1. Sơ đồ mặt bằng cửa hàng cà phê điển hình
1.1. Sơ đồ mặt bằng cửa hàng cà phê
Trong đó: 1. Bãi đỗ xe 2. Bàn khách ngồi 3. Khu vực bảo vệ 4. Khu vệ sinh 5. Kho 6. Tủ mát
7. Quầy thu ngân
8. Giá đựng cốc giấy
9. Bàn pha chế, treo bill 10. Máy nước nóng
1.2. Cách bố trí một cửa hàng cà phê thông thƣờng
- Các cửa hàng của chuỗi phải nằm ở vị trí đắc địa, ngoài mặt đường, dễ tìm thấy, không gần các địa điểm có yếu tố gây ô nhiễm độc hại (nơi thu gom rác,…) [28]. - Không gian cửa hàng có nhiều ánh sáng, thoáng mát [28].
- Cấu trúc, vật liệu xây dựng cửa hàng phải vững chắc, phù hợp với tính chất và quy mô kinh doanh [29].
- Hệ thống nước của cửa hàng phải đạt tiêu chuẩn an toàn vệ sinh, có hệ thống lọc nước, làm mềm nước, được phép sử dụng trong thực phẩm [29].
- Cách bố trí các khu vực tại cửa hàng phải tuân thủ theo các quy định trong an toàn thực phẩm, đảm bảo vệ sinh, không lây nhiễm chéo.
- Quầy bar được bố trí theo trật tự các bước của quy trình thanh toán, pha chế, ra món và phục vụ khách hàng. Các kệ tủ đặt trong tầm với của nhân viên. Thiết bị điện được lắp đặt xa khu vực ẩm ướt, tránh sự cố nguy hiểm [28].
- Trang bị đầy đủ các thiết bị, dụng cụ cho việc chuẩn bị nguyên liệu, pha chế, thanh toán, bảo quản nguyên liệu, hàng hóa [29].
2. Các hoạt động trong cửa hàng cà phê
Nhập
Bảo quản nguyên
liệu
Hình 2.2 Sơ đồ chuỗi các hoạt động trong cửa hàng cà phê
A. Hoạt động về vệ sinh cửa hàng
2.1. Quá trình mở ca
2.1.1. Quản lý cửa hàng
Quản lý cửa hàng có mặt tại cửa hàng lúc 6h để bắt đầu một ngày kinh doanh. Quản lý bật các công tắc điện trong cửa hàng, khởi động hệ thống máy tính, kiểm tra tiền doanh thu của ngày hôm trước và mang đi gửi tại ngân hàng, viết báo cáo, lên đơn yêu cầu nhập hàng hóa theo lịch, chuẩn bị tiền mở ca cho nhân viên và kiểm tra từng khu vực sau khi nhân viên hoàn thành mở ca.
2.1.2. Khu vực quầy thanh toán và pha chế
Vệ sinh khu vực
Hình 2.3 Sơ đồ quá trình mở ca khu vực quầy thanh toán và pha chế
Bước 1: Nhân viên dùng khăn và dung dịch sát khuẩn để lau mặt bàn, sắp xếp các tờ thực đơn lên kệ, và bật máy POS, sau đó lấy chổi quét sàn và lau lại sàn bằng dung dịch nước lau nhà.
Bước 2: Lắp các thiết bị pha chế
Bước 3: Nhân viên lần lượt chuẩn bị đồ theo thứ tự, và đặt đúng vị trí có dán nhãn tên của từng đồ vật:
1. Ủ trà, set up cà phê
2. Nguyên liệu khác ( đường, siro, bột, sữa,...) 3. Topping
4. Sơ chế nguyên liệu tươi ( nếu sáng hôm đó mới nhập đồ) 5. Đá
6. Bánh ngọt, snack 7. Các dụng cụ pha chế
8. Dụng cụ ăn uống tại cửa hàng và mang đi, túi mang đi,... 9. Giấy in nhiệt, bút, máy thanh toán thẻ, thẻ bàn
Bước 4: Nhân viên nhìn lại quầy lần cuối để kiểm tra có thiếu đồ hay không và check lại các chương trình khuyến mãi đang chạy
2.1.3. Khu vự c phục vụ
Lồng túi
Quét, lau nhà
Hình 2.4 Sơ đồ quá trình mở ca khu vực phục vụ
Bước 1: Nhân viên phục vụ quét nhà và lau nhà bằng dung dịch nước lau nhà Bước 2: Nhân viên phục vụ dùng khăn và nước sát khuẩn để lau mặt bàn, chân bàn và chân ghế. Sau đó nhân viên sắp xếp lại bàn ghế gọn gàng.
