Giai đoạn này các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam thực hiện các công việc sau:
Chuẩn bị hàng hóa
Sau khi đã ký kết hợp đồng xuất khẩu, thì doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam sẽ tổ chức thực hiện hợp đồng. Thông thƣờng bộ phận giao nhận hàng của các sẽ tiến hành chuẩn bị hàng xuất khẩu dựa trên hợp đồng đã ký. Tùy theo quy mô thƣ tín dụng, đặc tính của mỗi doanh nghiệp mà có thể thực hiện việc sản xuất hay thu gom từ các nguồn khác nhau để tập hợp thành lô hàng xuất khẩu theo nhƣ thời gian qui định trên thƣ tín dụng. Sau đó thực hiện đóng gói bao bì hàng xuất khẩu và kẻ kĩ mã hiệu hàng hoá. Với các đặc tính của hàng và yêu cầu của ngƣời mua
xuất khẩu Việt Nam sẽ phải tiến hành đóng gói và ghi ký mã hiệu cho phù hợp với hợp đồng hoặc thƣ tín dụng. Thực trạng hiện nay hầu hết các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam chuẩn bị hàng hóa theo hợp đồng đã ký mà không lƣu ý đến các qui định cụ thể của thƣ tín dụng có liên quan đến giai đoạn này. Đây cũng là lý do tạo nên bất hợp lệ của bộ chứng từ khi đƣợc xuất trình.
Kiểm tra chất lượng hàng hoá
Trƣớc khi giao hàng, doanh nghiệp xuất khẩu phải có nghĩa vụ kiểm tra hàng về phẩm chất, trọng lƣợng, bao bì…vì đây là công việc cần thiết quan trọng nhờ có công tác này mà quyền lợi khách hàng đƣợc đảm bảo, ngăn chặn kịp thời các hậu quả xấu, phân định trách nhiệm của các khâu trong sản xuất cũng nhƣ tạo nguồn hàng đảm bảo uy tín cho nhà xuất khẩu và nhà sản xuất trong quan hệ buôn bán. Công tác kiểm tra hàng xuất khẩu đƣợc tiến hành ngay sau khi hàng chuẩn bị đóng gói xuất khẩu tại cơ sở, hàng kiểm tra tại cửa khẩu do khách hàng trực tiếp kiểm tra hoặc cơ quan có thẩm quyền kiểm tra tuỳ thuộc vào sự thoả thuận của hai bên và yêu cầu của thƣ tín dụng. Đa số doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam đều giao cho cán bộ giao nhận hàng hóa tại cảng theo dõi công việc này, chứ không có khâu kiểm soát lại chất lƣợng hàng hóa của cấp cao hơn.
Thuê phương tiện vận tải
Trong quá trình thực hiện xuất khẩu hàng hoá, việc thuê phƣơng tiện vận tải doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam thƣờng dựa vào những điều khoản của hợp đồng xuất khẩu hàng hoá, dựa vào đặc điểm hàng hoá xuất khẩu là loại hàng gì, hàng nhẹ cân hay hàng nặng cân, hàng dài ngày hay hàng ngắn ngày, điều kiện bảo quản đơn giản hay phức tạp… Điều kiện vận tải là hàng rời hay hàng đóng trong container, là hàng hoá thông dụng hay hàng hoá đặc biệt. Vận chuyển trên tuyến đƣờng bình thƣờng hay tuyến đƣờng đặc biệt, vận tải một chiều hay vận tải hai chiều, chuyên chở theo chuyến hay chuyên chở liên tục…để xác định thuê phƣơng tiện đƣờng bộ, đƣờng biển, hay đƣờng hàng không, đƣờng sắt. Thƣờng các điều kiện này thỉnh thoảng sẽ đƣợc qui định cụ thể thêm trong thƣ tín dụng, các doanh nghiệp thƣờng
không lƣu ý đến nên đã không thực hiện theo theo yêu cầu này dẫn đến bất hợp lệ bộ chứng từ khi xuất trình.
Làm thủ tục hải quan
Đây là quy định bắt buộc đối với bất kì loại hàng hoá nào. Công tác này thông thƣờng cũng do bộ phận giao nhận hàng của doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam đảm nhiệm.
Giao hàng lên tàu
Thực hiện điều kiện giao nhận hàng theo nhƣ thƣ tín dụng yêu cầu, đến thời gian giao hàng, doanh nghiệp phải làm thủ tục giao nhận hàng, hiện nay phần lớn hàng hoá xuất khẩu của chúng ta vận chuyển bằng đƣờng biển và đƣờng sắt.
Nếu hàng xuất khẩu đƣợc giao bằng đƣờng biển doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam thƣờng làm công việc sau:
Căn cứ các chi tiết hàng xuất khẩu, lập bảng đăng ký hàng chuyên chở cho nhà
vận tải để đổi lấy sơ đồ xếp hàng.
