Phần 4 Kết quả nghiên cứu và thảo luận
4.4. Đề xuất giải pháp HỒN THIỆN cơng tác kiểm sốt nội bộ hoạt động
4.4.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng kiểm soát nội bộ trong quá
quá trình cho vay khách hàng cá nhân tại BIDV chi nhánh Gia Lâm
4.4.2.1. Nâng cao chất lượng nhân lực và hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại BIDV Chi nhánh Gia Lâm
Đào tạo phát triển nhân lực cả về chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp
Yếu tố con người là yếu tố quyết định sự thành bại của tổ chức, trong hoạt động cho vay khách hàng cá nhân thì cán bộ QHKH và cán bộ thẩm định tín dụng là hai nhân tố quan trọng. Cho nên việc nâng cao khả năng nhận biết và xử lý rủi ro tín dụng cũng như liêm chính, độc lập trong các mối quan hệ là rất quan trọng. Hơn nữa, đơi khi chỉ vì muốn tăng dư nợ hoặc do các mối quan hệ mà 1 bộ phận cán bộ cho khách hàng không đảm bảo đúng các yêu cầu, không đáp ứng được một số điều kiện vay vốn dẫn đến tình trạng khoản vay bị quá hạn, khách hàng khơng trả nợ nợ. Vì vậy, cần tổ chức mở các lớp huấn luyện hoặc thuê chuyên gia về đạo tạo tại chi nhánh để nâng cao năng lực của cán bộ QHKH, cán bộ thẩm định tín dụng về cơng tác quản lý rủi ro tín dụng, ngồi ra chi nhánh có thể tổ chức các buổi tọa đàm giữa các bộ phận trong chi nhánh để trao đổi kinh nghiệm về cho vay cũng như quản lý khoản vay.
Cần đào tạo cho cán bộ kỹ năng nhận biết, phân biệt hồ sơ thật giả để tránh các rủi ro từ phía khách hàng cố tình lừa đảo gây ra.
Chi nhánh có thể tổ chức các cuộc thi dành cho Cán bộ tín dụng, trong đó đặt ra các tình huống để cán bộ có thể trải nghiệm, rèn luyện kiến thức và kỹ năng xử lý tình huống đặc biệt là mang lại những bài học nhẹ nhàng mà sâu sắc về tầm quan trọng của hoạt động kiểm sốt tín dụng, đánh vào ý thức của cán bộ để họ thấy được sự cần thiết và tầm quan trọng của công tác này. Đồng thời xây dựng kế hoạch đào tạo, huấn luyện và đào tạo lại nhân viên mỗi khi có sự thay đổi về cơ chế, chính sách, mục tiêu kinh doanh, quy trình cơng nghệ kỹ thuật.
Định kỳ tổ chức các buổi giao lưu với các Chi nhánh trong cùng hệ thống trao đổi kinh nghiệm ngăn ngừa, phát hiện và xử lý rủi ro để cố thể học hỏi và rút ra những kinh nghiệm bỏ ích, có thể áp dụng vào cơng tác quản lý khoản vay tại chi nhánh.
Cần loại bỏ hẳn tâm lý của cán bộ là cho vay chỉ dựa trên tài sản đảm bảo, trong tiếp cận và xét duyệt khoản vay, cần duy trì kiên quyết nguyên tắc: Chỉ cho vay khi nào hiểu được khách hàng, kiểm soát được khoản vay. Từng bước đào tạo đội ngũ cán bộ QTTD, QLRR chuyên nghiệp phụ trách về việc kiểm sốt khách hàng.
Chun mơn hóa cơng việc phù hợp với khả năng của từng cán bộ QHKH cá nhân, phòng QTTD, phòng QLRR để vừa nâng cao chất lượng công việc, vừa giảm bớt trách nhiệm và áp lực, tạo điều kiện cho nhân viên phát huy tối đa năng lực cũng như sự sáng tạo của bản thân.
Nâng cao chính sách đãi ngộ và phát triển nhân lực
Để tăng cường công tác thu hút và giữ chân nhân lực có chất lượng tại chi nhánh, chi nhánh cần thực hiện một số biện pháp như sau:
Xây dựng chính sách đãi ngộ tài chính hợp lý đối với các cán bộ có kinh nghiệm, xây dựng chương trình kế hoạch đào tạo bải bản, nâng cao nghiệp vụ cho các cán bộ lõi để về hướng dẫn triển khai tại chi nhánh
Xây dựng chính sách đãi ngộ phi tài chính hợp lý, có chính sách đãi ngộ cụ thể đối với các nhân viên có năng lực: cơ hội thăng tiến, cử đi đào tạo,…
Đa dạng hóa nguồn tuyển dụng nhân lực, xây dựng cơ chế chính sách thu hút các cán bộ có năng lực tại các đơn vị khác về cơng tác tại chi nhánh.