Bước 3: Nhân viên phục vụ lấy túi rác và lồng vào toàn bộ các thùng rác trong cửa hàng, kiểm tra nhà vệ sinh và làm đầy nước rửa tay, giấy vệ sinh.
Bước 4: Nhân viên phục vụ lấy nước và tưới cây trong khu vực của cửa hàng Bước 5: Nhân viên lau toàn bộ cửa kính trong cửa hàng bằng nước lau kính và dụng cụ riêng.
2.2. Quá trình giao ca
Dọn dẹp Bàn giao khu vực ca
Hình 2.5 Sơ đồ quá trình giao ca
Bước 1: Nhân viên chuẩn bị kết thúc ca dọn dẹp khu vực làm việc của mình, lau bàn, quét sàn và lau sàn nhà.
Bước 2: Nhân viên trước khi kết thúc ca phải bàn giao ca cho người sau.
Nhân viên pha chế kiểm tra khu vực bàn pha chế của mình, rửa dụng cụ pha chế hoặc hộp đựng nguyên liệu cũ, bổ sung thêm nguyên liệu và dụng cụ ăn uống ( cốc, thìa, giấy ăn, ống hút,...) nếu hết, loại bỏ các nguyên liệu đã quá hạn sử dụng, hoặc không đạt nhiệt độ, và bàn giao lại công việc cho ca sau.
Nhân viên thanh toán sắp xếp lại quầy thanh toán, kiểm tiền trước sự giám sát của quản lý và bàn giao lại két cho ca sau.
Nhân viên phục vụ xếp dụng cụ ăn uống đã khô vào tủ, rửa dụng cụ ăn uống bẩn còn lại trước khi kết thúc ca, kiểm tra thùng rác và thay túi rác, kiểm tra phòng vệ sinh, giấy vệ sinh và nước rửa tay, cọ rửa bồn rửa tay và lau sàn nhà phòng vệ sinh, bàn giao lại công việc cho ca sau.
2.3. Quá trình đóng ca
Cửa hàng ngừng nhận khách mới lúc 22h30 và bắt đầu đóng ca. Nhân viên và quản lý tan ca vào lúc 23h30.
2.3.1. Quản lý cửa hàng
Viết báo cáo ngày, kiểm tiền doanh thu bán được trong cả một ngày, kiểm tra hàng tồn, kiểm tra tình hình đóng ca và tình hình vệ sinh tại cửa hàng.
1.3.1. Khu vực quầy thanh toán và pha chế
Dọn dẹp quầy
Hình 2.6 Sơ đồ quá trình đóng ca khu vực thanh toán và pha chế
Bước 1: Dọn dẹp quầy. Nhân viên thanh toán thu gọn các đồ vật trên bàn thanh toán, cất thực đơn và lau dọn bàn. Nhân viên pha chế cất các nguyên liệu thừa còn hạn sử dụng và loại bỏ các nguyên liệu đã hết hạn sử dụng hoặc chỉ dùng trong ngày, thu dọn các hộp đựng nguyên liệu.
Bước 2: Nhân viên rửa các hộp đựng nguyên liệu, tráng rửa thiết bị pha chế, tủ mát, lau dọn khu vực để thiết bị và cọ bồn rửa.
Bước 3: Quét và lau sàn.
Bước 4: Nhân viên sau khi hoàn thành đóng ca, gọi quản lý kiểm tra. Sau khi kiểm tra và đạt, nhân viên được nghỉ và kết thúc ca.
