Nguồn: Cẩm nang cấp tín dụng bán lẻ BIDV Sau khi hoàn tất các hồ sơ, thủ tục cán bộ QHKH tiến hành chuyển hồ sơ sang cho bộ phận QTTD tiến hành nhập thông tin khoản vay trên hệ thống SIBS. Sau khi nhập khoản vay trên hệ thống SIBS, cán bộ QHKH chuyển hồ sơ sang bộ phận giao dịch viên để tiến hành giải ngân khoản vay.
Bảng 4.12. Rủi ro và thủ tục kiểm soát trong hoạt động giải ngân
Rủi ro Thủ tục kiểm soát
Các chứng từ làm căn cứ giải ngân không đầy đủ, thiếu chứng từ tài liệu chứng minh việc sử dụng vốn vay của khách hàng
Ngân hàng quy định về điều kiện giải ngân và các chứng từ, tài liệu chứng minh mục đích sử dụng vốn trong từng sản phẩm cho vay cụ thể. Ngồi ra cịn có quy định chung tại văn bản số 426/QyĐ-BIDV.
Hồ sơ khoản vay không khớp đúng, số tiền giải ngân không đầy đủ căn cứ
Cán bộ QTTD có trách nhiệm kiểm tra tính đầy đủ và khớp đúng về mặt hồ sơ khoản vay.
Sai sót trong q trình nhập thơng tin khoản vay trên hệ thống SIBS
Sau khi kiểm tra tính đầy đủ và khớp đúng của hồ sơ, cán bộ QTTD tiến hành nhập thông tin và chuyển sang bộ phận kiểm soát QTTD thực hiện kiểm tra và phê duyệt
Cán bộ giao dịch viên hạch toán nhầm tài khoản, số tiền
Trong các khâu phê duyệt trên SIBS đều được thông qua 02 cán bộ: Cán bộ thực hiện và kiểm soát viên Bộ phận QHKH Bộ phận QTTD Bộ phận giao dịch khách hàng (1) Bàn giao hồ sơ (2) Kiểm tra và Nhập
thông tin khoản vay (3)Bàn giao hồ sơ đề
nghị giải ngân
Khách hàng (4)Giải ngân
Thủ tục kiểm soát nội bộ sẽ được thực hiện tại khâu kiểm tra và nhập thông tin khoản vay, hoạt động kiểm soát này sẽ được thực hiện tại bộ phận QTTD và hoạt động giải ngân sẽ được thực hiện kiểm soát tại bộ phận giao dịch khách hàng.
Sau khi nhận bàn giao hồ sơ từ cán bộ QHKH, cán bộ QTTD thực hiện kiểm tra tính khớp đúng và đầy đủ quy định của hồ sơ, quá trình kiểm tra đã phát hiện ra một số sai sót/tồn tại, cán bộ QTTD đã chuyển tiếp thông tin đến cán bộ QHKH để khắc phục bổ sung trước khi giải ngân, cụ thể như sau:
Bảng 4.13: Báo cáo tình hình kiểm sốt hồ sơ tại bộ phận QTTD
Chỉ tiêu
Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 So sánh (%)
số lượng (khoản vay) Tỷ lệ (%) số lượng (khoản vay) Tỷ lệ (%) số lượng (khoản vay) Tỷ lệ (%) 2017 /2016 2018 /2017 Bình quân Số hồ sơ yêu cầu bổ sung chứng từ 30 15 115 29,1 158 30,1 383,3 137,4 229,5 Số hồ sơ yêu cầu chỉnh sửa nội dung
15 7,5 55 13,9 60 11,4 366,7 109,1 200,0
Số hồ sơ được
kiểm soát 200 395 525 197,5 132,9 162,0
Nguồn: phòng QTTD BIDV Chi nhánh Gia Lâm Trong giai đoạn năm 2017, giai đoạn tăng trưởng nóng tín dụng tại chi nhánh hoạt động KSNB cũng chính vì vậy mà bị bng lỏng, có tới 29.1% khoản vay chưa đủ chứng từ theo quy định được chuyển sang bộ phận QTTD để kiểm tra trước khi giải ngân, số lượng hồ sơ bị bộ phận QTTD yêu cầu chỉnh sửa là 13.9%, nội dung chỉnh sửa chủ yếu là các thông tin trong báo cáo đề xuất tín dụng, lãi suất áp dụng đối với khoản vay. Trong giai đoạn năm 2018, mặc dù có sự chỉ đạo sát sao của Ban lãnh đạo chi nhánh nhưng tần suất và tỷ lệ của việc chưa hoàn thiện hồ sơ trước khi chuyển sang bộ phận QTTD vẫn ở mức cao.
Hàng quý trước ngày 15 cuối cùng phòng QTTD tổng hợp các lỗi phát sinh trong quý báo cáo ban lãnh đạo xem xét và đưa ra các văn bản chỉ đạo chung cho toàn thể cán bộ tham gia hoạt động cho vay khách hàng cá nhân tại chi nhánh, yêu cầu lãnh đạo phịng quản lý khách hàng trực tiếp giải trình trong buổi họp giao ban đầu quý tiếp theo. Căn cứ kết quả tổng hợp của phòng QTTD ban lãnh đạo xem xét lấy làm căn cứ để đánh giá kết quả hoàn thành nhiệm vụ của
các đơn vị, cá nhân trong quý.
Hoạt động KSNB ở bộ phận QTTD và giao dịch khách hàng đã mang lại những hiệu quả nhất định. Tuy nhiên, hiện tại trong quá trình giải ngân khoản vay, việc cung cấp chứng từ giải ngân theo quy định cịn mang nhiều tính hình thức, một số khoản vay sau thời gian quy định chưa cung cấp được chứng từ, chứng minh mục đích sử dụng vốn vay.
Bảng 4.14. Báo cáo thống kê các lỗi phát sinh trong quá trình giải ngân
Chỉ tiêu Năm 2016 (khoản vay) Năm 2017 (Khoản vay) Năm 2018 (khoản vay) So sánh (%) 2017 /2016 2018 /2017 Bình quân
Khoản vay thiếu chứng từ 27 47 36 174,1 76,6 115,5
Hồ sơ khoản vay không
khớp đúng 18 55 27 305,6 49,1 122,5
Sai sót trong q trình nhập
thơng tin 5 15 7 300,0 46,7 118,3
Nguồn: Báo cáo lỗi tác nghiệp BIDV Chi nhánh Gia Lâm (2018) Tỷ lệ khoản vay thiếu chứng từ có sự gia tăng mạnh trong năm 2017, tỷ lệ gia tăng ở mức 74%, trong giai đoạn này các cán bộ quá tập trung vào việc tăng trưởng, không quan tâm đúng mức đến việc hoàn thiện hồ sơ, tuy nhiên với sự điều chỉnh chính sách trong năm 2019 tỷ lệ này đã giảm 23% so với cùng kỳ năm 2017. Việc thiếu chứng chứng từ tập trung chủ yếu vào các khoản vay sản xuất kinh doanh và vay tiêu dùng có tài sản đảm bảo.
Hồ sơ khoản vay không khớp đúng tỷ lệ này gia tăng trong giai đoạn 2016 – 2017 là 206%, nguyên nhân là cùng với sự tăng trưởng nóng của tín dụng các cán bộ đa số là cán bộ trẻ, chưa có nhiều kinh nghiệm và cịn nhiều nóng vội trong khâu soạn hồ sơ, công tác kiểm soát lại hồ sơ của lãnh đạo phòng cũng còn nhiều sơ xuất do khối lượng công việc nhiều, lực lượng cán bộ mỏng. Các cán bộ dành ít thời gian cho việc kiểm soát nội dung dẫn tới việc xảy ra sai sót. Hồ sơ sẽ được kiểm sốt lại trong q trình giải ngân tại bộ phận QTTD, tuy nhiên số lượng cán bộ thực hiện công tác QTTD tại chi nhánh là rất ít (chỉ có 5 cán bộ), khối lượng cơng việc nhiều dẫn tới khơng thể kiểm sốt được 100% các khoản vay.
Việc sai sót trong q trình nhập thơng tin trên hệ thống SIBS vẫn xảy ra, nguyên nhân là do khối lượng công việc quá lớn, nhân sự trong công tác QTTD bị quá tải, tuy nhiên việc sai sót này sẽ được phát hiện và khắc phục ngay trong quá trình giải ngân, do nếu có sự chênh lệch giữa thơng tin trên SIBS và hồ sơ giấy sẽ được cán bộ giao dịch viên phát hiện, nếu có sai lệch thì khơng thể giải ngân được.
Trong khi thực hiện nhập thông tin khoản vay lên hệ thống SIBS, bộ phận QTTD sẽ thực hiện rà soát lại nội dung hồ sơ, điều kiện cấp tín dụng, thẩm quyền phê duyệt đảm bảo tính đầy đủ và tn thủ quy trình quy định của BIDV về cấp tín dụng bán lẻ và quy định riêng của từng sản phẩm. Trong quá trình kiểm tra, nếu phát hiện sai sót cán bộ QTTD sẽ yêu cầu cán bộ QHKH hoàn thiện và thực hiện tuân thủ đúng quy định, một số trường hợp đặc biệt sẽ báo cáo trực tiếp phó giám đốc phụ trách xin ý kiến chỉ đạo xử lý. Tuy nhiên, hiện tại bộ phận QTTD tại Chi nhánh số lượng cán bộ cịn ít, cơng việc tập trung vào một số cán bộ nên công việc đơi khi cịn chồng chéo.
Sau khi đã có thơng tin trên SIBS, cán bộ QHKH chuyển hồ sơ xuống bộ phận giao dịch khách hàng thực hiện giải ngân. Quy trình giải ngân được thực hiện bởi 1 cán bộ giao dịch khách hàng và được kiểm sốt bởi lãnh đạo phịng giao dịch khách hàng nên hạn chế được tối đa việc sai sót trong quá trình giải ngân.
Qua bảng trên ta có thể thấy rằng lượng lỗi phát sinh tại công tác giải ngân trong năm 2017 có sự tăng vọt, tỷ lệ tăng là 70% so với năm 2016, nguyên nhân là do đây là giai đoạn chi nhánh có sự tăng trưởng nóng tại tất cả các lĩnh vực, quy trình thực hiện khơng được kiểm sốt chặt chẽ, tuy nhiên sang giai đoạn năm 2018 tỷ lệ lỗi phát sinh đã giảm do ban lãnh đạo đã có sự chỉ đạo, chấn chỉnh. Các lỗi ghi nhận ở đây chủ yếu là các lỗi phát sinh do cán bộ giao dịch khách hàng thực hiện và được kiểm soát viên phát hiện nên các rủi ro gây ra có mức độ ảnh hưởng thấp.
4.2.2.3. Hoạt động kiểm soát sau khi giải ngân
Đây là một giai đoạn tương đối quan trọng trong quá trình cho vay khách hàng cá nhân, giai đoạn này là giai đoạn có rủi ro cao nhất vì ngân hàng đã thực hiện giải ngân cho khách hàng, chính vì vậy, địi hỏi sự giám sát chặt chẽ của ngân hàng.
Rủi ro sau khi thực hiện giải ngân: khách hàng sử dụng vốn vay khơng đúng mục đích, khách hàng khơng thực hiện đúng các cam kết trong hợp đồng tín dụng hoặc khách hàng khơng có khả năng trả nợ cho ngân hàng,…
Mục tiêu kiểm soát: Đảm bảo khoản vay được sử dụng đúng mục đích, đánh giá tình hình tài chính của khách hàng đảm bảo phát hiện các yếu tố bất lợi, rủi ro tiềm ẩn để có các biện pháp phù hợp đảm bảo an tồn vốn vay cho ngân hàng.
