Khi thiết lập một bộ chứng từ xuất trình theo thƣ tín dụng, doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam cần thực hiện tốt các công việc sau:
Thứ nhất, doanh nghiệp xuất khẩu cần có sự phối kết hợp chặt chẽ trong các hoạt động xuất nhập khẩu bởi sai sót trong khâu lập chứng từ thƣờng xảy ra phổ biến ở những doanh nghiệp hoạt động bán chuyên nghiệp, không đƣợc tổ chức tốt, ít tập huấn chuyên môn và không nắm vững thƣ tín dụng, UCP và ISBP.
Thứ hai, doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam chuẩn bị và tổ chức lập bộ chứng từ trên cơ sở nắm vững kiến thức chuyên môn, các quy tắc của UCP, ISBP và sử dụng danh mục kiểm tra chứng từ (Checklist) để đối chiếu khi lập chứng từ và gửi nội dung mà các chứng từ phải tuân thủ cho ngƣời chuyên chở, công ty bảo hiểm, phòng thƣơng mại… để lập các chứng từ tƣơng ứng cho phù hợp với yêu cầu.
Thứ ba, doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam cần kiểm tra bộ chứng từ trƣớc khi xuất trình nhằm phát hiện ra các lỗi chính tả, đánh máy, in ấn… để tu chỉnh kịp thời bởi biện pháp ngăn ngừa bao giờ cũng hữu hiệu hơn biện pháp sửa chữa.
Thứ tư, doanh nghiệp xuất khẩu cần xuất trình bộ chứng từ đúng hạn cũng nhƣ tính toán để có đủ thời gian tu chỉnh và xuất trình lại chứng từ nếu có sai sót xảy ra.
Thứ năm, doanh nghiệp xuất khẩu cần kiểm tra và kiểm soát thƣờng xuyên quá trình lập bộ chứng từ và các nhân tố có thể làm cho quá trình này và việc xuất trình chậm trễ.
Thứ sáu, ngay trong giai đoạn xử lý giao dịch Ngân hàng cũng sẽ tƣ vấn cho doanh nghiệp các cách lập chứng từ hoặc nếu cần thiết tƣ vấn cho nhà xuất khẩu nên yêu cầu bên nhà nhập khẩu tƣ vấn thƣ tín dụng. Các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam cần xem xét và tiếp thu các ý kiến đó và cần loại bỏ một thói quen rất không tốt là luôn suy nghĩ đó là cách ngân hàng làm khó cho doanh nghiệp và cho rằng hai bên mua và bên bán đã quá quen thuộc nhau, không cần thiết phải sửa chữa, nhà nhập khẩu đã liên lạc cho doanh nghiệp và cam kết sẽ nhận bộ chứng từ nhƣ xuất trình. Tuy nhiên, đó chỉ là giao dịch ngoài thƣ tín dụng và ngân hàng chỉ làm việc trên bề mặt bộ chứng từ cũng nhƣ doanh nghiệp sẽ không lƣờng trƣớc đƣợc nếu tình hình biến động thì cho dù lỗi nhỏ hay lớn mà đƣợc xem là bất hợp lệ thì bộ chứng từ sẽ bị từ chối bởi ngƣời nhập khẩu.
3.2.2.5. Giai đoạn giải quyết tranh chấp tranh chấp
Các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam cũng cần biết lựa chọn các phƣơng pháp giải quyết tranh chấp để hạn chế rủi ro và tiết kiệm chi phí khi có tranh chấp xảy ra.
Phương pháp thương lượng: Thƣơng lƣợng là phƣơng pháp trong đó các bên giải quyết tranh chấp bằng cách liên lạc trực tiếp với nhau và trao đổi quan điểm bên ngòai hệ thống xét xử chính thức. Thƣơng lƣợng có thể dẫn tới kết quả là tranh chấp đƣợc giải quyết, hoặc các bên chuẩn bị đƣa tranh chấp ra một bên thứ ba là bên hòa giải hoặc trọng tài.
