Giao dịch tín dụng chứng từ đòi hỏi phải có hành lang pháp lý để thực hiện. Bản Quy tắc thống nhất về tín dụng chứng từ (UCP 600) thể hiện đầy đủ thông lệ và tập quán quốc tế và đƣợc các ngân hàng thƣơng mại trên thế giới chấp nhận và áp dụng. Nhƣng tín dụng chứng từ còn là các giao dịch trong nƣớc phát sinh từ mối quan hệ giữa ngân hàng - ngƣời mở, ngân hàng - ngƣời hƣởng. Nó còn bị luật pháp quốc gia chi phối. Nhƣ vậy, giao dịch tín dụng chứng từ đƣợc tiến hành trên hành lang pháp lý của quốc tế và quốc gia. UCP600 chỉ là thông lệ quốc tế không đứng trên luật pháp sở tại. Mức độ vận dụng UCP600 vào thực tiễn tùy thuộc vào hệ thống pháp luật của từng quốc gia. Chính vì vậy mà các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam cũng thƣờng gặp rủi ro pháp lý.
Đã có rất nhiều ngân hàng trên thế giới hỏi ý kiến Phòng Thƣơng mại quốc tế (ICC) về những trƣờng hợp tòa án địa phƣơng có quyết định gây tổn thất cho họ. Câu trả lời của ICC là: “Tòa án quyết định mọi vấn đề trên cơ sở luật pháp Quốc gia và UCP600. Nếu có sự cách biệt giữa hai hệ thống pháp luật thì quyết định của Tòa có thể vƣợt lên tất cả, kể cả UCP600”. Do tín dụng chứng từ bị lợi dụng để gian lận và lừa đảo nên một số quốc gia đã ban hành luật theo hƣớng bảo vệ quyền lợi của ngƣời bị hại. Luật của một số nƣớc cho phép Tòa án của họ áp dụng biện pháp cƣỡng chế nhằm đảm bảo sự công bằng trong buôn bán quốc tế, bất kể sự trái ngƣợc với UCP.
Một ví dụ cụ thể liên quan đến luật pháp quốc gia mà phần thiệt hại thuộc về phía Việt Nam. Công ty Nam Thái Bình Dương xuất trình bộ chứng từ xuất
khẩu cá cờ kiếm đông lạnh đi Ý theo thư tín dụng do ngân hàng Banca Intesia SPA mở, thư tín dụng này được ngân hàng Banca Carige SPA chuyển nhượng. Ngân hàng Banca Carige cũng đồng ý là chứng từ phù hợp và giao chứng từ. Tuy nhiên, hàng hóa bị cơ quan y tế của Ý từ chối vì đã nhiễm thủy ngân vượt mức cho phép, dẫn đến tòa án dân sự của Ý ra lệnh cho ngân hàng Ý tạm dừng thanh toán tiền hàng chờ phán quyết cuối cùng. Công ty Nam Thái Bình Dương tiếp tục hối thúc Ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam làm việc với nước ngoài để sớm thu được tiền hàng nhưng ngân hàng Ý cũng không giúp được gì vì không thể trái án toà.
