Phần 2 Cơ sở lý luận và thực tiễn của đề tài
2.1. Cơ sở lý luận
2.1.2. Kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng thu tiền trongdoanh nghiệp
2.1.2.1. Quy trình bán hàng – thu tiền
Theo Thư viện học liệu mở Việt Nam (2012), “Bán hàng là là khâu cuối
cùng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đây là
quá trình chuyển giao quyền sở hữu và sử dụng hàng hóa giữa người mua và người bán và người bán thu tiền về hoặc được và sẽ thu tiền về trong tương lai. Nếu xét trong góc độ kinh tế, bán hàng là quá trình hàng hóa của doanh nghiệp được chuyển từ hình thái vật chất (hàng) sang hình thái tiền tệ (tiền) hoặc tài sản khác tương ứng giá trị.”
Với khái niệm trên, thu tiền được hiểu là quá trình người bán hàng thu lại lượng giá trị mà mình đã bán ra cho khách hàng bằng tiền mặt, chuyển khoản hoặc bằng các hình thức thanh toán khác. Bán hàng và thu tiền là quá trình chuyển nhượng quyền sở hữu sử dụng hàng hóa cho khách hàng qua trao đổi hàng tiền giữa doanh nghiệp với khách hàng (người mua hàng có thể là cá nhân, tổ chức, quốc gia…). Đây là khâu cuối của hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bán hàng là khâu đầu ra tiêu thụ sản phẩm quan trong nhất quyết định tới sự thành hay bại của một đơn vị. Bán hàng mang lại doanh thu - lợi nhuận, khâu này được thực hiện qua rất nhiều các quy trình như:
- Xác định đối tượng bán hàng là những nhóm khách hàng nào, nằm ở thị trường nào, từ đó thực hiện những chương trình maketing cho hiệu quả như quảng cáo ra sao, ở thị phần nào, chiết khấu, khuyến mãi như thế nào cho hợp lý và cạnh tranh tốt nhất;
- Nhận đơn đặt hàng của khách hàng;
- Chuẩn bị hàng hóa sản phẩm dịch vụ, kiểm tra chất lượng số lượng, quy cách sản phẩm hàng hóa dịch vụ;
- Thực hiện giao hàng cho khách hàng (chuẩn bị thời gian, phương tiện vận chuyển, phương thức giao nhận…);
- Thu tiền bán hàng; ghi chép sổ sách theo dõi và các báo cáo bán hàng. Quy trình bán hàng – thu tiền có thể được minh họa như ở Sơ đồ 2.3 dưới đây.
Sơ đồ 2.3. Quy trình bán hàng trong doanh nghiệp
Nguồn: Nguyễn Ngọc Hưng (2015)
QUY TRÌNH BÁN HÀNG 7 BƯỚC Chuẩn bị 2 Tiếp cận 3 Trình bầy 4 Xử lý từ chối 5 Kết thúc 6
Theo dõi, duy trì, chăm sóc xin
đầu mối liên hệ 7 Tìm kiếm khách hàng 1
Trong quá trình bán hàng – thu tiền, việc xây dựng HTKSNB phải đảm bảo được nguyên tắc ghi nhận các khoản doanh thu, chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán, điều kiện ghi nhận doanh thu và các báo cáo có liên quan theo đúng Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 14 ban hành và công bố theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định: “Một HTKSNB kiểm soát nội bộ hoàn hảo cần
phải giải quyết triệt để được những mục tiêu của tổ chức, trong bán hàng cũng vậy, HTKSNB phải đảm bảo được một số mục tiêu quan trọng, cụ thể:
Thứ nhất, HTKSNB quy trình bán hàng thu tiền phải đảm bảo được tính bán đúng, bán đủ, bán kịp thời (bán đúng chất lượng, suất sứ hàng hóa, đúng giá, đúng chương trình bán hàng như khuyễn mãi, chiết khấu, giảm giá đúng khách hàng, đúng đối tượng...; bán đủ số lượng hàng đã cam kết, thỏa thuận trong giao kết hợp đồng…; bán kịp thời đúng nơi, đúng địa điểm, đúng thời gian.
Thứ hai, HTKSNB quy trình bán hàng thu tiền phải đảm bảo mục tiêu thu đúng (thu đúng người, đúng đối tượng phải thu, đúng chuyễn hàng, lô hàng phải thu, thu đủ số tiền hàng cần phải thu, thu đúng thời hạn thu trong giao kết mua bán hoặc trong hợp đồng thỏa thuận để tránh thu chậm, thu sai thời điểm dẫn đến việc gây thiệt hại cho bên mua và bên bán).
