C. Quy trỡnh đào tạo nhõn sự của siờu thị Minh Cầu
B. Siờu thị Minh Cầu.
3.1.1. Hoàn thiện cụng tỏc phõn tớch cụng việc.
Phõn tớch cụng việc luụn được coi là nền tảng của tất cả cỏc hoạt động quản lý nhõn sự. Mặt khỏc, với yờu cầu phỏt triển ngày càng cao hiện nay, cỏc cụng ty thương mại càng cần phải chỳ trọng và thực hiện tốt hoạt động này. Bởi vỡ, phõn tớch cụng việc ảnh hưởng nhiều đến cỏc hoạt động khỏc như tuyển mộ, tuyển chọn, bố trớ, sắp xếp cụng việc, đỏnh giỏ thực hiện cụng việc, đào tạo – phỏt triển nguồn nhõn lực, thự lao lao động... Từ đú, cỏc cụng ty mới cú thể thực hiện tốt được cụng tỏc tạo động lực cho người lao động.
Cần phải thực hiện việc phõn tớch cụng việc một cỏch khoa học, cú bài bản và cú kế hoạch. Vỡ vậy, trỡnh tự tiến hành phõn tớch cụng việc nờn thực hiện qua cỏc bước cơ bản sau:
- Bước 1: Xỏc định mục đớch sử dụng cỏc thụng tin phõn tớch cụng việc, từ đú, xỏc định cỏc hỡnh thức thu thập thụng tin phõn tớch hợp lý nhất
- Bước 2: Thu thập cỏc thụng tin cơ bản trờn cơ sở sơ đồ tổ chức, cỏc văn bản về mục đớch yờu cầu, chức năng quyền hạn của cụng ty, phũng ban, phõn xưởng, sơ đồ quy trỡnh cụng nghệ và bản mụ tả cụng việc cũ (nếu cú)
- Bước 3: Chọn lựa cỏc vị trớ đặc trưng và những điểm then chốt để thực hiện phõn tớch cụng việc nhằm làm giảm thời gian và tiết kiệm hơn trong phõn tớch cụng việc, nhất là khi cần phõn tớch cỏc cụng việc tương tự nhau
- Bước 4: Áp dụng cỏc phương phỏp khỏc nhau để thu thập thụng tin phõn tớch cụng việc. Tựy theo yờu cầu mức độ chớnh xỏc và chi tiết của thụng tin cần thu thập. Tựy theo dạng hoạt động và khả năng tài chớnh, cú thể sử dụng một hoặc kết hợp nhiều phương phỏp thu thập thụng tin sau đõy: Quan sỏt, bấm giờ, chụp ảnh, phỏng vấn, bảng cõu hỏi.
- Bước 5: Kiểm tra, xỏc minh lại tớnh chớnh xỏc của thụng tin. Những thụng tin thu thập để phõn tớch cụng việc trong bước 4 cần được kiểm tra lại về mức độ chớnh xỏc, đầy đủ bằng chớnh cỏc nhõn viờn thực hiện cụng việc và cỏc giỏm thị, giỏm sỏt tỡnh hỡnh thực hiện cụng việc đú.
