7. Kết cấu của luận văn
3.2. Nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của bộ máy văn phòng đối vớ
đối với ngƣời lãnh đạo và đối với tổ chức
Thứ nhất, nhận thức đúng đắn về vai trò và tầm quan trọng của bộ máy văn phòng chính là cách tốt nhất đảm bảo nâng cao hiệu quả tổ chức và hoạt động của văn phòng trong giai đoạn hiện nay. Trong hoạt động công vụ, cần phải đề xác định đúng vai trò, tính chất của từng bộ phận, đối với các đơn vị khác nhau, vị trí, chức năng khác nhau, thực hiện nhiệm vụ cũng khác nhau. Đề cập tới vấn đề này thì người lãnh đạo đơn vị cần phải nhận thức đúng để có chiến lược phát triển cho từng đơn vị. Hiện nay, hoạt động của UBND huyện Long được thực hiện theo chức năng, nhiệm vụ được quy định trong luật tổ chức chính quyền địa phương, trong đó cơ cấu tổ chức bao gồm văn phòng và các phòng chuyên môn thực hiện chức năng QLNN đối với ngành, lĩnh vực nhất định trên địa bàn huyện. Người lãnh đạo đơn cao nhất ở huyện Long chính là Bí thư huyện ủy, chủ tịch UBND huyện Long và tập thể lãnh đạo huyện. Bên cạnh đó thì chánh văn phòng UBND và các phó chánh văn phòng cũng chính là những người lãnh đạo trực tiếp của văn phòng, do đó xác định đúng đắn và đầy đủ về nhiệm vụ, vai trò của văn phòng sẽ có cách vận hành và tổ chức hoạt động hiệu quả nhất.
Bộ máy văn phòng được tổ chức chặt chẽ và hoạt động hiệu quả sẽ là điều kiện cơ bản đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ QLNN trên địa bàn. Với các chức năng như tham mưu, tổng hợp, chức quản trị, năng hậu cần… nếu được thực hiện hợp lý sẽ thúc đẩy các bộ phận khác thực hiện theo một trật tự, logic chặt chẽ giữa các bộ phận để góp phần thực hiện công vụ hiệu quả. Các chức năng này sẽ giúp cho người lãnh đạo yên tâm thực hiện vai trò QLNN của mình, đáp ứng được yêu cầu công việc trên cương vị người đứng đầu cơ quan, bởi có một văn phòng được tổ chức, hoạt động khoa học, hợp lý. Các công việc về hội họp, quản lý, điều hành, giải quyết các công vụ, đơn thư, khiếu nại,… đều được văn phòng tập hợp và xử lý, trình lãnh đạo. Chính vì vậy mà
có thể nói khi xác định và nhận thức chính xác về vai trò và tầm quan trọng của văn phòng đối với người lãnh đạo sẽ nhân tố cơ bản đảm bảo hiệu quả công vụ tại đơn vị.
Thứ hai, nhận thức vai trò của văn phòng đối với cơ quan, đơn vị chính là nhận thức về mối quan hệ giữa văn phòng với các đầu mối công việc trong cùng một đơn vị, trong tổ chức và hoạt động chung của UBND huyện Long. Chỉ khi nào văn phòng được tổ chức và hoạt động hiệu quả, công việc trôi chảy thì khi đó các bộ phận và phòng ban khác sẽ vận hành theo và xoay quanh trục đó chính là văn phòng. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ giải quyết công việc ở văn phòng chính là đơn vị đầu mối tiếp nhận và xử lý các vấn đề liên quan đến công tác QLNN trên địa bàn huyện. Khi có nhu cầu về lĩnh vực nào, cá nhân, tổ chức tới trụ sở UBND huyện đề xuất, khi đó văn phòng sẽ phân loại hồ sơ, nhu cầu và từ văn phòng sẽ chuyển đến các bộ phận, phòng ban khác giải quyết. Và sau đó cũng là văn phòng sẽ tiếp nhận hồ sơ đã giải quyết để trả cho công dân, tổ chức. Qua đó cho thấy vai trò, tầm quan trọng của văn phòng đối với đơn vị là rất lớn, phải nhận thức đúng thì mới có hướng xử lý và phát triển, còn nhận thức sai sẽ dẫn đến những sai lầm và thiếu sót. Người lãnh đạo cơ quan, đơn vị hiểu biết chính xác về văn phòng, về vai trò và vị trí của văn phòng cũng như hiểu đúng về trách nhiệm của bản thân người lãnh đạo, quản lý đơn vị thì mới có thể có những định hướng chính xác và có những quyết định hợp lý nhất để đảm bảo công tác điều hành tổ chức một cách khoa học, hợp lý và đạt kết quả cao nhất.
