Phần 4 Kết quả nghiên cứu và thảo luận
4.4. Đề xuất giải pháp HỒN THIỆN cơng tác kiểm sốt nội bộ hoạt động
4.4.1. Nhận xét kiểm soát nội bộ đối với hoạt động cho vay khách hàng cá
4.4.1.1. Ưu điểm
Trong cơng tác kiểm sốt nội bộ hoạt động cho vay khách hàng cá nhân đã đảm bảo được:
Sự phân chia trách nhiệm: Cán bộ quan hệ khách hàng là người tiếp xúc, hướng dẫn khách hàng hồn thiện hồ sơ vay vốn, kiểm sốt khoản vay từ khi giải
ngân đến khi tất toán khoản vay. Lãnh đạo phòng KHCN là người phân công trách nhiệm cho cán bộ QHKH, kiểm soát các bước cán bộ QHKH cá nhân thực hiện, cán bộ QTTD là người cập nhật thông tin khoản vay trên hệ thống. Ngoài ra các bộ phận khác cũng được tách biệt đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Trong khâu phê duyệt khoản vay tách biệt được khâu lập báo cáo đề xuất – thẩm định tín dụng - phê duyệt tín dụng. Các bước được thực hiện độc lập không bị trùng lặp.
Phê duyệt đúng thẩm quyền: Các khoản cấp tín dụng đối với khách hàng cá nhân hiện tại đa số được phê duyệt đúng theo mức thẩm quyền phê duyệt, các cán bộ tại chi nhánh luôn đảm bảo việc phê duyệt khoản vay được đúng thẩm quyền, tỷ lệ phê duyệt không đúng thẩm quyền thấp đa số chỉ tập trung vào các khoản vay có ít rủi ro như cầm cố giấy tờ có giá,…
Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin: chi nhánh phân quyền truy cập cho các đối tượng được sử dụng hệ thống, đối tượng không được phân cơng thì khơng có quyền truy cập và sửa đổi thông tin trên hệ thống. Mọi khoản vay đều được bộ phận QTTD tiến hành nhập thông tin và quản lý. Các thao tác liên quan đến điều chỉnh khoản vay cũng được thực hiện qua bộ phận QTTD.
Kiểm soát vật chất: hồ sơ tài liệu, chứng từ được lưu tại bộ phận QTTD, phòng giao dịch khách hàng và phòng quản lý và dịch vụ kho quỹ đảm bảo khơng có sự thay đổi, điều chỉnh và việc quản lý, bảo quản đúng quy định và hiệu quả.
- Kiểm tra độc lập: Tại chi nhánh hiện tại đã có hoạt động kiểm tra độc lập của các ban hội sở chính đối với các khoản cấp tín dụng.
Hệ thống chính sách cho vay cá nhân của chi nhánh được xây dựng theo định hướng kiểm sốt rủi ro. Hệ thống chính sách cho vay bao gồm những quy định cụ thể, đầy đủ, chi tiết, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm soát hoạt động cho vay.
Tất cả các quá trình từ khi cho vay, quản lý và thu nợ đều được xử lý bằng máy tính với phần mềm SIBS. Điều này giúp ngân hàng thực hiện cho vay nhánh chóng hơn, quản lý khoản vay một cách chặt chẽ và có hiệu quả hơn
Thủ tục kiểm soát áp dụng trong quy trình cho vay khách hàng cá nhân khá chặt chẽ. Chi nhánh luôn tuân thủ thực hiện các quy trình cho vay, kiểm tra, giám sát quá trình sử dụng vốn, sử dụng vốn và trả nợ của khách hàng,… theo
như những quy định của BIDV và ngân hàng nhà nước. Quyết định cho vay đảm bảo khách quan, có sự kiểm tra giám sát chặt chẽ, chỉ có những người có thẩm quyền mới được xét duyệt cho vay.
Bộ máy tổ chức cấp tín dụng được thiết kế khá hợp lý và hiệu quả. Ban lãnh đạo luôn tuân thủ các nguyên tắc kiểm soát, thường xuyên đôn đốc nhân viên thực hiện theo đúng các chính sách tín dụng của BIDV nhằm hạn chế rủi ro đến mức thấp nhất.