Thứ ba, HTKSNB quy trình bán hàng thu tiền phải đảm bảo việc xây dựng các báo cáo bán hàng phải trung thực khách quan, chính xác kịp thời, đơn giản, gọn nhẹ dễ hiểu. Phản ánh đúng bản chất công nợ của khách hàng, đơn hàng chưa thực hiện, lãi gộp từng khách hàng, từng vùng, từng tiếp thị mang lại, công nợ đến hạn, công nợ quá hạn…
Thứ tư, nghiệp vụ bán hàng phải được đảm bảo ghi nhận đầy đủ các khoản doanh thu, tiền thu về, chiết khấu, giảm giá, chi phí phát sinh… đảm bảo ghi đúng, ghi đủ, trung thực kịp thời vào các sổ sách kế toán.
Thứ năm, ngoài các mục tiêu trên, HTKSNB quy trình bán hàng còn phải đạt được một số những mục tiêu khác như: ngăn ngừa việc bán hàng vượt mức tín dụng, bán hàng quá năng lực của công ty…”
Như vậy, quy trình bán hàng thu tiền trong doanh nghiệp là hết sức quan trọng, việc xây dựng HTKSNB cho quy trình này cần phải được xây dựng kịp thời và phải được thường xuyên giám sát điều chỉnh sao cho phù hợp nhất nhằm đạt được những mục tiêu đề ra trong doanh nghiệp.
2.1.2.2. Rủi ro trong quy trình bán hàng
Những rủi ro luôn luôn hiện hữu trong bất kỳ một HTKSNB quy trình bán hàng thu tiền nào cho dù nõ đã hoàn hảo, đòi hỏi người quản lý phải luôn luôn kiểm soát và hoàn thiện nó, nó thể hiện ở các điểm sau:
- Các hoạt động maketing không được kiểm soát chặt chẽ, dẫn đến hiệu quả mang lại không tương ứng.
- Nhận đơn hàng, xử lý đơn hàng không chính xác, sai sót về số lượng, đơn giá, chính sách… dẫn đến thất thoát, gây ảnh hưởng tới công tác bán hàng.
- Việc ký hết hợp đồng sai nguyên tắc chính sách giá cả, thiên vị khách hàng. - Tính chủ quan của người quyết định xét duyệt cố tính làm sai chính sách bán hàng, lợi ích nhóm, mang lại thiệt hại trong bán hàng.
- Bán hàng không đúng, sai quy cách chất lượng, chủng loại, số lượng hàng hóa…
- Bán hàng không kịp thời, không đúng thời gian, địa điểm, giao hàng sai đối tượng.
- Bán hàng không thu được tiền, gây thất thoát hàng hóa trong quá trình giao nhận.
- Tiền bán hàng bị lạm dụng hoặc bị biển thủ gây thất thoát tài sản cho doanh nghiệp.
- Hàng hóa, vật tư đầu vào không kịp thời cho khâu đầu ra (bán hàng). - Quản lý nguồn lực không hiệu quả gây ảnh hưởng tới năng lực cung cấp hàng hóa (không đáp ứng được nhu cầu mua hàng).
- Bán hàng lập hóa đơn sai, phản ánh không đúng doanh thu, công nợ khách hàng.
- Mở sổ và phản ánh nghiệp vụ bán hàng (doanh thu, chi phí, chiết khấu, giảm giá, công nợ…) không đầy đủ trên hệ thống sổ sách kế toán và các báo cáo có liên quan…
Có thể nói, KSNB quy trình bán hàng thu tiền là một chu trình phức tạp chứa đựng rất nhiều những rủi ro thường trực, đòi hỏi người quản lý phải thường xuyên kiểm tra, đánh giá và hoàn thiện kịp thời nhằm đạt được những mục tiêu đã đề ra.
2.1.2.3. Thủ tục kiểm soát
Cơ chế hoạt động kiểm soát bao gồm một hệ thống các quy chế, quy trình, thủ tục pháp lý, thủ tục kiểm soát thể hiện quan điểm của người lãnh đạo về hoạt động kiểm soát. Cơ chế hay thủ tục kiểm soát được thể hiện ở tất cả các khâu, quy trình nghiệp vụ nói chung và trong quy trình bán hàng nói riêng. Xuất phát từ những mục tiêu cơ bản của quy trình bán hàng, người quản lý có những cơ chế kiểm soát chặt chẽ và phù hợp với tổ chức, nó được thể hiện:
Về chính sách nhân sự phòng bán hàng: Chính sách nhân sự bao gồm các phương pháp quản lý, tiêu chí tuyển dụng, phương pháp đào tạo, đánh giá, chính sách đãi ngộ nhân viên… Đây là khía cạnh quan trọng nhất của kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng thu tiên. Một đội ngũ nhân viên vừa có tài lại có đức kết hợp với một môi trường nhân sự tốt sẽ giúp tổ chức hạn chế được rủi ro trong bán hàng thu tiền nói riêng và trong toàn tổ chức nói chung, góp phần nâng cao hiệu quả trong quản lý, đạt được những mục tiêu đề ra.