Như vậy, phong cách lãnh đạo, quản lý của mỗi cá nhân là khác nhau, tuy nhiên, để đảm bảo thực hiện công việc một cách hiệu quả thì người lãnh đạo phải có nhận thức đầy đủ và sâu sắc về tổ chức, phong cách lãnh đạo nhất quán, chuẩn mực. Để có được nhận thức cũng như phong cách lãnh đạo phù hợp trong giải quyết công việc điều này tùy thuộc vào tố chất, khả năng, năng lực của từng cá nhân. Tuy nhiên, muốn có được nhận thức và phong cách lãnh
đạo được lòng cấp dưới thì người lãnh đạo đó trước tiên phải có năng lực thực thi công vụ, có năng lực ra quyết định hiệu quả, có uy tín đối với đồng nghiệp, với tập thể. Thực hiện được điều này thì hiệu quả hoạt động của văn phòng sẽ được nâng cao rõ rệt.
3.3. Bồi dƣỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho ngũ làm văn phòng
Đội ngũ CBCC, nhân viên làm văn phòng là những người trực tiếp thực hiện nhiệm vụ tại văn phòng, hiệu quả hoạt động này phụ thuộc rất lớn trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của họ. Chính vì vậy để nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và hoạt động của văn phòng thì cần đặc biệt chú trọng tới việc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ của họ:
Thứ nhất, tích cực cử người đi tham gia học tập, bồi dưỡng các chương
trình đào tạo, bồi dưỡng đối với đội ngũ CBCC làm công tác văn phòng.Trong đó cần được chú trọng về thực tế công việc, tránh khuôn mẫu, lý thuyết chung chung, cần gắn với giải quyết công việc tại đơn vị, sau khi được đi đào tạo, bồi dưỡng. Đồng thời, cũng đặc biệt chú trọng tới cập nhật, bổ sung những kiến thức về pháp luật, QLNN đối với CBCC văn phòng.
Thứ hai, cập nhật các chuyên môn nghiệp vụ mới có liên quan: Đây là
yêu cầu cơ bản, gắn với mục tiêu của đào tạo, bồi dưỡng là bồi dưỡng cái gì và cập nhật những kỹ năng, nghiệp vụ nào đối với người CBCC văn phòng, những gì còn thiếu và những gì cần bồi dưỡng,…
Thứ ba, chú trọng tới các cơ sở đào tạo, bồi dưỡng có vận dụng
phương pháp đào tạo mới: Phương pháp này lấy người học làm trọng tâm các
kiến thức và kỹ năng xoay quanh người học và hướng tới người hoc, tổ chức văn phòng nên tìm tới những cơ sở đào tạo, bồi dưỡng này để phối hợp và cử người đi tập huấn, bồi dưỡng.
Thứ tư, cần phải tăng cường hỗ trợ kinh phí cho công tác đào tạo, bồi
dưỡng.Nếu như lãnh đạo chỉ tạo điều kiện về mặt chủ trương cho đi ĐTBD
công tác ĐTBD khó mà đạt hiệu quả bởi xét cho cùng, người CBCC văn phòng đi học tập, bồi dưỡng cũng chỉ để phục vụ cơ quan, mà họ đi học phải tự túc kinh phí và các chi phí thì đó sẽ là một khó khăn không nhỏ đối với CBCC văn phòng.
Như vậy, văn phòng UBNDhuyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha cần quan tâm đến CBCC làm công tác văn phòng. Quan tâm bồi dưỡng về nghiệp vụ hành chính văn phòng nhằm nâng cao trình độ để bảo đảm cho hoạt động công tác văn phòng, nâng cao ý thức trách nhiệm làm việc có hiệu quả, nắm vững đường lối chính sách và pháp luật của nhà nước. Đào tạo, bồi dưỡng CBCC làm văn phòng để họ trở thành nhân viên có chuyên môn sâu, rộng nhằm xây dựng tổ chức văn phòng thành một tổ chức ổn định, phát triển mang tính nối tiếp, kế thừa. Có chính sách phù hợp cho CBCC văn phòng để tạo điều kiện cho họ làm việc như: phòng làm việc, hiện đại hoá phương tiện, chế độ tiền lương, bồi dưỡng chăm sóc sức khoẻ…
Công tác đào tạo, bồi dưỡng CBCC ở Lào hiện nay được thực hiện theo các ngạch công chức và tương đương (cán sự, chuyên viên, chuyên viên chính và chuyên viên cao cấp và tương đương). Đối với công chức quản lý (trưởng phòng, phó phòng, phó giám đốc, giám đốc sở, phó vụ trưởng, vụ trưởng,…) chưa được thực hiện.Các chương trình ĐTBD nặng về kiến thức, tri thức sách vở, lý thuyết mà chưa quan tâm đến kỹ năng xử lý tình huống, thực hành các công việc hành chính, tức là tính thực tế chưa cao. Để nâng cao năng lực thực thi công vụ của CBCC Văn phòng UBND huyện Long tỉnh Luông Nậm Tha, ngoài việc ĐTBD về chuyên môn nghiệp vụ, kiến thức hành chính, cần chú trọng đến công tác ĐTBD về kỹ năng hành chính.