Căn cứ trên năng lực chuyên môn thực tế của từng cán bộ để sắp xếp, bố trí các công việc phù hợp với khả năng đảm bảo phát huy tối đa tính sáng tạo.
Xây dựng các phong trào thi đua học tập, có cơ chế khen thưởng phù hợp với các cá nhân có sáng kiến đổi mới hữu ích trong hoạt động cho vay nói chung và cho vay khách hàng cá nhân nói riêng.
Thành lập bộ phận kiểm soát nội bộ chuyên trách
Để các hoạt động kiểm soát nội bộ được thực hiện một cách thường xuyên và liên tục, chi nhánh cần thành lập bộ phận kiểm soát nội bộ chuyên trách.
- Nhiệm vụ của bộ phận KSNB: thực hiện cơng tác kiểm sốt nội bộ toàn diện tại chi nhánh, đầu mối phối hợp cùng các đồn kiểm tra của trụ sở chính, thanh tra, kiểm toán nhà nước để thực hiện cơng tác kiểm sốt và theo dõi tình hình khắc phục sau thanh kiểm tra.
+ Bộ phận đầu mối theo dõi, đề xuất xử lý các trường hợp sai sót được phát hiện trong q trình kiểm sốt nội bộ.
+ Xây dựng kế hoạch và thực hiện trực tiếp cơng tác kiểm tra kiểm sốt tại chi nhánh.
- Cơ cấu tổ chức bộ máy và yêu cầu về năng lực cán bộ:
+ Số lượng cán bộ dự kiến đề xuất: 06 cán bộ, trong đó: 01 lãnh đạo phụ trách phòng, 02 cán bộ phụ trách chun mơn cơng tác kiểm sốt nội bộ cho vay KHDN, 02 cán bộ phụ trách chuyên môn cơng tác kiểm sốt nội bộ cho vay khách hàng cá nhân, 01 cán bộ phụ trách chun mơn kiểm sốt nội bộ hoạt động khác.
+ Về lãnh đạo phụ trách phịng: hiện tại phịng QLRR đang có 2 phó trưởng phịng, có thể điều chuyển 01 phó trưởng phịng QLRR làm lãnh đạo phụ trách KSNB chuyên trách.
+ Trình độ chuyên môn: tốt nghiệp đại học chính quy trở lên với các chuyên ngành như tài chính ngân hàng, quản trị kinh doanh, kế tốn, có 03 năm kinh nghiệm làm việc thực tế tại các bộ phận nghiệp vụ kinh doanh trực tiếp.
Tăng cường số lượng cán bộ phòng QTTD:
Hiện tại, tổng số cán bộ QTTD tại chi nhánh là 05 cán bộ, trong đó có 02 lãnh đạo phịng làm vai trị kiểm sốt viên và 03 cán bộ thực hiện nghiệp vụ. Để có thể tăng cường hiệu quả của công tác kiểm soát nội bộ trong quá trình giải ngân, tác giả đề xuất tăng số lượng cán bộ thực hiện nghiệp vụ của phòng QTTD lên thành 05 cán bộ, tổ chức bộ máy phịng QTTD cụ thể như sau:
Vị trí Số
lượng Vai trò
Lãnh đạo phòng 02 Thực hiện vai trị kiểm sốt viên
Cán bộ QTTD khách hàng cá nhân chuyên trách
02 Thực hiện công tác giải ngân, nhập thông tin khoản vay trên hệ thống SIBS đối với các KHCN
Cán bộ QTTD khách hàng doanh nghiệp chuyên trách
02 Thực hiện công tác giải ngân, nhập thông tin khoản vay trên hệ thống SIBS đối với các KHDN
Cán bộ quản lý hồ sơ chuyên trách
01 Thực hiện công tác nhập dữ liệu chữ ký, thông tin khách hàng và quản lý hồ sơ sau giải ngân
Dự kiến chi phí khi thành lập các bộ phận và gia tăng số lượng cán bộ
Việc bổ sung 02 cán bộ tại phòng QTTD và thành lập bộ phận kiểm soát nội bộ độc lập sẽ làm gia tăng thêm chi phí quản lý hoạt động tại Chi nhánh, cụ thể như sau:
Việc thành lập bộ phận KSNB thì số lượng nhân sự đề xuất là 06 cán bộ trong đó có 01 lãnh đạo phịng và 05 cán bộ KSNB chuyên trách, và việc gia tăng 2 cán bộ trong phịng QTTD trong đó có 01 lãnh dạo phịng QLRR sẽ được luân chuyển làm phụ trách bộ phận KSNB chuyên trách vì vậy tổng số lượng cán bộ tại chi nhánh tăng thêm 06 cán bộ. Tuy nhiên, để việc thành lập bộ phận KSNB chuyên trách và gia tăng cán bộ tại bộ phận QTTD mang lại hiệu quả cao góp phần nâng cao chất lượng của hệ thống KSNB tại chi nhánh làm giảm thiểu rủi ro phát sinh điều này hết sức quan trọng và cần thiết. Hiện tại, thu nhập trung bình của cán bộ tại chi nhánh là 17 triệu đồng/cán bộ/tháng. Như vậy, số chi phí dự kiến phát sinh tăng thêm sẽ là:
07 cán bộ x 17.000.000 đồng = 119.000.000 đồng/tháng
Tương ứng với chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ tăng thêm 1.428 triệu đồng/năm. Tuy nhiên, so sánh với hiệu quả của việc kiểm soát nội bộ mang lại sẽ làm giảm thiểu các rủi ro phát sinh, tránh các tổn thất mất vốn trong quá trình cho vay sẽ làm gia tăng lợi nhuận và giảm thiểu tổn tại chi nhánh.
