Chỉ tiêu Năm 2016 (khoản vay) Năm 2017 (Khoản vay) Năm 2018 (khoản vay) So sánh (%) 2017 /2016 2018 /2017 Bình quân
Khoản vay thiếu chứng từ 27 47 36 174,1 76,6 115,5
Hồ sơ khoản vay không
khớp đúng 18 55 27 305,6 49,1 122,5
Sai sót trong quá trình nhập
thông tin 5 15 7 300,0 46,7 118,3
Nguồn: Báo cáo lỗi tác nghiệp BIDV Chi nhánh Gia Lâm (2018) Tỷ lệ khoản vay thiếu chứng từ có sự gia tăng mạnh trong năm 2017, tỷ lệ gia tăng ở mức 74%, trong giai đoạn này các cán bộ quá tập trung vào việc tăng trưởng, không quan tâm đúng mức đến việc hoàn thiện hồ sơ, tuy nhiên với sự điều chỉnh chính sách trong năm 2019 tỷ lệ này đã giảm 23% so với cùng kỳ năm 2017. Việc thiếu chứng chứng từ tập trung chủ yếu vào các khoản vay sản xuất kinh doanh và vay tiêu dùng có tài sản đảm bảo.
Hồ sơ khoản vay không khớp đúng tỷ lệ này gia tăng trong giai đoạn 2016 – 2017 là 206%, nguyên nhân là cùng với sự tăng trưởng nóng của tín dụng các cán bộ đa số là cán bộ trẻ, chưa có nhiều kinh nghiệm và còn nhiều nóng vội trong khâu soạn hồ sơ, công tác kiểm soát lại hồ sơ của lãnh đạo phòng cũng còn nhiều sơ xuất do khối lượng công việc nhiều, lực lượng cán bộ mỏng. Các cán bộ dành ít thời gian cho việc kiểm soát nội dung dẫn tới việc xảy ra sai sót. Hồ sơ sẽ được kiểm soát lại trong quá trình giải ngân tại bộ phận QTTD, tuy nhiên số lượng cán bộ thực hiện công tác QTTD tại chi nhánh là rất ít (chỉ có 5 cán bộ), khối lượng công việc nhiều dẫn tới không thể kiểm soát được 100% các khoản vay.
Việc sai sót trong quá trình nhập thông tin trên hệ thống SIBS vẫn xảy ra, nguyên nhân là do khối lượng công việc quá lớn, nhân sự trong công tác QTTD bị quá tải, tuy nhiên việc sai sót này sẽ được phát hiện và khắc phục ngay trong quá trình giải ngân, do nếu có sự chênh lệch giữa thông tin trên SIBS và hồ sơ giấy sẽ được cán bộ giao dịch viên phát hiện, nếu có sai lệch thì không thể giải ngân được.
Trong khi thực hiện nhập thông tin khoản vay lên hệ thống SIBS, bộ phận QTTD sẽ thực hiện rà soát lại nội dung hồ sơ, điều kiện cấp tín dụng, thẩm quyền phê duyệt đảm bảo tính đầy đủ và tuân thủ quy trình quy định của BIDV về cấp tín dụng bán lẻ và quy định riêng của từng sản phẩm. Trong quá trình kiểm tra, nếu phát hiện sai sót cán bộ QTTD sẽ yêu cầu cán bộ QHKH hoàn thiện và thực hiện tuân thủ đúng quy định, một số trường hợp đặc biệt sẽ báo cáo trực tiếp phó giám đốc phụ trách xin ý kiến chỉ đạo xử lý. Tuy nhiên, hiện tại bộ phận QTTD tại Chi nhánh số lượng cán bộ còn ít, công việc tập trung vào một số cán bộ nên công việc đôi khi còn chồng chéo.
Sau khi đã có thông tin trên SIBS, cán bộ QHKH chuyển hồ sơ xuống bộ phận giao dịch khách hàng thực hiện giải ngân. Quy trình giải ngân được thực hiện bởi 1 cán bộ giao dịch khách hàng và được kiểm soát bởi lãnh đạo phòng giao dịch khách hàng nên hạn chế được tối đa việc sai sót trong quá trình giải ngân.
Qua bảng trên ta có thể thấy rằng lượng lỗi phát sinh tại công tác giải ngân trong năm 2017 có sự tăng vọt, tỷ lệ tăng là 70% so với năm 2016, nguyên nhân là do đây là giai đoạn chi nhánh có sự tăng trưởng nóng tại tất cả các lĩnh vực, quy trình thực hiện không được kiểm soát chặt chẽ, tuy nhiên sang giai đoạn năm 2018 tỷ lệ lỗi phát sinh đã giảm do ban lãnh đạo đã có sự chỉ đạo, chấn chỉnh. Các lỗi ghi nhận ở đây chủ yếu là các lỗi phát sinh do cán bộ giao dịch khách hàng thực hiện và được kiểm soát viên phát hiện nên các rủi ro gây ra có mức độ ảnh hưởng thấp.
