7. Kết cấu của luận văn
3.8. Hoàn thiện hệ thống quy trình thủ tục làm việc và tiêu chí đánh giá
đánh giá
Hệ thống quy trình thủ tục (QTTT) trong làm việc của văn phòng chính là các quy định, nội quy, quy chế thực hiện công việc của văn phòng nhằm giải quyết công việc của UBND. Hiện nay, quy trình thực hiện công việc của văn phòng được niêm yết tại trụ sở văn phòng UBND huyện, tuy nhiên do QTTT chưa được phân định rõ ràng trong mối quan hệ giữa công dân, giữa các phòng ban thuộc UBND cũng như giữa các bộ phận trong nội bộ văn phòng. Chính vì vậy cần phải hoàn thiện hệ thống QTTT theo hướng hoàn thiện các mối quan hệ trên. Thứ nhất, các QTTT làm việc với công dân, tổ chức cần thực hiện theo các bước sau:
Bước 1 là tiếp nhận hồ sơ: Người dân có nhu cầu sử dụng dịch vụ tại UBND huyện, sau khi đến trụ sở của UBND, đến bộ phận một cửa gặp các
nhân viên của văn phòng UBND, họ sẽ tiếp nhận thông tin, hồ sơ của công dân và viết phiếu tiếp nhận yêu cầu và viết giấy hẹn trả kết quả cho công dân.
Bước 2 chuyển hồ sơ: Sau khi tiếp nhận hồ sơ CBCC văn phòng lập phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ, chuyển theo hồ sơ và lưu tại Bộ phận một cửa tại Văn phòng UBND huyện.
Bước 3 giải quyết hồ sơ: Sau khi tiếp nhận hồ sơ, CBCC của văn phòng tổ chức phân loại hồ sơ và lưu chuyển tới các bộ phận phòng ban của huyện để giải quyết. Các hồ sơ thủ tục liên quan đến tư pháp, hộ tịch chuyển cho phòng Tư pháp giải quyết, các hồ sơ yêu cầu liên quan đến đất đai, cấp quyền sử dụng đối với đất thì chuyển phòng Tài nguyên môi trường, các yêu cầu liên quan đến nông nghiệp, lâm nghiệp thì chuyển cho phòng quản lý về nông, lâm nghiệp trả lời và giải quyết,…
Bước 4 là trả kết quả giải quyết hồ sơ: CBCC của văn phòng vào sổ theo dõi hồ sơ và phần mềm điện tử (nếu có) và thực hiện phân loại: nếu hồ sơ đã giải quyết xong thì trả kết quả cho công dân, cá nhân, tổ chức và thu phí, lệ phí (nếu có) theo quy định. Còn nếu hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết thì CBCC văn phòng liên hệ lại với cá nhân, tổ chức yêu cầu bổ sung hồ sơ để thực hiện tiếp để giải quyết yêu cầu của công dân. Còn nếu hồ sở không giải quyết và quá hạn thì phải trả lời công dân và ghi vào sổ theo dõi giải quyết nhu cầu của công dân tại bộ phận văn phòng.
Như vậy, đó chính là QTTT giải quyết công việc của văn phòng UBND huyện với các phòng, ban thuộc UBND. Đây là mối quan hệ trong nội bộ UBND huyện để cùng giải quyết chung công việc của địa phương trên địa bàn huyện. Để hoàn thiện QTTT này cần phải đề cao hơn nữa vai trò của các cán bộ lãnh đạo trưởng, phó các phòng ban, đặc biệt là cần phải đưa ra ý kiến giải quyết, phối hợp trong các cuộc họp giao ban của huyện, các cuộc làm việc giữa các bên có liên quan cùng giải quyết, trong đó vai trò của văn phòng
chính là cầu nối trung gian giữa các bộ phận và giữa các bộ phận với ban lãnh đạo của huyện.
