7. Kết cấu của luận văn
1.2. Cơ sở lý luận về hoạt động của văn phòng
1.2.5. Các nội dung hoạt động của văn phòng
Một là, xây dựng và tổ chức chương trình, kế hoạch công tác của cơ
quan:Chương trình công tác là sự định hình, dự báo mục tiêu, định hướng và
phương thức thực hiện các mục tiêu, định hướng của cơ quan trong một khoảng thời gian nào đó. Để thực hiện nhiệm vụ này, công việc của văn phòng là phải xây dựng được các chương trình công tác của cơ quan, trong chương trình đó bao gồm: Chương trình năm, 06 tháng, quý, tháng, sắp xếp lịch công tác, lịch làm việc hàng tuần cho lãnh đạo cơ quan và tổ chức thực hiện tốt chương trình này. Nội dung chương trình công tác cần bao quát các mục tiêu, nhiệm vụ cơ bản, quan trọng và thường xuyên của cơ quan. Chương trình công tác phải được bố trí cân đối, hợp lý các mặt công tác, trong đó ghi rõ các giải pháp thực hiện và thời hạn chỉ đạo, điều hành để hoàn thành nhiệm vụ.
Kế hoạch là sự sắp xếp, bố trí các công việc, các hoạt động, các giải pháp để sử dụng và phối hợp các nguồn lực theo thứ tự thời gian, nhằm thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và đạt tới các mục tiêu màUBND huyện đã đặt ra trong kế hoạch.Như vậy, chương trình, kế hoạch công tác có vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động quản lý, trước hết nó là phương tiện hoạt động quan trọng của cơ quan, tổ chức để đảm bảo cho những hoạt động được thực hiện liên tục, thống nhất đúng mục đích và yêu cầu đặt ra.
Mỗi loại kế hoạch được giao cho bộ phận chuyên trách xây dựng và chỉ đạo thực hiện. Song muốn đạt được mục tiêu chung của cơ quan thì các kế hoạch này phải được kết nối thành một hệ thống các kế hoạch hoàn chỉnh để các bộ phận khớp nối với nhau, hỗ trợ nhau cùng hoạt động. Kế hoạch tổng thể đó sẽ do văn phòng xây dựng, tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các đơn vị, bộ phận cùng triển khai thực hiện theo mục tiêu. Qua đó, các đơn vị sẽ được kết nối mật thiết, đồng bộ hơn trong công việc. Ngoài ra, căn cứ vào chiến lược phát triển, văn phòng trực tiếp xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác cụ thể cho từng tuần, tháng, quý, năm cho cơ quan và lãnh đạo, giúp cho việc triển khai được khoa học, đạt hiệu quả cao.
Hai là, tổ chức hội họp: Hội họp là hoạt động phổ biến cả trong đời
sống hàng ngày lẫn trong hoạt động quản lý. Hội họp thường được hiểu là một hình thức tập hợp một số đông người ở một nơi để làm công việc chung, nhằm chia sẻ truyền đạt thông tin hoặc cùng bàn bạc đề ra giải pháp cho một số vấn đề nào đó.
Mục tiêu của hội họp là để trao đổi thông tin, quan điểm nhằm đạt được sự nhất trí về quan điểm, nhận thức, làm cơ sở cho sự thống nhất trong hành động và tăng cường sự ủng hộ cũng như phối hợp. Để phát huy dân chủ nói chung và cụ thể là thực hiện các quy chế dân chủ và để phát huy trí tuệ tập thể. Hội họp là một kênh giao tiếp chính thức trong cơ quan, đơn vị; là một cơ hội để đánh giá nhân viên và phát hiện nhân tài.
Hội họp là một yếu tố quan trọng trong hoạt động của Văn phòng UBND huyện. Đây là phương pháp tốt nhất để lấy được ý kiến của nhiều người cùng một lúc, là cơ hội cho CBCC thảo luận các vấn đề chung và cùng tham gia tiến trình ra quyết định. Các cuộc họp, hội nghị là hình thức phát huy dân chủ, phát huy trí tuệ của tập thể. Đó là hình thức để tập thể lao động ra quyết định hoặc để bàn bạc công việc có liên quan đến đơn vị, để học tập, trao đổi thông tin... Để các cuộc họp, hội nghị được tổ chức tốt đòi hỏi văn phòng
phải xác định rõ ràng mục đích, thành phần, thời gian, chương trình nghị sự, tài liệu cho cuộc họp, chuẩn bị cơ sở vật chất cho cuộc họp.
