B. Hoạt động liên quan đến sản phẩm
2.7. Quá trình quản lý kho hàng
2.7.1. Sắp xếp và bảo quản hàng hóa
Sắp xếp hàng hóa
Hình 2.10 Sơ đồ quá trình sắp xếp và bảo quản hàng hóa
Bước 1: Sau khi nhận hàng hóa được chuyền về từ kho tổng, nhân viên cửa hàng dỡ bỏ thùng cat-tong, phân loại và sắp xếp toàn bộ hàng hóa vào vị trí đã được đánh dấu của từng loại trong kho. Với nguyên liệu khô, nhân viên viết ngày nhập lên bao bì bằng bút chuyên dụng, rồi xếp vào kho, và xếp các nguyên liệu đã nhập từ trước ra ngoài, nguyên liệu mới nhập để bên trong.
Bước 2: Quản lý lên lịch theo dõi kho hàng cho nhân viên, kiểm tra tình trạng vệ sinh kho hàng thường xuyên và có các biện pháp khắc phục kịp thời cho các tình huống không mong muốn. Nhân viên kiểm tra hàng hóa, hạn sử dụng của nguyên liệu, sắp xếp dọn dẹp
kho hàng tuần theo lịch quy định của quản lý. Đối với nguyên liệu dùng để pha chế, nhân viên sẽ phải kiểm tra số lượng hàng ngày vào cuối ngày lúc dừng nhận khách. Còn đối với các dụng cụ ăn uống, nhân viên kiểm tra số lượng một lần một tuần, vào cuối ngày khi dừng nhận khách.
2.7.2. Kiểm soát số lượng hàng hóa
Đếm số lượng
Hình 2.11 Sơ đồ quá trình kiểm soát số lƣợng hàng hoá
Bước 1: Nhân viên bắt đầu đi kiểm đồ trong kho vào lúc 22h dưới sự giám sát của quản lý. Nhân viên ghi nháp số lượng hàng hóa đếm được trong kho vào quyển sổ, tổng hợp lại số lượng đã đếm được theo đơn vị được quy định và đưa số đã đếm được của ngày hôm đó cho quản lý.Ngày thường, nhân viên chỉ phải đếm nguyên liệu trong kho và cân những nguyên liệu còn thừa vào mỗi tối. Riêng tối chủ nhật cuối tuần, nhân viên vừa đếm nguyên liệu và dụng cụ ăn uống để tổng kết doanh thu cả một tuần.
Bước 2: Quản lý nhập số lượng hàng hóa đã bán và hàng hóa mà nhân viên đã đếm được vào hệ thống trên máy tính để so sánh và kiểm tra sự chênh lệch. Nếu có sự chênh lệch, quản lý phải kiểm tra lại một lần nữa hàng hóa tồn trong kho, và vẫn có sự chênh lệch, quản lý phải viết báo cáo giải trình sự việc, đồng thời quy đổi sang tiền phạt để toàn bộ nhân viên đi làm cả ngày hôm đó. Nếu không có sự chênh lệch, quản lý nhập số liệu vào hệ thống và gửi báo cáo.
Bước 3: Quản lý sau khi gửi báo cáo phải viết số hàng tồn vào sổ biểu mẫu hàng tồn kho theo từng tháng, và kí tên.