Thường xuyên thi sát hạch đối với đội ngũ CBCC để đánh giá năng lực của họ được chính xác, đảm bảo đủ năng lực để thực thi nhiệm vụ ở mỗi giai đoạn khác nhau. Thường thì nên tổ chức 05 năm một lần. Ấn định số lượng công chức theo ngạch trong các cơ quan nhà nước (xác định cơ cấu công chức
trong cơ quan nhà nước từ trung ương đến địa phương). Quy định các loại văn bằng, chứng chỉ tương ứng với các chức vụ chuyên môn và chức vụ quản lý.
Hoàn thiện chế độ công vụ ở nước CHDCND Lào hiện nay là yêu cầu cần thiết khách quan, là nhiệm vụ vừa mang tính cấp thiết, vừa mang tính lâu dài, đáp ứng yêu cầu xây dựng Nhà nước pháp quyền dân chủ nhân dân ở Lào, đáp ứng yêu cầu của nền kinh tế thị trường. Hoàn thiện chế độ công vụ nhằm khắc phục những hạn chế, nhược điểm của chế độ công vụ hiện nay ở Lào, đặc biệt là yếu tố thể chế của nền công vụ, đồng thời đáp ứng xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, xu hướng chuyển từ nền hành chính điều hành sang nền hành chính phục vụ các khách hàng của nền hành chính là cá nhân công dân, cơ quan, tổ chức…
3.4. Ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình tổ chức và hoạt động văn phòng động văn phòng
Công nghệ thông tin (CNTT) hiện nay đã trở thành lực lượng sản xuất trực tiếp và mang lại hiệu quả cao trong các quá trình sản xuất và trong các quan hệ kinh tế trên diện rộng, vượt ra phạm vi quốc gia, nó diễn ra trên khắp thế giới. Cùng với đời sống vật chất của người dân không ngừng được nâng cao, số người sở hữu điện thoại di động thông minh ngày càng nhiều, gắn kết ngày càng chặt chẽ, chỉ ngồi ở nhà họ có thể sử dụng được các dịch vụ công trực tuyến, ở nhà họ có thể thực hiện các giao dịch mua sắm, giải trí, đặt hàng qua mạng một cách nhanh chóng, thuận tiện và hiệu quả, không cần phải mất nhiều thời gian. Chính điều này đã làm thay đổi các quan hệ và rút ngắn được khoảng cách về địa lý, thời gian, không gian. Do đó, công nghệ thông tin đã tác động mạnh mẽ tới tất cả mọi mặt của đời sống xã hội, và với hoạt động của văn phòng UBND thì nó cũng không ngoại lệ.
Trong tổ chức và hoạt động của văn phòng UBND huyện hiện nay, vấn đề đào tạo tin học cho CBCC đang trở lên cấp thiết và là yêu cầu của đổi mới hoạt động của công tác văn phòng. Mục tiêu là làm sao trong thời gian ngắn
nhất đào tạo cho họ có khả năng tiếp cận, sử dụng công nghệ mới trong công việc thường xuyên nhằm đáp ứng yêu cầu cao về hiệu quả và chất lượng công việc. Để thực hiện mục tiêu trên thì việc cần phải trang bị máy móc hiện đại, hệ thống máy vi tính, máy in, fax, điện thoại,… hệ thống phần mềm điện tử, trực tuyến, mạng internet, mạng viễn thông,… cần được trang bị đồng bộ, tổ chức các khóa tập huấn, bồi dưỡng CBCC, nhân viên tiếp cận CNTT trên thế giới vào hoạt động của Văn phòng UBND huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha một cách hợp lý và hiệu quả nhất.
