D. Hoạt động quản lý tài chính
2.12. Quá trình quản lý tài chính
Bắt đầu ca
Hình 2.16 Sơ đồ quá trình quản lý tài chính 2.12.1. Đối với nhân viên thu ngân
Bước 1: Bắt đầu ca, máy pos sẽ được reset sau mỗi ngày. Nhân viên thu ngân nhận máy, mở máy pos, đăng nhập tài khoản riêng cho mỗi ca, kiểm tra số tiền được bàn giao trong máy.
Bước 2: Thự c hiện thanh toán cho khách. Kiểm tra chính xác thông tin trên hóa đơn, hình thức thanh toán và thanh toán cho khách hàng.
Bước 3: Nhân viên thu ngân bỏ hết tiền trong két ra khỏi máy. Đăng xuất khỏi tài khoản. Đếm và để lại số tiền theo yêu cầu cho ca sau. Quản lý đếm doanh thu của ca làm đó trước sự chứng kiến của nhân viên, nhna viên ghi vào sổ doanh thu và bàn giao cho quản lý. Thông tin chi tiết về hóa đơn và doanh thu trong ca sẽ được tự động tải lên hệ thống của phần mềm quản lý.
2.12.2. Đối với quản lý cửa hàng
Bước 1: Cuối mỗi ca, quản lý nhận doanh thu từ nhân viên thu ngân. Đếm lại số tiền xem có khớp với sổ doanh thu không. Đối chiếu số tiền thu được của mỗi ca với số tiền được ghi lại trên hệ thống. Nếu phát hiện chênh lệch lớn, quản lý sẽ kiểm tra lại các giao dịch thông qua camera được lắp ở quầy thu ngân (đặc biệt là các giao dịch với số tiền lớn). Nhân viên thu ngân sẽ phải chịu trách nhiệm với sự chênh lệch này. Trong trường hợp số tiền chênh lệch quá lớn và không tìm ra được nguyên nhân thì quản lý sẽ phải chịu trách nhiệm.
Bước 2: Quản lý cửa hàng tổng kết doanh thu vào cuối ngày, bọc lại và gửi tiền doanh thu của ngày hôm đó ở ngân hàng vào sáng ngày hôm sau. Nhập doanh thu thực tế vào hệ thống, đối chiếu số lượng nguyên vật liệu sử dụng trong ngày với số liệu trên hệ thống và lập báo cáo doanh thu theo ngày. Vào cuối mỗi tháng, cần lập báo cáo doanh thu cả tháng. Ngoài ra, ở các cửa hàng sẽ có một khoản quỹ nhất định bao gồm tiền đồng nát, tiền chi cho các phát sinh nhỏ,.... Mỗi lần thu chi, quản lý cần ghi lại vào sổ thu chi và cuối tháng
lập danh sách báo cáo các chi phí phát sinh.