ phận giao nhận
* Nhận toa hàng, lập kế hoạch giao hàng;
* Mở sổ theo dõi giao nhận hàng; * Phiếu xuất kho;
* Hóa đơn bán hàng mẫu Fast; * Hóa đơn GTGT;
* Bảng kê hàng hóa xuất bán nếu có; * Bảng kê hàng trả lại …
Bộ phận giao nhận
* Tiếp nhận lệnh giao hàng;
* Xắp xếp phương tiện giao hàng… * Sổ theo dõi giao nhận hàng (Ngày nhận, ngày giao, chứng từ kèm theo)
Bộ phận giao nhận
* Ghi rõ thời gian nhận bàn giao và thời gian hoàn thành;
* Ghi rõ điểm đi, điểm đến;
* Kiểm kê hàng nhận, ký nhận hàng thừa thiếu, chuyển phiếu về cho tiếp thị quản lý, kế toán (ký nhận đầy đủ) * Mẫu bảng giao nhận hai bên.
Sơ đồ 4.6. Quy trình kiểm soát giao hàng
Nguồn: Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái (2017) Với quy trình giao hàng như mô tả ở Sơ đồ 4.6, việc thủ kho trực tiếp giao hàng cho bộ phận giao hàng cho khách có thể tiềm ẩn các rủi ro như:
Nhận đơn hàng thực
đóng
Nhận lệnh giao hàng
- Sự cấu kết trộm cắp hàng hóa giữa thủ kho và bộ phận giao nhận có thể xẩy ra;
- Sau khi giao hàng xong, bộ phận giao hàng phải chuyển lại chứng từ có đầy đủ chữ ký cho kế toán. Thủ tục này chứa đựng nhiều rủi ro tiềm tàng như làm mất hồ sơn, gây ảnh hưởng trực tiếp tới công tác bán hàng thu tiền tại công ty.
Tương tự như khâu giao hàng, thu tiền cũng được công ty kiểm soát theo nguyên tắc bán hàng của công ty là không bán nợ, trừ những trường hợp đặc biệt trực tiếp giám đốc duyệt cơ chế hoặc những dự án đấu thầu lớn. Mục tiêu kiểm soát ở khâu thu tiền bán hàng của công ty là phải đảm bảo:
- Thu tiền chính xác, đầy đủ, đúng đối tượng; - Ghi chép sổ sách kế toán đầy đủ, kịp thời; - Hạn chế tiêu cực, gian lận mất tiền.
Các phương thức thu tiền hàng và cách thức thanh toán tiền hàng tại Công ty được minh họa ở Sơ đồ 4.7. Theo đó, trường hợp thu tiền mặt tại công ty, kế toán lập phiếu thu tiền và chuyển cho các bộ phận khác có liên quan thực hiện tiếp các khâu của mình như thủ quỹ, phụ trách chung… Trường hợp khách hàng trực tiếp chuyển khoản, kế toán yêu cầu khách hàng fax hoặc mail hoặc qua tin nhắn… chuyển hình ảnh giấy nộp tiền hoặc ủy nhiệm chi của khách hàng. Kế toán xác minh tính đúng đắn của chứng từ, căn cứ tiền về ngân hàng… thực hiện ghi chép vào hệ thống sổ sách để theo dõi. Trường hợp nhân viên tiếp thị thu tiền của khách hàng và chuyển khoản về công ty, kế toán có trách nhiệm tra soát trên tài khoản của cá nhân giám đốc, xác minh thông tin tiếp thị nào chuyển tiền cho khách hàng nào, mua hàng gì… từ đó in phiếu xác minh và vào sổ theo dõi khoản thu tiền này.
Tuy nhiên, với quy trình thu tiền như hiện nay, các rủi ro tiềm ẩn được nhận diện như sau:
- Tiếp thị thu tiền chuyển sai trị giá tiền và đối tượng công nợ về công ty; - Tiếp thị thu tiền của khách hàng, chiếm đoạt không nộp về công ty; - Khách hàng cố tình ghi sai ủy nhiệm chi hoặc giấy nộp tiền vào tài khoản của công ty, gây thất thoát tài sản của công ty.
Sơ đồ 4.7. Quy trình hướng dẫn thu tiền bán hàng.