4.2.2.3. Hoạt động kiểm soát sau khi giải ngân
Đây là một giai đoạn tương đối quan trọng trong quá trình cho vay khách hàng cá nhân, giai đoạn này là giai đoạn có rủi ro cao nhất vì ngân hàng đã thực hiện giải ngân cho khách hàng, chính vì vậy, đòi hỏi sự giám sát chặt chẽ của ngân hàng.
Rủi ro sau khi thực hiện giải ngân: khách hàng sử dụng vốn vay không đúng mục đích, khách hàng không thực hiện đúng các cam kết trong hợp đồng tín dụng hoặc khách hàng không có khả năng trả nợ cho ngân hàng,…
Mục tiêu kiểm soát: Đảm bảo khoản vay được sử dụng đúng mục đích, đánh giá tình hình tài chính của khách hàng đảm bảo phát hiện các yếu tố bất lợi, rủi ro tiềm ẩn để có các biện pháp phù hợp đảm bảo an toàn vốn vay cho ngân hàng.
Nội dung kiểm soát: Kiểm tra việc sử dụng vốn vay, kiểm tra tình hình tài chính, tình hình kinh doanh, kiểm tra đánh giá lại giá trị TSBĐ, đôn đốc khách hàng trả nợ, kiểm soát việc tất toán khoản vay, giải chấp TSBĐ.
Một số quy định của Ngân hàng trong việc thực hiện kiểm soát sau cho vay: Bộ phận QHKH:
+ Căn cứ kiểm tra: hồ sơ tín dụng, sổ sách chứng từ kế toán của khách hàng, kiểm tra thực địa
+ Nội dung kiểm tra, rà soát sau, thời gian tiến hành kiểm tra thực hiện theo hướng dẫn
+ Kết thúc mỗi lần kiểm tra, cán bộ QHKH phải lập biên bản kiểm tra + Trường hợp phát hiện khách hàng sử dụng vốn vay sai mục đích/ khách hàng không thực hiện đúng cam kết/dự án đầu tư, phương án sản xuất kinh doanh của khách hàng không hiệu quả như dự tính, biến động bất lợi về tài sản đảm bảo cán bộ QHKH lập báo cáo kiểm tra và báo cáo cấp lãnh đạo có thẩm quyền.
+ Bản chính biên bản kiểm tra bàn giao cho bộ phận QTTD để lưu trữ hồ sơ tín dụng theo quy định
+ Cần thường xuyên liên lạc, nắm bắt các vấn đề sản xuất kinh doanh, khả năng trả nợ của khách hàng. Định kỳ không quá 06 tháng/lần kể từ thời điểm đánh giá liền trước lập báo cáo đánh giá biến động về hoạt động SXKD, tài chính, tài sản của khách hàng để kịp thời nhận diện các rủi ro tiềm ẩn. Ngay sau khi phát sinh nợ quá hạn, dấu hiệu tiềm ẩn rủi ro, bộ phận QHKH phải báo cáo bằng văn bản về tình trạng khách hàng và đề xuất biện pháp xử lý trình cấp có thẩm quyền.
+ Lập bảng theo dõi nợ, theo dõi tiến độ thực hiện phương án kinh doanh đối với cho vay hỗ trợ sản xuất kinh doanh để theo dõi giám sát khoản tín dụng.
+ Thực hiện kiểm tra, định giá lại tài sản theo quy định Bộ phận quản lý rủi ro:
+ Phối hợp với bộ phận QHKH, QTTD trong việc phát hiện các dấu hiệu rủi ro đề xuất các biện pháp xử lý, thu hồi nợ trong trường hợp khoản tín dụng/khách hàng có dấu hiệu bất thường hoặc khoản vay bị chuyển nợ quá hạn, nợ xấu.
+ Giám sát việc phân loại nợ và trích lập dự phòng Bộ phận quản trị tín dụng:
+ Định kỳ trước ngày 05 hàng tháng lập thông báo danh sách các khoản nợ đến hạn, danh sách các khoản vay đến hạn điều chỉnh lãi suất,… gửi bộ phận QHKH.
+ Chịu trách nhiệm theo dõi các khoản vay trên SIBS, qua đó cảnh bảo các dấu hiệu rủi ro cho bộ phận QHKH
Các ban liên quan hội sở chính: Thực hiện các đoàn kiểm tra theo định kỳ và đột xuất, theo dõi biến động chung của thị trường, đưa ra cảnh báo sớm đối với các rủi ro tiềm ẩn.
+ Thực hiện chức năng báo cáo, thống kê
Sau đây là một số thủ tục kiểm soát áp dụng sau khi thực hiện giải ngân cho khách hàng:
Kiểm tra, giám sát khoản vay: