Đây là loại rủi ro chiếm tỷ trọng nhiều nhất trong các rủi ro mà doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam hay gặp phải. Những rủi ro này là do các sai sót mang tính kỹ thuật trong quá trình thực hiện thanh toán chứng từ. Điển hình các rủi ro tác nghiệp mà doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam mắc phải đó là:
Thứ nhất, khi nhận đƣợc thƣ tín dụng từ ngân hàng thông báo, các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam kiểm tra các điều kiện yêu cầu trong thƣ tín dụng không kĩ,
chấp nhận cả những yêu cầu bất lợi hoặc những điều khoản không rõ ràng mà doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam không thể đáp ứng đƣợc trong khâu lập chứng từ sau này. Việc thanh toán qua thƣ tín dụng cũng tiềm ẩn những rủi ro. Cơ sở duy nhất để thanh toán tín dụng chứng từ là bộ chứng từ. Trong thực tế, rất nhiều thƣ tín dụng đƣợc phát hành với những chi tiết phức tạp, các điều khoản mâu thuẫn, thiếu logic, gây khó khăn cho nhà xuất khẩu trong việc lập chứng từ. Điều này dẫn đến bộ chứng từ xuất trình bất hợp lệ, ngân hàng phát hành có thể từ chối bộ chứng từ và không thanh toán. Một số tình huống thực tế đã xảy ra đối với doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam:
Nhiều trường hợp thư tín dụng yêu cầu ngày giao hàng trễ nhất không kịp để doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam sản xuất hàng hóa, thời gian xuất trình bộ chứng từ không hợp lý để đủ thời gian lập các chứng từ theo yêu cầu của thư tín dụng,… Nếu doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam không lưu ý để kịp thời yêu cầu người mở thư tín dụng tu chỉnh thì bộ chứng từ xuất trình sẽ bị bất hợp lệ và không thể yêu cầu hay chờ tu chỉnh về nữa, rủi ro người mua và ngân hàng phát hành sẽ trì hoãn hoặc từ chối thanh toán dựa trên cơ sở bộ chứng từ bất hợp lệ.
Đa số các thư tín dụng hàng dệt may xuất đi Mỹ rất dài, yêu cầu nhiều loại chứng từ với nhiều chi tiết về nội dung cũng như mô tả hàng hóa, lịch giao hàng, điều này gây khó khăn rất nhiều cho các doanh nghiệp dệt may trong việc lập bộ chứng từ. Hơn nữa, số lượng hàng dệt may xuất khẩu rất lớn làm hàng xuất đi liên tục nên việc lập chứng từ kịp thời hạn xuất trình ở ngân hàng cũng là một vấn đề nan giải cho doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam. Do đó, phần lớn bộ chứng từ hàng dệt may xuất trình đều bất hợp lệ.
Trường hợp thư tín dụng được phát hành chứa những điều khoản mâu thuẫn như: giá FOB (giao hàng lên tàu) nhưng lại quy định vận tải đơn thể hiện “Cước phí đã được trả” hay giá CFR (tiền hàng và cước phí) nhưng quy định vận tải đơn thể hiện “Thu cước phí”, đơn giá sai, số liệu tính toán trong phần
mô tả chi tiết hàng hóa sai, tên cảng bốc, cảng dỡ sai chính tả, yêu cầu người vận chuyển đích danh nhưng lại đánh không chính xác tên, yêu cầu chứng từ chứng nhận kiểm dịch do Nafiquaved nhưng tên đúng của cơ quan này là Nafiqaved … Trong những trường hợp này, nhiều doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam nếu không cẩn thận và kịp thời tu chỉnh thư tín dụng sau này sẽ xuất trình bộ chứng từ không phù hợp với thư tín dụng.