2.3. QUI TRÌNH THỰC HIỆN TDCT TẠI CÁC DOANH NGHIỆP XUẤT KHẨU VIỆT NAM
Hình 2.1: Qui trình thực hiện TDCT của các DNXK Việt Nam
(Nguồn: Kết quả nghiên cứu của tác giả)
GIAI ĐOẠN KÝ HỢP ĐỒNG
Nghiên cứu thị trƣờng tìm kiếm đối tác
Đàm phán ký kết hợp đồng
Yêu cầu đối tác mở L/C
GIAI ĐOẠN TIẾP NHẬN VÀ TU CHỈNH L/C
Nhận và kiểm tra L/C
Tu chỉnh L/C
GIAI ĐOẠN GIAO HÀNG
Chuẩn bị hàng hóa
Kiểm tra chất lƣợng hàng hóa
Thuê phƣơng tiện vận tải
Làm thủ tục hải quan
Giao hàng
GIAI ĐOẠN THỰC HIỆN GIAO DỊCH TDCT
Lập chứng từ
Xuất trình chứng từ
Chờ thanh toán
2.3.1. Giai đoạn ký hợp đồng
Đây là giai đoạn đầu tiên của quá trình thực hiện tín dụng chứng từ tại các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam. Trong giai đoạn này, các doanh nghiệp sẽ thực hiện các công việc sau:
Nghiên cứu thị trường tìm đối tác
Thị trƣờng nƣớc ngoài gồm nhiều yếu tố phức tạp, khác biệt so với thị trƣờng trong nƣớc. Bởi vậy nắm vững các yếu tố thị trƣờng hiểu biết các quy luật vận động của thị trƣờng nƣớc ngoài là rất cần thiết đối với doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam. Nghiên cứu thị trƣờng phải trả lời một số câu hỏi sau: xuất khẩu cái gì, ở thị trƣờng nào, thƣơng nhân giao dịch là ai, giao dịch theo phƣơng thức nào, chiến lƣợc kinh doanh cho từng giai đoạn để đạt đƣợc mục tiêu đề ra. Khi nghiên cứu thị trƣờng các doanh nghiệp phải biết nắm vững thị trƣờng nƣớc ngoài, nhận biết mặt hàng kinh doanh trƣớc và lựa chọn mặt hàng kinh doanh, tìm kiếm thƣơng nhân giao dịch.
Tại các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam hiện nay, đa số các doanh nghiệp còn chƣa nắm vững đƣợc thị trƣờng nƣớc ngoài, nhất là về mặt luật pháp. Nguyên nhân là do các doanh nghiệp này chƣa có đủ quy mô về tài chính để thực hiện các cuộc nghiên cứu thăm dò thị trƣờng nƣớc ngoài một cách chặt chẽ. Ngoài ra, chỉ các doanh nghiệp lớn mới có một bộ phận chuyên về mảng công việc này. Hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì giao cho phòng kinh doanh đảm nhận vai trò này, nhiệm vụ của họ là tìm đƣợc khách hàng là mục đích đầu tiên. Thông thƣờng công việc của họ là tìm các đối tác thông qua mạng internet, ở các diễn đàn về mua bán, tra đổi hàng hóa để tìm đối tác, rồi tự kiểm tra uy tín của nhà nhập khẩu thông qua các trang web của công ty đó hoặc các trang web có liên quan.
Đàm phán và ký kết hợp đồng
Trong giai đoạn này, sau khi tìm đƣợc đối tác, các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam là sẽ tính toán khả năng đáp ứng đƣợc yêu cầu của nhà nhập khẩu và dự tính
mức độ lời lỗ nhƣ thế nào khi thực hiện giao dịch này để quyết định có đàm phán ký kết hợp đồng hay không.
Đàm phán thực chất là việc trao đổi, nó vừa mang tính khoa học, vừa mang tính nghệ thuật để sử dụng các kỹ năng, kỹ xảo trong giao dịch để nhằm thuyết phục đi đến việc chấp nhận những nội dung mà đôi bên đƣa ra. Trong hợp đồng cần thể hiện đầy đủ phƣơng thức thanh toán là tín dụng chứng từ, thông tin ngƣời thụ hƣởng của thƣ tín dụng, tên, địa chỉ và mã ngân hàng thông báo thƣ tín dụng (số swift code), các điều khoản cần thiết về hàng hóa, giao hàng, các chứng từ mà doanh nghiệp xuất khẩu cần cung cấp sau khi giao hàng, các điều khoản phạt,…... Doanh nghiệp nhập khẩu sẽ căn cứ vào những thông tin trên hợp đồng để tiến hành mở thƣ tín dụng. Tại các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam hiện nay, trình độ ngoại ngữ của lãnh đạo yếu kém, không đủ khả năng để đàm phán ký kết hợp đồng trực tiếp với nƣớc ngoài. Cán bộ còn ít hiểu biết về tập quán và luật pháp quốc tế nên phần lớn doanh nghiệp Việt nam để doanh nghiệp nƣớc ngoài soạn thảo hợp đồng khi ký kết hợp đồng mua bán ngoại thƣơng, sau đó đọc qua và ký mà không có tham khảo ý kiến của tƣ vấn, luật sƣ. Do vậy, nhiều khi doanh nghiệp Việt nam ký hợp đồng với những điều khoản bất lợi.
