7. Kết cấu của luận văn
2.3. Thực trạng hoạt động của văn phòngUBND huyện Long, tỉnh Luông
2.3.3. Thực trạng tổ chức hội họp
Hội họp chính là cuộc gặp mặt của những nhóm người có cùng mối quan tâm để đưa ra quyết định về vấn đề thuộc thẩm quyền hoặc đơn giản chỉ là chia sẻ ý kiến, kinh nghiệm. Đây chính là hoạt động thường xuyên diễn ra ở UBND huyện, nhất là đối với các cán bộ làm công tác văn phòng, là đầu mối và là đơn vị trực tiếp tổ chức các cuộc họp của lãnh đạo huyện. Các cuộc họp như họp giao ban hàng tuần, hàng tháng, hàng quý thường xuyên diễn ra, các cuộc họp đón tiếp các đoàn đại biểu của tỉnh, của trung ương và các đoàn đại biểu công tác của các huyện khác sang tham quan và giao lưu với huyện hàng năm.
Thực tiễn tất cả các cuộc họp diễn ra với mật độ khá dầy, gần như hàng tuần, hàng tháng đều có, do vậy công tác chỉ đạo, tổ chức chuẩn bị và thực hiện ở văn phòng UBND huyện thành khuôn khổ và khá chuyên nghiệp. Lãnh đạo văn phòng luôn chỉ đạo tốt các phương án tổ chức hội họp, xác định mục đích và tổ chức tốt khâu chuẩn bị hội họp, để khâu tiến hành tổ chức sẽ vô cùng thuận lợi. Khâu chuẩn bị lãnh đạo văn phòng xác định rất cụ thể các vấn đề như họp về việc gì, thành phần tham dự là ai, bao nhiêu người, tổ chức ở
đâu, phòng nào, phương án chuẩn bị ra sao,... do đó mà các hoạt động hội họp luôn được tổ chức thành công. Thực tế hàng tháng văn phòng UBND huyện tổ chức khoảng gần 20 cuộc hội họp quan trọng như họp lãnh đạo huyện ủy, họp lãnh đạo UBND, họp phối hợp công tác với các huyện, họp chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện cho các Bản, họp tiếp thu công việc, và lắng nghe ý kiến chỉ đạo của tỉnh,... Trên thực tế công tác, các cuộc hội họp thường xuyên, định kỳ có: mỗi một năm có 52 tuần thì mỗi tuần huyện họp giao ban thường xuyên 1 lần, cộng với 12 tháng, mỗi tháng họp tổng kết 1 lần, 4 quý/năm họp 4 lần và họp tổng kết 06 tháng đầu năm với họp tổng kết năm dịp Hội nghị CBCC huyện cuối năm là tổng cộng có khoảng hơn 70 cuộc hội họp thường kỳ tại huyện, mà đơn vị chuẩn bị, tổ chức chính là văn phòng UBND huyện. Bên cạnh đó còn có các cuộc họp bất thường, họp đột xuất, các cuộc hội họp với lãnh đạo tỉnh, họp với các quan, đoàn thể ở trung ương về công tác, các cuộc họp của các đơn vị lân cận, tổ chức trên địa bàn, tại trụ sở của UBND huyện Long. Trên cơ sở tổng hợp số lượng các cuộc hội họp mà văn phòng UBND huyện tổ chức trong 03 năm qua có bảng thống kê sau:
Bảng 2.1. Tổng số các cuộc họp của UBND huyện Long do văn phòng UBND huyện đảm nhiệm từ năm 2017-2019.
Năm
2017 2018 2019 Tổng
Hội họp
Hội họp thường kỳ
72 80 85 237
Hội họp đột xuất, tăng cường (không thường xuyên)
60 74 82 216
Tổng số các cuộc họp
132 154 167 453
(Nguồn: Báo cáo tổng hợp các cuộc họp của văn phòng UBND huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha, nước CHDCND Lào giai đoạn 2017-2019)
Nhìn vào bảng tổng hợp các cuộc hội họp thời gian từ 2017-2019, trong vòng 03 năm qua số lượng các cuộc họp do văn phòng UBND huyện thực hiện tăng lên theo thời gian, năm sau số lượng cuộc họp nhiều hơn năm trước. Điều này phản ánh đúng thực tế giải quyết các công việc của huyện, các vụ việc, các vấn đề nảy sinh ngày càng nhiều và phức tạp, đòi hỏi lãnh đạo UBND huyện phải triển khai hội họp và giải quyết ngày càng gia tăng. Tuy nhiên, số liệu nêu trên chỉ là số lượng các cuộc họp do văn phòng UBND thực hiện, còn rất nhiều cuộc họp khác của UBND huyện do các đơn vị chuyên môn, phòng ban khác thực hiện.
