Phần 2 Cơ sở lý luận và thực tiễn của đề tài
2.1. Cơ sở lý luận về Kiểm soát nội bộ trong Ngân hàng thương mại
2.1.3. Kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay khách hàng cá nhân tại ngân hàng
thương mại
2.1.3.1. Sự cần thiết khách quan về KSNB của Ngân hàng thương mại
Xét dưới góc độ ảnh hưởng của nền kinh tế quốc gia, hoạt động kinh doanh của NHTM có những điểm khác biệt so với các doanh nghiệp khác. Trước hết, đó là lĩnh vực kinh doanh của NHTM bao gồm tiền tệ, tín dụng và dịch vụ ngân hàng, những lĩnh vực này liên quan đến tất cả các ngành và mọi mặt của đời sống kinh tế -xã hội. Mặt khác, tiền tệ ngân hàng là lĩnh vực rất quan trọng và nhạy cảm nên nó địi hỏi một sự thận trọng trong hoạt động điều hành ngân hàng
để tránh những thiệt hại cho nền kinh tế xã hội. Đối tượng kinh doanh của ngân hàng là tiền tệ mà tiền tệ là một công cụ được Nhà nước sử dụng để quản lý mỹ mơ nền kinh tế, nó quyết định đến sự phát triển và suy thối của cả một nền kinh tế, do đó nó được Nhà nước kiểm sốt rất chặt chẽ.
NHTM thường có số lượng lớn các nghiệp vụ và giao dịch trực tiếp bằng tiền mặt, chứng từ có giá, các nghiệp vụ được thực hiện với số lượng lớn và có giá trị lớn. Điều này dẫn đến rủi ro về thất thoát tài sản và gian lận trong cả công việc bảo quản tài sản và thực hiện giao dịch do đó các ngân hàng thường thiết lập những quy trình hoạt động và kế tốn thống nhất, hạn chế quyền hạn cá nhân và duy trì hệ thống kiểm sốt nội bộ hữu hiệu.
NHTM thường có mạng lưới hoạt động rộng lớn, nhiều chi nhánh và phòng giao dịch trải khắp quốc gia phân tán về mặt địa lý. Điều này đòi hỏi phải có sự phân cấp trách nhiệm và quyền hạn lớn trong chức năng kế toán và giám sát nhưng vẫn đảm bảo tuân thủ hệ thống kế toán và kiểm sốt thống nhất.
Trong q trình hoạt động, NHTM phải tuân thủ chặt chẽ các quy định về pháp lý trong hoạt động. Các quy định này cũng thường xuyên được điều chỉnh và thay đổi.
2.1.3.2. Các rủi ro hoạt động cho vay tại ngân hàng thương mại
Rủi ro là những biến cố không mong đợi, khi xảy ra, dẫn đến tổn thất về tài sản của ngân hàng, giảm sút lợi nhuận thực tế so với dự kiến hoặc phải bỏ ra thêm một khoản chi phí để có thể hồn thành được một nghiệp vụ tài chính nhất định.
Hoạt động tín dụng là hoạt động kinh doanh đem lại lợi nhuận chủ yếu của ngân hàng nhưng cũng là nghiệp vụ tiềm ẩn rủi ro rất lớn. Rủi ro tín dụng chiếm một tỷ lệ rất lớn trong hoạt động ngân hàng. Mặc dù hiện nay, hoạt động ngân hàng đã có sự chuyển dịch trong cơ cấu lợi nhuận, thu nhập từ hoạt động tín dụng có xu hướng giảm xuống và thu dịch vụ có xu hướng tăng lên, tuy nhiên, tỷ lệ lợi nhuận từ hoạt động tín dụng vẫn chiếm từ 1/3 đến 2/3 thu nhập của ngân hàng. Rủi ro tín dụng là một trong những nguyên nhân chủ yếu gây tổn thất và ảnh hưởng nghiêm trọng tới chất lượng kinh doanh của ngân hàng.
Rủi ro tín dụng, theo khái niệm cơ bản nhất, là khả năng xảy ra những tổn thất mà ngân hàng phải gánh chịu do khách hàng vay không trả đúng hạn, không trả hoặc không trả đầy đủ tiền lãi và/hoặc tiền gốc theo các điều kiện và cam kết trong hợp đồng tín dụng.
Theo khoản 1 Điều 3 Thông tư số 02/2013/TT-NHNN ngày 21/01/2013 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quy định về tài sản có, mức trích, phương pháp trích lập dự phịng rủi ro và việc sử dụng dự phòng để xử lý rủi ro trong hoạt động của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngồi, thì: “ Rủi ro tín
dụng trong hoạt động ngân hàng của tổ chức tín dụng là tổn thất có khả năng xảy ra đối với nợ của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài do khách hàng khơng thực hiện hoặc khơng có khả năng thực hiện một phần hoặc toàn bộ nghĩa vụ của mình theo cam kết”.