Kiện ra trọng tài : Phƣơng pháp kiện ra trọng tài sử dụng một hoặc một số ngƣời độc lập, khách quan và có năng lực để làm trọng tài. Các bên đƣợc tự do chọn cơ quan trọng tài, các quy tắc, và các trọng tài. Phƣơng pháp này có 3 đặc điểm chính:
Thứ nhất, các bên đƣợc lựa chọn theo quy định của pháp luật xem có bị ràng
buộc bởi các quy tắc thủ tục hay không? Nếu họ muốn bị ràng buộc, họ đƣợc chọn các quy tắc áp dụng.
Thứ hai, các bên đƣợc lựa chọn địa điểm và thời gian cho công tác trọng tài
Thứ ba, các bên đƣợc lựa chọn một hoặc các trọng tài không liên quan đến địa
điểm, thời gian và các quy tắc thủ tục của công tác trọng tài. Tuy nhiên trong trƣờng hợp trọng tài quy chế (hay trọng tài thƣờng trực), việc chọn trọng tài đƣợc hạn chế trong danh sách trọng tài đã đƣợc tổ chức trọng tài thiết kế trƣớc.
Hòa giải: hòa giải là phƣơng pháp trong đó ngƣời hòa giải cố gắng giúp các bên đạt tới giải quyết đƣợc tranh chấp, hoặc phát hành một lời khuyên hoặc một báo cáo chính thức sau quá trình hòa giải. Các quy tắc thủ tục hết sức mềm dẻo hoặc thậm chí không tồn tại.
Hòa giải khác với trọng tài ở chỗ hòa giải không đƣợc quyền đƣa ra quyết định. Hòa giải đặc biệt hữu ích khi giải quyết tranh chấp giữa các bên có quan hệ thƣơng mại lâu dài hoặc khi tranh chấp nhỏ.
Kiện ra tòa: Kiện ra tòa án là một trong những phƣơng pháp truyền thống để giải quyết tranh chấp. Tòa án sẽ là ngƣời xét xử tranh chấp và cƣỡng chế thi hành phán quyết của mình theo thủ tục của tòa. Tòa án còn có thể thực hiện cả việc cƣỡng chế thi hành phán quyết của nƣớc ngòai.Trong tín dụng chứng từ, trong tín dụng chứng từ thƣờng không quy định các vấn đề trọng tài hay luật áp dụng mà chỉ dẫn chiếu tới UCP600. Do đó các bên sẽ trƣớc hết căn cứ vào UCP600 đang tham chiếu, kết hợp với một số nguồn luật có thể áp dụng để giải quyết tranh chấp. Bên cạnh đó sử dụng điều khỏan trọng tài trong hợp đồng để chọn phƣơng pháp giải quyết tranh
Thông thƣờng để tiết kiệm thời gian và chi phí, các bên đầu tiên nên chọn các phƣơng pháp thƣơng lƣợng và hòa giải, nếu không giải quyết đƣợc mới dùng phƣơng pháp trọng tài và phƣơng pháp đƣa ra tòa. Phƣơng pháp thƣơng lƣợng có ƣu điểm là không làm ảnh hƣởng đến quan hệ thƣơng mại giữa hai bên, chi phí thấp. Trong khi đó phƣơng pháp hòa giải lại đòi hỏi phải có sự tham gia của môt bên thứ ba, làm phát sinh thêm chi phí hòa giải.
Theo Luật Thƣơng mại của Việt Nam năm 1997, các bên trƣớc hết phải dung phƣơng pháp thƣơng lƣợng. Các bên cũng có thể thỏa thuận chọn một cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân làm trung gian hòa giải. Nếu thƣơng lƣợng hoặc hòa giải mà không đạt kết quả thì tranh chấp thƣơng mại đƣợc giải quyết tại trọng tài hoặc tòa án.
Nếu dùng phƣơng pháp trọng tài, có thể chọn Trung tâm trọng tài quốc tế về Thƣ tín dụng tại Newyork. Nhƣ thế sẽ làm tăng chi phí phát sinh và bất lợi về ngôn ngữ (vì phải dùng tiếng Anh) với bên Việt Nam. Vì vậy doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam nên thỏa thuận chọn Trung tâm Trọng tài quốc tế Việt nam bên cạnh Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt nam làm cơ quan trọng tài.