7. Kết cấu của luận văn
3.4. Ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình tổ chức và hoạt động văn
động văn phòng
Công nghệ thông tin (CNTT) hiện nay đã trở thành lực lượng sản xuất trực tiếp và mang lại hiệu quả cao trong các quá trình sản xuất và trong các quan hệ kinh tế trên diện rộng, vượt ra phạm vi quốc gia, nó diễn ra trên khắp thế giới. Cùng với đời sống vật chất của người dân không ngừng được nâng cao, số người sở hữu điện thoại di động thông minh ngày càng nhiều, gắn kết ngày càng chặt chẽ, chỉ ngồi ở nhà họ có thể sử dụng được các dịch vụ công trực tuyến, ở nhà họ có thể thực hiện các giao dịch mua sắm, giải trí, đặt hàng qua mạng một cách nhanh chóng, thuận tiện và hiệu quả, không cần phải mất nhiều thời gian. Chính điều này đã làm thay đổi các quan hệ và rút ngắn được khoảng cách về địa lý, thời gian, không gian. Do đó, công nghệ thông tin đã tác động mạnh mẽ tới tất cả mọi mặt của đời sống xã hội, và với hoạt động của văn phòng UBND thì nó cũng không ngoại lệ.
Trong tổ chức và hoạt động của văn phòng UBND huyện hiện nay, vấn đề đào tạo tin học cho CBCC đang trở lên cấp thiết và là yêu cầu của đổi mới hoạt động của công tác văn phòng. Mục tiêu là làm sao trong thời gian ngắn
nhất đào tạo cho họ có khả năng tiếp cận, sử dụng công nghệ mới trong công việc thường xuyên nhằm đáp ứng yêu cầu cao về hiệu quả và chất lượng công việc. Để thực hiện mục tiêu trên thì việc cần phải trang bị máy móc hiện đại, hệ thống máy vi tính, máy in, fax, điện thoại,… hệ thống phần mềm điện tử, trực tuyến, mạng internet, mạng viễn thông,… cần được trang bị đồng bộ, tổ chức các khóa tập huấn, bồi dưỡng CBCC, nhân viên tiếp cận CNTT trên thế giới vào hoạt động của Văn phòng UBND huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha một cách hợp lý và hiệu quả nhất.
Bên cạnh đó việc tổ chức văn phòng cũng phải được ứng dụng phần mềm điện tử sao cho phù hợp, trong đó có sự quản lý CBCC, nhân viên một cách khoa học và hợp lý. Thực hiện quét vân tay khi đi làm và khi kết thúc giờ hành chính, quản lý theo vị trí công việc, kiểm tra thực thi công việc trên máy vi tính, kết nối mạng, lắp hệ thống camera giám sát toàn bộ hoạt động hệ thống văn phòng, nơi cơ quan làm việc, đảm bảo thực hiện công việc nghiêm túc và đáp ứng đầy đủ yêu cầu của một công sở hiện đại, không có sách nhiễu, tiêu cực tại văn phòng.
Việc tạo liên kết mạng, cổng thông tin điện tử để kết nối với các văn phòng hành chính trên phạm vi rộng, xây dựng hệ thống thông tin phục vụ quản lý của các cơ quan hành chính nhà nước, đưa hệ thống thông tin điện tử vào hoạt động, bám sát các mục tiêu của chương trình CCHC nhà nước, thúc đẩy mạnh mẽ việc hiện đại hoá công nghệ hành chính, thực hiện tin học hoá các quy trình phục vụ nhân dân trong các lĩnh vực cung ứng DVC, nâng cao năng lực của các cơ quan hành chính nhà nước trong việc cung cấp các DVC cho nhân dân trên địa bàn huyện và doanh nghiệp được thuận tiện, nhanh gọn và không ngừng nâng cao chất lượng các dịch vụ. Thực trạng về công tác này còn nhiều bất cập ở văn phòng UBND huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha, cũng như ở nước CHDCND Lào. Trong giai đoạn tới đòi hỏi cần phải đổi mới công tác thông tin nhằm đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau: Bảo đảm thông tin
cần thiết cho việc soạn thảo và cung cấp thông tin để lãnh đạo tỉnh đưa ra các quyết định. Bảo đảm thông tin chính xác, kịp thời, đầy đủ để tỉnh trưởng xử lý công việc hàng ngày trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Bảo đảm đủ thông tin cho việc nghiên cứu, kiểm tra việc thực hiện các quyết định và chuẩn bị ra các quyết định trên một số lĩnh vực quan trọng.
