Nhu cầu tự hoàn
1.3.1. Xỏc định nhiệm vụ và tiờu chuẩn thực hiện cụng việc.
Đõy là phương hướng quan trọng đầu tiờn, đúng vai trũ to lớn trong việc tạo động lực cho người lao động và bao gồm cỏc hoạt động cơ bản sau:
- Xỏc định mục tiờu hoạt động của tổ chức và làm cho người lao động hiểu rừ mục tiờu đú.
Một tổ chức luụn cú những mục tiờu của riờng mỡnh và đõy sẽ là cỏi đớch để tổ chức định hướng hoạt động của mỡnh. Khi người lao động nắm rừ mục tiờu hoạt động của tổ chức, họ sẽ dễ dàng xỏc định được phương hướng, mục đớch làm việc của bản thõn. Cú như vậy, người lao động mới hiểu rừ được họ làm những cụng việc đú để làm gỡ và nú cú đúng gúp gỡ cho tổ chức.
Do đú, cỏc nhà quản lý khụng những nắm chắc mục tiờu hoạt động của tổ chức mà cũn phải cú cỏc biện phỏp giỳp người lao động nắm vững được cỏc mục tiờu để họ cú thể chủ động đúng gúp cụng sức để đạt được mục tiờu mà tổ chức mỡnh đề ra.
- Xỏc định nhiệm vụ cụ thể và cỏc tiờu chuẩn thực hiện cụng việc cho người lao động.
Thụng qua việc xỏc định một cỏch cụ thể cỏc nhiệm vụ phải thực hiện và trỏch nhiệm của mỡnh trong cụng việc sẽ giỳp người lao động hoàn thành tốt cụng việc của mỡnh và họ cũng hiểu được sự kỳ vọng của người quản lý của mỡnh.
Việc xỏc định cỏc tiờu chuẩn thực hiện cụng việc – xỏc định hệ thống cỏc chỉ tiờu, tiờu chớ phản ỏnh cỏc yờu cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành cỏc nhiệm vụ, trỏch nhiệm của người lao động một cỏch rừ ràng, khoa học sẽ giỳp cho nhà quản lý kiểm soỏt, giỏm sỏt được việc thực hiện cụng việc của người lao động.
Đõy là cỏc cụng việc cú ý nghĩa quan trọng giỳp người quản lý tạo động lực cho người lao động của mỡnh. Người lao động nắm rừ cỏc nhiệm vụ một cỏch cụ thể, cỏc tiờu chuẩn mà mỡnh phải thực hiện và họ thấy thỏa món với những chỉ tiờu được xỏc định một cỏch chớnh xỏc, khoa học đú. Người lao động sẽ làm việc tớch cực, hiệu quả hơn.
- Đỏnh giỏ thường xuyờn và cụng bằng mức độ hoàn thành nhiệm vụ của người lao động.
Đỏnh giỏ thực hiện cụng việc (ĐGTHCV) là sự đỏnh giỏ cú hệ thống và chớnh xỏc tỡnh hỡnh thực hiện cụng việc của người lao động trong quan hệ so sỏnh với cỏc tiờu chuẩn đó được xõy dựng và thảo luận về sự đỏnh giỏ đú với người lao động.
Mục tiờu của ĐGTHCV là cải tiến sự thực hiện cụng việc của người lao động và giỳp cho người quản lý cú thể đưa ra được cỏc quyết định nhõn sự đỳng đắn như đào tạo, phỏt triển, thự lao, thăng tiến, kỷ luật…
* Cỏc yếu tố cơ bản của hệ thống ĐGTHCV là:
+ Cỏc tiờu chuẩn thực hiện cụng việc.
+ Đo lường sự thực hiện cụng việc theo cỏc tiờu thức trong tiờu chuẩn.
+ Thụng tin phản hồi đối với người lao động và bộ phận quản lý nguồn nhõn lực.
* Cỏc yờu cầu của hệ thống đỏnh giỏ phải đảm bảo như:
+ Tớnh phự hợp: tức là phải phự hợp và phục vụ được cỏc mục tiờu quản lý, đồng thời phải cú sự liờn kết rừ ràng giữa cỏc yếu tố chủ yếu của cụng việc với cỏc chỉ tiờu đỏnh giỏ.