- Bước 6: Sử dụng thụng tin thu thập được vào cỏc mục đớch của phõn tớch cụng việc như: viết bản mụ tả cụng việc, bản yờu cầu của cụng việc, bản tiờu chuẩn thực hiện cụng việc hay cỏc hoạt động xỏc định nhu cầu đào tạo, kế hoạch húa nguồn nhõn lực,... Thụng thường, chỳng được hệ thống húa và trỡnh bày dưới dạng cỏc bản mụ tả cụng việc, bản yờu cầu của cụng việc đối với người thực hiện và bản tiờu chuẩn thực hiện cụng việc. Cụ thể:
+ Bản mụ tả cụng việc: Đõy là một văn bản viết giải thớch về những nhiệm vụ, trỏch nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề cú liờn quan đến một cụng việc cụ thể. Bản mụ tả cụng việc nờn ngắn gọn, sỳc tớch và dễ hiểu. Một bản mụ tả cụng việc được cho là hiệu quả cần bao gồm đầy đủ cỏc nội dung sau:
a. Phần xỏc định cụng việc: Tờn cụng việc (chức danh cụng việc), mó số của cụng việc, tờn bộ phận hay địa điểm thực hiện cụng việc, chức danh lónh đạo trực tiếp, số người phải lónh đạo dưới quyền, mức lương, một vài cõu túm tắt về mục đớch hoặc chức danh của cụng việc
b. Phần túm tắt về cỏc nhiệm vụ và trỏch nhiệm thuộc cụng việc: Cú bản mụ tả chớnh xỏc ai là người thực hiện cụng việc đú, người đú sẽ tiến hành ra sao và tại sao lại làm những cụng việc đú, xỏc định phạm vi và mục đớch cụng việc. Những hướng dẫn chi tiết bao gồm cụng việc được giao, nhiệm vụ cụ thể, phạm vi trỏch nhiệm, quyền hạn, quan hệ cụng việc, phương phỏp cụ thể...
c. Cỏc điều kiện làm việc: Bao gồm cỏc điều kiện về mụi trường vật chất (cỏc mỏy múc, thiết bị, cụng cụ, trang bị cần sử dụng), thời gian làm việc, điều kiện về vệ sinh, an toàn lao động, cỏc phương tiện đi lại để phục vụ cụng việc,...
+ Bản yờu cầu của cụng việc đối với người thực hiện: Đõy là bản liệt kờ cỏc đũi hỏi của cụng việc đối với người thực hiện về cỏc kiến thức, kỹ năng, kinh
nghiệm cần phải cú, trỡnh độ giỏo dục và đào tạo cần thiết, cỏc đặc trưng về tinh thần, thế lực,...
+ Bản tiờu chuẩn thực hiện cụng việc: Là tất cả cỏc chỉ tiờu/tiờu chớ phản ỏnh cỏc yờu cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành cỏc nhiệm vụ được quy định trong bản mụ tả cụng việc.
Sau đõy là cỏc bản mụ tả cụng việc, bản yờu cầu của cụng việc đối với người thực hiện và bản tiờu chuẩn thực hiện cụng việc cho một cỏn bộ phụ trỏch lao động, tiền lương mà cỏc cụng ty cú thể tham khảo và cú thể xõy dựng cho cỏc chức danh khỏc:
Bản mụ tả cụng việc
Chức danh cụng việc: Nhõn viờn phụ trỏch lao động, tiền lương Mó số làm việc: TC – 002
Nơi làm việc: Phũng Tổ chức – nhõn sự Bỏo cỏo cho: Trưởng phũng Tổ chức nhõn sự
Chức năng: Thực hiện cỏc cụng tỏc về quản lý lao động, tiền lương. Nhiệm vụ:
Trực tiếp quản lý hồ sơ CBCNV.
Quản lý và cập nhật cỏc vấn đề cú liờn quan đến hồ sơ của tất cả CBCNV. Tổng hợp và bỏo cỏo lao động hàng thỏng, quý, năm.
Tham gia xõy dựng và thực hiện cụng tỏc tuyển mộ, tuyển chọn, lập kế hoạch về lao động hàng năm.
Tham mưu cho trưởng phũng và soạn thảo cỏc quy định về sắp xếp, bổ nhiệm, đào tạo, bồi dưỡng, điều động, thuyờn chuyển BCCNV trong Cụng ty.
Tham mưu xõy dựng quy chế lương thưởng, cỏc biện phỏp khuyến khớch- kớch thớch người lao động làm việc, thực hiện cỏc chế độ cho người lao động.
Theo dừi cụng tỏc nõng bậc lương hàng năm và cố vấn cho lónh đạo về lao động hàng năm.