Ở nước ta vấn đề rủi ro trong kinh doanh ngân hàng và vấn đề quản lý nó khơng cịn mới mẻ. Với sự non yếu về nghiệp vụ ngân hàng đồng thời hoạt động trong môi trường đầy rủi ro, vấn đề nhận thức rủi ro đặc thù và quản lý nó đang là vấn đề cấp bách trong hệ thống ngân hàng cả nước. Bộ máy quản lý ngân hàng kém năng động, rủi ro càng dể phát sinh. Khiến nó khơng thể hiện được hết khả năng vốn có của mình, thiệt hại cho nền kinh tế sẽ xẩy ra.
Rủi ro ngân hàng không những là nổi ám ảnh của hệ thống ngân hàng một nước mà còn là nổi ám ảnh chung của hệ thống ngân hàng trên thế giới. Những bất ngờ luôn xẩy ra ngay cả đối với các ngân hàng có đội ngũ nhân sự giỏi nhất, nhiều kinh nghiệm nhất cũng khó lường trước được rủi ro. Vì thế nhận thức được rủi ro trong cho vay là những vấn đề thời sự cho hệ thống ngân hàng. Loại rủi ro chính thường xẩy ra trong hoạt động cho vay trong hệ thống ngân hàng là Rủi ro về mặt tài chính, bao gồm:
+ Rủi ro thanh toán tiền vay: Khi người đi vay khơng thanh tốn hoặc khơng thanh tốn đầy đủ tiền vay khi đến hạn do tình hình kinh doanh gập khó khăn, dẫn đến mất khả năng thanh toán tạm thời hoặc vỉnh viễn hay người đi vay cố ý không trả tiền vay do ý đồ chiếm dụng hoặc lừa đảo.
+ Số tiền thu về (cả gốc và lãi) không bù đắp được số vốn mà ngân hàng cho vay đó bỏ ra để cho vay.
+ Rủi ro khi có sự thay đổi tỷ giá hối đoái: Do các khoản cho vay bằng ngoại tệ ngày càng tăng, cùng với các nghiệp vụ khác nên các ngân hàng phải trực tiếp tham gia vào thị trường hối đoái. Từ lúc ký hợp đồng cho vay đến khi giải ngân song. Ngân hàng cần có một khoảng thời gian nhất định. Do đó khó tránh khỏi những rủi ro xảy ra khi tỷ giá hối đoái thay đổi.
đến mức lãi suất ngân hàng đang áp dụng trong các giao dịch cho vay. Lãi xuất cho vay của các ngân hàng thương mại được xác định trên lãi xuất bình quân trên thị trường và chính sách lãi suất của ngân hàng. Mức lãi xuất này được áp dụng cho người đi vay trong suốt thời gian vay (hợp đồng vay lãi suất cố định). Vì vậy trong thời gian đó, nếu có sự biến động lớn về lãi suất sẽ gây ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động của ngân hàng đặc biệt là khả năng cạnh tranh của ngân hàng trên thị trường. Rủi ro về tài sản đảm bảo biến động về giá cả. Rủi ro này xảy ra khi các tài sản đảm bảo bị thay cốt lõi hoặc bị chiếm đoạt hay mất chộm …. điều này gây cho ngân hàng tổn thất khi thanh lý để bù đắp khoản vay.
Để thực hiện việc cho vay một cách cho vay có hiệu quả, điều khơng thể khơng làm là phòng ngừa và hạn chế rủi ro xuống mức thấp nhất, vừa đảm bảo cho vay có điều kiện phát triển sản xuất kinh doanh trong khi bên cho vay vẫn thu hồi được gốc và có lãi.
2.1.3.3. Nội dung kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay khách hàng cá nhân tại ngân hàng thương mại
a. Xây dựng mơ hình tổ chức kiểm tra, kiểm sốt
Ban điều hành cấp cao nhất của Ngân hàng cần phải ý thức rõ tầm quan trọng của việc kiểm sốt rủi ro tín dụng thơng qua việc xây dựng chiến lược và chính sách quản lý rủi ro tín dụng tại ngân hàng và thực hiện xem xét định kỳ các chiến lược, chính sách này.
Hội đồng quản trị và ban điều hành ngân hàng phải xác định rõ mục tiêu tăng trưởng tín dụng trong từng thời kỳ và phổ biến chính sách phát triển tín dụng đến cấp thực hiện nghiệp vụ.
