7. Kết cấu của luận văn
2.2. Thực trạng tổ chức của Văn phòngUBND huyện Long, tỉnh Luông
2.2.4. Thực trạng xây dựng hệ thống quy trình, thủ tục hành chính
Hệ thống quy trình thủ tụcchính là các bước trong việc hoạch định, xây dựng các chính sách, các quy định, các văn bản QLNN, các văn bản quy định hoạt động của công tác văn phòng. Thực trạng xây dựng, ban hành văn bản quy trình,TTHC liên quan đến phạm vi, quyền hạn của văn phòng UBND huyện là những văn bản nội bộ, mang tính điều chỉnh nội bộ hoạt động của văn phòng, điều chỉnh các hoạt động thuộc phạm vi của các phòng, ban trực thuộc và đối tượng thực hiện đó chính là các CBCC, nhân viên văn phòng và những cá nhân, công dân, tổ chức tới trụ sở làm việc. Đó là chính là quy chế
hoạt động của văn phòng như đi làm đúng giờ, thực hiện đúng lễ nghi khi giao tiếp với công dân, khách tới văn phòng làm việc, thực hiện giao tiếp công sở, lịch sự, nhã nhặn và lễ phép, quy định ăn mặc trang phục công sở, gọn gàng, cơ chế phối hợp hoạt động giữa văn phòng và các phòng ban được rõ ràng, cụ thể,… còn việc xây dựng các văn bản quy định thì văn phòng mang tính chất tham mưu, giúp việc, góp ý với lãnh đạo UBND, góp ý các cấp có thẩm quyền ban hành các dự thảo quy chế, quy định văn bản để đảm bảo có những công văn mang tính định hướng hoạt động của văn phòng được tốt hơn.
Quy chế làm việc của văn phòng UBND huyện thực hiện theo quy chế hoạt động của UBND, trước hết là về giờ giấc làm việc, văn phòng làm việc theo quy định từ thứ hai đến thứ sáu hàng tuần, nghỉ thứ bảy và chủ nhật, thời gian làm việc không có sự phân biệt giữa mùa hè và mùa đông.
Hiện nay, quy trình tiếp công dân, giải quyết yêu cầu của công dân, tổ chức khi có nhu cầu sử dụng dịch vụ công tại UBND huyện đến bộ phận tiếp công dân của huyện, tại đây văn phòng bố trí CBCC giải quyết. Quy trình được thực hiện theo 4 bước sau:
Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ: Khi cá nhân, tổ chức có yêu cầu sử dụng
DVC tại UBND huyên, họ có thể đến trụ sở, trực tiếp thông qua văn phòng để làm đơn, yêu cầu và nộp hồ sở tại bộ phận tiếp công dân do CBCC của văn phòng thực hiện. Khi CBCC kiểm tra hồ sơ đủ thì sẽ viết phiếu tiếp nhận và giấy hẹn thời gian trả kết quả, tùy từng lĩnh vực sẽ có thời gian khác nhau. Còn nếu hồ sơ chưa đầy đủ thì CBCC văn phòng sẽ hướng dân công dân, tổ chức bổ sung, hoàn thiện khi nào đủ thì tiếp nhận.
Bươc 2: Chuyển hồ sơ đến bộ phận liên quan: Đây là các công việc của
văn phòng, CBCC văn phòng sẽ phân loại hồ sơ, thuộc lĩnh vực tư pháp thì sẽ chuyển cho bộ phận phòng tư pháp giải quyết, lĩnh vực nông nghiệp thì sẽ chuyển phòng Nông lâm nghiệp, thuộc lĩnh vực đất đai thì sẽ chuyển bộ phận tài nguyên và môi trường,…
Bước 3: Giải quyết hồ sơ: Trong thời gian này các bộ phận liên quan sẽ tiến hành giải quyết các hồ sơ yêu cầu của công dân, tổ chức trên cơ sở xác minh và kiểm tra các hồ sơ mà văn phòng tiếp nhận, nếu có vấn đề gì vướng mắc sẽ phản ánh lại văn phòng, văn phòng sẽ thông báo tới công dân, tổ chức bổ sung hoặc xác minh theo yêu cầu của phòng chức năng.
Bước 4: Trả kết quả giải quyết hồ sơ: Sau khi hồ sơ đã được giải quyết
thì phòng chức năng theo nhiệm vụ của mình sẽ chuyển hồ sơ, yêu cầu về văn phòng theo đúng thời gian giải quyết. Khi hồ sơ chuyển về bộ phận văn phòng, các CBCC văn phòng sẽ liên lạc với công dân, tổ chức theo giấy hẹn, họ đến nhận hồ sơ và trả hồ sơ theo đúng giấy hẹn, nếu có phát sinh vấn đề gì thì sẽ lại tiến hành theo trình tự, thủ tục ban đầu như 04 bước nêu trên.