Trao đổi với cơ quan điều độ của cảng để biết ngày tàu đến và bốc hàng lên
tàu.
Sau khi đã bốc hàng lên tàu, nhận biên lai thuyền phó và đổi biên lai thuyền
phó lấy vận đơn đƣờng biển có chức năng chứng nhận gửi hàng, hợp đồng vận chuyển.
Nếu hàng hoá chuyên chở bằng đƣờng sắt, chủ hàng phải đăng ký với cơ quan đƣờng sắt để xin cấp toa xe phù hợp với tính chất hàng hoá và khối lƣợng hàng hoá…Sau khi bốc xếp hàng, chủ hàng niêm phong kẹp chì và làm các chứng từ vận tải, nhận vận đơn đƣờng sắt.
2.3.4. Giai đoạn thực hiện giao dịch tín dụng chứng từ
Đây cũng là khâu cuối cùng của quy trình thực hiện tín dụng chứng từ tại các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam.
Dựa vào cơ sở dữ liệu của các giai đoạn trên, doanh nghiệp sẽ tiến hành để thực hiện giai đoạn quan trọng này.
Lập chứng từ
Trong khoảng thời gian sau đó thì cán bộ xuất nhập khẩu chuyên về việc lập chứng từ tại doanh nghiệp xuất khẩu cũng sẽ thực hiện lập các chứng từ liên quan đến lô hàng xuất khẩu. Thông thƣờng thì họ dựa vào hợp đồng và vào thƣ tín dụng để lập chứng từ, thậm chí có một số doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam khi lập chứng từ không quan tâm đến thƣ tín dụng mà chỉ dựa vào hợp đồng đã ký kết. Hầu hết các cán bộ tại các doanh nghiệp xuất khẩu đều không quan tâm đến UCP600 và ISBP681 vì họ cho rằng các ấn phẩm này chỉ để điều chỉnh hoạt động giữa các ngân hàng với nhau và có những từ ngữ chuyên dụng trong nghiệp vụ ngân hàng khiến họ thấy cản trở khi tham khảo các tài liệu này. Các chứng từ cần lập trong một lần xuất trình thông thƣờng bao gồm:
Hóa đơn thƣơng mại (Commercial Invoice): các thông tin doanh nghiệp
thƣờng thể hiện trên chứng từ này bao gồm: tên ngƣời mua, ngƣời bán, tên hàng hóa, số lƣợng, đơn giá… Một điều đáng lƣu ý khi lập hóa đơn thƣơng mại mà các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam thƣờng mắc phải các lỗi nhƣ số thƣ tín dụng, điều kiện thƣơng mại (trade term)… Thông thƣờng các điều này không thể hiện ở “trƣờng mô tả hàng hóa” (trƣờng 45A của thƣ tín dụng) hay “trƣờng chứng từ yêu cầu” (trƣờng 46A của thƣ tín dụng) mà lại thể hiện ở “trƣờng các điều kiện khác” (trƣờng 47A của thƣ tín dụng) trên thƣ tín dụng (điện MT700), cho nên nếu không kiểm tra kỹ những gì yêu cầu trên thƣ tín dụng sẽ dễ dẫn đến các lỗi bất hợp lệ.
Phiếu đóng gói (Packing list): dựa vào chi tiết việc đóng gói để lập chứng từ
này, thông thƣờng các lỗi mà doanh nghiệp hay mắc phải khi lập chứng từ này là thể hiện các đơn vị đóng gói không thống nhất với vận tải và các chứng từ khác. Chẳng hạn nhƣ qui cách đóng gói trên Phiếu đóng gói là “5 miếng/ 1gói” nhƣng B/L là “5 miếng /thùng” hoặc thể hiện quá chi tiết về việc đóng gói trong khi thƣ tín dụng không yêu cầu dẫn đến sai sót…
Vận tải đơn (Bill of lading): có rất nhiều doanh nghiệp dựa trên nội dung hợp đồng hoặc bản nháp thƣ tín dụng từ nhà nhập khẩu để lập trƣớc nội dung này và yêu cầu hãng tàu cấp vận tải đơn chính thức từ nội dung đó. Tuy nhiên, sau đó thƣ tín dụng thực tế lại thể hiện khác dẫn đến việc bất hợp lệ xảy ra. Hoặc chỉ làm theo những yêu cầu của thƣ tín dụng mà không kiểm tra đối chiếu với các quy định trong UCP600 đã mang tính nguyên tắc khi lập chứng từ này. Các lỗi thƣờng gặp là chức năng ký phát, ghi chú lên tàu, ghi chú về cƣớc phí, không thể hiện tên nhà chuyên chở (trong trƣờng hợp yêu cầu vận đơn đƣờng biển)…
Giấy chứng nhận/đơn bảo hiểm (Insurance policy/certificate): trong các loại
chứng từ do bên thứ ba phát hành thì bảo hiểm đƣợc xem là loại chứng từ dễ dàng trong việc yêu cầu sửa đổi nhất, chính vì vậy các doanh nghiệp thƣờng hay ỷ lại vào điều đó lập chứng từ không chính xác dẫn đến chậm trễ trong việc xuất trình. Thông thƣờng doanh nghiệp sẽ liên lạc công ty bảo hiểm yêu cầu đƣợc mua bảo hiểm cho lô hàng theo giá quy định trong hợp đồng, rồi lập dựa theo mẫu đơn hay giấy chứng nhận của công ty bảo hiểm rồi chuyển thông tin này sang cho công ty bảo hiểm để họ cấp bản chính thức. Các lỗi thƣờng hay mắc phải là không thể hiện hành trình nhƣ thƣ tín dụng yêu cầu, rất hay sai lỗi đánh máy, lỗi chính tả nghiêm trọng, không thể hiện cơ quan giải quyết tranh chấp nhƣ thƣ tín dụng yêu cầu, không xuất trình trọn bộ nhƣ đã phát hành.