Hiện nay trong đàm phán thƣơng mại thƣờng sử dụng ba hình thức đàm phán cơ bản là: đàm phán qua thƣ tín, đàm phán qua điện thoại, đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp. Nhƣng ở Việt Nam hiện nay hai hình thức là đàm phán qua thƣ tín và đàm phán qua điện thoại là đƣợc sử dụng phổ biến nhất.
Ký kết hợp đồng là công việc hết sức quan trọng. Hợp đồng có đƣợc tiến hành hay không là phụ thuộc vào các điều khoản mà hai bên đã cam kết trong hợp đồng.
Yêu cầu đối tác mở thư tín dụng
Khi hợp đồng đã đƣợc ký kết thực hiện bằng tín dụng chứng từ thì doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam sẽ hối thúc doanh nghiệp nhập khẩu mở thƣ tín dụng. Việc hối
thúc này thông thƣờng đƣợc thực hiện qua mail, điện thoại…. Ngoài ra, doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam thƣờng kèm điều kiện ràng buộc thời gian mở thƣ tín dụng vào hợp đồng. Ví dụ: hợp đồng sẽ có thêm điều khoản “trong vòng 15 ngày sau ngày ký hợp đồng nếu ngƣời bán chƣa nhận đƣợc thƣ tín dụng thì hợp đồng sẽ tự động hủy. Bên cạnh đó các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam cũng thƣờng xuyên liên lạc với ngân hàng thông báo thƣ tín dụng để kiểm tra thƣ tín dụng đã đƣợc nhận bởi ngân hàng thông báo chƣa.
2.3.2. Giai đoạn tiếp nhận và tu chỉnh thƣ tín dụng
Ngay sau khi nhận đƣợc thƣ tín dụng từ ngân hàng thông báo thì doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam sẽ kiểm tra điều kiện thƣ tín dụng nhƣ trị giá thƣ tín dụng, miêu tả hàng hóa, số lƣợng hàng hóa, các chứng từ yêu cầu, dung sai, các điều khoản qui định kèm theo cho việc lập chứng từ và thanh toán. Nếu nhƣ thấy nội dung thƣ tín dụng có những điều khoản mà doanh nghiệp không thể đáp ứng đƣợc trong quá trình thực hiện cũng nhƣ lập chứng từ sau này thì đề nghị bên doanh nghiệp nhập khẩu tu chỉnh thƣ tín dụng. Những trƣờng hợp sửa đổi thông thƣờng là về nội dung nhƣ ngày giao hàng cuối cùng, ngày hết hạn hiệu lực thƣ tín dụng, thời gian xuất trình chứng từ, tăng, giảm trị giá thƣ tín dụng…
2.3.3. Giai đoạn giao hàng
Giai đoạn này các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam thực hiện các công việc sau:
Chuẩn bị hàng hóa
Sau khi đã ký kết hợp đồng xuất khẩu, thì doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam sẽ tổ chức thực hiện hợp đồng. Thông thƣờng bộ phận giao nhận hàng của các sẽ tiến hành chuẩn bị hàng xuất khẩu dựa trên hợp đồng đã ký. Tùy theo quy mô thƣ tín dụng, đặc tính của mỗi doanh nghiệp mà có thể thực hiện việc sản xuất hay thu gom từ các nguồn khác nhau để tập hợp thành lô hàng xuất khẩu theo nhƣ thời gian qui định trên thƣ tín dụng. Sau đó thực hiện đóng gói bao bì hàng xuất khẩu và kẻ kĩ mã hiệu hàng hoá. Với các đặc tính của hàng và yêu cầu của ngƣời mua
xuất khẩu Việt Nam sẽ phải tiến hành đóng gói và ghi ký mã hiệu cho phù hợp với hợp đồng hoặc thƣ tín dụng. Thực trạng hiện nay hầu hết các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam chuẩn bị hàng hóa theo hợp đồng đã ký mà không lƣu ý đến các qui định cụ thể của thƣ tín dụng có liên quan đến giai đoạn này. Đây cũng là lý do tạo nên bất hợp lệ của bộ chứng từ khi đƣợc xuất trình.