Ln chú trọng đến việc hồn thiện chính sách tín dụng và quy trình tín dụng, phổ biến đầy đủ và kịp thời đến từng đối tượng có liên quan
Cần có bộ phận riêng biệt để quản lý thường xuyên các danh mục chứa đựng những rủi ro khác nhau
Cần có bộ phận để giám sát tổng thể thành phần và chất lượng của danh mục đầu tư tín dụng.
b. Thiết lập quy trình cho vay
Căn cứ trên quy định của nhà nước, quy định nội bộ của ngân hàng cũng như tình hình kinh doanh thực tế mà mỗi ngân hàng đều xây dựng cho mình một
quy định cho vay hợp lý, đảm bảo được sự liên hoàn, phối hợp nghiệp vụ. Việc xây dựng quy trình cho vay hợp lý sẽ có tác dụng sau:
Xây dựng được tổ chức bộ máy hoạt động tín dụng phù hợp, chức năng của các phòng ban trong tổ chức hoạt động cho vay được xác định rõ rang.
Căn cứ trên quy trình cấp tín dụng, ngân hàng sẽ thực hiện thiết lập các thủ tục hành chính phù hợp với các quy định của pháp luật và đảm bảo an toàn trong hoạt động kinh doanh.
Thực hiện tổng hợp quy trình cấp tín dụng thành sổ tay, cẩm nang, hướng dẫn nghiệp vụ thống nhất trong ngân hàng về việc thực hiện nghiệp vụ, giúp cho người thực hiện nghiệp vụ hiểu rõ vai trị, vị trí và trách nhiệm của mình để có thái độ đúng đắn trong cơng việc.
Quy trình tín dụng là cơ sở để kiểm sốt q trình cấp tín dụng và điều chỉnh chính sách tín dụng của ngân hàng, giúp nhà quản trị có thể phát hiện những khâu, những quy định cần điều chỉnh và kiểm soát được các rủi ro khi cấp tín dụng
2.1.3.4. Quy trình kiểm sốt nội bộ hoạt động cho vay khách hàng cá nhân
Quy trình này được thực hiện ở các giai đoạn như sau:
Giai đoạn trước khi giải ngân:
Kiểm soát thủ tục giấy đề nghị vay vốn nhằm đảo bảo rằng mọi hồ sơ đề nghị vay vốn của khách hàng đều được cấp có thẩm quyền theo dõi chặt chẽ để ghi nhận việc phân cơng cho nhân viên tín dụng hoặc nhóm thẩm định thích hợp thực hiện thẩm định khoản vay.
Kiểm soát việc thực hiện tiêu chuẩn cho vay nhằm đảm bảo rằng việc đề xuất cho vay tuân theo đúng tiêu chuẩn và các điều kiện cấp tín dụng
Kiểm sốt việc thực hiện phân tích tín dụng nhằm đảm bảo thơng tin tín dụng được trình bày trung thực, chính xác và được phân tích khách quan, cẩn trọng để làm cơ sở cho cấp xét duyệt quyết định cho vay và được kiểm soát lại trước khi xét duyệt.
Kiểm soát kết quả định giá tài sản đảm bảo và xem xét tính hợp lệ của hồ sơ tài sản đảm bảo nhằm đảm bảo rằng việc định giá đã được tiến hành trên cơ sở các căn cứ định giá do Ngân hàng đề ra và tài sản đảm bảo đủ tiêu chuẩn nhận thế chấp.
Kiểm soát thực hiện quyền phán quyết tín dụng nhằm đảm bảo việc xét duyệt cấp tín dụng là đúng thẩm quyền và nằm trong hạn mức xét duyệt đã được phê chuẩn bởi cấp điều hành cao nhất của ngân hàng
Kiểm soát việc thực hiện các thủ tục pháp lý đối với tài sản đảm bảo và hợp đồng tín dụng nhằm đảm bảo rằng các thủ tục pháp lý đã được tiến hành đầy đủ và khơng có sự sơ hở nào về mặt pháp lý có thể ảnh hưởng đến rủi ro tín dụng cho ngân hàng.
Giai đoạn này có thể được chia làm 03 phần, cụ thể như sau:
-Trong giai đoạn lập hồ sơ đề nghị cấp tín dụng:
Xây dựng danh mục hồ sơ tín dụng chuẩn, phân loại rõ ràng trong danh mục hồ sơ tạo điều kiện thuận lợi cho các cán bộ tín dụng rà sốt và kiểm tra các thông tin, tài liệu thu thập từ khách hàng.