Hàng thủy sản nhập vào thị trường Bắc Mỹ, Châu Âu, Nhật Bản phải qua sự kiểm tra nghiêm ngặt về chất lượng của các cơ quan chức năng, ví dụ như cơ quan kiểm định thực phẩm và dược phẩm Mỹ (US Food and Drugs Administration – viết tắt là US FDA), cơ quan kiểm tra thực phẩm Canada (Canada Food Inspection Agency – viết tắt là CFIA),… Thông thường, nhà nhập khẩu phải thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán trên cơ sở chứng từ xuất trình phù hợp, đổi lấy bộ chứng từ nhận hàng về để kiểm tra chất lượng. Những thư tín dụng này thường gài điều kiện thanh toán như sau: “Ngân hàng phát hành thư tín dụng sẽ giao bộ chứng từ đã được xuất trình cho nhà nhập khẩu để nhận hàng mang đi kiểm tra chất lượng trên cơ sở cam kết của nhà nhập khẩu về việc sẽ thông báo cho ngân hàng phát hành thư tín dụng kết quả kiểm tra của cơ quan chức năng. Khi nhận được thông báo hàng đã qua khâu kiểm tra và được nhập vào thị trường nước nhập khẩu thì ngân hàng phát hành mới thanh toán tiền cho nhà xuất khẩu. Ngân hàng phát hành thư tín dụng được miễn trừ trách nhiệm thanh toán cho nhà xuất khẩu nếu nhận được thông báo hàng không đạt chất lượng, không cho nhập khẩu hàng hóa của cơ quan chức năng”. Điều khoản này có lợi cho doanh nghiệp nhập khẩu nhưng lại hết sức bất lợi cho doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam. Điển hình như Công Ty TNHH TM Thủy Sản Nguyễn Chi, Công Ty Cổ Phần Hùng Vương đều là những công ty xuất khẩu thủy sản lớn nhất nhì của Việt Nam nhưng cũng đã từng gặp rủi ro không được thanh toán do điều khoản kiểm dịch trên xuất hiện trong thư tín dụng, gây tốn chi phí vận chuyển, kho bãi để vận chuyển hàng về nước.
Cam kết thanh toán của ngân hàng phát hành không còn là một nghĩa vụ độc lập mà phụ thuộc vào một bên thứ ba (người mở thư tín dụng). Điều này hoàn toàn trái với tinh thần của UCP600 và làm mất đi ý nghĩa của tín dụng chứng từ như là một phương thức thanh toán đảm bảo quyền lợi cho cả người hưởng và người mở. Vai trò trung gian độc lập đảm bảo cho giao dịch của ngân hàng phát hành không còn nữa vì quyền lợi tối thượng của quốc gia là đảm bảo sức khỏe của cộng đồng. Nghĩa vụ thanh toán của ngân hàng phát hành không chỉ phụ thuộc vào việc xuất trình chứng từ mà còn phụ thuộc vào thiện chí của nhà nhập khẩu. Người mua có thể làm vô hiệu nghĩa vụ thanh toán của ngân hàng phát hành chỉ với lý do đơn giản là không đáp ứng được yêu cầu. Không có điều kiện nào ràng buộc người mua phải thông báo cho ngân hàng mở ngay sau khi hàng hóa đã hoàn thành thủ tục kiểm tra chất lượng và được phép nhập cảng. Người mua thường lợi dụng điều kiện này để trì hoãn thanh toán, thậm chí gây sức ép đòi giảm giá cho dù trên thực tế người mua đã được cơ quan kiểm tra cấp phép và nhận hàng. Do đó, các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam sẽ gặp rủi ro nếu bộ chứng từ phù hợp nhưng hàng hóa không qua được khâu kiểm dịch.
Thứ hai, trong thanh toán tín dụng chứng từ, thƣ tín dụng độc lập hoàn toàn với hợp đồng, ngân hàng phát hành đứng ra cam kết thanh toán cho nhà nhập khẩu khi họ xuất trình bộ chứng từ phù hợp với nội dung thƣ tín dụng. Khi doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam lập bộ chứng từ không hoàn hảo với những yêu cầu của thƣ tín dụng dẫn đến bộ chứng từ bất hợp lệ làm cơ sở cho nhà nhập khẩu và ngân hàng phát hành trì hoãn thanh toán hoặc từ chối thanh toán. Các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam khi thực hiện giao hàng và lập chứng từ thƣờng không lƣu ý đến thƣ tín dụng mà lại quan tâm và lập chứng từ dựa theo hợp đồng đã ký, trong khi thƣ tín dụng thông thƣờng sẽ có những điều khoản thêm vào cụ thể yêu cầu khắt khe về chứng từ. Cần lƣu ý các sai sót sau mà doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam thực tế thƣờng gặp phải khi lập bộ chứng từ sau đây:
Rủi ro bộ chứng từ bất hợp lệ do giao hàng trễ, xuất trình trễ, thƣ tín dụng hết hạn hiệu lực rất thƣờng hay xảy ra. Doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam không lƣu ý đến thời hạn giao hàng, thời hạn xuất trình, ngày hết hiệu lực của thƣ tín dụng mà sắp xếp lịch giao hàng theo nguồn sản xuất của doanh nghiệp mình. Vì vậy, khi xuất trình bộ chứng từ cho ngân hàng phục vụ mình thì đƣợc thông báo là bộ chứng từ bất hợp lệ vì giao hàng trễ, xuất trình trễ hay thƣ tín dụng hết hiệu lực. Trong trƣờng hợp này doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam phải gửi bộ chứng từ trong tình trạng bất hợp lệ vì hàng đã giao mà không yêu cầu ngƣời mua tu chỉnh tín dụng đƣợc. Bên cạnh đó, doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam thƣờng đặt lòng tin vào lời hứa của ngƣời mua sẽ chấp nhận bộ chứng từ bất hợp lệ. Nhƣng trên thực tế ngƣời mua có quyền trì hoãn thanh toán hoặc từ chối thanh toán nếu họ không có thiện chí.