Nguồn: Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái (2017) Trong quy trình bán hàng – thu tiền tại công ty còn có thêm một khâu quan trọng mà công ty coi là then chốt, khâu nhập hàng trả lại. Mục tiêu kiểm soát của Công ty đối với khâu này là:
- Đảm bảo nhận lại đúng số lượng, chủng loại, chất lượng hàng hóa; - Nhận lại hàng đúng thời gian, địa điểm;
- Nhận lại đúng đối tượng khách hàng. - Ghi chép sổ sách kế toán đầy đủ, kịp thời.
Quy trình nhập hàng trả lại của khách hàng có ảnh hưởng lớn tới công tác bán hàng thu tiền tại công ty. Hội đồng quản trị cùng ban kiểm soát, bộ phận bán hàng, phòng kế toán và những đối tượng có liên quan xây dựng lên quy trình nhận hàng trả lại (Sơ đồ 4.8), yêu cầu toàn thể các đối tượng phải thực hiện theo đúng quy trình, đảm bảo bán hàng – thu tiền được đầy đủ, chính xác.
Tuy vậy, việc kiểm soát trong khâu nhập hàng trả lại của công ty hiện nay có nguy cơ rủi ro là hàng nhận trả lại sai chính sách, chế độ, quy cách, chất lượng sản phẩm.
Thành phần Thủ tục kiểm soát hoạt động
1. Phát sinh nhu cầu trả lại hàng; 2. Liệt kê chi tiết hàng trả lại;
3. Liên hệ nhân viên tiếp thị trực tiếp. 1. Kiểm tra nguyên nhân cụ thể; 2. Đối chiếu với quy chế bán hàng; 3. Lập hồ sơ, danh sách hàng chi tiết; 4. Chuyển phụ trách phê duyệt. 1. Xem xét tính trung thực nghiệp vụ; 2. Đối chiếu đảm bảo phê duyệt đúng quy chế công ty;
3. Duyệt chi phí vận chuyển phát sinh. 1. Chuyển ảnh, mail, tin nhắn … hồ sơ hàng trả lại về cho thủ kho, kế toán; 2. Chuyển hàng về kho công ty. 1. Kiểm đếm hàng trả lại; 2. Nhập kho sản phẩm tốt; 3. Hủy sản phẩm lỗi, hỏng;
4. Lập phiếu nhập kho chuyển kế toán. 1. Nhập hóa đơn hàng trả lại;
2. Kiểm tra chi phí vận chuyển hàng trả lại phát sinh theo quy chế công ty; 3. Vào sổ sách theo dõi nghiệp vụ. Theo dõi, duy trình, chăm sóc khách hàng
Sơ đồ 4.8. Quy trình kiểm soát nhận hàng trả lại
Nguồn: Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái (2017) Nhìn chung, quy trình bán hàng thu tiền của Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái; quy chế chính sách bán hàng, cơ chế chính sách phòng kinh doanh tương đối đơn giản, gọn nhẹ và dễ thực hiện. Các chức năng bán hàng, thu tiền hàng, ghi nhận, theo dõi hạch toán trên sổ sách và lập báo cáo kết quả bán hàng được thực hiện nghiêm túc, có tính logic cao. Chức năng bán
KHÁCH HÀNG
NHÂN VIÊN TIẾP THỊ
PHỤ TRÁCH VÙNG
TIẾP THỊ KHÁCH HÀNG
THỦ KHO
KẾ TOÁN
hàng được công ty luôn kiểm soát bán đúng, bán đủ ngay từ khi tiếp nhận đơn hàng. Khi tiếp thị nhận yêu cầu của khách hàng, từ nhu cầu này, tiếp thị lập phiếu đề nghị bán hàng theo mẫu của công ty (mẫu 10/Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái).