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of origin): doanh nghiệp mua
mẫu giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa sẵn ở cơ quan phát hành và điền các thông tin cần thiết nhƣ yêu cầu của cơ quan cấp phát giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa. Các lỗi thƣờng gặp nhƣ sai số hóa đơn, không thể hiện cơ quan phát hành, mã hàng hóa (H.S code),… nhƣ thƣ tín dụng yêu cầu.
Xuất trình chứng từ
Sau khi lập xong các chứng từ, doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam sẽ gửi bộ chứng từ đến ngân hàng thông báo hoặc ngân hàng đƣợc chỉ định trong thƣ tín dụng. Ngân hàng thông báo hoặc ngân hàng đƣợc chỉ định trong thƣ tín dụng sẽ kiểm tra chứng từ đƣợc xuất trình nếu phù hợp sẽ gửi bộ chứng từ đến ngân hàng phát hành cùng chỉ thị đòi tiền. Trong trƣờng hợp bộ chứng từ có bất hợp lệ, ngân hàng thông báo sẽ thông báo cho doanh nghiệp ngay lập tức để có thể chỉnh sửa chứng từ phù hợp (nếu có thể) trƣớc khi gửi bộ chứng từ đòi tiền. Nhƣng thực tế, các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam thƣờng mắc những lỗi trên chứng từ đƣợc cấp bởi bên thứ ba lập không còn hạn xuất trình để chỉnh sửa. Bằng sự tin tƣởng đối tác, hầu nhƣ các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam thƣờng xuất trình bộ chứng từ trong tình trạng bất hợp lệ.
Chờ thanh toán
Các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam thƣờng có bộ phận kinh doanh để theo dõi nhận khoản tiền thanh toán của lô hàng đã xuất. Sau khi gửi chứng từ cho ngân hàng thông báo, cán bộ xuất khẩu sẽ thông báo cán bộ phòng kinh doanh để theo dõi tiền về. Cán bộ phòng kinh doanh sẽ liên hệ bộ phận kế toán liệt kê tài khoản để theo dõi tiền của lô hàng xuất đã đƣợc thanh toán hay chƣa. Đồng thời để kịp thời liên hệ ngân hàng để tìm nguyên nhân về tình trạng chậm thanh toán hoặc liên hệ khách hàng khi có sự cố xảy ra.
Tại các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam thì khâu theo dõi tiền lại tách rời với các bộ phận khác các liên quan khi thực hiện xuất khẩu hàng hóa. Bộ phận theo dõi tiền về chỉ đơn thuần theo dõi món tiền nhƣng không hề quan tâm hay hiểu về quá trình thanh toán bằng phƣơng thức nào. Do đó khi có sự cố thì lại thƣờng phát hiện chậm trễ và rất lung túng trong xử lý vì phải mất thời gian để tìm hiểu nguyên nhân.
2.3.5. Giai đoạn giải quyết tranh chấp
Trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu, nếu phía khách hàng có sự vi phạm thì doanh nghiệp có thể khiếu nại với trọng tài về sự vi phạm đó, trong trƣờng hợp cần thiết có thể kiện ra toà án, việc tiến hành khiếu kiện phải tiến hành thận trọng, tỉ mỉ, kịp thời…dựa trên căn cứ chứng từ kèm theo.
Trong thực tế, khi có tranh chấp xảy ra thì các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam thƣờng không biết cách thức kiện tụng, khiếu nại ở cơ quan nào là hợp lý.
