7. Kết cấu của luận văn
1.2.3. Nguyên tắc hoạt động của văn phòng
Theo cá nhân hiểu thì nguyên tác chính là hệ thống các quan điểm, tư tưởng xuyên suốt toàn bộ hoặc một giai đoạn nhất định đòi hỏi các tổ chức và
cá nhân phải tuân theo. Theo đó thì nguyên tắc hoạt động của văn phòng chính là tôn chỉ, mục đích hoạt động của văn phòng trong quá trình thực hiện công việc. Có thể kể tới các nguyên tắc cơ bản trong hoạt động của văn phòng như sau:
Một là, tuân thủ pháp luật của Nhà nước, thực hiện công việc theo
pháp luật, tuân thủ các quy định của cơ quan, đơn vị trong thực hiện công việc, phải đề cao hiệu quả thực hiện đối với công việc của văn phòng, trên cơ sở tuân thủ pháp luật. Bất kỳ một tổ chức, đơn vị nào trong hoạt động cũng phải tuân theo pháp luật, các cá nhân trong đơn vị cũng phải đi đầu, sống và làm việc theo pháp luật, khi coi pháp luật là tối thượng thì đây sẽ là thước đo đánh giá hiệu quả hoạt động của mỗi tổ chức nói chung và của công tác văn phòng nói riêng, bởi vì văn phòng chính là một đơn vị, bên cạnh việc tuân thủ các quy chế, điều lệ hoạt động của cơ quan thì việc tuân thủ pháp luật là nguyên tắc cơ bản nhất.
Hai là, thực hiện nguyên tắc dân chủ: Hoạt động văn phòng là hoạt
động thường xuyên ở tất cả các cơ quan, đơn vị, nếu như hoạt động này thiếu tính dân chủ thì hiệu quả hoạt động sẽ bị ảnh hưởng rất nghiêm trọng. Nguyên tắc dân chủ trong hoạt động của văn phòng đòi hỏi các cán bộ, nhân viên và toàn thể nhân sự văn phòng thực hiện công việc trên tinh thần dân chủ, hợp tác không có sự vi phạm hay vượt quyền, tất cả phải thực hiện theo đúng quy định về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình, không được lạm quyền, vi quyền. Thực hiện nguyên tắc dân chủ là thực hiện các nhiệm vụ trên cơ sở phối hợp, tôn trọng ý kiến và sáng tạo của mọi người trong tập thể văn phòng.
Ba là, nguyên tác công khai: Có thể nói rằng nguyên tắc này là yêu cầu
cơ bản trong hoạt động của bất cứ một cơ quan, đơn vị nào. Đảm bảo nguyên tắc công khai chính là việc minh bạch hóa tất cả các khâu, các quy trình trong tổ chức và hoạt động của văn phòng từ việc tài chính, nhân sự, cho đến cơ chế phối hợp thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các bộ phận đều phải
được minh bạch, công khai trong nội bộ văn phòng và công khai với toàn thể người dân.
Bốn là, nguyên tắc liên tục: Hoạt động của văn phòng là hoạt động
thường xuyên và liên tục nhất trong mỗi đơn vị. Hiện nay, trong các cơ quan, tổ chức, đặc biệt là các cơ quan nhà nước thì tính liên tục là yêu cầu cơ bản, đảm bảo thông suốt trong hoạt động. Một trong những nguyên tắc cơ bản của hoạt động HCNN đó chính là sự đảm bảo liên tục trong mọi tình huống giúp cho hoạt động được liên tục. Văn phòng UBND phải được thực hiện liên tục qua các thời kỳ, các giai đoạn và nhiệm kỳ khác nhau, có như vậy mới giải quyết công việc hanh thông, không bị gián đoạn.
Năm là, nguyên tắc hiện đại hóa: Hiện nay, thế giới đang có nhiều
bước tiến mới trong việc sát lại gần nhau hơn. CNTT ngày càng phát triển, cho phép chúng ta có thể hướng tới một thế giới phẳng mà ở đó tất cả mọi công việc, giao dịch thực hiện trên hệ thống phần mềm viễn thông, internet bởi tác động không nhỏ trong thời đại công nghiệp 4.0 như hiện nay. Điều đó cũng tác động trực tiếp tới công tác văn phòng ở các UBND hiện nay. Hoạt động của văn phòng phải đảm bảo nguyên tắc hiện đại hóa, hiện đại về công sở, hiện đại về văn phòng làm việc thông minh, bố trí khoa học, hiện đại hóa về ứng dụng CNTT trong tổ chức và phối hợp thực hiện công việc,… tiến tới cổng thông tin điện tử, giải quyết hồ sơ giấy tờ trên hệ thống chính phủ điện tử.
Sáu là, nguyên tắc phân định rõ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của
văn phòng: Hoạt động của văn phòng hiện nay một số nơi đã được luật quy
định về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình trong tổ chức phối hợp thực hiện nhiệm vụ. Tuy nhiên, ở một số đơn vị, văn phòng gần như hoạt động chưa chuyên nghiệp, chưa thực hiện đúng vai trò của mình, cụ thể có nơi văn phòng chưa được coi trọng, chỉ thực hiện các việc như: “bưng, bê, kê, đặt,..” những công việc tay chân, không phản ánh đúng vai trò và chức năng của văn phòng. Do vậy, đảm bảo nguyên tắc phân định rõ chức năng, nhiệm
vụ và quyền hạn của văn phòng trong việc phối hợp với các đơn vị khác trong cơ quan chính là yếu tố cơ bản quyết định bản chất và hiệu quả tổ chức và hoạt động của văn phòng UBND huyện,