Một sai sót mà các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam cũng thƣờng hay gặp
phải là khi lập chứng từ không dựa vào thƣ tín dụng nên đôi khi sai lỗi chính tả, sai tên địa chỉ của các bên tham gia.
Trong một số thƣ tín dụng mà các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam nhận
đƣợc thƣờng chỉ định chứng từ vận tải đƣợc cấp bởi tên của một số hãng tàu cụ thể. Nếu doanh nghiệp xuất khẩu không lƣu ý hoặc do không thể đáp ứng đƣợc yêu cầu của thƣ tín dụng nên giao hàng tại hãng tàu không nhƣ qui định của thƣ tín dụng. Trong trƣờng hợp này doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam đành chấp nhận xuất trình bộ chứng từ bất hợp lệ.
Giao hàng vƣợt quá giá trị và dung sai cho phép của thƣ tín dụng. Trị giá của
thƣ tín dụng đƣợc giao làm nhiều lần trong khi thƣ tín dụng không cho phép giao hàng từng lần hoặc các chứng từ đƣợc lập không tuân theo qui định về cảng dỡ hàng và cảng bốc hàng.
Minh họa trường hợp của Công ty TNHH MTV TM DV Oanh Thái, khi nhận được thư tín dụng với yêu cầu cảng bốc hàng là “Cảng Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam” cùng với một yêu cầu kèm theo là thể hiện cụ thể đích danh
tên cảng bốc hàng. Trên thực tế không có cảng tên cảng Thành phố Hồ Chí Minh, nhưng vì không lưu ý điều khoản kèm theo nên khi lập chứng từ Công ty TNHH MTV TM DV Oanh Thái đã thể hiện trên các chứng từ là “Cảng Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam” thay vì như thực tế là “Cảng Cát Lái, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam”. Khi xuất trình được ngân hàng xuất trình thông báo bất hợp lệ để chỉnh sửa chứng từ thì thời hạn xuất trình đã hết, hàng thì sắp đến nước người mua, bị người mua hối thúc bộ chứng từ trong khi sửa đổi tên cảng bốc hàng trên các chứng từ như chứng từ vận tải, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, giấy chứng nhận chất lượng sức khỏe thì cần rất nhiều thời gian để chỉnh sửa, Công ty TNHH MTV TM DV Oanh Thái đành chấp nhận xuất trình bộ chứng từ đến ngân hàng phát hành trong tình trạng bất hợp lệ và nhận rủi ro về mình.
Các doanh nghiệp xuất khẩu thƣờng lập chứng từ sai về số lƣợng bản gốc
đƣợc yêu cầu xuất trình. Thƣ tín dụng yêu cầu thể hiện số thƣ tín dụng trên tất cả các chứng từ nhƣ khi lập chứng từ doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam không lƣu ý nên thƣờng thiếu số thƣ tín dụng trên các chứng từ đƣợc cấp bởi cơ quan có thẩm quyền thứ ba nhƣ vận tải đơn (Bill of lading), giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of origin), giấy chứng nhận sức khỏe (Heath certificate),… Hoặc các nội dung trên các chứng từ không khớp với yêu cầu của thƣ tín dụng.
Các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam còn gặp một số rủi ro do không hiểu
thấu đáo về UCP600 và ISBP681 dẫn đến lập bộ chứng từ xuất trình thƣờng bị
bất hợp lệ. Chẳng nhƣ trƣờng hợp sau: thư tín dụng yêu cầu hàng hóa là hàng
dệt may (textile) theo như hợp đồng số ngoại thương, nhưng khi chứng từ nhà xuất khẩu xuất trình lên Ngân hàng trên hóa đơn thương mại thể hiện áo khoác(jacket) và móc treo áo (hanging). Trong đó tách ra hàng áo khoác theo đơn giá cụ thể, móc áo: không tính giá. Ngân hàng phát hành đã bắt bất hợp lệ cho hóa đơn này là thể hiện hàng hóa không được yêu cầu trong thư tín
Việt Nam rất khó thay đổi cách thể hiện này vì hàng áo khoác phải đi kèm móc áo phù hợp để giữ hình dạng, nếp cho hàng hóa. Nhưng ngân hàng chỉ làm việc trên bề mặt chứng từ cho nên điều này là hoàn toàn hợp lý. Nếu nhà nhập khẩu chấp nhận bộ chứng từ thì doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam cũng mất khoản tiền phí bất hợp lệ không đáng có hoặc nếu rủi ro hơn là bị từ chối bộ thanh toán.