Nội dung kiểm soát: Kiểm tra việc sử dụng vốn vay, kiểm tra tình hình tài chính, tình hình kinh doanh, kiểm tra đánh giá lại giá trị TSBĐ, đôn đốc khách hàng trả nợ, kiểm soát việc tất toán khoản vay, giải chấp TSBĐ.
Một số quy định của Ngân hàng trong việc thực hiện kiểm soát sau cho vay: Bộ phận QHKH:
+ Căn cứ kiểm tra: hồ sơ tín dụng, sổ sách chứng từ kế toán của khách hàng, kiểm tra thực địa
+ Nội dung kiểm tra, rà soát sau, thời gian tiến hành kiểm tra thực hiện theo hướng dẫn
+ Kết thúc mỗi lần kiểm tra, cán bộ QHKH phải lập biên bản kiểm tra + Trường hợp phát hiện khách hàng sử dụng vốn vay sai mục đích/ khách hàng không thực hiện đúng cam kết/dự án đầu tư, phương án sản xuất kinh doanh của khách hàng khơng hiệu quả như dự tính, biến động bất lợi về tài sản đảm bảo cán bộ QHKH lập báo cáo kiểm tra và báo cáo cấp lãnh đạo có thẩm quyền.
+ Bản chính biên bản kiểm tra bàn giao cho bộ phận QTTD để lưu trữ hồ sơ tín dụng theo quy định
+ Cần thường xuyên liên lạc, nắm bắt các vấn đề sản xuất kinh doanh, khả năng trả nợ của khách hàng. Định kỳ không quá 06 tháng/lần kể từ thời điểm đánh giá liền trước lập báo cáo đánh giá biến động về hoạt động SXKD, tài chính, tài sản của khách hàng để kịp thời nhận diện các rủi ro tiềm ẩn. Ngay sau khi phát sinh nợ quá hạn, dấu hiệu tiềm ẩn rủi ro, bộ phận QHKH phải báo cáo bằng văn bản về tình trạng khách hàng và đề xuất biện pháp xử lý trình cấp có thẩm quyền.
+ Lập bảng theo dõi nợ, theo dõi tiến độ thực hiện phương án kinh doanh đối với cho vay hỗ trợ sản xuất kinh doanh để theo dõi giám sát khoản tín dụng.
+ Thực hiện kiểm tra, định giá lại tài sản theo quy định Bộ phận quản lý rủi ro:
+ Phối hợp với bộ phận QHKH, QTTD trong việc phát hiện các dấu hiệu rủi ro đề xuất các biện pháp xử lý, thu hồi nợ trong trường hợp khoản tín dụng/khách hàng có dấu hiệu bất thường hoặc khoản vay bị chuyển nợ quá hạn, nợ xấu.
+ Giám sát việc phân loại nợ và trích lập dự phịng Bộ phận quản trị tín dụng:
+ Định kỳ trước ngày 05 hàng tháng lập thông báo danh sách các khoản nợ đến hạn, danh sách các khoản vay đến hạn điều chỉnh lãi suất,… gửi bộ phận QHKH.
+ Chịu trách nhiệm theo dõi các khoản vay trên SIBS, qua đó cảnh bảo các dấu hiệu rủi ro cho bộ phận QHKH
Các ban liên quan hội sở chính: Thực hiện các đồn kiểm tra theo định kỳ và đột xuất, theo dõi biến động chung của thị trường, đưa ra cảnh báo sớm đối với các rủi ro tiềm ẩn.