Thứ hai, là QTTT giải quyết công việc trong nội bộ văn phòng tức là mối quan hệ giữa các bộ phận thuộc văn phòng UBND huyện, ở đây cần phải hoàn thiện theo hướng đẩy mạnh sự phối hợp, hỗ trợ và gánh vác các công việc của ủy ban giữa các tổ hành chính, tổ phục vụ, tổ lái xe, hậu cần và tổ tài chính,… cần có sự hiểu nhau và chia sẻ công việc, không đùn đẩy công việc cho nhau, có như vậy mới đem lại hiệu quả thực sự trong giải quyết công việc.
Thứ ba, là hoàn thiện QTTT làm việc giữa văn phòng UBND với các văn phòng UBND huyện khác trong tỉnh cũng như giữa văn phòng UBND huyện với các cơ quan, đơn vị khác của tỉnh, của trung ương. Đây là mối quan hệ với ngoài đơn vị, các QTTT cần tuân thủ theo quy định pháp luật, tuân thủ quy chế cơ quan và các quy định của người đứng đầu đơn vị về cơ chế phối hợp giữa các đơn vị.
Bên cạnh đó thì việc hoàn thiện các tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc cũng góp phần xác định hiệu quả thực thi đạt hay không. Các tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động, phối hợp công việc cần được thực hiện theo hướng định lượng, với những chỉ tiêu cụ thể để đáp ứng yêu cầu của từng lĩnh vực. Cụ thể về định lượng thì cần xác định mỗi CBCC trong tuần, trong tháng hoàn thành bao nhiêu % công việc, đáp ứng yêu cầu của từng ví trí là như thế nào, các mối quan hệ giữa các bộ phận ra sao, mỗi bộ phận cần thực hiện những phần việc như thế nào?.... Bên cạnh đó thì văn phòng UBND huyện Long cũng cần đặt ra những tiêu chí đối với đội ngũ CBCC của văn phòng cần phải thực hiện và tuân thủ để không ngừng hoàn thiện, nâng cao chất lượng đội ngũ như:
Tiêu chí quan trọng nhất cần hoàn thiện đó chính là tiêu chí đánh giá trong thực hiện công việc của CBCC văn phòng UBND huyện. Đó là các tiêu
chí như tinh thần hợp tác, thao tác trong công việc phải tích cực và thành thạo. Số lượng công việc phải thực hiện đẩy đủ và chất lượng công việc hoàn thành 100% nhiệm vụ được giao. Tính tổ chức, kỷ luật và khả năng sáng tạo của người cán bộ văn phòng phải đạt chất lượng cao và đặc biệt chấp hành mệnh lệnh của cấp trên. Như vậy, bên cạnh việc hoàn thiện hệ thống QTTT làm việc thì cần hoàn thiện các tiêu chí đánh giá để giúp cho người CBCC văn phòng hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao.
Tiểu kết chƣơng 3
Như vậy, trong quá trình tiến hành công việc của mình, văn phòng UBND huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha, nước CHDCND Lào cần chú trọng hơn nữa tới các vấn đề về tổ chức cũng như vận hành sự hoạt động của bộ máy văn phòng, làm sao góp phần thực hiện thành công mọi nhiệm vụ đặt ra. Trên cơ sở đó, tác giả mạnh dạn đề xuất các giải pháp để nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác tổ chức và hoạt động của văn phòng UBND huyện Long trong thời gian tới. Đó là những giải pháp cơ bản nhất, để đạt được hiệu quả thực chất thì các cấp chính quyền huyện, đặc biệt là lãnh đạo văn phòng UBND huyện, lãnh đạo huyện Long cần phải nghiêm túc thực hiện đồng bộ các giải pháp, không nên xem nhẹ giải pháp nào. Bởi mỗi giải pháp đều có những ưu điểm riêng. Để làm được điều đó thì các cấp lãnh đạo huyện phải có sự chỉ đạo đúng đắn và quyết liệt đối với công tác văn phòng, đồng thời các CBCC của văn phòng UBND huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha cũng đặc biệt cố gắng, phấn đấu không ngừng nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, nâng cao nghiệp vụ chuyên môn, kiến thức QLNN, kiến thức pháp luật để đảm bảo thực hiện tốt vai trò của cán bộ văn phòng trong tình mới hiện nay.
