Hiện nay chỉ có các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam có quy mô lớn thì sẽ có cơ cấu thực hiện quản trị rủi ro trong tín dụng chứng từ đầy đủ theo nhƣ hình 2.2 sau:
Hình 2.2:Cơ cấu tổ chức quản trị rủi ro TDCT của các DNXK Việt Nam lớn
(Nguồn: Kết quả nghiên cứu của tác giả)
Doanh nghiệp có đầy đủ các nhân viên sẽ đƣợc chia ra các bộ phận, mỗi bộ phận sẽ phụ trách về một giai đoạn trong quá trình thực hiện xuất khẩu thanh toán bằng tín dụng chứng từ nhƣ sau:
Bộ phận kinh doanh sẽ phụ trách các công việc trong giai đoạn ký kết hợp đồng. Bộ phận giao nhận hàng sẽ phụ trách các công việc trong giai đoạn giao hàng. Bộ phận chứng từ sẽ chuyên về công việc lập các chứng từ đƣợc yêu cầu theo thƣ tín dụng sau khi hàng hóa đã đƣợc giao. Các thông tin cần thiết sẽ đƣợc cung cấp bởi bộ phận kinh doanh và bộ phận giao nhận hàng. Sau khi hoàn chỉnh bộ chứng từ sẽ xuất trình đến ngân hàng để đòi tiền thanh toán.
GIÁM ĐỐC NHÂN VIÊN KINH DOANH NHÂN VIÊN GIAO NHẬN HÀNG TRƢỞNG PHÒNG NHÂN VIÊN CHỨNG TỪ NHÂN VIÊN KẾ TOÁN
- Nghiên cứu thị trƣờng tìm kiếm đối tác.
- Đàm phán và ký kết hợp đồng. - Yêu cầu đối tác mở thƣ tín dụng. - Tiếp nhận và yêu cầu tu chỉnh thƣ tín dụng. - Chuẩn bị hàng hóa. - Kiểm tra chất lƣợng hàng hoá.
- Thuê phƣơng tiện vận tải. - Làm thủ tục hải quan. - Giao hàng lên tàu.
- Lập chứng từ.
Bộ phận kế toán: chịu trách nhiệm theo dõi tiền về sau khi đƣợc bộ phận lập chứng từ thông báo chứng từ đã đƣợc xuất trình để đòi tiền thanh toán.
Các bộ phận liên kết với nhau trong quá trình thực hiện để kịp thời đáp ứng đầy đủ những yêu cầu trong thƣ tín dụng. Mỗi bộ phận sẽ đƣợc theo dõi quản lý bởi trƣởng phòng. Giám đốc sẽ giám sát mọi hoạt động của doanh nghiệp. Mặc dù một số doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam có tiềm lực và qui mô lớn đã chuyên môn hóa trong cơ cấu quản trị rủi ro trong tín dụng chứng từ nhƣng thực tế chỉ một số ít doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam là có quy trình quản trị rõ ràng, cụ thể trách nhiệm công việc cũng nhƣ sự chặt chẽ giữa các giai đoạn xem xét tìm đối tác đến giai đoạn theo dõi nhận tiền thanh toán. Đa phần dù là doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức nhƣng mỗi bộ phận làm việc rời rạc thiếu liên kết chỉ quan tâm giải quyết công việc của cá nhân, không hiểu rõ tầm quan trọng và tính chất của từng công đoạn để có thể lập bộ chứng từ hoàn hảo. Điều này đã tạo ra những thiếu sót trong quá trình thực hiện xuất khẩu. Trong trƣờng hợp này, dù doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam có cơ cấu quản trị rủi ro trong tín dụng chứng từ đƣợc chuyên môn hóa cụ thể, tốn kém nhiều chi phí nhân sự nhƣng hiệu quả quản trị rủi ro lại không đạt đƣợc.