7. Kết cấu của luận văn
1.2.4. Các yếu tố ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động của văn phòng
Khi đề cập tới các yếu tố ảnh hưởng tức là đề cập tới những yếu tố tác động trực tiếp hoặc gián tiếp tới hoạt động của văn phòng UBND cấp huyện. Trong đó, các yếu tố ảnh hưởng thường xuyên và tác động liên tục phải kể đến như yếu tố xã hội, yếu tố văn hóa, yếu tố con người và môi trường pháp lý.
Thứ nhất, yếu tố xã hội: Xã hội biến đổi tác động lên tất cả các hoạt
động trong sản xuất kinh doanh cũng như trong hoạt động QLNN. Xã hội ngày càng phát triển, các quan hệ trong xã hội cũng rất phức tạp, hoạt động quản lý của UBND cũng theo đó mà vận động và điều chỉnh theo để đảm bảo an toàn, phát triển và hiệu quả trong hoạt động QLNN. Do vậy mà hoạt động của văn phòng cũng điều chỉnh và chịu sự tác động của yếu tố xã hội. Quá trình giao dịch của công sở với công dân thì các quan hệ xã hội sẽ phát sinh và ngày càng phong phú, người dân ngày càng có nhiều điều, kiện và cơ hội đóng góp cho đất nước, các cán bộ công chức ở văn phòng của các UBND là công bộc của dân, phục vụ nhân dân, tạo ra niềm tin cho người dân. Chính vì lẽ đó mà các giao dịch giữa người dân và UBND ngày càng nhiều, các vấn đề liên quan đến QLNN, tới sử dụng các DVC ngày càng nhiều, dẫn tới sự tác động tới hệ thống văn phòng ở UBND huyện nói riêng và các văn phòng UBND các cấp nói chung.
Thứ hai, yếu tố văn hóa: Văn hóa của cơ quan, công sở xuất phát từ
chính vai trò của cơ quan đó trong đời sống và trong hoạt động của bộ máy nhà nước. Như vậy, văn hóa trong cơ quan nhà nước mà cụ thể là văn hóa trong CQHCNN có thể đề cập tới những khía cạnh sau như: quan hệ CBCC với nhau trong việc thực hiện công việc, các chuẩn mực về xử sự, nghi thức, nghĩ lễ trong giao tiếp, các phương thức giải quyết các mâu thuẫn trong đội
ngũ cán bộ nhân viên trong cơ quan và cả ý thức tổ chức kỷ luật của CBCC trong và ngoài công sở, ý thức của lãnh đạo điều hành trong cơ quan hành chính, trong hệ thống văn phòng.
Thứ ba, yếu tố con người: Trong bất cứ hoạt động nào thì yếu tố con
người luôn đóng vai trò quan trọng nhất, bởi lẽ con người chính là nhân tố quyết định mọi thắng lợi. Nếu như con người, những người trực tiếp làm việc trong tổ chức, văn phòng mà chất lượng không cao, trình độ chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ yếu kém thì không thể mang lại kết quả hoạt động cao được, điều đó ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả hoạt động của đơn vị. Ngược lại, nếu như những cán nhân cán bộ, nhân viên của văn phòng đều là những con người có trình độ thực sự, có hiểu biết về pháp luật, có kiến thức và kỹ năng thành thạo thì khi giải quyết công việc sẽ mang lại hiệu quả cao, thiết thực cho tổ chức. Do đó, có thể khẳng định con người chính là yếu tố tác động trực tiếp và rất quan trọng đối với tổ chức, để tổ chức hoạt động hiệu quả, cần phải không ngừng nâng cao chất lượng, công tác đào tạo, bồi dưỡng nhân lực phải được quan tâm đúng mức, thường xuyên.
Thứ tư, yếu tố pháp lý: Mỗi tổ chức, cơ quan hoạt động đều dựa trên
những quy định của pháp luật, đảm bảo đúng yêu cầu của pháp luật, tuân thủ các quy định mà nhà nước đặt ra. Yếu tố pháp lý đòi hỏi các hoạt động, các quy chế, quy định và cách thức tổ chức của đơn vị phải đáp ứng đúng và đẩy đủ yêu cầu của pháp luật. Với mỗi một hoạt động đều có những quy định pháp lý riêng, đặc thù tạo lên hàng lang pháp lý cho lĩnh vực đó hoạt động, đồng thời cũng tuân thủ các quy pháp luật chung của nhà nước.
Thứ năm, là yếu tố môi trường: Môi trường được để cập ở đây chính là
môi trường làm việc, môi trường xã hội, chính là các mối quan hệ công tác, mối quan hệ trong công việc giữa những người trong cơ quan, giữa các bộ phận phòng ban với nhau trong nội bộ đơn vị để cùng giải quyết công việc chung. Tất cả các mối quan hệ này tạo nên tổng thể sự phối hợp thực hiện
công việc, mà văn phòng chính là đơn vị trung tâm liên kết phối hợp giữa lãnh đạo đơn vị với các bộ phận trong nội bộ và với bên ngoài. Nếu môi trường lành mạnh, cơ chế phối hợp rõ ràng, thông suốt sẽ là điều kiện thuận lợi để văn phòng thực hiện tốt các nhiệm vụ đề ra, còn nếu môi trường không thuận lợi, mối quan hệ thực hiện không được cụ thể, rõ ràng, cơ chế phối hợp không nhịp nhàng sẽ là hạn chế không nhỏ đối với tổ chức.
Như vậy, có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng tới hoạt động của văn phòng, tuy nhiên đó là năm yếu tố cơ bản nhất, tác động trực tiếp tới hiệu quả hoạt động của văn phòng nói chung cũng như ở các văn phòng UBND nói riêng