7. Kết cấu của luận văn
2.3. Thực trạng hoạt động của văn phòngUBND huyện Long, tỉnh Luông
2.3.2. Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ
Văn phòng làm công tác thư, từ tiếp dân và giải quyết các kiến nghị của CBCC và các khiếu nại của nhân dân. Văn phòng tiếp nhận, đăng ký đơn thư của CBCC, đảng viên và nhân dân gửi lãnh đạo huyện, tóm tắt nội dung đơn thư để phục vụ quá trình theo dõi và giải quyết. Tổ chức tiếp nhân dân đến trụ sở để trình ý kiến nguyện vọng của họ. CBCC tiếp dân của Văn phòng phải lắng nghe, ghi chép đầy đủ, làm cho họ yên tâm, hài lòng trong buổi làm việc và hướng dẫn cho họ đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết đơn thư, tập trung vào đơn thư có nội dung quan trọng mà lãnh đạo huyện đã có ý kiến chỉ đạo. Định kỳ giữa năm và cuối năm có sơ kết tổng kết rút kinh nghiệm về những vấn đề nổi bật trong công tác thư từ, tiếp dân để báo cáo và kiến nghị với lãnh đạo huyện. Việc tổng hợp các hoạt động của lãnh đạo thành văn bản lưu trữ chấp hành tốt các quy chế quản lý tài liệu và việc giữ bí mật quốc gia. Hiện nay, công tác văn thư – lưu trữ ở văn phòng UBND huyện đang được thực hiện theo quy trình sau:
Một là, tiếp nhận và xử lý công văn đến: Một trong những nhiệm vụ
được phân loại trước khi chuyển đến các bộ phận, tùy thuộc vào số lượng văn thư và quy mô của văn phòng. Người quản lý cơ quan phải đào tạo cho thư ký và nhân viên hành chính văn phòng biết cách quản trị công văn đến. Tùy thuộc vào công văn để lên lịch công tác trong ngày.
Hai là, soạn phiếu luân chuyển và phân phối văn thư: Nếu văn thư mà
các cấp quản lý khác quan tâm như bản chương trình, thông báo, đề nghị thì phải soạn một phiếu chuyển tài liệu để tài liệu đến các đơn vị cần tham khảo.
Ba là, xử lý văn thư trong thời gian thủ trưởng vắng mặt: Khi thủ
trưởng vắng mặt trong một chuyến đi công tác hoặc nghỉ hè, thì phải sắp xếp công việc, giải quyết văn thư sao cho hợp lý. Người được giao phó trả lời thư tín thì phải giữ lại bản sao để cho thủ trưởng xem lúc trở về. Có thể viết một mẩu tin ngắn, báo cho khách biết rằng thủ trưởng sẽ đi vắng và sẽ trở về vào một ngày nhất định nào đó.Nếu nhận được văn thư khẩn cấp, đòi hỏi giải quyết một vấn đề gì ngay thì bàn với người có thẩm quyền để xử lý tình huống và ghi vào thư gốc hoặc thư sao mà mình đã làm.
Bốn là, tổ chức và xử lý công văn đi: Đối với công văn đi nhân viên
hành chính phải thực hiện các công việc như sau:
Đóng dấu vào những công văn hợp lệ, không đóng dấu khống, dấu đóng phải đúng quy cách, rõ ràng, không đóng ngược, đóng chồng lên nhau, dưới con dấu có tên và chức vụ người ký công văn. Ghi sổ công văn đi, đề rõ ngày, tháng và trích yếu công văn vào sổ công văn đi. Số công văn phải bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 của năm đó. Đối với các loại quyết định, thông tư, chỉ thị phải lấy sổ riêng để dễ theo dõi và quản lý. Công văn gửi đi phải lưu lại cơ quan 02 bản, 01 bản để tại bộ phận văn thư và 01 bản để tại đơn vị soạn thảo ra văn bản đó.