1.3.2. Khu vực phục vụ
Lau bàn
Hình 2.7 Sơ đồ quá trình đóng ca khu vực phục vụ
Bước 1: Nhân viên phục vụ lấy khăn và dung dịch khử khuẩn để lau mặt bàn. Bước 2: Nhân viên phục vụ lật bàn ghế, quét dọn sàn và các góc, sau đó lau sàn và đặt lại bàn ghế về vị trí cũ.
Bước 3: Nhân viên phục vụ cọ bồn rửa tay, bồn cầu và lau sàn.
Bước 4: Nhân viên phục vụ thu dọn rác, bê túi rác và đem bỏ ra thùng rác công cộng. Bước 5: Nhân viên phục vụ cất dụng cụ ăn uống đã khô vào tủ, rửa dụng cụ ăn uống còn lại và phơi trên giá để đồ khô, cọ bồn rửa.
Bước 6: Nhân viên sau khi hoàn thành đóng ca phải gọi quản lý kiểm tra. Sau khi kiểm tra và đạt, nhân viên mới được nghỉ và kết thúc ca.
2.4. Quá trình vệ sinh, duy trì không gian cửa hàng
Quản lý cửa hàng: Lập kế hoạch vệ sinh cho từng khu vực trong cửa hàng, cho từng ca làm và liên tục đi kiểm tra vệ sinh, nhắc nhở nhân viên thực hiện, đảm bảo nhạc luôn được bật trong cửa hàng.
Khu vực pha chế: Nhân viên tháo dỡ các thiết bị pha chế và vệ sinh định kì theo sự hướng dẫn của quản lý, rửa các dụng cụ pha chế, sắp xếp lại khu vực bàn pha chế, tủ để cốc đĩa và thay túi rác.
Khu vực quầy thu ngân: Nhân viên thu ngân lau dọn bàn thu ngân, máy pos, sắp xếp lại thực đơn.
Khu vực kho hàng: Nhân viên kiểm tra hàng hóa trong kho, sự có mặt của côn trùng, chuột, quét dọn khu vực kho.
Khu vực nhà vệ sinh: Nhân viên phục vụ lau nước dính trên gương, để hóa chất gọn trong tủ, treo các dụng cụ vệ sinh vào đúng vị trí, thay túi rác, kiểm tra và làm đầy nước rửa tay và giấy vệ sinh, cọ thùng rác nhà vệ sinh định kì.
Khu vực phục vụ: Nhân viên phục vụ lau chân bàn chân ghế, tưới và tỉa cây cảnh, kiểm tra cửa kính, quét bụi và mạng nhện trên tường, thay túi rác và cọ thùng rác định kì, kiểm tra và vệ sinh điều hòa.
Khu vực để xe: Nhân viên bảo vệ quét sân, và sắp xếp xe khách gọn gàng. 2.5. Thực hiện vệ sinh cá nhân
2.5.1. Trang phục, ngoại hình
Trang phục: Quản lý và nhân viên trước khi vào ca phải mặc đúng đồng phục, đeo bảng tên, đồng phục phải sạch sẽ, không có mùi cơ thể, tóc buộc gọn gàng, cắt móng tay và không sơn vẽ, không đeo vòng tay hoặc nhẫn ( trừ nhẫn cưới).
2.5.2. Các bước rửa tay
Xả nước
Hình 2.8 Sơ đồ các bƣớc rửa tay
Bước 1: Mở vòi nước ở mức độ chảy vừa phải, không quá nhỏ và không quá to để bắn nước ra ngoài. Sau khi mở vòi, chờ nước chảy một vài giây để trôi bớt các vi khuẩn, chất bụi bẩn có trên miệng vòi rồi mới xả nước lên từ khuỷu tay xuống đến bàn tay.
Bước 2: Lấy một lượng xà phòng vừa đủ, chà hai bàn tay vào nhau để tạo bọt, vệ sinh cẩn thận từ mu bàn tay, lòng bàn tay, kẽ ngón tay, từng ngón tay, đến từng kẽ móng tay, chà xà phòng lên đến khuỷu tay.
