7. Kết cấu của luận văn
1.3.2. Các tiêu chí đánh giá hiệu quả tổ chức và hoạt động của văn phòng
là hiệu quả trong việc tổ chức cơ cấu ở văn phòng và hiệu quả trong thực thi công vụ mà cán bộ công chức văn phòng thực thi thông qua các nguồn lực của mình để không ngừng nâng cao chất lượng phục vụ lãnh đạo, phục vụ tổ chức và phục vụ nhân dân.
1.3.2. Các tiêu chí đánh giá hiệu quả tổ chức và hoạt động của văn phòng phòng
Thứ nhất, giúp công chức nâng cao năng suất và chất lượng công việc
để hoàn thành tốt các mục tiêu đặt ra.Năng lực thực thi công vụ của CBCC
nói chung và của CBCC văn phòng nói riêng gồm 3 yếu tố tạo thành là trình độ, kỹ năng và thái độ. Tuy nhiên, để đánh giá năng lực thực thi công vụ của CBCC văn phòng thì cần đánh giá dựa trên kết quả thực hiện nhiệm vụ theo kế hoạch hoạt động. Kết quả và hiệu quả hiện nhiệm vụ theo là khác nhau. Kết quả chỉ xem xét sản phẩm đầu ra, còn hiệu quả xem xét kết quả đầu ra trên cơ sở chi phí đầu vào. Kết quả của hoạt động văn phòng chính là các văn bản mà văn phòng tham mưu, tổng hợp, là công việc hậu cần để đảm bảo cho các hoạt động khác. Hiệu quả của hoạt động văn phòng chính là chất lượng các văn bản mà văn phòng tham mưu, tổng hợp, là chất lượng phục vụ của văn phòng. CBCC văn phòng hoàn thành nhiệm vụ với hiệu quả càng cao nghĩa là năng lực thực thi công vụ càng lớn. Đây chính là một trong nhiều tiêu chí để đánh giá hiệu quả hoạt động của văn phòng.
Thứ hai, đảm bảo hoạt động phối hợp hiệu quả: Sự phối hợp công tác
trong hoạt động của văn phòng UBND huyện thể hiện trong các mối quan hệ, đó là giữa các đơn vị, bộ phận của thuộc UBND giữa UBND huyện với Văn phòng cấp tỉnh, trung ương, giữa Văn phòng UBND huyện với Văn phòng UBND cấp huyện khác.Hoạt động của văn phòng UBND huyện là cơ quan chịu sự hướng dẫn chuyên môn của cấp trên nhưng lại là cơ quan hướng dẫn chuyên môn các đơn vị trực thuộc UBND cấp huyện. Đồng thời có sự liên hệ
với văn phòng các bộ, cơ qua ngang bộ, với các sở, ban, ngành trong tỉnh. Sự phối hợp công tác của văn phòng UBND huyện, sự phối hợp này càng tốt bao nhiêu thì sự hoạt động càng hiệu quả càng cao bấy nhiêu và ngược lại.
Sự phối hợp để giải quyết công việc là một trong nhiều tiêu chí để đánh giá hiệu quả hoạt động của văn phòng UBND huyện, bởi Văn phòng là một cơ quan trong bộ máy HCNN, sự phối hợp làm việc của Văn phòng với các cơ quan khác là sự thống nhất của bộ máy HCNN. Nếu sự phối hợp đó không tốt thì sự hoạt động của bộ máy đó có vấn đề, từ đó sẽ gây cản trở nhau trong công việc.