+ Thực hiện chức năng báo cáo, thống kê
Sau đây là một số thủ tục kiểm soát áp dụng sau khi thực hiện giải ngân cho khách hàng:
Kiểm tra, giám sát khoản vay:
Bảng 4.15. Rủi ro và thủ tục kiểm soát trong hoạt động sau giải ngân
Rủi ro Thủ tục kiểm sốt
Khơng theo dõi thường xuyên nợ vay và tình hình sử dụng vốn vay của khách hàng
Ngân hàng quy định thời gian thực hiện kiểm tra sử dụng vốn trong vòng 10 ngày kể từ thời điểm giải ngân đối với giải ngân tiền mặt Không kiểm tra thường xuyên tài
sản đảm bảo kịp thời theo đúng quy định
Ngân hàng quy định, định kỳ 6 tháng hoặc tối đa 12 tháng một lần phải đánh giá lại TSĐB. Việc kiểm tra, đánh giá lại tài sản phải lập thành biên bản với bên bảo đảm
Kiểm tra vốn cịn mang tính hình thức chiếu lệ
Ngân hàng quy định việc kiểm tra phải có biên bản kiểm tra sử dụng vốn vay trong hồ sơ
tính hình thức. Tính tuân thủ trong việc thực hiện các hướng dẫn đối với kiểm soát khoản vay sau giải ngân chưa được các cán bộ thực hiện đúng theo quy định, việc buông lỏng quản lý chỉ chú trọng tới việc tăng trưởng khách hàng để đạt chỉ tiêu làm cho việc hoạt động kiểm soát khoản vay sau giải ngân chỉ mang tính hình thức, cịn bị bng lỏng. Việc kiểm tra định kỳ khách hàng chưa được thực hiện đúng bản chất, biên bản kiểm tra sử dụng vốn định kỳ còn sơ sài chưa đánh giá được thực tế khách hàng, khoản vay. Việc định giá lại tài sản còn nhiều hạn chế, tính đến thời điểm 31/12/2018 tại Chi nhánh cịn 450/1350 tài sản chưa được định giá lại theo đúng quy định. Các tài sản chưa được định giá lại theo đúng quy định chủ yếu tập trung vào các bất động sản đảm bảo cho các khoản vay của cá nhân. Sau khi tổng hợp kết quả trong công tác định giá lại tài sản, đôc đốc nợ quá hạn của cán bộ QHKH, phòng QLRR và phòng QTTD tiến hành lập báo cáo ban giám đốc, căn cứ trên báo cáo ban lãnh đạo đưa ra văn bản chỉ đạo chung cho tồn chi nhánh, tuy nhiên cơng tác định giá lại tài sản và nhắc nợ khách hàng vẫn chưa được cán bộ quan tâm và thực hiện theo đúng quy định.
Về mặt hồ sơ hiện tại ở Chi nhánh Gia Lâm, có 85% khoản vay KHCN có đầy đủ biên bản kiểm tra sử dụng vốn vay theo quy định, tuy nhiên các biên bản kiểm tra sử dụng vốn vay chưa thể hiện được hết các nội dung theo đúng yêu cầu. Kết quả kiểm tra trong năm 2018 của phòng QLRR chi nhánh Gia Lâm đối với hoạt động tín dụng bán lẻ cho thấy: chỉ có 50% số lượng biên bản kiểm tra sử dụng vốn vay đáp ứng đầy đủ yêu cầu theo quy định, 50% số lượng biên bản kiểm tra mang tính hình thức, khơng đánh giá được đúng và đầy đủ thực trạng của khách hàng. Như vậy ta có thể thấy được rằng, cơng tác kiểm tra giám sát sau giải ngân của cán bộ QHKH chưa thực sự được coi trọng, chủ yếu mang tính hình thức.
Bảng 4.16. Thống kê chi tiết các đợt kiểm tra tại BIDV Gia Lâm
Chỉ tiêu Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 So sánh (%) 2017 /2016 2018 /2017 Bình quân Số đợt kiểm tra (đợt) 1 2 1 200,0 50,0 100,0
Số kiến nghị của đoàn kiểm
tra (kiến nghị) 256 657 421 256,6 64,1 128,2
Số cán bộ bị xử lý (cán bộ) 2 4 4 200,0 100,0 141,4