Bước 3: Sau khi thoa xà phòng xong, xả nước từ khuỷu tay xuống đến bàn tay, vệ sinh lại một lần nữa mu bàn tay, lòng bàn tay, từng kẽ ngón tay, ngón tay và móng tay.
Bước 4: Lấy một tờ giấy để lau khô tay, sau đó dùng tờ giấy để khóa vòi nước. Bước 5: Vẫn dùng tờ giấy đó để ấn bình đựng cồn sát khuẩn, lấy cồn sát khuẩn lên tay, sau đó vứt tờ giấy vào thùng rác rồi xoa cồn lên khắp hai bàn tay.
B. Hoạt động liên quan đến sản phẩm
2.6. Quá trình tiế p nhận hàng hóa
Hình 2.9 Sơ đồ quá trình tiếp nhận hàng hóa
2.6.1. Nguyên liệu khô
Bước 1: Nhân viên pha chế kiểm tra số lượng nguyên liệu có trong kho và báo cáo với quản lý cửa hàng. Quản lý cửa hàng so sánh số tồn thực tại cửa hàng với số tồn theo doanh thu, lên đơn hàng với các nguyên liệu sắp hết và liên hệ với kho tổng để đặt hàng. Nguyên liệu khô sẽ được nhập một tuần một lần.
Bước 2: Trước khi nhập hàng, nhân viên sắp xếp và lau dọn kho để đồ. Người vận chuyển sẽ đưa hóa đơn đặt hàng để quản lý kiểm tra lại đơn hàng đã đặt. Khi nhập hàng, quản lý giám sát quá trình nhập, kiểm tra số lượng dựa trên hóa đơn đã đặt hàng và tình trạng hàng hóa (bao gói, điều kiện vận chuyển, hạn sử dụng, loại nguyên liệu…). Sau khi hoàn tất nhập hàng, quản lý ký và đóng dấu hóa đơn trả lại cho kho và giữ bản sao của hóa đơn đó.
Bước 3: Quản lý nhập số lượng nguyên liệu đã nhận về vào hệ thống quản lý trên máy tính và ghi sổ kiểm hàng theo tuần để theo dõi.
2.6.2. Nguyên liệu tươi
Bước 1: Nhân viên pha chế kiểm soát số lượng nguyên liệu còn lại sau một ngày kinh doanh và thông báo với quản lý. Quản lý sẽ theo dõi số lượng bán ra theo doanh thu và đặt hàng trước ngày nhập nguyên liệu tươi một ngày. Nguyên liệu tươi sẽ nhập hai ngày một lần, lúc mở ca của buổi sáng, và được mang trực tiếp từ bên nhà cung cấp sang.
Bước 2: Nhân viên lau dọn tủ lạnh bảo quản nguyên liệu tươi. Quản lý kiểm tra tình trạng nguyên liệu, số lượng nguyên liệu được mang đến theo đơn hàng đã đặt. Nhân viên phân loại nguyên liệu tươi, sơ chế và xếp vào tủ lạnh để bảo quản, sắp xếp theo quy tắc FIFO. Quản lý kí và đóng dấu xác nhận lên đơn đặt hàng, giao trả hóa đơn cho nhà cung cấp và giữ lại bản sao của hóa đơn.
Bước 3: Quản lý nhập số lượng nguyên liệu nhận được vào hệ thống quản lý trên máy tính và sổ ghi chép để theo dõi. Toàn bộ thông tin, giấy tờ hóa đơn được giữ lại và chuyển xuống phòng kế toán vào cuối tháng để thanh toán.
2.6.3. Dụng cụ ăn uống
Bước 1: Nhân viên kiểm tra hàng hóa còn trong kho mỗi tối trước ngày gửi yêu cầu nhập đồ và báo cáo với quản lý về số lượng trong kho. Quản lý đối chiếu với lượng hàng hóa đã bán ra, ước lượng số lượng dụng cụ cần thiết cho việc kinh doanh và gửi đơn yêu cầu nhập đồ cho kho tổng. Dụng cụ ăn uống được nhập một lần một tuần dựa theo doanh thu của cửa hàng, và được mang đến từ kho tổng.