Ba là, thu nhận và xử lý thông tin:Mục tiêu phục vụ thông tin cho hoạt
động của Văn phòng UBND huyện là bảo đảm cho hoạt động của cả cơ quan, từng đơn vị, từng bộ phận trong cơ quan được cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết từ đó tạo điều kiện cho hoạt động của cơ quan có hiệu quả cao nhất. Mục tiêu đó được thực hiện có thể dựa vào các hệ thống văn bản quản lý, mệnh lệnh được truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dưới. Để tránh tình trạng chồng chéo và bỏ sót công việc, khi tiếp nhận các văn bản, các thông tin vào cơ quan, bộ máy văn phòng phải dựa vào nhiệm vụ của từng đơn vị trong cơ quan để chuyển giao các văn bản theo các mối liên hệ cần thiết, phù hợp với nhiệm vụ, chức năng của từng đơn vị.
Tiếp nhận và tổ chức bảo quản hợp lý các văn bản, các thông tin vào cơ quan. Trong các cơ quan, lãnh đạo và quản lý thường có nhiều dòng thông tin vào, trong đó chủ yếu là dòng thông tin từ văn bản. Nhiệm vụ của văn phòng cơ quan là tổ chức tiếp nhận văn bản đến, khi tiếp nhận văn bản phải kiểm tra, đối chiếu, phân loại sơ bộ, đăng ký và thống kê theo các mẫu sổ quy định trước khi chuyển cho ban thư ký của văn phòng xem xét để chuyển cho lãnh đạo hoặc chuyển cho các bộ phận, các cá nhân thi hành.
Việc thu nhận và xử lý thông tin trong hoạt động văn phòng là nhằm thực hiện các mục đích sau:
Thực hiện sự thay đổi gây ảnh hưởng lên hoạt động của cơ quan.
Thông tin cần thiết cho việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ quản lý của cơ quan.
Xây dựng và phổ biến các mục tiêu của cơ quan. Lập kế hoạch, chỉ tiêu để đạt được những mục tiêu đó.
Tổ chức các nguồn nhân lực và các nguồn khác theo cách có kết quả và hiệu quả cao nhất.
Lựa chọn, đánh giá và phát triển cán bộ, công chức trong cơ quan. Kiểm tra việc thực hiện công việc.
Bốn là, công tác hậu cần:Công tác hậu cần được hiểu là các yếu tố có
liên quan đến tổ chức nơi làm việc của cơ quan, cải thiện điều kiện làm việc cho người lao động, các điều kiện vật chất như nhà cửa, vật tư, thiết bị tài chính mà văn phòng phải cung ứng. Tổ chức phục vụ hậu cần trong công sở bao gồm phục vụ kỹ thuật như cung cấp thông tin, tài liệu, tư liệu và trang thiết bị phục vụ cho hoạt động hoạt động hậu cần của cán bộ, công chức trong cơ quan. Trong từng trường hợp và theo yêu cầu cụ thể mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời các trang thiết bị, vật dụng cần thiết cho cơ quan vào từng thời điểm.
Năm là, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ: Đối với công tác văn phòng thì
công tác văn thư - lưu trữ có vị trí rất quan trọng. Làm tốt nhiệm vụ này cũng chính là việc thực hiện các hoạt động văn phòng thông suốt và hiệu quả. Nhân viên văn thư cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc giao nhận văn bản kịp thời, chính xác và đúng thủ tục. Đồng thời lập sổ theo dõi việc giải quyết văn bản để có cơ sở nhắc nhở các bộ phận, cá nhân giải quyết các văn bản đúng thời gian quy định.
Trong quá trình kiểm tra việc giải quyết văn bản, ngoài nội dung kiểm tra công việc chính, trong công tác văn phòng, thái độ làm việc của các cán bộ, công chức cũng là một yếu tố quan trọng cần xem xét. Văn phòng cần giúp lãnh đạo thấy được nguyên nhân thành công hay hạn chế của quá trình giải quyết công việc. Văn phòng phải góp phần trả lời được các câu hỏi vì sao một văn bản này được giải quyết tốt? Vì chậm trễ khi nhận được hay vì chuyển sai địa chỉ? Hay là người có trách nhiệm giải quyết không quan tâm, không có điều kiện để thực hiện?