Về công tác kế hoạch của đơn vị: hệ thống kế hoạch trong tổ chức rất đa rạng và phong phú, trong bán hàng, kế hoạch maketing và kế hoạch bán hàng – tiêu thụ sản phẩm là vô cùng quan trọng trong quy trình bán hàng và thu tiền. Nó là mục tiêu để phấn đấu, là căn cứ để người quản lý ra quyết định xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ khâu này, từ đó có những đánh giá kết quả của các hoạt động, mà đặc biệt là căn cứ để kiểm soát các hoạt động bán hàng thu tiền có hiệu quả nhất.
Về tổ chức và thực hiện chức năng kiểm toán nội bộ quy trình bán hàng thu tiền: chức năng này vô cùng quan trong, nó là một trong những cơ chế không thể thiếu trong việc kiểm soát hiệu quả quy trình bán hàng thu tiền nói chung và các hoạt động khác nói riêng. Nó thường xuyên giám sát, kiểm tra, đánh giá và tư vấn hoàn thiện toàn bộ quy trình bán hàng thu tiền. Đây là một hệ thống hoạt động độc lập giúp cho đơn vị có những thông tin chung thực khách quan và kịp thời nhất nhằm hạn chế rủi ro trong bán hàng thu tiền nói chung và trong đơn vị nói riêng, đồng thời giúp hoàn thiện HTKSNB quy trình bán hàng thu tiền trong tổ chức tốt hơn.
Ngoài ra, người quản lý còn sử dụng rất nhiều những cơ chế kiểm soát khác trong khâu bán hàng thu tiền như bằng các thủ tục, quy trình như:
Nguyên tắc phân công phân nhiệm: có nhiều cấp độ quản lý và bộ phận phòng ban, nhiều người cùng làm việc thậm chí làm cùng một việc do vậy cần
phải phân công phân nhiệm thật rõ ràng, có vậy mới giúp mọi người hiểu rõ mình là ai, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình như thế nào. Sự phân công phân nhiệm không để một người kiêm nhiệm nhiều công việc hay nhiều khâu giúp chuyên môn hóa công việc cao hơn và không chuyên quyền độc đoán, giúp giảm thiểu rủi ro trong bán hàng thu tiền nói chung và trong toàn doanh nghiệp nói riêng.
Nguyên tắc bất kiểm nhiệm: không để một người kiêm nhiệm nhiều vị trí trong khâu bán hàng như giám sát bán hàng không kiêm nhân viên bán hàng, tiếp thị không được quyền thu tiền trực tiếp của khách hàng, đây là sự cách ly, phân tách thích hợp về trách nhiệm nhằm hạn chế những rũi ro trong bán hàng thu tiền. Nguyên tắc phê chuẩn và ủy quyền: Ủy quyền là việc cấp trên giao cho cấp dưới thay mặt quyết định hay giải quyết một số công việc trong phạm vi quyền hạn của mình. Phê chuẩn hay phê duyệt là việc cho phép một hoạt động hay một nghiệp vụ bán hàng thu tiền phát sinh, cho phép tiếp cận tài sản hay nguồn thông tin, dữ liệu. Việc phê duyệt có vai trò hết sức quan trọng, nó quyết định tời việc bán hàng thu tiền đúng hay sai. Quá trình phê duyệt phải được xây dựng quy trình thật hợp lý, qua các khâu các bước cụ thể và phải được kiểm soát chặt chẽ, có vậy mới đảm bảo việc kiểm soát quy trình bán hàng thu tiền có hiệu quả.
Nguyên tắc kiểm soát trực tiếp như kiểm soát bảo vệ tài sản, thông tin; kiểm soát xử lý; kiểm soát quản lý cũng là một cơ chế quan trọng trong việc kiểm soát quy trình bán hàng thu tiền trong doanh nghiệp. Nó tập chung vào các trọng tâm như bảo vệ tài sản hàng hóa, thông tin bán hàng như đối tượng khách hàng, địa chỉ, mặt hàng giao dịch… rồi việc kiểm tra quá trình ghi chép sổ sách các nghiệp vụ bán hàng thu tiền phát sinh và thường xuyên kiểm tra nhắc nhở các nhân viên bán hàng.
Nguyên tắc tuân thủ pháp lý của chứng từ, bao gồm: + Mẫu chứng từ;
+ Các dấu hiệu của chứng từ;
+ Thông tin về các bên có liên quan trong chứng từ, số lượng đơn giá, thành tiền, nói chung cả hiện vật và giá trị;
+ Chế độ bảo quản, lưu trưc chứng từ….