Kiểm tra chất lượng hàng hoá
Trƣớc khi giao hàng, doanh nghiệp xuất khẩu phải có nghĩa vụ kiểm tra hàng về phẩm chất, trọng lƣợng, bao bì…vì đây là công việc cần thiết quan trọng nhờ có công tác này mà quyền lợi khách hàng đƣợc đảm bảo, ngăn chặn kịp thời các hậu quả xấu, phân định trách nhiệm của các khâu trong sản xuất cũng nhƣ tạo nguồn hàng đảm bảo uy tín cho nhà xuất khẩu và nhà sản xuất trong quan hệ buôn bán. Công tác kiểm tra hàng xuất khẩu đƣợc tiến hành ngay sau khi hàng chuẩn bị đóng gói xuất khẩu tại cơ sở, hàng kiểm tra tại cửa khẩu do khách hàng trực tiếp kiểm tra hoặc cơ quan có thẩm quyền kiểm tra tuỳ thuộc vào sự thoả thuận của hai bên và yêu cầu của thƣ tín dụng. Đa số doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam đều giao cho cán bộ giao nhận hàng hóa tại cảng theo dõi công việc này, chứ không có khâu kiểm soát lại chất lƣợng hàng hóa của cấp cao hơn.
Thuê phương tiện vận tải
Trong quá trình thực hiện xuất khẩu hàng hoá, việc thuê phƣơng tiện vận tải doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam thƣờng dựa vào những điều khoản của hợp đồng xuất khẩu hàng hoá, dựa vào đặc điểm hàng hoá xuất khẩu là loại hàng gì, hàng nhẹ cân hay hàng nặng cân, hàng dài ngày hay hàng ngắn ngày, điều kiện bảo quản đơn giản hay phức tạp… Điều kiện vận tải là hàng rời hay hàng đóng trong container, là hàng hoá thông dụng hay hàng hoá đặc biệt. Vận chuyển trên tuyến đƣờng bình thƣờng hay tuyến đƣờng đặc biệt, vận tải một chiều hay vận tải hai chiều, chuyên chở theo chuyến hay chuyên chở liên tục…để xác định thuê phƣơng tiện đƣờng bộ, đƣờng biển, hay đƣờng hàng không, đƣờng sắt. Thƣờng các điều kiện này thỉnh thoảng sẽ đƣợc qui định cụ thể thêm trong thƣ tín dụng, các doanh nghiệp thƣờng
không lƣu ý đến nên đã không thực hiện theo theo yêu cầu này dẫn đến bất hợp lệ bộ chứng từ khi xuất trình.
Làm thủ tục hải quan
Đây là quy định bắt buộc đối với bất kì loại hàng hoá nào. Công tác này thông thƣờng cũng do bộ phận giao nhận hàng của doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam đảm nhiệm.
Giao hàng lên tàu
Thực hiện điều kiện giao nhận hàng theo nhƣ thƣ tín dụng yêu cầu, đến thời gian giao hàng, doanh nghiệp phải làm thủ tục giao nhận hàng, hiện nay phần lớn hàng hoá xuất khẩu của chúng ta vận chuyển bằng đƣờng biển và đƣờng sắt.
Nếu hàng xuất khẩu đƣợc giao bằng đƣờng biển doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam thƣờng làm công việc sau:
Căn cứ các chi tiết hàng xuất khẩu, lập bảng đăng ký hàng chuyên chở cho nhà
vận tải để đổi lấy sơ đồ xếp hàng.