KẾT LUẬN
Hiệu quả tổ chức và hoạt động của văn phòng UBND huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha chịu sự tác động của rất nhiều yếu tố, trong đó yếu tố tự thân, tức bản thân cán bộ văn phòng và toàn thể hệ thống văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc không ngừng hoàn thiện, nâng cao vai trò và trách nhiệm của mình đối với công tác tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo huyện. Qua đó có thể thấy nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòngUBND huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha, nước CHDCND Lào là một yếu tố khách quan trong quá trình đổi mới phương thức lãnh đạo của Đảng và Nhà nước. Điều đó đòi hỏi sự lãnh đạo của các cấp uỷ Đảng phải thường xuyên, kịp thời và sâu sát hơn. Từ yêu cầu đó, cũng đã đặt ra nhiệm vụ cho Văn phòngUBND huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha phải không ngừng đổi mới, hoàn thiện để đáp ứng được chức năng tham mưu, phục vụ các cấp lãnh đạo Đảng, chính quyền. Từ thực tiễn cho thấy Văn phòng UBND huyện luôn giữ vai trò, vị trí rất quan trọng trong hệ thống tổ chức bộ máy và hoạt động lãnh đạo các cấp tại địa phương.
Nhằm khắc phục và giải quyết những vấn đề bất cập nêu trên một cách tốt nhất, luận văn đã đưa ra một số giải pháp cơ bản để nâng cao hiệu quả tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND huyện Long. Các giải pháp đó xuất phát từ thực tế tình hình diễn ra trong hoạt động ở văn phòng cấp huyện. Thực hiện nghiêm túc và triệt để những biện pháp kể trên sẽ đảm bảo thống nhất trong thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng UBND huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha, từ đó sẽ mang lại hiệu quả, chất lượng cao trong công tác lãnh đạo, quản lý. Tuy nhiên việc áp dụng các giải pháp đó cần phải được tiến hành một cách đồng bộ, bám sát thực tế, phù hợp với đặc điểm và điều kiện của địa phương trong từng thời điểm nhất định. Cần tránh việc tuyệt đối hoá hay xem nhẹ bất cứ giải pháp nào, cần chú trọng đầu tư hợp lý về nhân lực và
vật lực để thực hiện từng giải pháp. Việc đổi mới phương thức lãnh đạo của Đảng đòi hỏi toàn thể Văn phòng UBND huyện không ngừng đổi mới, nâng cao hiểu biết, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng giải quyết công việc, mỗi CBCC cần phải tự trang bị cho mình những hiểu biết nhất định trên các lĩnh vực để có thể tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo trên các mặt kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh, quốc phòng trên địa bàn huyện. Như vậy, việc nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng UBND huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha là một yêu cầu cấp thiết trong giai đoạn hiện nay.
TÀI LIỆU THAM KHẢO A. Tài liệu tiếng Lào
1. Báo cáo số 57/BC-UBND ngày 16/12/2013 của Ủy ban nhân dân tỉnh Luông Nậm Tha về kết quả thực hiện các chỉ tiêu kinh tế - xã hội năm 2013 và phương hướng, nhiệm vụ năm 2014.
2. Báo cáo số ngày 66/BC-UBND ngày 17/12/2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh Luông Nậm Tha về tình hình kinh tế - xã hội năm 2014 và những nhiệm vụ chủ yếu năm 2015.
3. Báo cáo tổng kết và phương hướng nhiệm vụ của công tác văn phòng tại Hội nghị công tác văn phòng toàn tỉnh lần thứ IV năm 2005.
4. Đảng Nhân dân cách mạng Lào (1986), Văn kiện Đại hội Đại biểu toàn
quốc lần thứ IV, Nxb Chanthabuly, Viêng Chăn.
5. Đảng Nhân dân cách mạng Lào (1991), Văn kiện Đại hội Đại biểu toàn
quốc lần thứ V, Nxb Chanthabuly, Viêng Chăn.