Trưởng phịng tín dụng hoặc cán bộ tín dụng kiểm tra lại thơng tin khách hàng mà các cán bộ khác thu thập
Độc lập kiểm tra lại các hồ sơ đã được tiếp nhận, các thông tin khách hàng cung cấp và làm việc thu thập thông tin xác minh của cán bộ tín dụng.
-Giai đoạn phân tích tín dụng:
Xây dựng mơ hình chuẩn cho giai đoạn thẩm định này, chặt chẽ hơn là cho từng khâu thẩm định, từ khâu thẩm định khách hàng vay vốn, đến thẩm định phương án vay vốn và tài sản đảm bảo tiền vay.
Đối với các trường hợp đặc biệt, khi gặp khó khăn trong cơng tác thẩm định thì cán bộ tín dụng phải nhờ đến sự hỗ trợ của các chuyên gia thẩm định để hạn chế rủi ro chủ quan.
Độc lập kiểm tra, phân tích sốt xét lại việc thực hiện thẩm định tín dụng của các cán bộ tín dụng, việc kiểm tra có thể được tiến hành bởi trưởng phịng tín dụng, ban giám đốc hoặc các cán bộ tín dụng có thâm niên cơng tác và hiểu biết sâu rộng trong công việc thẩm định.
-Trong giai đoạn quyết định và ký hợp đồng tín dụng:
Thu thập và xử lý thông tin một cách đầy đủ và chính xác làm cơ sở để ra quyết định, các cán bộ tín dụng cần hết sức thận trọng trong giai đoạn thẩm định dể hạn chế tối đa sai lầm cho Giám đốc khi phê duyệt khoản vay.
năng lực phân tích và phán quyết. Trong trường hợp này Giám đốc ngân hàng nơi cho vay phải có văn bản ủy quyền theo đúng quy định hiện hành của pháp luật, nhằm gắn liền trách nhiệm và nghĩa vụ pháp lý.
Người có thẩm quyền phê duyệt trước khi phê duyệt khoản vay phải rà sốt, kiểm tra kỹ lưỡng mọi thơng tin và điều khoản quy định trong hợp đồng tín dụng.
Hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm tiền vay và các hồ sơ tài liệu liên quan đến khoản vay phải được luân chuyển qua nhiều bước, rà sốt, kiểm tra kỹ lưỡng trước khi trình lên người có thẩm quyền phê duyệt, hạn chế đến mức thấp nhất các sai sót trên hợp đồng.
Giai đoạn trong khi giải ngân
Kiểm sốt thực hiện hạn mức tín dụng đã được duyệt nhằm đảm bảo rằng việc giải ngân là hợp lệ vì nằm trong hạn mức tín dụng đã được phê duyệt và phù hợp với các điều kiện giải ngân đã xác định khi xét duyệt cấp tín dụng.
Kiểm tra các chứng từ giải ngân, hồ sơ giải ngân, kiểm tra xem các điều kiện rút vốn đã được khách hàng đap ứng đầy đủ hay chưa, kiểm tra việc phát tiền vay. Nếu chưa đáp ứng đầy đủ các điều kiện rút vốn thì cán bộ tín dụng phải báo lại cho khách hàng hàng để tìm giải pháp.
Kiểm tra kỹ lưỡng dấu vết của sự phê duyệt trước khi tiến hành giải ngân tiền vay cho khách hàng, phải có chữ ký của người phê duyệt và dấu của ngân hàng trên văn bản.
Quy định cụ thể thời gian tối đa cho phép từ thời điểm cán bộ tín dụng nhận được phê duyệt giải ngân cho đến khi trao tiền vay đến tay khách hàng, đối chiếu thời gian hệ thống của các nghiệp vụ phê duyệt và giải ngân đảm bảo sự hợp lý.
Độc lập kiểm tra việc thực hiện giải ngân tiền vay của cán bộ tín dụng, thu thập phản hồi từ phía khách hàng để có biện pháp khắc phục kịp thời
Giai đoạn sau khi giải ngân
Kiểm sốt q trình giám sát việc tuân thủ cam kết trả vốn, lãi vay nhằm đảm bảo rằng việc theo dõi tình hình trả nợ của khách hàng vay vốn diễn ra thường xuyên và đầy đủ.
Kiểm sốt q trình thẩm tra, cập nhật thường xun tình hình tài chính, kinh doanh của người vay vốn và việc ghi nhận kết quả thẩm tra trong các biên bản kiểm tra nhằm đảm bảo rằng thủ tục kiểm tra, giám sát sau cho vay đã được thực hiện đầy đủ và nghiêm túc.
Kiểm tra lại việc đánh giá lại TSBĐ nhằm đảm bảo rằng việc đánh giá lại độ an toàn của TSĐB được thực hiện đầy đủ và kịp thời.