4.4.1.2. Nhược điểm và nguyên nhân
Hiện tại về cơ bản chất lượng tín dụng bán lẻ tại BIDV Gia Lâm vẫn đang đáp ứng được yêu cầu của ban lãnh đạo, cơng tác kiểm sốt nội bộ hoạt động cho vay khách hàng cá nhân về cơ bản vẫn được thực hiện tuy nhiên hệ thống KSNB hoạt động cho vay khách hàng cá nhân tại chi nhánh Gia Lâm vẫn còn một số tồn tại cần khắc phục, cụ thể như sau:
Tồn tại từ phía khách hàng vay vốn:
Sau khi cho vay một số khách hàng cố tình sử dụng vốn vay khơng đúng mục đích, khơng có thiện chí hợp tác cung cấp thông tin, hồ sơ không đúng hạn, trường hợp khách hàng của chi nhánh sử dụng vốn vay sai mục đích cố tình lừa đảo chiếm đoạt vốn vẫn cịn là nguy cơ dẫn đến rủi ro cho ngân hàng không thể thu hồi vốn. Thông qua các đợt thanh kiểm tra phát hiện, trong năm 2016 số lượng khách hàng sử dụng vốn vay khơng đúng mục đích là 12 trường hợp (tương ứng số tiền là 9.3 tỷ đồng), năm 2017 tăng lên đến 40 trường hợp tổng dư nợ là 32 tỷ đồng và năm 2018 là 31 trường hợp tổng dư nợ là 21 tỷ đồng. Trong số các khách hàng không sử dụng vốn vay đúng mục đích thì hiện tại có tới 18 trường hợp tổng dư nợ là 21.5 tỷ đồng hiện đang không hợp tác với ngân hàng để thực hiện các biện pháp thu hồi nợ.
Hạn chế về việc thực hiện các thủ tục kiểm soát:
Cơng tác kiểm sốt lại của cán bộ thẩm định cũng như cấp có thẩm quyền phê duyệt cịn mang tính chất hình thức, khơng kiểm tra chặt chẽ nên có thể dẫn đến các sai sót do cán bộ QHKH cố ý gây ra mà không phát hiện được.
Cơng tác thẩm định khách hàng cịn nhiều hạn chế: do hạn chế về thông tin khách hàng, hạn chế về năng lực ở một số cán bộ trẻ chưa có nhiều kinh nghiệm. Tỷ lệ cán ở độ tuổi dưới 30 tại chi nhánh chiếm tỷ lệ 50% năm 2018 và tỷ lệ này ln > 50% ở các năm trước đó, tại chi nhánh vẫn cịn 17% cán
bộ có trình độ dưới đại học và chỉ có 15% cán bộ có trình độ trên đại học trong năm 2018.
Công tác theo dõi thu hồi nợ gốc và lãi khoản vay chưa thực sự hiệu quả. Cán bộ QHKH đơi khi cịn chưa chú trọng trong công tác đôn đốc nợ đối với khách hàng khi đến hạn trả nợ, đôi khi quá tập trung vào chỉ tiêu buông lỏng việc đôn đốc khách hàng.
Việc kiểm tra, giám sát sau khoản vay được cán bộ quản lý khách hàng thực hiện khơng đảm bảo tính khách quan. Cán bộ QHKH lập biên bản kiểm tra sử dụng vốn vay nhưng không có sự ký duyệt, kiểm sốt lại của lãnh đạo. Nội dung biên bản kiểm tra sử dụng vốn còn sơ sài, chưa đánh giá được hết các yêu cầu về nội dung do đó chưa phát huy được vai trị của cơng tác kiểm tra, giám sát sau vay. Việc kiểm tra tình hình hoạt động sau vay của khách hàng cịn nhiều hạn chế, bị bng lỏng khơng được thực hiện thường xuyên, dẫn đến không phát hiện được các rủi ro tiềm ẩn, yếu tố ảnh hưởng đến nguồn thu trả nợ của khách hàng. Trong quá trình kiểm tra, ghi nhận 50% trường hợp biên bản kiểm tra sử dụng vốn mang tính hình thức chưa đáp ứng được u cầu.
Công tác kiểm tra giám sát tại chi nhánh không được tổ chức thường xuyên, công tác kiểm tra chỉ được thực hiện 01 lần/năm, kết quả kiểm tra không phản ánh được tồn diện tình hình thực tế của hoạt động cho vay khách hàng cá nhân tại chi nhánh. Các sai sót được phát hiện từ các đợt kiểm tra chưa được xử lý triệt để. Các hình thức xử lý sau kiểm tra đa phần mang tính chất hình thức chưa có yếu tố răn đe. Trong năm 2017 tỷ lệ nợ quá hạn phát sinh cao, tại chi nhánh cũng chỉ có 02 đợt kiểm tra: 01 cuộc kiểm tra do chi nhánh thực hiện và 01 đợt kiểm tra cho trụ sở chính thực hiện. Năm 2018 phát hiện 421 trường hợp sai sót/tồn tại tuy nhiên cũng chỉ có 4 cán bộ bị xử lý trách nhiệm, phương pháp xử lý cũng chỉ mang tính chất hình thức như: khiển trách, hạ bậc xếp loại hoành thành nhiệm vụ,…
Một số cơng tác kiểm sốt nội bộ cịn bị bng bỏ như cơng tác định giá lại tài sản hiện tại ở chi nhánh đối với KHCN còn nhiều tồn tại, đa số các tài sản đảm bảo chưa được thực hiện định giá lại tài sản theo đúng quy định. Tại thời điểm 31/12/2018 có tới 450/1350 tài sản chưa được định giá lại theo đúng quy định.