4.4.2.2. Nâng cao chất lượng cơng tác kiểm tra kiểm sốt hoạt động cho vay KHCN tại BIDV Gia Lâm
Cơng tác thẩm định tín dụng cá nhân là bước quan trọng để đi đến quyết định có cho khách hàng vay vốn hay khơng. Tuy nhiên, việc này lại gặp một số khó khăn như: khách hàng cố tình cung cấp thơng tin sai sự thật, hoặc rủi ro lớn nhất là khách hàng làm giả hoặc mượn các giấy tờ về tài sản thế chấp của người khác,… nên tiềm ẩn rủi ro thiệt hại lớn cho chi nhánh. Vì vậy, khi thẩm định thông tin khách hàng, thẩm định tài sản đảm bảo của khách hàng, cán bộ cần thu thập các bằng chứng chắc chắn đảo bảo các thông tin khách hàng cung cấp là chính xác. Có thể thơng qua địa phương nơi khách hàng cư trú, thông tin bên phịng tài ngun mơi trường,…
Chủ động tiếp cận các đối tượng khách hàng có nhu cầu thực tế, có uy tín để tư vấn tiếp thị các sản phẩm cấp tín dụng phù hợp.
Thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong công tác thẩm định, tránh tư tưởng cả nể, buông lỏng trong công tác thẩm định.
Hiện tại, việc đánh giá tình hình tài chính của khách hàng và tính khả thi của dự án tại Chi nhánh chủ yếu dựa trên các chỉ tiêu nhất đinh, Tuy nhiên do điều kiện nhiều trường hợp khách hàng ở xa địa bàn, quá tình thẩm định tài sản đảm bảo, hay khả năng trả nợ, rủi ro xảy ra có phần khó khăn hơn. Trong quá trình thẩm định, ngân hàng cần phải chú trọng tới khả năng tài chính, uy tín và mức độ khả thi về dự án của khách hàng. Cụ thể như sau:
- Đánh giá uy tín, năng lực và tư cách của người vay vốn: quá trình thẩm định cần xác định, tìm hiểu rõ về người vay vốn: tư cách đạo đức, trình độ và kinh nghiệm hiện tại, khách hàng phải là người có uy tín, đảm bảo đầy đủ năng lực dân sự, thực hiện kinh doanh đúng quy định của pháp luật. Tình hình tài chính của khách hàng phải đảm bảo đáp ứng được yêu cầu khả năng trả nợ.
- Trong trường hợp khách hàng có nguồn thu trả nợ từ sản xuất kinh doanh hoặc vay vốn phục vụ mục đích sản xuất kinh doanh: cần làm rõ các khía cạnh liên quan đến q trình sản xuất, kinh doanh của khách hàng một cách đầy đủ để từ đó có kết luận liên quan đến tình hình sản xuất kinh doanh của khách hàng và có nhận định về chiều hướng phát triển trong tương lai. Việc đánh giá cần xem xét: lĩnh vực kinh doanh của khách hàng, mức độ hiểu biết về lĩnh vực hiện tại, điểm mạnh, điểm yếu của khách hàng trong lĩnh vực hiện tại. Mặt hàng mà khách hàng đang sản xuất kinh doanh, dự báo về tương lai của sản phẩm, lĩnh vực hiện tai, đặc điểm của thị trường,…
Đảm bảo cơng tác kiểm sốt phải được thực hiện thường xuyên, liên tục đối với tất cả các khâu trong hoạt động cho vay khách hàng cá nhân
Theo kết quả khảo sát cho thấy, nguyên nhân của việc khiến nợ quá hạn có sự gia tăng trong thời gian vừa qua tại chi nhánh có một phần là do nguyên nhân các khoản vay chưa được kiểm tra, giám sát thường xuyên dẫn đến rủi ro tín dụng khơng được phát hiện kịp t hời. Đảm bảo cơng tác kiểm sốt phải được thực hiện thường xuyên, liên tục đối với tất cả các khoản vay của khách hàng là một yêu cầu cấp thiết bởi lẽ trong thời gian thực hiện hợp đồng tín dụng, khách hàng có thể gặp nhiều rủi ro từ khách quan đến chủ quan. Những rủi ro xảy ra là không thể tránh khỏi và nguyên nhân cũng như các loại rủi ro vô cùng đa dạng và phong phú do vậy ngân hàng phải luôn theo dõi để nắm bắt tình hình của doanh nghiệp.