Bên cạnh đó việc tổ chức văn phòng cũng phải được ứng dụng phần mềm điện tử sao cho phù hợp, trong đó có sự quản lý CBCC, nhân viên một cách khoa học và hợp lý. Thực hiện quét vân tay khi đi làm và khi kết thúc giờ hành chính, quản lý theo vị trí công việc, kiểm tra thực thi công việc trên máy vi tính, kết nối mạng, lắp hệ thống camera giám sát toàn bộ hoạt động hệ thống văn phòng, nơi cơ quan làm việc, đảm bảo thực hiện công việc nghiêm túc và đáp ứng đầy đủ yêu cầu của một công sở hiện đại, không có sách nhiễu, tiêu cực tại văn phòng.
Việc tạo liên kết mạng, cổng thông tin điện tử để kết nối với các văn phòng hành chính trên phạm vi rộng, xây dựng hệ thống thông tin phục vụ quản lý của các cơ quan hành chính nhà nước, đưa hệ thống thông tin điện tử vào hoạt động, bám sát các mục tiêu của chương trình CCHC nhà nước, thúc đẩy mạnh mẽ việc hiện đại hoá công nghệ hành chính, thực hiện tin học hoá các quy trình phục vụ nhân dân trong các lĩnh vực cung ứng DVC, nâng cao năng lực của các cơ quan hành chính nhà nước trong việc cung cấp các DVC cho nhân dân trên địa bàn huyện và doanh nghiệp được thuận tiện, nhanh gọn và không ngừng nâng cao chất lượng các dịch vụ. Thực trạng về công tác này còn nhiều bất cập ở văn phòng UBND huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha, cũng như ở nước CHDCND Lào. Trong giai đoạn tới đòi hỏi cần phải đổi mới công tác thông tin nhằm đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau: Bảo đảm thông tin
cần thiết cho việc soạn thảo và cung cấp thông tin để lãnh đạo tỉnh đưa ra các quyết định. Bảo đảm thông tin chính xác, kịp thời, đầy đủ để tỉnh trưởng xử lý công việc hàng ngày trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Bảo đảm đủ thông tin cho việc nghiên cứu, kiểm tra việc thực hiện các quyết định và chuẩn bị ra các quyết định trên một số lĩnh vực quan trọng.
Để đáp ứng được những yêu cầu trên, công tác thông tin của Văn phòng UBND huyện Long phải thực sự phục vụ lãnh đạo tỉnh cần đổi mới các mặt sau:
Thứ nhất, cần đổi mới tiêu chuẩn đánh giá chất lượng thông tin. Một
thông tin có chất lượng cao cần đảm bảo các yêu cầu sau:
Thông tin không ngắt quãng, phải có hệ thống đầy đủ, không thừa, không thiếu, không bị nhầm lẫn.
Thông tin phải khách quan, chính xác. Để làm được yêu cầu này đòi hỏi phải xây dựng hệ thống cung cấp và tiếp nhận thông tin thật tốt sao cho các nguồn thông tin có đủ độ tin cậy; các bộ phận làm công tác tổng hợp thông tin phải có trình độ chính trị và có năng lực nghiêm túc, phân tích, xử lý, biết lựa chọn, sắp xếp các tin theo yêu cầu lãnh đạo tỉnh và có thái độ trung thực, thẳng thắn, phản ánh đúng sự thật.
Thông tin phải kịp thời, tức là phải đúng lúc, theo sát yêu cầu của lãnh đạo để thực hiện có lợi cho lãnh đạo quyết định chủ trương. Thông tin không được chậm trễ, lạc hậu, song cũng không phải vì thế mà qua loa, xem nhẹ chất lượng của thông tin. Có những sự việc đòi hỏi thông tin nhanh, nhưng cũng có việc đòi hỏi phải có sự phân tích kỹ lưỡng, phải nghiên cứu để nêu rõ được thực chất của vấn đề. Nếu thông tin không kịp thời sẽ làm lỡ việc, hoặc có đưa tới lãnh đạo tỉnh thì cũng không còn tác dụng trong việc xử lý. Có trường hợp thông tin chậm sẽ gây ra những tác hại lớn. Vì vậy, cần cải tiến và hoàn thiện cách truyền tải thông tin, phương tiện truyền tin, đảm bảo thông tin đến cấp tỉnh trong thời gian ngắn nhất.
Thông tin cho cấp quản lý trực tiếp là huyện, cấp trên là tỉnh phải là thông tin có tính phân tích và tổng hợp cao. Để quyết định một chủ trương về kinh tế, chính trị, xã hội… Lãnh đạo phải nghiên cứu, xem xét một cách toàn diện, giải quyết nhiều mối quan hệ, cân nhắc nhiều yếu tố khách quan, chủ