Hạn chế về cơ cấu tổ chức và nhân lực:
bộ thực hiện nhiệm vụ này ở vị trí kiêm nhiệm. Cơng tác kiểm sốt nội bộ được thực hiện bởi bộ phận QLRR không trực tiếp thẩm định hồ sơ tuy nhiên cũng khơng thể tránh khỏi các sai sót, rủi ro có thể xảy ra, hoạt động kiểm sốt chưa có hiệu quả cao. Số lượng cán bộ ở một số bộ phận nghiệp vụ cịn ít, năng lực trình độ chun mơn của cán bộ tại chi nhánh cần được thường xuyên đào tạo và nâng cao do cán bộ tại chi nhánh đa số là cán bộ trẻ nhiều nhiệt huyết tuy nhiên chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế.
Phần đông các cán bộ QHKH còn là cán bộ trẻ, thời gian tham gia công tác chưa nhiều, cịn thiếu kinh nghiệm thực tiễn. Tình độ nhận thức của cán bộ QHKH về các ngành nghề chưa sâu do đó gây ra nhiều hạn chế trong công tác thẩm định phương án vay vốn, kiểm tra giám sát hoạt động kinh doanh của khách hàng để có thể phát hiện sớm các rủi ro có thể xảy ra. Tại chi nhánh Gia Lâm trong năm 2018 cũng đã phát sinh 2 trường hợp khách hàng cung cấp hồ sơ tài chính khơng chính xác nhằm mục đích lập hồ sơ để vay vốn, cán bộ QHKH đã không kịp thời phát hiện trong khâu tiếp nhận hồ sơ.
Số lượng cán bộ thực hiện nhiệm vụ QTTD cịn ít, hiện tại bộ phận QTTD chỉ có 05 cán bộ, trong đó có 02 lãnh đạo phịng làm nhiệm vụ kiểm sốt và 03 cán bộ thực hiện kiểm tra hồ sơ trước khi giải ngân, nhiệm vụ của cán bộ không giao cụ thể về các mảng như KHCN hay doanh nghiệp. Số lượng khoản vay lớn mà số lượng cán bộ thực hiện kiểm tra hồ sơ trước khi giải ngân còn mỏng và chưa được phân nhiệm chuyên trách làm cho cơng tác rà sốt hồ sơ trước khi giải ngân còn nhiều hạn chế.
Hệ thống chấm điểm xếp hạng cá nhân:
Hệ thống chấm điểm xếp hạng cá nhân còn hạn chế, các chỉ tiêu đánh giá hiện tại chủ yếu dựa trên yếu tố định tính của cán bộ thực hiện, ít các chỉ tiêu định lượng. Kết quả của việc chấm điểm xếp hạng chỉ để phục vụ cho việc ra quyết định phê duyệt/từ chối đối với khoản vay, chưa có tỷ lệ cho vay tương ứng cụ thể đối với từng mức xếp hạng tín dụng khách hàng cá nhân.
Nguyên nhân:
Nguyên nhân chủ quan:
Do nhận thức, kinh nghiệm làm việc của cán bộ QHKH không cao mà cơng việc địi hỏi cán bộ cần phải có trình độ và tầm hiểu biết rộng vì vậy khó có thể đánh giá được các rủi ro tiềm ẩn cũng như cảnh báo, biện pháp phòng ngừa
rủi ro một cách khoa học.
Việc đánh giá hiệu quả kinh doanh của khách hàng vay vốn chủ yếu dựa trên phương án kinh doanh do khách hàng cung cấp do đó những rủi ro trong cơng tác thẩm định là điều khó tránh khỏi.
Do áp lực cạnh tranh trên địa bàn tăng cao, chi nhánh mới đi vào hoạt động cần có chính sách để thu hút khách hàng và tăng trưởng, chính vì vậy ngân hàng phải giảm bớt các thủ tục, rút ngắn thời gian thẩm định,… do vậy tác động ít nhiều đến các thủ tục kiểm sốt mà ngân hàng đã đề ra.
Chưa có bộ phận riêng biệt thường xuyên thực hiện chức năng kiểm tra kiểm sốt nội bộ nên cơng tác kiểm tra kiểm soát chưa thực sự hiệu quả, kịp thời, tồn tại nhiều rủi ro trong q trình cho vay cũng như khơng có biện pháp ngăn ngừa và hạn chế kịp thời.