Để đáp ứng được những yêu cầu trên, công tác thông tin của Văn phòng UBND huyện Long phải thực sự phục vụ lãnh đạo tỉnh cần đổi mới các mặt sau:
Thứ nhất, cần đổi mới tiêu chuẩn đánh giá chất lượng thông tin. Một
thông tin có chất lượng cao cần đảm bảo các yêu cầu sau:
Thông tin không ngắt quãng, phải có hệ thống đầy đủ, không thừa, không thiếu, không bị nhầm lẫn.
Thông tin phải khách quan, chính xác. Để làm được yêu cầu này đòi hỏi phải xây dựng hệ thống cung cấp và tiếp nhận thông tin thật tốt sao cho các nguồn thông tin có đủ độ tin cậy; các bộ phận làm công tác tổng hợp thông tin phải có trình độ chính trị và có năng lực nghiêm túc, phân tích, xử lý, biết lựa chọn, sắp xếp các tin theo yêu cầu lãnh đạo tỉnh và có thái độ trung thực, thẳng thắn, phản ánh đúng sự thật.
Thông tin phải kịp thời, tức là phải đúng lúc, theo sát yêu cầu của lãnh đạo để thực hiện có lợi cho lãnh đạo quyết định chủ trương. Thông tin không được chậm trễ, lạc hậu, song cũng không phải vì thế mà qua loa, xem nhẹ chất lượng của thông tin. Có những sự việc đòi hỏi thông tin nhanh, nhưng cũng có việc đòi hỏi phải có sự phân tích kỹ lưỡng, phải nghiên cứu để nêu rõ được thực chất của vấn đề. Nếu thông tin không kịp thời sẽ làm lỡ việc, hoặc có đưa tới lãnh đạo tỉnh thì cũng không còn tác dụng trong việc xử lý. Có trường hợp thông tin chậm sẽ gây ra những tác hại lớn. Vì vậy, cần cải tiến và hoàn thiện cách truyền tải thông tin, phương tiện truyền tin, đảm bảo thông tin đến cấp tỉnh trong thời gian ngắn nhất.
Thông tin cho cấp quản lý trực tiếp là huyện, cấp trên là tỉnh phải là thông tin có tính phân tích và tổng hợp cao. Để quyết định một chủ trương về kinh tế, chính trị, xã hội… Lãnh đạo phải nghiên cứu, xem xét một cách toàn diện, giải quyết nhiều mối quan hệ, cân nhắc nhiều yếu tố khách quan, chủ quan, cho nên lãnh đạo huyện cần được có những thông tin có chọn lọc, có phân tích tổng hợp. Nếu cấp lãnh đạo nhận được thông tin đơn giản, rời rạc về các sự việc mà không thấy được nguyên nhân, không phân biệt được hiện tượng phổ biến với hiện tượng cá biệt, không đánh giá được thực chất của tình hình sẽ dẫn đến giải quyết vấn đề không được chính xác.
Thông tin phải ngắn gọn, nhưng phải đảm bảo về đa nội dung, tối thiểu về các hình thức chuyển tải. Mục đích của tiêu chuẩn này là làm cho người lãnh đạo sử dụng ít thời gian nhất mà văn bản vẫn nắm bắt đúng bản chất của thông tin.
Để đảm bảo yêu cầu ngắn gọn và đầy đủ nhất, CBCC Văn phòng UBND huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha làm công tác thông tin phải chọn lựa sử dụng các hình thức chuyển tải hợp lý nhất, phải nắm vững cái cốt lõi, tinh thần chung của những nội dung phải đưa tin, đồng thời phải tìm cách làm nổi bật bản chất của tin bằng những hình thức khác nhau. Đặc trưng tư duy của người lãnh đạo là tư duy chính trị dựa trên quan điểm giai cấp, với nội dung cơ bản là các quyết định phục vụ lợi ích cho ai? Đây là điều Văn phòng UBND huyện Long cần lưu ý trong việc đảm bảo thông tin cho lãnh đạo.
Thứ hai, đối với quy trình thu thập và xử lý thông tin.
