B. Hoạt động liên quan đến sản phẩm
2.6. Quá trình tiếp nhận hàng hóa
Hình 2.9 Sơ đồ quá trình tiếp nhận hàng hóa
2.6.1. Nguyên liệu khô
Bước 1: Nhân viên pha chế kiểm tra số lượng nguyên liệu có trong kho và báo cáo với quản lý cửa hàng. Quản lý cửa hàng so sánh số tồn thực tại cửa hàng với số tồn theo doanh thu, lên đơn hàng với các nguyên liệu sắp hết và liên hệ với kho tổng để đặt hàng. Nguyên liệu khô sẽ được nhập một tuần một lần.
Bước 2: Trước khi nhập hàng, nhân viên sắp xếp và lau dọn kho để đồ. Người vận chuyển sẽ đưa hóa đơn đặt hàng để quản lý kiểm tra lại đơn hàng đã đặt. Khi nhập hàng, quản lý giám sát quá trình nhập, kiểm tra số lượng dựa trên hóa đơn đã đặt hàng và tình trạng hàng hóa (bao gói, điều kiện vận chuyển, hạn sử dụng, loại nguyên liệu…). Sau khi hoàn tất nhập hàng, quản lý ký và đóng dấu hóa đơn trả lại cho kho và giữ bản sao của hóa đơn đó.
Bước 3: Quản lý nhập số lượng nguyên liệu đã nhận về vào hệ thống quản lý trên máy tính và ghi sổ kiểm hàng theo tuần để theo dõi.
2.6.2. Nguyên liệu tươi
Bước 1: Nhân viên pha chế kiểm soát số lượng nguyên liệu còn lại sau một ngày kinh doanh và thông báo với quản lý. Quản lý sẽ theo dõi số lượng bán ra theo doanh thu và đặt hàng trước ngày nhập nguyên liệu tươi một ngày. Nguyên liệu tươi sẽ nhập hai ngày một lần, lúc mở ca của buổi sáng, và được mang trực tiếp từ bên nhà cung cấp sang.
Bước 2: Nhân viên lau dọn tủ lạnh bảo quản nguyên liệu tươi. Quản lý kiểm tra tình trạng nguyên liệu, số lượng nguyên liệu được mang đến theo đơn hàng đã đặt. Nhân viên phân loại nguyên liệu tươi, sơ chế và xếp vào tủ lạnh để bảo quản, sắp xếp theo quy tắc FIFO. Quản lý kí và đóng dấu xác nhận lên đơn đặt hàng, giao trả hóa đơn cho nhà cung cấp và giữ lại bản sao của hóa đơn.
Bước 3: Quản lý nhập số lượng nguyên liệu nhận được vào hệ thống quản lý trên máy tính và sổ ghi chép để theo dõi. Toàn bộ thông tin, giấy tờ hóa đơn được giữ lại và chuyển xuống phòng kế toán vào cuối tháng để thanh toán.
2.6.3. Dụng cụ ăn uống
Bước 1: Nhân viên kiểm tra hàng hóa còn trong kho mỗi tối trước ngày gửi yêu cầu nhập đồ và báo cáo với quản lý về số lượng trong kho. Quản lý đối chiếu với lượng hàng hóa đã bán ra, ước lượng số lượng dụng cụ cần thiết cho việc kinh doanh và gửi đơn yêu cầu nhập đồ cho kho tổng. Dụng cụ ăn uống được nhập một lần một tuần dựa theo doanh thu của cửa hàng, và được mang đến từ kho tổng.
Bước 2: Trước khi nhập hàng, nhân viên sắp xếp và lau dọn kho. Người vận chuyển sẽ đưa hóa đơn nhập đồ để quản lý kiểm tra lại đơn hàng.Khi nhập hàng, quản lý kiểm soát quá trình nhập đồ, kiểm tra số lượng hàng hóa dựa theo hóa đơn và tình trạng của hàng hóa.Sau khi hoàn tất, quản lý ký và đóng dấu xác nhận vào hóa đơn, trả lại hóa đơn cho người vận chuyển và giữ lại bản sao của hóa đơn đó.
Bước 3: Quản lý nhập số lượng nguyên liệu đã nhận về vào hệ thống quản lý trên máy tính và ghi sổ kiểm hàng theo tuần để theo dõi.