Khi gửi công văn phải kiểm tra cẩn thận số tờ, số trang để tránh nhầm lẫn, thừa hoặc thiếu, gây ảnh hưởng đến hiệu quả công tác của cơ quan nhận, đóng đầy đủ các dấu chỉ mức độ khẩn lên công văn theo yêu cầu của thủ
trưởng cơ quan. Bì làm bằng giấy không được để lộ tên công văn ra ngoài bì. Trên bì ghi rõ tên, địa chỉ của cơ quan gửi, tên và địa chỉ của cơ quan nhận. Công văn tối mật và tuyệt mật phải làm 02 bì, bì trong đóng dấu mức độ mật, bì ngoài để bình thường, nhưng phải dán loại keo khó bóc. Công văn quan trọng phải có phiếu gửi kèm để theo dõi, gửi công văn qua bưu điện phải có vé riêng để dễ theo dõi và đề phòng thất lạc.
Xử lý công văn đi: Việc xử lý công văn đi, nhân viên phải thực hiện các
bước sau đây:Bước kiểm tra trước khi bỏ văn thư vào phong bì, kiểm tra kỹ những điểm sau đây:công văn có đề ngày, tháng chưa, địa chỉ bên trong có khớp với địa chỉ bên ngoài gửi hay khôn, công văn đó đã ký tên chưa, phần đính kèm có bỏ vào bao thư hay chưa (nếu thư có ghi đính kèm).
Công văn đi phải lập thành sổ như sau: Sổ công văn đi dành cho các thư mời họp: Các thư mời họp mang tính thời điểm và sau phiên họp hết giá trị, thư mời họp có số lượng lớn cần có một sổ riêng không lẫn lộn với các văn bản khác, có tác dụng rõ ràng trong thống kê các phiên họp được tổ chức trong năm theo các chuyên đề hoặc lĩnh vực, nhằm mục đích phục vụ cho công tác cải tiến chất lượng các phiên họp điều hành các công sở.Các quyết định, chỉ thị, quy chế, thông báo, các văn thư hành chính trước khi phát hành được đưa vào máy vi tính để ghi nhận địa chỉ nơi nhận công văn. Còn các thư mời họp không cần đưa vào máy tính, chỉ cần theo dõi số công văn đi mà thôi.Văn phòng có trách nhiệm tổ chức một phòng lưu trữ hồ sơ, nghiên cứu, xác định thành phần hồ sơ, tài liệu và tập hợp lên bảng thống kê hồ sở cần lưu trữ và cách thức lưu trữ.
Lên lịch lưu trữ: Sau khi hồ sơ được phân loại, cần phải lên lịch lưu
trữ. Lịch lưu trữ là bản thời biểu cho biết cần thời gian bao lâu giữ lại hồ sơ được lưu trữ trong bộ hồ sơ đang hoạt động, cần thời gian bao lâu để lưu lại các hồ sơ không còn hoạt động (06 tháng đến 01 năm).
Lưu chuyển hồ sơ: Đối với các hồ sơ không còn hoạt động nên được lưu chuyển vào tủ hồ sơ không còn hoạt động và cần phải xem thường xuyên hồ sơ nào nên hủy bỏ, hồ sơ nào nên lưu trữ vào kho hồ sơ không còn hoạt động. Có 02 phương pháp lưu chuyển hồ sơ như sau: Phương pháp lưu chuyển hồ sơ vĩnh viễn và phương pháp lưu chuyển hồ sơ theo định kỳ.
Hủy bỏ hồ sơ: Đối với giấy tờ thông thường hàng ngày phải hủy bỏ
hàng ngày bằng cách bỏ vào thùng rác. Đối với một số giấy tờ khác thì phải hủy bỏ theo lịch. Ngoài ra, còn một số giấy tờ phải tiêu hủy.
Lưu trữ hồ sơ bằng máy vi tính: như đĩa mềm, đĩa CD-ROM, đĩa cứng
trong máy vi tính, bởi tính tiện lợi và tiết kiệm của nó. Nhưng nó cũng gặp phải những khó khăn nhất định như bị vi rút, lỗi ổ cứng...gây lên tình trạng mất số liệu.