2.4. CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG TDCT TẠI CÁC DNXK VIỆT NAM DNXK VIỆT NAM
Hiện nay Việt Nam có khoảng 375.000 doanh nghiệp đang hoạt động. Đa phần các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Trong đó số doanh nghiệp thực hiện việc kinh doanh xuất khẩu là 1217 doanh nghiệp, chiếm một thị phần không nhỏ để góp phần gia tăng hoạt động xuất khẩu của Việt Nam, đƣa sản phẩm của Việt Nam ra thị trƣờng thế giới. Trong điều kiện đẩy mạnh xuất khẩu thì vấn đề đảm bảo thanh toán cho các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam cũng không kém phần quan trọng. Tỷ lệ sử dụng phƣơng thức thanh toán này trong các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam cũng chiếm khá cao. Điều này chứng tỏ việc sử dụng tín dụng chứng từ ở Việt Nam cũng rất phổ biến. Những rủi ro của phƣơng thức này cũng luôn tìm tiềm ẩn trong quá trình thực hiện thanh toán. Thực tế cho thấy các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam đã gặp rất nhiều rủi ro trong khi sử dụng tín dụng chứng từ để thanh toán. Vấn đề này cho thấy quản trị rủi ro trong tín dụng chứng từ đóng vai trò rất quan trọng đối với doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam. Quản trị tốt rủi ro trong tín dụng chứng sẽ giúp cho các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam phòng ngừa và hạn chế những rủi ro phát sinh.
Khi tìm hiểu vào thực tế, các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam còn rất nhiều thiếu sót trong quản trị rủi ro tín dụng chứng từ. Hiện nay tại các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam chƣa chú trọng đến vấn đề quản trị rủi ro trong tín dụng chứng từ khi xuất khẩu hàng hóa. Tùy theo quy mô về vốn và nguồn nhân lực mà mỗi doanh
nghiệp có cơ cấu quản trị riêng của mình. Nhìn chung có thể phân làm 2 cơ cấu tổ chức đó là cơ cấu tổ chức quản trị rủi ro trong tín dụng chứng từ của doanh nghiệp xuất khẩu lớn và của các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
2.4.1. Tại các doanh nghiệp lớn
Hiện nay chỉ có các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam có quy mô lớn thì sẽ có cơ cấu thực hiện quản trị rủi ro trong tín dụng chứng từ đầy đủ theo nhƣ hình 2.2 sau:
Hình 2.2:Cơ cấu tổ chức quản trị rủi ro TDCT của các DNXK Việt Nam lớn
(Nguồn: Kết quả nghiên cứu của tác giả)
Doanh nghiệp có đầy đủ các nhân viên sẽ đƣợc chia ra các bộ phận, mỗi bộ phận sẽ phụ trách về một giai đoạn trong quá trình thực hiện xuất khẩu thanh toán bằng tín dụng chứng từ nhƣ sau:
Bộ phận kinh doanh sẽ phụ trách các công việc trong giai đoạn ký kết hợp đồng. Bộ phận giao nhận hàng sẽ phụ trách các công việc trong giai đoạn giao hàng. Bộ phận chứng từ sẽ chuyên về công việc lập các chứng từ đƣợc yêu cầu theo thƣ tín dụng sau khi hàng hóa đã đƣợc giao. Các thông tin cần thiết sẽ đƣợc cung cấp bởi bộ phận kinh doanh và bộ phận giao nhận hàng. Sau khi hoàn chỉnh bộ chứng từ sẽ xuất trình đến ngân hàng để đòi tiền thanh toán.
GIÁM ĐỐC NHÂN VIÊN KINH DOANH NHÂN VIÊN GIAO NHẬN HÀNG TRƢỞNG PHÒNG NHÂN VIÊN CHỨNG TỪ NHÂN VIÊN KẾ TOÁN
- Nghiên cứu thị trƣờng tìm kiếm đối tác.
- Đàm phán và ký kết hợp đồng. - Yêu cầu đối tác mở thƣ tín dụng. - Tiếp nhận và yêu cầu tu chỉnh thƣ tín dụng. - Chuẩn bị hàng hóa. - Kiểm tra chất lƣợng hàng hoá.
- Thuê phƣơng tiện vận tải. - Làm thủ tục hải quan. - Giao hàng lên tàu.
- Lập chứng từ.
Bộ phận kế toán: chịu trách nhiệm theo dõi tiền về sau khi đƣợc bộ phận lập chứng từ thông báo chứng từ đã đƣợc xuất trình để đòi tiền thanh toán.
Các bộ phận liên kết với nhau trong quá trình thực hiện để kịp thời đáp ứng đầy đủ những yêu cầu trong thƣ tín dụng. Mỗi bộ phận sẽ đƣợc theo dõi quản lý bởi trƣởng phòng. Giám đốc sẽ giám sát mọi hoạt động của doanh nghiệp. Mặc dù một số doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam có tiềm lực và qui mô lớn đã chuyên môn hóa trong cơ cấu quản trị rủi ro trong tín dụng chứng từ nhƣng thực tế chỉ một số ít