Bước 2: Trước khi nhập hàng, nhân viên sắp xếp và lau dọn kho. Người vận chuyển sẽ đưa hóa đơn nhập đồ để quản lý kiểm tra lại đơn hàng.Khi nhập hàng, quản lý kiểm soát quá trình nhập đồ, kiểm tra số lượng hàng hóa dựa theo hóa đơn và tình trạng của hàng hóa.Sau khi hoàn tất, quản lý ký và đóng dấu xác nhận vào hóa đơn, trả lại hóa đơn cho người vận chuyển và giữ lại bản sao của hóa đơn đó.
Bước 3: Quản lý nhập số lượng nguyên liệu đã nhận về vào hệ thống quản lý trên máy tính và ghi sổ kiểm hàng theo tuần để theo dõi.
2.7. Quá trình quản lý kho hàng
2.7.1. Sắp xếp và bảo quản hàng hóa
Sắp xếp hàng hóa
Hình 2.10 Sơ đồ quá trình sắp xếp và bảo quản hàng hóa
Bước 1: Sau khi nhận hàng hóa được chuyền về từ kho tổng, nhân viên cửa hàng dỡ bỏ thùng cat-tong, phân loại và sắp xếp toàn bộ hàng hóa vào vị trí đã được đánh dấu của từng loại trong kho. Với nguyên liệu khô, nhân viên viết ngày nhập lên bao bì bằng bút chuyên dụng, rồi xếp vào kho, và xếp các nguyên liệu đã nhập từ trước ra ngoài, nguyên liệu mới nhập để bên trong.
Bước 2: Quản lý lên lịch theo dõi kho hàng cho nhân viên, kiểm tra tình trạng vệ sinh kho hàng thường xuyên và có các biện pháp khắc phục kịp thời cho các tình huống không mong muốn. Nhân viên kiểm tra hàng hóa, hạn sử dụng của nguyên liệu, sắp xếp dọn dẹp
kho hàng tuần theo lịch quy định của quản lý. Đối với nguyên liệu dùng để pha chế, nhân viên sẽ phải kiểm tra số lượng hàng ngày vào cuối ngày lúc dừng nhận khách. Còn đối với các dụng cụ ăn uống, nhân viên kiểm tra số lượng một lần một tuần, vào cuối ngày khi dừng nhận khách.
2.7.2. Kiểm soát số lượng hàng hóa
Đếm số lượng
Hình 2.11 Sơ đồ quá trình kiểm soát số lƣợng hàng hoá
Bước 1: Nhân viên bắt đầu đi kiểm đồ trong kho vào lúc 22h dưới sự giám sát của quản lý. Nhân viên ghi nháp số lượng hàng hóa đếm được trong kho vào quyển sổ, tổng hợp lại số lượng đã đếm được theo đơn vị được quy định và đưa số đã đếm được của ngày hôm đó cho quản lý.Ngày thường, nhân viên chỉ phải đếm nguyên liệu trong kho và cân những nguyên liệu còn thừa vào mỗi tối. Riêng tối chủ nhật cuối tuần, nhân viên vừa đếm nguyên liệu và dụng cụ ăn uống để tổng kết doanh thu cả một tuần.
Bước 2: Quản lý nhập số lượng hàng hóa đã bán và hàng hóa mà nhân viên đã đếm được vào hệ thống trên máy tính để so sánh và kiểm tra sự chênh lệch. Nếu có sự chênh lệch, quản lý phải kiểm tra lại một lần nữa hàng hóa tồn trong kho, và vẫn có sự chênh lệch, quản lý phải viết báo cáo giải trình sự việc, đồng thời quy đổi sang tiền phạt để toàn bộ nhân viên đi làm cả ngày hôm đó. Nếu không có sự chênh lệch, quản lý nhập số liệu vào hệ thống và gửi báo cáo.