Cung cấp tài liệu về nhõn sự cho cỏc phũng ban khỏc của Cụng ty khi họ yờu cầu.
lý nhõn viờn, tuyển dụng, đào tạo, đỏnh giỏ thực hiện cụng việc…
Điều kiện làm việc:
Thời gian làm việc: từ 7:30 – 11:30, 13:00 – 17:00 (chiều thứ 7 và ngày chủ nhật được nghỉ)
Địa điểm làm việc: Tại văn phũng cụng ty Phương tiện làm việc:
Cung cấp bàn ghế làm việc, tủ đựng hồ sơ 01 mỏy vi tớnh
Mỏy in, fax, điện thoại.
Bản yờu cầu của cụng việc đối với người thực hiện
Trỡnh độ học vấn/chuyờn mụn: Tốt nghiệp đại học hoặc tương đương về ngành: Quản trị kinh doanh, chuyờn ngành: Quản trị nhõn lực, kinh tế lao động, hoặc cỏc ngành kinh tế núi chung.
Kỹ năng:
- Kỹ năng lập kế hoạch
- Kỹ năng phõn tớch, tổng hợp, làm bỏo cỏo - Khả năng giao tiếp
- Kỹ năng đàm phỏn và soạn thảo
- Sử dụng thành thạo phần mềm quản lý nhõn sự, tin học văn phũng.
Kinh nghiệm: Cú kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhõn sự, tối thiểu là 2 năm
Sức khỏe: Sức khỏe tốt Phẩm chất cỏ nhõn:
- Cú khả năng chịu ỏp lực cao trong cụng việc - Trung thực, dũng cảm, nhiệt tỡnh trong cụng tỏc - Sỏng tạo trong cụng việc
Bản tiờu chuẩn thực hiện cụng việc
Cập nhật thụng tin về hồ sơ của CBCNV trong cụng ty phải nhanh chúng, chớnh xỏc.
Lập bỏo cỏo về tiền lương chớnh xỏc, khoa học.
Tổng hợp chớnh xỏc số lượng của từng loại lao động cần được đào tạo, nõng lương, nõng bậc.
động, tiền lương.
Cỏc ý kiến tham mưu phải hợp lý, chớnh xỏc và đạt hiệu quả cao.
Lợi ớch từ việc thực hiện giải phỏp
Việc xỏc định cỏc tiờu chuẩn thực hiện cụng việc – xỏc định hệ thống cỏc chỉ tiờu, tiờu chớ phản ỏnh cỏc yờu cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành cỏc nhiệm vụ, trỏch nhiệm của người lao động một cỏch rừ ràng, khoa học sẽ giỳp cho nhà quản lý kiểm soỏt, giỏm sỏt được việc thực hiện cụng việc của người lao động.
Đõy là cỏc cụng việc cú ý nghĩa quan trọng giỳp người quản lý tạo động lực cho người lao động của mỡnh. Người lao động nắm rừ cỏc nhiệm vụ một cỏch cụ thể, cỏc tiờu chuẩn mà mỡnh phải thực hiện và họ thấy thỏa món với những chỉ tiờu được xỏc định một cỏch chớnh xỏc, khoa học đú. Người lao động sẽ làm việc một cỏch tớch cực và hiệu quả hơn.
Phõn tớch cụng việc là một cụng việc phức tạp, đũi hỏi mất nhiều cụng sức, thời gian nhưng khi thực hiện thành cụng hoạt động này sẽ tạo điều kiện thuận lợi để thực hiện tốt cỏc hoạt động quản lý nhõn sự khỏc. Mặc dự, phõn tớch cụng việc là cụng việc, nhiệm vụ chớnh của cỏc nhà quản lý nhõn sự, nhưng để thực hiện tốt hoạt động này thỡ cần cú sự tham gia, hỗ trợ, hợp tỏc giữa cỏc trưởng phũng, ban, đơn vị (những người cú kinh nghiệm và am hiểu về chuyờn mụn nghiệp vụ của những cụng việc cần phõn tớch) với cỏn bộ quản trị nhõn sự. Bờn cạnh đú, cỏn bộ thực hiện cụng tỏc này nờn tham khảo ý kiến và thu thập thụng tin phản hồi từ người lao động.