Trao đổi với cơ quan điều độ của cảng để biết ngày tàu đến và bốc hàng lên
tàu.
Sau khi đã bốc hàng lên tàu, nhận biên lai thuyền phó và đổi biên lai thuyền
phó lấy vận đơn đƣờng biển có chức năng chứng nhận gửi hàng, hợp đồng vận chuyển.
Nếu hàng hoá chuyên chở bằng đƣờng sắt, chủ hàng phải đăng ký với cơ quan đƣờng sắt để xin cấp toa xe phù hợp với tính chất hàng hoá và khối lƣợng hàng hoá…Sau khi bốc xếp hàng, chủ hàng niêm phong kẹp chì và làm các chứng từ vận tải, nhận vận đơn đƣờng sắt.
2.3.4. Giai đoạn thực hiện giao dịch tín dụng chứng từ
Đây cũng là khâu cuối cùng của quy trình thực hiện tín dụng chứng từ tại các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam.
Dựa vào cơ sở dữ liệu của các giai đoạn trên, doanh nghiệp sẽ tiến hành để thực hiện giai đoạn quan trọng này.
Lập chứng từ
Trong khoảng thời gian sau đó thì cán bộ xuất nhập khẩu chuyên về việc lập chứng từ tại doanh nghiệp xuất khẩu cũng sẽ thực hiện lập các chứng từ liên quan đến lô hàng xuất khẩu. Thông thƣờng thì họ dựa vào hợp đồng và vào thƣ tín dụng để lập chứng từ, thậm chí có một số doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam khi lập chứng từ không quan tâm đến thƣ tín dụng mà chỉ dựa vào hợp đồng đã ký kết. Hầu hết các cán bộ tại các doanh nghiệp xuất khẩu đều không quan tâm đến UCP600 và ISBP681 vì họ cho rằng các ấn phẩm này chỉ để điều chỉnh hoạt động giữa các ngân hàng với nhau và có những từ ngữ chuyên dụng trong nghiệp vụ ngân hàng khiến họ thấy cản trở khi tham khảo các tài liệu này. Các chứng từ cần lập trong một lần xuất trình thông thƣờng bao gồm:
Hóa đơn thƣơng mại (Commercial Invoice): các thông tin doanh nghiệp
thƣờng thể hiện trên chứng từ này bao gồm: tên ngƣời mua, ngƣời bán, tên hàng hóa, số lƣợng, đơn giá… Một điều đáng lƣu ý khi lập hóa đơn thƣơng mại mà các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam thƣờng mắc phải các lỗi nhƣ số thƣ tín dụng, điều kiện thƣơng mại (trade term)… Thông thƣờng các điều này không thể hiện ở “trƣờng mô tả hàng hóa” (trƣờng 45A của thƣ tín dụng) hay “trƣờng chứng từ yêu cầu” (trƣờng 46A của thƣ tín dụng) mà lại thể hiện ở “trƣờng các điều kiện khác” (trƣờng 47A của thƣ tín dụng) trên thƣ tín dụng (điện MT700), cho nên nếu không kiểm tra kỹ những gì yêu cầu trên thƣ tín dụng sẽ dễ dẫn đến các lỗi bất hợp lệ.
Phiếu đóng gói (Packing list): dựa vào chi tiết việc đóng gói để lập chứng từ
này, thông thƣờng các lỗi mà doanh nghiệp hay mắc phải khi lập chứng từ này là thể hiện các đơn vị đóng gói không thống nhất với vận tải và các chứng từ khác. Chẳng hạn nhƣ qui cách đóng gói trên Phiếu đóng gói là “5 miếng/ 1gói” nhƣng B/L là “5 miếng /thùng” hoặc thể hiện quá chi tiết về việc đóng gói trong khi thƣ tín dụng không yêu cầu dẫn đến sai sót…
Vận tải đơn (Bill of lading): có rất nhiều doanh nghiệp dựa trên nội dung hợp