Các luồng thông tin liên tục được cập nhật, gửi đến cấp tỉnh hàng ngày, hàng giờ, hàng tuần,… Những thông tin đó phản ánh kết quả, thành tựu, kinh nghiệm và những vấn đề mới nảy sinh, khó khăn, mâu thuẫn trong công việc và những yêu cầu của cuộc sống mà tỉnh cần phải giải quyết với chức năng là trung tâm thông tin tổng hợp, kết nối các kênh thông tin và nguồn tin trong hệ thống thông tin trong tỉnh, Văn phòng UBND huyện có trách nhiệm thu thập
và xử lý, tổng hợp các thông tin để phục vụ cho công tác lãnh đạo của UBND huyện và lãnh đạo địa phương. Đối với công tác thu thập thông tin: Thông tin thường được gửi đến lãnh đạo huyện từ các nguồn sau:
Từ cấp trên xuống gồm các văn bản lãnh đạo, chỉ đạo việc thực hiện các nhiệm vụ chính trị ở địa phương các tài liệu tham khảo, các văn bản hỏi ý kiến; các văn bản pháp quy cần vận dụng thực hiện ở địa phương. Từ cấp dưới lên gồm các văn bản, báo cáo, xin ý kiến phản ánh những sự kiện xảy ra trên địa phương mình. Từ các phòng, ban, ngành phản ánh tình hình các mặt và báo cáo kiểm tra kết quả tổ chức thực hiện các công việc thuộc nhiệm vụ của các tổ chức Đảng, cơ quan Nhà nước và đoàn thể nhân dân trên địa bàn. Từ ý kiến của đội ngũ CBCC và đơn thư của nhân dân về vấn đề đang được quan tâm. Từ báo chí trong nước và nước ngoài; Từ các cơ quan nghiên cứu khoa học của Đảng và Nhà nước và các tài liệu tham khảo cần thiết khác. Từ tài liệu ở các kho lưu trữ do Văn phòng UBND huyện Long quản lý và lưu trữ. Ngoài việc thu thập thông tin từ các nguồn trên, Văn phòng UBND huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha còn nghiên cứu, khảo sát thực tiễn ở các cơ sở, các Phòng, các ban, Sở, ngành và trực tiếp thông tin cho lãnh đạo. Mặc dù vậy, Văn phòng UBND huyện Long không thể thụ động chờ đợi thông tin của nơi khác báo cáo về cho huyện để thu nhận, mà thường xuyên chủ động, tích cực khởi xướng nguồn tin, đôn đốc thục hiện chế độ thông tin để đáp ứng yêu cầu thông tin phục vụ sự lãnh đạo huyện và chủ tịch huyện. Tiếp theo là đối với công tác xử lý thông tin: Đây là công việc bắt buộc, được coi như một nguyên tắc nhằm nâng cao chất lượng nghiên cứu của lãnh đạo, tránh được sự quá tải gây nhiễu thông tin. Mục đích của việc xử lý thông tin là nhằm:
Làm cho lãnh đạo huyện nắm được vấn đề cốt lõi, chủ yếu, cơ bản của các thông tin. Điều đó đòi hỏi người làm tin phải biết chon lọc, bỏ đi những cái rườm rà, không cần thiết. Làm nổi bật căn cứ, cơ sở lý luận và sự kiện để lãnh đạo suy nghĩ đề ra các quyết định phù hợp.
Công tác xử lý thông tin trải qua các việc: kiểm tra độ tin cậy, tính pháp lý của thông tin; kiểm tra, xác định, độ tin cậy của thông tin, tức là nghiên cứu, phân tích, so sánh, đối chiếu để xác định tính trung thực, mức độ tin cậy của thông tin.
Văn phòng UBND huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha phải căn cứ vào yêu cầu thông tin mà lãnh đạo cần, căn cứ vào chương trình làm việc và sự phân công trong huyện, vào tính chất thông tin và kiến nghị với lãnh đạo huyện về đối tượng nhận tin, thông tin đúng đối tượng còn có ý nghĩa bảo vệ những vấn đề cơ mật của Đảng và Nhà nước. Như vậy, việc đầu tư trang bị hệ thống CNTT, ứng dụng CNTT vào trong tổ chức và hoạt động của văn phòng UBND huyện mang tính quyết định và đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc hợp lý, đáp ứng sự thay đổi và quá trình thích nghi phát triển với mọi tình huống và tình hình trong thời đại mới, đáp ứng yêu cầu CCHC giai đoạn hiện nay.