Thứ ba, nâng cao sự chủ động khi ứng phó với những thay đổi: Đây
được coi là một trong những tiêu chí quan trọng đối với hoạt động của văn phòng UBND huyện, bởi lẽ các văn phòng và các phòng ban chuyên môn và các cơ quan trực thuộc UBND thường bị động, thực hiện theo nhiệm vụ đã định sẵn và mang tính chất ổn định tương đối, do đó khi có biến động hay thay đổi đột ngột, họ thường thích ứng chậm. Chính vì vậy, trong các tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động của văn phòng UBND cấp huyện thì tính thích ứng, chủ động ứng phó với những thay đổi cần được đặc biệt chú ý và nâng cao trong bối cảnh hiện nay, nhất là đối với văn phòng, phải là đơn vị tiên phong, trợ giúp cho lãnh đạo huyện. Xã hội vẫn nhìn nhận đội ngũ CBCC nhà nước chây ỳ, thiếu năng động, phụ thuộc vào tổ chức thì việc xây dựng bộ tiêu chí đánh giá chất lượng, hiệu quả hoạt động của tổ chức dựa trên sự năng động, sẵn sàng ứng phó với sự thay đổi là tiêu chí giá trị và hiệu quả cao.
Thứ tư, giúp xây dựng và phát triển văn hóa công sở tích cực: VHCS
hiện nay ở cơ quan nào cũng có và tính đặc thù riêng, tuy nhiên, làm sao xây dựng hệ thống VHCS mang tính tích cực và mang bản sắc đặc thù của từng đơn vị cần được khuyến khích. Mỗi người CBCC, mỗi một cơ quan đơn vị cần thấu hiểu và đề cao văn hóa công vụ, văn hóa công sở, xây dựng đơn vị mình theo hướng tích cực, hiện đại và hiệu quả sẽ là chuẩn mực, thước đo cho
sự sáng tạo và hiệu quả trong thực thi công vụ. Việc xây dựng VHCS tích cực nó thể hiện ở từng cử chỉ, hành động, lời ăn tiếng nói, phong cách ăn mặc của mỗi người mà trước tiên là đội ngũ CBCC nhà nước ở cấp gần dân. Như vậy, hệ thống tiêu chí đánh giá hoạt động của văn phòng UBND cấp huyện giúp xây dựng và phát triển VHCS tích cực là tiêu chí khoa học và hợp lý đối với các cơ quan, đơn vị khác.
Tiểu kết chƣơng 1
Văn phòng có vai trò vô cùng quan trọng đối với hoạt động của một tổ chức nói chung, là bộ phận không thể thiếu của bộ máy nhà nước hiện nay. Trong phần trình bài ở chương 1 tác giả đã triển khai từ các khai niệm cơ bản liên quan đến văn phòng, cũng như hiệu quả hoạt động của văn phòng là gì, những nguyên tắc cơ bản trong tổ chức và hoạt động của văn phòng, trên cơ sở đó tác cũng đã trình bày các yếu tố ảnh hưởng tới hiệu quả tổ chức và hoạt động của văn phòng hiện nay. Từ đó có thể xác định được các yếu tố quan trọng và ít quan trọng để có thể làm căn cứ xác định thúc đẩy cũng như kiềm hãm sự phát triển của từng yếu tố để đạt được mục tiêu của tổ chức trong từng giai đoạn cụ thể. Bên cạnh đó, chương 1 cũng trình bày về các nội dung của hoạt động văn phòng như là xây dựng và tổ chức chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan, tổ chức hội họp, thu nhận và xử lý thông tin, công tác hậu cần, các nghiệp vụ về văn thư lưu trữ,… là những nội dung quan trọng và cơ bản nhất của hoạt động văn phòng. Cùng với đó là các vấn đề về nghiên cứu trên phương diện lý luận liên quan đến hiệu quả hoạt động của văn phòng, các tiêu chí đánh giá hiệu quả tổ chức và hoạt động của văn phòng như các quy trình thủ tục, các yếu tố thuộc về VHCS,.. cũng được tác giả đề cập trong chương 1. Như vậy, trên góc độ nghiên cứu về lý thuyết thì chương 1 chính là cơ sở lý luận về tổ chức và hoạt động của văn phòng nói chung, với văn phòng UBND huyện nói riêng. Đây sẽ là tiền đề, điều kiện để trong chương 2 đi vào nghiên cứu thực trạng tổ chức và hoạt động của văn phòng UBND huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha, nước CHDCND Lào.
Chƣơng 2
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LONG, TỈNH LUÔNG NẬM THA, NƢỚC
CỘNG HÒA DÂN CHỦ NHÂN DÂN LÀO