Ngoài ra các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam còn gặp các rủi ro do không
thống nhất quan điểm trong việc kiểm tra chứng từ cũng gây ra rủi ro chứng từ bị từ chối thanh toán. Thanh toán tín dụng chứng từ phụ thuộc vào sự phù hợp của bộ chứng từ đối với thƣ tín dụng. Tuy nhiên không dễ lập đƣợc bộ chứng từ hoàn hảo. Có thể doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam thấy bộ chứng từ phù hợp nhƣng ngân hàng mở nhất quyết xác định là không phù hợp, điều này xảy ra nhiều đến nỗi ICC đã nhiều lần phát hành các Tình huống nghiên cứu (Case study) trong đó đƣa ra ý kiến của ICC về các trƣờng hợp tranh cãi bất hợp lệ.
Minh họa trường hợp của Công ty chế biến và xuất khẩu thủy sản APT xuất khẩu một lô hàng tôm đông lạnh sang thị trường Nhật Bản, trị giá 1.970 USD, thanh toán bằng tín dụng chứng từ. Sau khi giao hàng APT hoàn tất bộ chứng từ theo yêu cầu của thư tín dụng và xuất trình cho ngân hàng để được thanh toán. Ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam đã kiểm tra, xác nhận tình trạng chứng từ hợp lệ và gởi bộ chứng từ đến Ngân hàng phát hành Sumitomo Mitsui Banking Corp Osaka Japan để đòi tiền. Sau đó, ngân hàng phát hành đã điện báo từ chối thanh toán với lý do “Chứng từ Giấy chứng nhận chấp nhận không được phát hành và ký bởi Ông Uzumasa” trong khi chứng từ này rõ ràng đã được phát hành và ký bởi Ông Uzumasa trên bề mặt của nó. Sau khi kiểm tra lại, Ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam đã lập tức điện phản bác và yêu cầu họ thanh toán ngay vì chứng từ hoàn toàn phù hợp với thư tín dụng. Tuy nhiên, theo yêu cầu của người yêu cầu mở thư tín dụng, ngân hàng phát hành vẫn cho là bất hợp lệ với lý do “Chữ ký của Ông
lưu tại ngân hàng phát hành và chứng từ được xuất trình là giả mạo” dù rằng thư tín dụng không quy định một điều khoản nào về việc chữ ký phải khớp đúng. Rất ngạc nhiên về luận điểm này, Ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam vận dụng UCP600 và ISBP681 với lập luận “các ngân hàng chỉ xử lý trên bề mặt chứng từ và hoàn toàn không có trách nhiệm về việc chứng từ giả mạo” để phản bác và yêu cầu thanh toán. Tuy nhiên, ngân hàng phát hành được biết là ngân hàng đại lý của Ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam đã phớt lờ phản bác của Ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam và tiến hành gởi trả lại chứng từ cho Ngân hàng Ngoại Thương, khép lại hồ sơ giao dịch. Vụ việc này đã gây thiệt hại Công ty APT phải nhận lại hàng hóa và chi trả các chi phí về vận chuyển.
Thứ ba, doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam xuất trình bộ chứng từ không phù hợp sẽ gặp rủi ro bị từ chối thanh toán phải tự xử lý hàng hóa nhƣ tìm ngƣời mua mới hay chở hàng quay về nƣớc. Đồng thời doanh nghiệp xuất khẩu phải chịu những chi phí nhƣ lƣu tàu quá hạn, phí lƣu kho… trong khi đó không biết rõ lập trƣờng của ngƣời mua sẽ đồng ý hay từ chối nhận hàng vì lý do bộ chứng từ không hoàn hảo.
Công Ty Cổ phần Hùng Vương chuyên xuất khẩu thủy hải sản. Công ty nhận được một thư tín dụng xuất khẩu hàng thủy sản từ nước Bỉ với trị giá 92.500USD. Công ty giao hàng trễ so với qui định trong thư tín dụng 5 ngày