Nguyên tác tuân thủ quy trình nghiệp vụ như: chứng từ phải đầy đủ nội dung thông tin, chữ ký; việc luân chuyển chứng từ bán hàng từ khâu nào đến
khâu nào, xử lý ra sao, báo cáo ... giúp người quản lý kiểm soát và hạn chế được rủi ro phát sinh trong khâu bán hàng thu tiền.
Mặc dù vậy, cơ chế kiểm soát quy trình bán hàng thu tiền có được xây dựng và hoàn thiện đến mức nào thì nó vẫn tồn tại trong mình những rủi ro thường trực, đòi hỏi người quản lý phải thường xuyên đánh giá và hoàn thiện kịp thời, có vậy doanh nghiệp với đạt được mục tiêu đề ra.
2.1.2.4. Báo cáo kiểm soát
Trong quy trình bán hàng thu tiền có rất nhiều loại báo cáo kiểm soát giúp cho nhà quản lý hạn chế và phát hiện những rui ro thường trực trong doanh nghiệp. Các báo cáo kiểm soát thông thường của quy trình bán hàng thu tiền thường được lập bởi bộ phận phòng maketing, phòng bán hàng, phòng kế toán và các bộ phậ khác có liên quan, bao gồm:
- Báo cáo đánh giá tổng thể công tác bán hàng thu tiền của Phòng kinh doanh kết hợp với Phòng maketing về thành tích đã đạt được, hạn chế còn tồn đọng, từ đó phân tích đánh giá, rút ra bài học và phương hướng triển khai trong kỳ tiếp theo.
- Báo cáo nhân sự tiếp thị bán hàng và những kết quả đã đạt được so với kế hoạch ban đầu đề ra.
- Báo cáo kế hoạch nhân sự, chính sách bán hàng, doanh thu, số lượng tiêu thụ… cho kỳ tiếp theo; báo cáo các đơn hàng chưa thực hiện, nguyên nhân và hướng giải quyết.
- Báo cáo các khoản thu tiền khách hàng đúng, đủ các khoản sai lệch và hướng khắc phục xử lý; báo cáo công nợ phải thu trong kỳ, trong đó chi tiết công nợ đến hạn, công nợ quá hạn, công nợ khó đòi… và phương án giải quyết.
- Báo cáo kiểm kê hàng hóa bán ra, hàng tồn và so sánh chênh lệch với thực tế xuất hàng trên hóa đơn bán hàng, và sổ sách kế toán; Báo cáo doanh số sản lượng bán hàng theo sổ kế toán với doanh số sản lượng tiêu thụ của Phòng bán hàng và các bộ phận có liên quan.
- Báo cáo doanh số, sản lượng, chi phí, lãi gộp của từng khách hàng, từng vùng, từng tiếp thị mang lại trong kỳ; báo cáo phân tích các chỉ tiêu trong bán hàng, tỷ lệ lợi nhuận gộp mang lại, các chỉ tiêu tài chính như vòng quay hàng tồn kho, tỷ lệ giá vốn trên doanh thu thuần, số ngày thu tiền bình quân, vốn lưu động bình quan trong bán hàng.
- Báo cáo kế hoạch bán hàng cho kỳ tiếp theo về khối lượng hàng cần đầu vào, khối lượng hàng đầu ra, nhu cầu vốn, nhu cầu hàng tồn kho…
Tóm lại, có rất nhiều báo cáo trong hoạt động bán hàng thu tiền, mỗi báo cáo là cơ sở cho người quản lý ra quyết định hiệu quả cho hoạt động bán hàng thu tiền nói riêng và cho toàn doanh nghiệp nói chung. Các báo cáo này phải được thường xuyên kiểm soát, đánh giá tính trung thực khách quan, chính xác, có vậy mới hạn chế được rủi ro cho doanh nghiệp.
2.1.2.5. Đánh giá kiểm soát
Việc đánh giá kiểm soát quy trình bán hàng thu tiền phải được diễn ra thường xuyên, liên tục và phải tuân thủ những trình tự nhất đinh. Theo Trần Quang Trung (2016), việc đánh giá hoạt động KSNB có thể được thực hiện thông qua:
- Đánh giá của người trực tiếp quản lý; - Đánh giá của đồng nghiệp;
- Đánh giá của đối tác kinh doanh; - Đánh giá của kiểm toán nội bộ.
Để đánh giá kiểm soát một cách trung thực khách quan thì cần phải bổ nhiệm, giao việc đúng người có tính độc lập cao, năng lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp tốt, được giao quyền quyết định. Thậm chí, doanh nghiệp phải