6. Đảng Nhân dân cách mạng Lào (1996), Văn kiện Đại hội Đại biểu toàn
quốc lần thứ VI, Nxb Chanthabuly, Viêng Chăn.
7. Đảng Nhân dân cách mạng Lào (2001), Văn kiện Đại hội Đại biểu toàn
quốc lần thứ VII, Nxb Chanthabuly, Viêng Chăn.
8. Đảng Nhân dân cách mạng Lào (2006), Văn kiện Đại hội Đại biểu toàn
quốc lần thứ VIII, Nxb Chanthabuly, Viêng Chăn.
9. Đảng Nhân dân cách mạng Lào (2011), Văn kiện Đại hội Đại biểu toàn
quốc lần thứ IX, Nxb Chanthabuly, Viêng Chăn.
10.Hiến pháp Cộng hòa dân chủ nhân dân Lào năm năm 1991 sửa đổi, bổ sung năm 2003.
11. Luật Quốc hội của Cộng hòa dân chủ nhân dân Lào năm 2003. 12. Luật Chính phủ của Cộng hòa dân chủ nhân dân Lào năm 2003. 13. Luật Hành chính địa phương năm 2003.
14.Nghị định số 82/2003/NĐ-TTG ngày 19/5/2003 của Thủ tướng Chính phủ nước CHDCND Lào về quy chế công chức CHDCND Lào.
15.Nghị định số 128/2003/NĐ-CP về tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức do Chính phủ ban hành.
16. Văn phòng Trung ương Đảng (2002), Việc áp dụng công nghệ thông tin vào phát triển công tác văn phòng, Viêng Chăn.
17. Văn phòng Chính phủ (1996), Tiêu chuẩn về cán bộ, công chức Văn phòng tỉnh, thành và huyện, Viêng Chăn.
B. Tài liệu tiếng Việt
18.Bua Phăn Vo Ra Chit (2007), Hoàn thiện bộ máy tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng tỉnh Phong Sa Ly CHDCND Lào, Luận văn.
19. Hồ Ngọc Cẩn (2003), Cẩm nang Tổ chức và Quản trị hành chính văn phòng, Nxb Tài chính, Hà Nội.
20. Học viện chính trị quốc gia Hồ Chí Minh (2002), Nâng cao hiệu quả giáo dục pháp luật cho người lao động trong các doanh nghiệp Nhà nước trên địa bàn Hà nội, Kỷ yếu đề tài khoa học.
21. Học viện Hành chính quốc gia (2002), Thuật ngữ hành chính, Hà Nội. 22. Học viện hành chính quốc gia (2006), Giáo trình hành chính công văn
phòng trong cơ quan nhà nước, Nxb Giáo dục, Hà Nội.
23. Nghiêm Kỳ Hồng (2003), Mấy vấn đề về công tác văn phòng, văn thư và lưu trữ trong thời kỳ đổi mới, Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội.
24. Đồng Thị Thanh Phương, Nguyễn Thị Ngọc An (2008), Giáo trình Quản trị Hành chính Văn phòng, Nxb Thống kê, Hà Nội.
25. Lưu Kiếm Thanh (2009), Nghiệp vụ hành chính văn phòng, Nxb Thống kê, Hà Nội.
26. Nguyễn Hữu Thân (2004), Quản trị hành chánh văn phòng, Nxb Thống kê, Hà Nội.
27. Viện ngôn ngữ học (1997), Từ điển tiếng Việt, Nxb Đà Nẵng.
28.Phounxay Phommyxay (2019), Tổ chức, hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng Nhân dân cách mạng Lào trong điều kiện nhất thể hóa một số chức danh lãnh đạo", Luận án tiến sĩ Quản lý công, Học viện Hành chính quốc gia, Hà Nội.
29.Vanxay Sengdavong (2013), “Tổ chức bộ máy của Văn phòng tỉnh Phong Sa Ly, nước Cộng hòa dân chủ nhân dân Lào”, luận văn thạc sĩ Quản lý hành chính công, Học viện Hành chính quốc gia, Hà Nội. 30. Vanxay Sengdavong(2013), Tổ chức bộ máy của Văn phòng tỉnh