Thứ nhất, là về nghiệp vụ văn thư: Công tác văn thư là hoạt động của
bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan. Tổ chức xử lý thông tin văn bản và truyền đạt thông tin trong hệ thống qua văn bản đến mọi bộ phận và cá nhân có liên quan. Tất cả các văn bản đến cơ quan sau khi đã có ý kiến phê duyệt của lãnh đạo văn phòng được chuyển đến tay người có trách nhiệm để nghiên cứu, giải quyết những thông tin hành chính hình thành trong hoạt động lãnh đạo, quản lý, bao gồm cả các quyết định hành chính đều phải được quản lý và tiếp thu các thông tin phản hồi để báo cáo lãnh đạo và chỉ đạo, kiểm tra công việc hàng ngày. Công tác văn thư bao gồm những nội dung chính sau đây: Thứ nhất là xây dựng và ban hành văn bản như: soạn thảo văn bản, đánh máy, ban hành văn bản. Thứ hai là quản lý và giải quyết văn bản bao gồm quản lý và giải quyết văn bản đến, văn bản đi. Thứ ba là quản lý và sử dụng con dấu.
Hoạt động văn thư tuy đơn giản, và thường không được cơ quan đề cao nhưng hoạt động văn thư thực tế rất quan trọng, bởi đây là bộ phận tiếp nhận thông tin bên ngoài vào cơ quan; đồng thời là nơi truyền thông tin của cơ quan ra bên ngoài. Do vậy, nếu thông tin không chính xác hoặc thất lạc thông tin sẽ làm ảnh hưởng lớn đến sự vận hành và hiệu quả hoạt động của Văn phòng, ảnh hưởng đến uy tín của cơ quan. Điều này đỏi hỏi cần có sự kiểm tra quá trình giải quyết các văn bản và báo cáo về hệ thống điều khiển trung tâm (lãnh đạo) để xử lý kịp thời mọi phát sinh. Kiểm tra việc giải quyết văn bản là nhằm nâng cao hiệu quả giải quyết công việc của cơ quan. Trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết văn bản thuộc lãnh đạo cơ quan, nhưng Chánh văn phòng là người trực tiếp giúp thủ trưởng cơ quan kiểm tra và tổng hợp tình hình giải quyết văn bản của cơ quan. Phụ trách các đơn vị tổ chức của cơ quan và phụ trách bộ phận văn thư thuộc văn phòng có trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết văn bản có đúng thời hạn, đối tượng hay không?
Thứ hai, là nghiệp vụ lưu trữ: Công tác lưu trữ là hoạt động giữ lại và tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ có giá trị, hình thành trong hoạt động của cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết.Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của cơ quan bao gồm những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới quá trình hoạt động quản lý và nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan là sử dụng tài liệu lưu trữ, thông tin quá khứ để phục vụ các hoạt động thực tiễn của con người hiện tại. Công tác lưu trữ là hoạt động quan trọng trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả để phục vụ nhu cầu hoạt động của cơ quan. Nội dung của công tác lưu trữ bao gồm:
Thu thập bổ sung tài liệu vào các phòng lưu trữ. Xác định giá trị tài liệu, phân loại, đăng ký, thống kê. Tiêu hủy tài liệu khi đến hạn.
Như vậy, thông qua việc tìm hiêu về công tác văn thư lưu trữ như trên, chung ta có thể thấy vị trí, vai trò của nó là vô cùng quan trọng đối với công tác của văn phòng, đặc biệt là đối với văn phòng UBND huyện trong giai đoạn hiện nay. Huyện là đơn vị hành chính gần dân và đảm nhiệm nhiều công việc, thực hiện đa số các giao dịch, các dịch vụ công đều do huyện cung ứng và giải quyết. Việc giải quyết thông qua các cơ quan chuyên môn, các phòng ban thuộc ủy ban nhân dân huyện trong mối quan hệ này thì văn phòng UBND huyện đóng vài trò là cầu nối, trực tiếp truyền tải ý chí, nguyện vọng của công dân tới lãnh đạo huyện và ngược lại là đơn vị phản hồi ý kiến của lãnh đạo huyện tới công dân, tổ chức khi có phát sinh nhu cầu. Chính vì vậy mà việc nâng cao hiệu quả tổ chức và hoạt động của văn phòng UBND là yêu cầu cấp thiết hiện nay.