Chi nhánh cần đảm bảo việc thực hiện hoạt động kiểm soát thường xuyên, liên tục theo đúng kế hoạch, định kỳ treen tất cả các khoản vay để có thể tìm biện pháp phòng ngừa và khắc phục kịp thời, hiệu quả. Thường xuyên nắm bắt các vấn đề sản xuất kinh doanh, khả năng trả nợ của khách hàng, đảm bảo việc sử dụng vốn của khách hàng là đúng mục đích. Thơng báo nợ lãi đến khách hàng theo đúng định kỳ, thực hiện công tác đánh giá tài sản đảm bảo của khách hàng theo đúng quy định để phát hiện rủi ro kịp thời có phương án xử lý.
Chi nhánh cần có các đợt tiến hành kiểm tra đột xuất, ngay lập tức đối với các khoản vay xảy ra sự kiện bất thường để kịp thời phát hiện các rủi ro tiềm ẩn đảm bảo kịp thời có phương án giải quyết thích hợp.
Tăng cường kiểm tra giám sát sau vay đối với khách hàng:
Hiện nay tại chi nhánh vẫn còn tồn tại các trường hợp khách hàng sử dụng vốn vay sai mục đích đã cam kết, việc kiểm tra giám sát sau cho vay nhiều khi chỉ mang tính hình thức và chưa chặt chẽ. Chi nhánh cần tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát sử dụng vốn sau khi cho vay. Việc kiểm tra tình hình sản xuất kinh doanh, gặp gỡ trao đổi về tình hình tài chính của khách hàng cũng cần được thực hiện thường xuyên, định kỳ và có thể thực hiện đột xuất để có thể phát hiện các rủi ro tiềm ẩn trong quá trình sản xuất kinh doanh, diễn biến bất lợi có thể gây ảnh hưởng với việc thực hiện các cam kết của khách hàng với ngân hàng.
Việc kiểm tra sử dụng vốn cần phải thực hiện nghiêm túc, đầy đủ và đảm bảo tính chính xác về các thơng tin u cầu. Biên bản kiểm tra sử dụng vốn cần đánh giá được đầy đủ tổng quan về khách hàng đảm bảo đáp ứng được yêu cầu
đưa ra nhận định về chiều hướng phát triển cua rkhachs hàng trong tương lai.
Xây dựng và thực thi quy chế xử phạt hành chính:
Ban giám đốc cần xây dựng và áp dụng các chế tài xử phạt cụ thể đối với các trường hợp vi phạm các quy định kiểm sốt nội bộ.
Đưa ra các hình thức kỷ luật phù hợp đối với các trường hợp phát sinh sai sót trong q trình thanh kiểm tra như: hạ xếp loại hồn thành nhiệm vụ, kéo dài thời gian nâng lương, kéo dài thời gian đề xuất bổ nhiệm, phạt hành chính,….
4.4.2.3. Tăng cường phát triển cơng nghệ hỗ trợ hoạt động cho vay
Hiện tại một khó khăn đối với các ngân hàng nói chung và BIDV Chi nhánh Gia Lâm nói riêng là ln thiếu các thơng tin chính xác về khách hàng hoặc thông tin ln trong tình trạng bất cân xứng, khơng cập nhật kịp thời. Mặc dù trung tâm thông tin ứng dụng CIC của ngân hàng nhà nước ngày càng phát triển mạnh mẽ và đóng vai trị quan trọng trong việc cung cấp thơng tin khách hàng, thực hiện phân tích, xếp loại tín dụng doanh nghiệp, cung cấp các thơng tin cảnh báo,… nhưng địi hỏi về thơng tin của các ngân hàng vẫn chưa đáp ứng được một cách tin cậy, nhanh chóng và kịp thời. Việc thu thập các thơng tin chính xác kịp thời là một vấn đề nan giải cần thiết phải giải quyết. Để đảm bảo