7. Kết cấu của luận văn
2.2. Thực trạng tổ chức của Văn phòngUBND huyện Long, tỉnh Luông
2.2.3. Thực trạng tổ chức nơi làm việc
Nơi làm việc là những khoảng không gian nhất định được trang bị và bố trí những phương tiện cần thiết, trong đó CBCC thực hiện công vụ, nhiệm vụ của mình. Ở UBND huyện Long, nơi làm việc của văn phòng được bố trí sạch sẽ, khang trang, khá đầy đủ các điều kiện về máy tính, máy in, máy fax, hệ thống điều hòa nhiệt độ,... tất cả đều được trang bị cho các phòng làm việc của CBCC. Môi trường xung quanh công sở rất thích hợp cho hoạt động công vụ, trang bị phương tiện khá đầy đủ và luôn được chú trọng hoàn thiện, cải tiến để phục vụ cho công vụ. Hiện nay, các phòng làm việc của văn phòng tập trung tại tầng 1 của UBND huyện, huyện chưa có sơ đồ các phòng thuộc văn phòng mà chỉ tập trung tại tầng 1 và tầng 2, công dân đến liên hệ công tác trực tiếp với văn phòng tại tầng 1, bộ phận một cửa.
Theo thống kê tổng số phòng làm việc của văn phòng UBND huyện Long hiện nay có 14 phòng bao gồm phòng làm việc, nhà chứa đồ dùng, nhà để xe ô tô thuộc văn phòng UBND huyện sử dụng và quản lý. Trên cơ sở thống kê các phòng làm việc có bảng sau:
Bảng 2.1. Thống kế hệ thống phòng làm việc của văn phòng UBND huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha, nƣớc CHDCND Lào
STT Tên các phòng thuộc Văn phòng
Số lƣợng (phòng)
Diện tích (m2)
01 Phòng tiếp công dân, bộ phận một cửa 01 50m2 02 Phòng làm việc của Chánh văn phòng 01 25m2 03 Phòng làm việc của các Phó Chánh VP 03 75m2 04 Phòng làm việc của các Phòng chuyên môn
thuộc Văn phòng UBND
03 75m2
05 Hội trường UBND huyện 01 1500m2
06 Phòng họp nhỏ 02 50m2
07 Nhà chứa đồ dùng, kho 01 50m2
08 Nhà để xe ô tô 02 140m2
(Nguồn: Theo thống kế của văn phòng UBND huyện Long – năm 2019)
Nhìn vào bảng thống kê trên có thể thấy hệ thống các phòng làm việc, phòng tiếp công dân, phòng họp, hội nghị,… thuộc văn phòng khá đầy đủ, khang trang và rộng rãi, so với điều kiện của một huyện ở tỉnh thì đó là sự cố gắng rất nhiều của lãnh đạo huyện để tạo điều kiện thuận lợi, tốt nhất cho văn phòng thực hiện tốt mọi nhiệm vụ được giao. Văn phòng có 02 nhà xe để ô tô, 01 nhà 60m2 và 01 có diện tích 80m2 thiết kế để ô tô phục vụ cơ quan.
Diện tích phòng làm việc của cán bộ, công chức văn phòng được đảm bảo, diện tích phòng làm việc chung của bộ phận một cửa với tất cả các CBCC cùng làm việc có diện tích là 50m2(rộng 5m và dài 10m), phòng làm việc của chánh văn phòng và các phó chánh văn phòng đều đạt tiêu chuẩn rộng rãi với diện tích là 25m2, đảm bảo tiếp khách và thực hiện công việc được thuận lợi nhất. Các đồ dùng văn phòng, bàn ghế, tủ hồ sơ, các lọai sổ sách, giấy bút…cũng được văn phòng chú ý và bố trí sắp xếp phù hợp với
động tác làm việc, kê đặt rất ngăn nắp tạo không khí thoải mái trong làm việc cho đội ngũ CBCC và nhân viên văn phòng. Do điều kiện làm việc của một huyện, thuộc tỉnh lẻ nên cũng còn rất nhiều khó khăn, các phòng làm việc còn ít và thiếu nên quy mô văn phòng còn nhỏ, chưa có được hết tất cả các phòng biệt lập, tiện nghi như ở trung ương và ở tỉnh các giấy tờ, sổ sách vẫn được lưu trữ và để ở tại phòng làm việc của các CBCC văn phòng, vẫn làm việc chung với nhau, chỉ có chánh văn phòng, các phó chánh văn phòng có phòng làm việc riêng, các trưởng phòng ngồi làm việc chung với các chuyên viên mà mình phụ trách.
Bên cạnh đó, Hội trường của UBND huyện cũng được xây dựng rộng rãi và khang trang, hội trường giao cho văn phòng quản lý và vận hành để phục vụ các công việc hội họp, hội thảo, hội nghị của UBND huyện. Đặc biệt khi thiết kế hội trường văn phòng UBND, hệ thống ánh sáng được chú trọng và đầy đủ, thích hợp làm việc, hội họp đông người đảm bảo đủ ánh sáng nơi, thoáng mát,tận dụng tối đa ánh sáng thiên nhiên vào hội trường làm việc của UBND huyện Long. Hội trường của UBND có diện tích lớn tổng diện tích là 1500m2 (rộng 30m và dài 50m), với sức chứa được hơn 300 người.
Bảng 2.2. Hệ thống máy móc và thiết bị của văn phòng UBND huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha, nƣớc CHDCND Lào
STT Tên máy móc, thiết bị lƣợng Số Tình trạng
01 Máy tính để bàn 21 cái Hoạt động bình thường 02 Máy tính xách tay 10 cái Hoạt động bình thường
03 Máy chiếu 12 cái Hoạt động tốt
04 Máy ảnh 02 cái Hoạt động bình thường
05 Máy phô tô copy 05 cái 02 cái đã cũ và 03 cái mới hoạt động tốt
07 Tủ tài liệu lưu trữ, làm việc 15 cái Còn mới, sử dụng bình thường 08 Cây nước nóng, lạnh uống
trực tiếp
10 cái Hoạt động bình thường
09 Bàn làm việc 40 cái Sử dụng bình thường 10 Ghế ngồi làm việc 80 cái Sử dụng bình thường 11 Máy điều hòa nóng lạnh 30 cái Hoạt động bình thường 12 Quạt điện trần 50 cái Hoạt động bình thường
13 Ô tô 07 cái Hoạt động bình thường
(Nguồn: Theo thống kê tài sản của văn phòng UBND huyện Long – năm 2019)
Qua bảng thống kê trên cho thấy các hệ thống máy móc và thiết bị thuộc văn phòng UBND huyện Long quản lý rất đầy đủ và hoạt động tốt, phục vụ hiệu quả cho các công việc của văn phòng. Đó là những máy móc cơ bản và thiết yếu mà văn phòng thường xuyên sử dụng, được cấp hàng năm theo yêu cầu của văn phòng, các máy móc, thiết bị này do phòng quản trị thiết bị thuộc văn phòng UBND huyện quản lý và vận hành, bảo dưỡng. Trong những năm qua hệ thống máy móc, thiết bị trên được UBND huyện quan tâm, đầu tư, mua sắm mới, trang bị cho văn phòng, tạo điều kiện cho văn phòng hoạt động tốt nhất.