+ Tớnh nhạy cảm: tức là hệ thống đỏnh giỏ phải cú khả năng phõn biệt được người thực hiện tốt cụng việc và người khụng thực hiện tốt.
+ Tớnh tin cậy: thể hiện ở sự nhất quỏn của đỏnh giỏ, tức là là hệ thống phải đảm bảo cho mỗi người lao động bất kỳ, kết quả đỏnh giỏ độc lập của người đỏnh giỏ khỏc nhau về họ phải thống nhất với nhau về cơ bản.
+ Tớnh được chấp nhận: tức là hệ thống đỏnh giỏ phải được ủng hộ và chấp nhận của người lao động.
+ Tớnh thực tiễn: cỏc tiờu chớ đỏnh giỏ phải đơn giản, dễ hiểu, dễ sử dụng với người lao động và quản lý.
* Cỏc phương phỏp ĐGTHCV:
+ Phương phỏp thang đo đỏnh giỏ đồ họa: người đỏnh giỏ sẽ cho ý kiến đỏnh giỏ về sự thực hiện cụng việc của đối tượng đỏnh giỏ dựa trờn ý kiến chủ quan của mỡnh theo một thang đo từ thấp đến cao. Cỏc tiờu thức gồm cả cỏc tiờu thức liờn quan trực tiếp và khụng trực tiếp đến cụng việc.
+ Phương phỏp danh mục kiểm tra: Những người đỏnh giỏ được nhận bản mẫu phiếu đó được thiết kế một danh mục cỏc cõu hỏi mụ tả về cỏc hành vi và thỏi độ cú thể xảy ra trong thực hiện cụng việc của người lao động, sau đú họ đỏnh dấu vào những cõu mà họ cảm thấy phự hợp với đối tượng đỏnh giỏ. Điểm số sẽ được tớnh bằng cỏch cộng cỏc cõu hoặc điểm của cỏc cõu.
+ Phương phỏp ghi chộp cỏc sự kiện quan trọng: Đũi hỏi người đỏnh giỏ phải ghi lại theo cỏch mụ tả những hành vi cú hiệu quả và những hành vi khụng hiệu quả trong thực hiện cụng việc của người lao động theo từng yếu tố cụng việc.
+ Phương phỏp đỏnh giỏ bằng thang đo dựa trờn hành vi: Đõy là sự kết hợp của phương phỏp thang đo và phương phỏp ghi chộp cỏc sự kiện quan trọng. Cỏc thang đỏnh giỏ cũng như phương phỏp đồ họa nhưng được mụ tả chớnh xỏc hơn bởi cỏc hành vi cụ thể.
+ Phương phỏp so sỏnh: Đỏnh giỏ thực hiện cụng việc của từng người lao động dựa trờn so sỏnh sự thực hiện cụng việc của từng người với những bạn cựng làm việc trong bộ phận.
+ Phương phỏp xếp hạng: Nhõn viờn trong nhúm sẽ được sắp xếp theo thứ tự từ cao nhất tới thấp nhất, dựa trờn hỡnh thức thực hiện cụng việc tổng thể của từng người.
+ Phương phỏp phõn phối bắt buộc: Đũi hỏi người đỏnh giỏ phải phõn loại cỏc nhõn viờn trong nhúm thành cỏc loại khỏc nhau theo những tỷ lệ nhất định, như 10% tốt, 20% khỏ/…
+ Phương phỏp cho điểm: đỏi hỏi người đỏnh giỏ phải phõn phối một tổng số điểm cho cỏc nhõn viờn trong bộ phận.
+ Phương phỏp so sỏnh cặp: cỏc nhõn viờn được so sỏnh với nhau từng đụi một về thỏi độ nghiờm tỳc trong cụng việc, số lượng cụng việc hoàn thành, chất lượng cụng việc…
+ Phương phỏp bản tường thuật.
+ Phương phỏp quản lý bằng mục tiờu: người lónh đạo sử dụng cỏc mục tiờu của cụng ty để đỏnh giỏ sự nỗ lực của nhõn viờn và cung cấp cỏc thụng tin phản hồi của họ.
Mỗi phương phỏp lại cú những ưu nhược điểm khỏc nhau vỡ vậy cỏc nhà quản lý cụng ty thường kết hợp nhiều phương phỏp với nhau để khắc phục cỏc nhược điểm và tăng hiệu quả trong cụng việc ĐGTHCV.