Hình 2.5 : Diễn biến hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh
9. Kết cấu của đề tài
3.2. GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG VỐN TẠI CTCP BỌC
3.2.2. Nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động
3.2.2.1. Tăng cường công tác quản lý công nợ phải thu, tránh bị chiếm dụng vốn
Do chính sách tín dụng thương mại của công ty, các đối tác của công ty chủ yếu là các công ty trong cùng Tập đoàn Dầu khí Việt Nam, nên các khoản phải thu ngắn hạn ngày càng có xu hướng gia tăng về tỷ trọng và giá trị, chiếm tỷ trọng chủ yếu trong tổng vốn lưu động của công ty. Vì vậy, công tác thu hồi công nợ cần phải chặt chẽ hơn.Một số biện pháp được đề ra để quản lý tốt hơn các khoản phải thu là:
Thứ nhất, trong các hợp đồng đầu ra công ty ký kết với khách hàng, điều kiện ứng tiền và thanh toán chưa được ràng buộc chặt chẽ, cần phải quy định thật rõ ràng về thời gian và phương thức thanh toán, giám sát việc khách hàng thực hiện những điều khoản trong hợp đồng. Đề xuất những hình thức xử phạt nếu hợp đồng bị vi phạm để nâng cao trách nhiệm của các bên khi tham gia hợp đồng. Thêm vào đó là các yêu cầu khác như yêu cầu ký quỹ, ứng trước tiền hàng, bảo lãnh của ngân hàng…đồng thời phải theo dõi các thông tin về tình hình tài chính của khách hàng qua các nguồn thông tin đáng tin cậy.
Thứ hai, trong công tác thu hồi công nợ: Để thúc đẩy công tác thu hồi nợ, công ty cần lập một hệ thống theo dõi và quản lý về thời gian, xem xét hạn thanh toán để có
kế hoạch thu hồi nợ. Hàng tháng, cần lập bảng phân tích chi tiết về quy mô và thời hạn thanh toán các khoản phải thu, thường xuyên đánh giá khả năng thu hồi các khoản nợ đó. Thường xuyên rà soát, đối chiếu công nợ thật chính xác.
Thứ ba, đối với những khoản nợ quá hạn và khách hàng không thanh toán: Công ty cần phân loại để tìm nguyên nhân khách quan và chủ quan của từng khoản nợ, căn cứ vào tình hình thực tế để có biện pháp xử lý nợ thích hợp như: gia hạn nợ, tổ chức họp để xử lý nợ, giảm nợ…Quy trình thu hồi nợ quá hạn: gọi điện, gửi thư, gửi công văn nhắc nợ khách hàng; cử cán bộ trực tiếp làm việc với khách hàng; nếu không thành công thì tiến hành các thủ tục pháp lý. Tuy nhiên, cũng cần có những chính sách mềm dẻo đối với các khoản nợ quá hạn này. Đối với những khách hàng uy tín, nếu trong trường hợp tạm thời bị khó khăn về tài chính thì có thể áp dụng biện pháp gia hạn nợ. Đối với những khách hàng cố ý không thanh toán, chiếm dụng vốn thì cần áp dụng biện pháp dứt khoát, xử lý nợ dứt điểm.
Thứ tư, căn cứ vào số nợ còn phải thu cuối mỗi kỳ, công ty có thể lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi và có phương hướng xử lý.
3.2.2.2. Tăng cường công tác quản lý hàng tồn kho
Trên thực tế, các chỉ tiêu về hàng tồn kho của công ty giai đoạn 2013 – 2015 của Công ty nhìn chung tương đối ổn định, nhưng khi hoạt động sản xuất kinh doanh giảm sút, Công ty cần có những biện pháp để giảm lượng hàng tồn kho, số liệu được thấy ở bảng 2.12 cho thấy cuối năm 2015, khi các dự án đã hoàn thành, chi phí sản xuất kinh doanh dở dang bằng 0, thì nguyên vật liệu tồn kho vẫn còn quá lớn, lớn hơn nhiều so với năm 2014 và 2013.
Chính vì vậy, công ty cần đề ra những biện pháp quản lý hàng tồn kho hợp lý, không nên quá lỏng lẻo trong công tác quản lý hàng tồn kho. Hàng tồn kho được duy trì để đáp ứng quá trình sản xuất, nên phải được căn cứ tương xứng với tình hình sản xuất kinh doanh hiện tại của công ty. Khối lượng hàng tồn kho quá lớn sẽ phát sinh những chi phí như chi phí dự trữ, lưu kho, chi phí cho các cán bộ đảm nhiệm việc lưu
kho, chi phí bảo hiểm….gây lãng phí vốn. Một số biện pháp tác giả đóng góp cho công tác quản lý hàng tồn kho tại công ty là:
Trước tiên, công ty cần có những kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu và kế hoạch sản xuất đồng bộ, thống nhất. Công ty cần xem xét số lượng nguyên vật liệu cần mua sắm, cắt giảm nếu không cần thiết, tránh dư thừa, lãng phí. Bên cạnh đó, cũng cần kiểm tra, kiểm kê thường xuyên, định kỳ phải có các biên bản kiểm kê báo cáo Ban lãnh đạo, đặc biệt phải kiểm kê cả công cụ dụng cụ như những thành phần tồn kho khác.
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần lập nhiều hơn để bù đắp những trường hợp hàng tồn kho bị giảm chất lượng, số lượng… vì những dự án lớn bị tạm dừng và giãn tiến độ nên khoản nguyên vật liệu tồn kho từ năm 2015 này hiện sẽ không có nhu cầu sử dụng. Đặc biệt đối với những khoản nguyên vật liệu tồn tại trong thời gian quá dài mà không sử dụng cần có kế hoạch thanh lý, giảm bớt chi phí lưu kho.
Đối với hệ thống chứng từ trong chu trình hàng tồn kho, ngoài phiếu nhập xuất kho, cần lập chi tiết hơn như phiếu lưu kho, phiếu giao nhận hàng… thể hiện rõ mục đích sử dụng, cách thức vận chuyển, bộ phận sử dụng, thời gian lưu kho…Thường xuyên theo dõi số lượng và chất lượng hàng tồn kho nhập xuất và biến động trong kỳ. Các cán bộ liên quan đến công tác lưu kho cũng cần được đào tạo nắm vững chu trình hàng tồn kho của công ty, hiểu rõ trách nhiệm và yêu cầu công việc của mình.