Về cơ bản quy trình tổ chức cuộc họp đã được lãnh đạo văn phòng quán triệt và thường xuyên tập huấn cho các CBCC và nhân viên của văn phòng, do đó các thành viên của văn phòng đều nắm vững và tổ chức thành công tất cả các cuộc họp mà văn phòng tổ chức. Nhìn chung, các bước mà văn phòng UBND huyện đang thực hiện để tổ chức một cuộc hội họp gồm các nội dung như sau:
Bước 1 giai đoạn chuẩn bị cho cuộc họp: Lãnh đạo văn phòng xác định
đây là bước quan trọng nhất, bởi vì cuộc họp có được tổ chức thành công hay không đều do công tác chuẩn bị có chu đáo hay không. Ở giai đoạn này văn phòng xác định rõ mục đích, tính chất và nội dung của cuộc họp là gì? Từ đó phân công trách nhiệm cụ thể cho từng người, từng bộ phận thực hiện. Trên cơ sở biết tên của cuộc họp là gì? (họp giao ban thường kỳ, hay họp ban lãnh đạo, họp đột xuất,..), thời gian và địa điểm họp tại đâu? (trụ sở UBND huyện hay ở các địa điểm khác như khách sạn, các bản,..), thành phần tham dự cuộc họp gồm những ai, nội dung về chủ đề nào? Có cần các phương tiện hỗ trợ cuộc họp như máy chiếu, màn chiếu, bàn ghế, loa míc, âm thanh,… Sau khi xác định được các vấn đề nêu trên thì văn phòng sẽ xác định được sẽ tổ chức với phòng họp nào cho phù hợp, rồi chuẩn bị về tài liệu phát cho các thành phần liên quan, cần chuẩn bị thư mời hoặc trực tiếp gọi điện, chuẩn bị biên bản
cuộc họp, thậm chí có những cuộc họp phải chuẩn bị ăn nhẹ giữa giờ, chuẩn bị bữa cơm liên hoan sau khi kết thúc hay không?,… khi thực hiện các bước này chu đáo và cẩn thận thì các bước tiếp theo sẽ thuận lợi và thành công.
Bước 2 giai đoạn tiến hành cuộc họp: Đây chính là phần chính, phần
nội dung của cuộc họp. Trong giai đoạn này thì gồm các bước như tiếp đón khách mời, phát tài liệu cho các đại biểu, thành phần tham dự. Khi tổ chức người chủ trì sẽ tiến hành triển khai, phát biểu và thảo luận về nội dung hội họp. Tùy mức độ và quy mô, tích chất của buổi hội họp mà cách thức tổ chức tiến hành sẽ khác nhau. Các cán bộ của văn phòng luôn tập trung, phục vụ tốt trong các cuộc họp với các việc sự vụ như chuyển micoro cho các địa biểu, nước uống, cà phê, trà và hoa quả, bánh kẹo phục vụ buổi hội họp, hội nghị, hội thảo,.. trong các sự kiện này các cán bộ, công chức, nhân viên văn phòng ăn mặc gọn gàng, lịch sự phục vụ cuộc hội họp, ghi biên bản cho đến khi kết thúc cuộc họp.
Bước 3 giai đoạn sau khi kết thúc cuộc họp: Đây là bước cuối cùng
trong công tác hội họp của văn phòng UBND huyện. Ở giai đoạn này văn phòng sẽ là đơn vị tổ chức thực hiện các việc hoàn thiện hồ sơ, hoàn thiện các nội dung mà cuộc họp đã triển khai, có thể chuyển các ý kiến trong cuộc họp thành văn bản, trình ký lãnh đạo UBND, chủ tịch UBND ra các quyết định liên quan. Đồng thời, các cán bộ, nhân viên thu dọn các thiết bị nếu có sử dụng, quyết toán chi phí cho cuộc họp vừa diễn ra.