D. Hoạt động quản lý tài chính
3. Các hoạt động trên toàn chuỗi cửa hàng cà phê
3.3. Quá trình nhập và quản lý hàng hóa tại kho tổng
Hình 2.18 Sơ đồ quá trình nhập và quản lý hàng hóa tại kho tổng 3.3.1. Nguyên liệu khô
Bước 1: Tìm các nhà cung cấp có khả năng để cung cấp nguyên liệu cho toàn bộ hệ thống các chuỗi nhượng quyền ổn định và lâu dài, phù hợp với sản phẩm trên thực đơn đã thiết kế. Nhà cung cấp nguyên liệu sẽ phải đầy đủ các yếu tố: sản phẩm đạt chất lượng, đủ số lượng cho toàn bộ chuỗi, chi phí sản phẩm của nhà cung cấp phù hợp với kinh phí cho phép của hãng.
Bước 2: Chủ chuỗi cửa hàng thỏa thuận và kí hợp đồng với bên nhà cung cấp. Bước 3: Nhà sản xuất sẽ chuyển hàng hóa tới kho hàng với số lượng sản phẩm theo hợp đồng. Quản lý kho kiểm tra số lượng, chất lượng sản phẩm theo kỹ thuật lấy mẫu, nhận hàng hóa, nhập hàng vào kho và bảo quản hàng hóa. Hàng hóa trong kho tổng phải
được - 35
phân loại, sắp xế p theo vị trí có nhãn dán, kiể m kê hàng hóa hàng tuần và sắ p xếp theo quy tắc FIFO. Quản lý kho giữ lại toàn bộ thông tin, hóa đơn nhập nguyên liệu và chuyển xuống phòng kế toán vào cuối tháng để thanh toán.
Bước 4: Quản lý kho tổng dựa theo yêu cầu nhập nguyên liệu của các cửa hàng gửi lên, in hóa đơn, sắp xếp nguyên liệu theo số lượng trong hóa đơn, và vận chuyển tới các cửa hàng.
3.3.2. Nguyên liệu tươi
Bước 1: Chủ chuỗi cửa hàng dựa vào thực đơn đã thiết kế để chọn các nguyên liệu tươi cần thiết. Sau đó lựa chọn nhà cung cấp dựa theo 3 tiêu chuẩn: đảm bảo chất lượng, đảm bảo đủ số lượng cung cấp cho toàn bộ chuỗi và chi phí phù hợp.
Bước 2: Chủ cửa hàng thỏa thuận và kí hợp đồng với nhà cung cấp.
Bước 3: Quản lý cửa hàng kiểm tra số lượng trong cửa hàng và gửi yêu cầu nhập nguyên liệu cho nhà cung cấp. Quản lý gửi toàn bộ thông tin, giấy tờ hóa đơn xuống phòng kế toán để thanh toán đơn hàng vào cuối tháng.
3.3.3. Dụng cụ ăn uống
Bước 1: Các dụng cụ ăn uống như cốc, ống hút, thìa, giấy ăn,… đều phải được in tên thương hiệu nên cần được đặt làm riêng. Lựa chọn nhà sản xuất uy tín, đảm bảo chất lượng, đảm bảo luôn cung cấp đủ số lượng cho toàn bộ chuỗi với chi phí phù hợp.
Bước 2: Chủ chuỗi cửa hàng thỏa thuận và kí hợp đồng với bên nhà cung cấp. Bước 3: Nhà sản xuất sẽ chuyển hàng hóa tới kho hàng với số lượng sản phẩm theo hợp đồng. Quản lý kho kiểm tra số lượng, nhận hàng hóa, nhập hàng vào kho, phân loại và sắp xếp hàng hóa theo đúng vị trí đã được dán nhãn và bảo quản hàng hóa. Quản lý kho giữ lại toàn bộ thông tin, hóa đơn nhập hàng hóa và chuyển xuống phòng kế toán vào cuối tháng để thanh toán.
Bước 4: Quản lý kho tổng dựa theo yêu cầu nhập dụng cụ ăn uống của các cửa hàng gửi lên, in hóa đơn, sắp xếp nguyên liệu theo số lượng trong hóa đơn, và vận chuyển tới các cửa hàng.
3.4. Quá trình quản lý tài chính
Nhân viên phòng kế toán xuống kiểm tra đột xuất tại các cửa hàng tần suất 1-3 lần/tháng, vào buổi sáng thời gian mở ca của cửa hàng, để kiểm tra tính chính xác và trung
thự c của quản lý cửa hàng. Kế toán kiể m tra dựa trên số lượng hàng tồn kho được ghi trong biểu mẫu và số lượng hàng tồn đếm được trong kho của cửa hàng. Quản lý đi cùng kế toán đi kiểm đồ và giải trình.