Với những giao dịch bán hàng ngoài Bắc, đề nghị bán hàng được kiểm soát cả về số lượng lẫn trị giá, nguồn hàng lấy từ kho nào, tính chất khách mua hàng, sau đó trình cho bộ phận quản lý. Bộ phận quản lý kiểm tra chính sách, chế độ, hồ sơ pháp lý của công ty và của khách hàng sau đó duyệt bán hàng. Trong trường hợp những đơn hàng đặc biệt được trình trực tiếp Giám đốc để xin chính sách chế độ riêng. Khi đơn hàng thự được duyệt bán, căn cứ vào đề nghị bán hàng, kế toán thực hiện lập hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho, lập hóa đơn GTGT chuyển xuống bộ phận kho thực hiện giao hàng cho khách. Bộ phận kho có trách nhiệm thu thập đầy đủ chữ ký của các bên giao nhận hàng có liên quan theo đúng yêu cầu của công ty, trả cho khách hàng 01 bản, lưu 01 bản và trả 01 bản cho bộ phận kế toán, hành chính theo dõi tiếp theo.
Với những giao dịch bán hàng trong Nam, cũng cùng một quy trình song việc thực hiện kiểm soát bán hàng thường khó khăn hơn. Do đặc thù, hàng hóa được tập kết vào tổng kho Miền Nam, từ tổng kho Miền Nam mới xuất bán hàng giao cho khách mua. Việc duyệt bán hàng với những trường hợp xin duyệt chính sách đặc biệt, đều phải xin ý kiến trực tiếp giám đốc ngoài Bắc; khi hàng trong Nam thiếu không đủ cung cấp phải đợi ngoài Bắc chuyển vào… là những ảnh hưởng không nhỏ cho quy trình bán hàng trong nam diễn ra thuận lợi. Tuy vậy, quy trình bán hàng vân được thực hiện và mang lại tương đối hiệu quả.
4.2.2. Rủi ro trong quy trình bán hàng thu tiền tại Công ty
Rủ ro trong quy trình bán hàng – thu tiền tại công ty được nhận diện trên cơ sở phỏng vấn trực tiếp nhân viên ở Ban kiểm soát và nhân viên liên quan trực tiếp đến các khâu trong chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái. Kết quả nhận diện rủi ro đã phát sinh và và rủi ro tiềm tang trong quy trình bán hàng - thu tiền tại Công ty được tổng hợp ở Bảng 4.4.
Ở mỗi khâu trong quy trình bán hàng - thu tiền tại Công ty lại có những rủi ro riêng. Trong phạm vi nghiên cứu của luận văn, chúng tôi tập trung vào phân tích ở những khâu được đánh giá là có nhiều nguy cơ rủi ro nhất trong quy trình bán hàng - thu tiền tại Công ty.
Bảng 4.4. Nhận diện rủi ro tiềm tàng trong quy trình bán hàng – thu tiền của công ty STT Nội dung phỏng vấn Đánh giá mức độ rủi ro xẩy ra Tần suất xẩy ra (lần) Cao thấp Nhiều Ít
1 Thực hiện sai đơn hàng dẫn đến sai số lượng
chủng loại hàng hóa giao cho khách hàng x x 2 Cấu kết nhân viên trộm cắp hàng hóa gây
thất thoát tài sản công ty x x
3 Lạm quyền, phê duyệt sai chính sách dẫn đến
thất thoát tài sản công ty x x
4 Thu tiền nhưng không nộp về công ty x x Nguồn: Tổng hợp số liệu điều tra (2017)
4.2.2.1. Rủi ro về đơn hàng
Đơn hàng là thông tin đầu vào tiên quyết cho một nghiệp vụ bán hàng đảm bảo bán đúng, bán đủ, kịp thời. Ở khâu này, Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái điều phối các nhân viên tiếp thị của mình tìm kiếm các đơn đặt hàng của khách. Thông thường đơn hàng phản ánh được đúng nhu cầu thực của khách hàng, song trong quá trình thực hiện, có xuất hiện sự cấu kết giữa khách mua và tiếp thị nhằm đạt doanh số chậy chương trình, vụ lợi cá nhân, sau đó bán không hết, áp dụng đúng quy chế công ty đặt ra, các đối tượng trả lại hàng cho công ty, đây là một rủi ro tiềm ẩn thường trực phát sinh trong khấu đơn hàng.
Số liệu tổng hợp từ kết quả điều tra thể hiện ở Bảng 4.5 cho thấy 80% người được hỏi trả lời đơn hàng được thực hiện đúng số lượng, chủng loại hàng;