7. Kết cấu của luận văn
1.2. Cơ sở lý luận về hoạt động của văn phòng
1.2.1. Khái niệm hoạt động và hoạt động của văn phòng
Trên thực tế có nhiều cách hiểu và cắt nghĩa khác nhau về thuật ngữ hoạt động. Theo tâm lý học mácxit, cuộc sống con người là một dòng hoạt động, con người là chủ thể của các hoạt động thay thế nhau.Theo tác giả Nguyễn Xuân Thức thì:“Hoạt động là quá trình con người thực hiện các quan hệ giữa con người với thế giới tự nhiên, xã hội. Đó chính là quá trình chuyển hóa năng lực lao động và các phẩm chất tâm lý khác của bản thân thành sự vật, thành thực tế và quá trình ngược lại là quá trình tách những thuộc tính của sự vật, của thực tế quay trở về với chủ thể, biến thành vốn liếng tinh thân
của chủ thể”. (Giáo trình tâm lý học đại cương, của Nguyễn Xuân Thức chủ
biên, Nxb đại học sư phạm, 2007).
Có quan điểm khác lại cho rằng hoạt động là quá lại tích cực giữa con người với thế giới khách quan mà qua đó mối quan hệ thực tiễn giữa con người với thế giới khách quan được thiết lập. Trong mối quan hệ này có hai quá trình diễn ra đồng thời và bổ sung cho nhau, thống nhất với nhau là quá trình đối tượng hóa và chủ thể hóa. Quá trình đối tượng hóa là quá trình chủ thể chuyển năng lực của mình thành sản phẩm của hoạt động, hay nói khác đi tâm lý người được bộc lộ, được khách quan hóa trong quá trình tạo ra sản phẩm. Quá trình chủ thể hóa là quá trình chuyển từ phía khách thể vào bản thân chủ thể những quy luật, bản chất của thế giới để tạo nên tâm lý, nhận thức, nhân cách của bản thân bằng cách chiếm lĩnh thế giới, vừa tạo ra tâm lý của mình, hay nói khác đi tâm lý, ý thức, nhân cách được bộc lộ và hình thành trong hoạt động.
Còn hoạt động trên góc độ của khoa học quản lý thì đó chính là hoạt động của các cơ quan nhà nước, mà trực tiếp là hoạt động QLNN của đội ngũ CBCC được giao nhiệm vụ trong thực thi công vụ. Trong hoạt động QLNN, mối quan hệ diễn ra giữa một bên là chủ thể quản lý và một bên là đối tượng
quản lý. Chủ thể quản lý ở đây là các tổ chức, cơ quan, đơn vị và cá nhân người được giao quyền. Còn đối tượng quản lý là cá nhân, công dân, tổ chức và đơn vị có nhu cầu sử dụng DVC, các dịch vụ, các giao dịch dân sự, hành chính trong cuộc sống,… tất cả các hoạt động đó gọi là hoạt động trong QLHCNN.
Như vậy, theo cách hiểu của cá nhân tác giả thì: “Hoạt động chính là sự tác động qua lại giữa hai hay nhiều nhiều bên cùng tham gia trong một quá trình tổ chức và triển khai các công việc liên quan đến các bên để đạt được mục đích của họ. Đó có thể là cách thức tổ chức và triển khai các công việc, các bước theo một quy trình cụ thể để đảm bảo giải quyết các công việc một cách hiệu quả nhất”.
Đó là khái niệm nói chung, còn khi đề cập tới công tác văn phòng thì có thể thấy hoạt động của văn phòng chính là các công việc thường xuyên, liên tục diễn ra trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mỗi văn phòng. Bên cạnh đó, cũng căn cứ vào mục đích và mục tiêu của tổ chức mà công tác văn phòng ở mỗi đơn vị là không giống nhau. Các văn phòng thuộc khối tư nhân, doanh nghiệp thì mục đích của họ là lợi nhuận và lợi ích kinh tế của đơn vị họ, nên hoạt động của các văn phòng này chủ yếu tập trung vào giải quyết các nhiệm vụ của đơn vị, ví dụ văn phòng công ty, văn phòng tổng công ty, văn phòng tập đoàn,… các văn phòng này hướng tới lợi ích và lợi nhuận của công ty, tập đoàn mà các cachs thức hoạt động, các bước triển khai và các nội dung phối hợp mang đạm chất doanh nghiệp. Còn các văn phòng thuộc các đơn vị, cơ quan nhà nước như văn phòng UBND các cấp, văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ,… thì hoạt động lại mang tính phục vụ tổ chức, phục vụ lợi ích công, lợi ích nhà nước, hướng tới hoàn thành và nâng cao hiệ quả thực thi công vụ.
Mặc dù vậy thì giữa các văn phòng vẫn có những mảng việc mang tính chất chung như công tác tham mưu về nhân sự, về văn thư, về hậu cần, phục
vụ thư ký lãnh đạo đơn vị, phối hợp hoạt động với các bộ phận trong nội bộ, phối hợp với bên ngoài,….
Qua đó có thể thấy rằng, bên cạnh những công việc mang tính đặc thù, chung của văn phòng thì động hoạt động của văn phòng khối DVC như văn phòng UBND các cấp, văn phòng các Bộ, ngành ở trung ương,… có những nét đặc thù riêng. Hiện nay, hoạt động của văn phòng UBND cấp huyện chính là các hoạt động của phòng tham mưu, giúp việc cho huyện ủy và UBND huyện, là đơn vị đầu mối giữa lãnh đạo huyện với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện diễn ra trên một địa bàn lãnh thổ nhất định, mà ở đây chính là trên địa bàn huyện. Sự vận hành, hoạt động của văn phòng UBNDhuyện được thực hiện theo luật định và được quy định chặt chẽ bởi hệ thống các văn bản dưới luật, các văn bản hướng dẫn thực thi trong hoạt động thực thi công vụ của từng cá nhân trong từng phòng ban chuyên môn. Hiệu quả hoạt động của văn phòng UBND phụ thuộc trực tiếp vào hiệu quả hoạt động của đội ngũ CBCC nhà nước trực thuộc văn phòng. Chính vì vậy, việc chú trọng tới chất lượng đội ngũ công chức cũng như trình độ của quản lý lãnh đạo của phòng sẽ là động lực thúc đẩy sự phát triển, nâng cao chất lượng công vụ hiện nay.