Hiện nay, chỉ một số ít doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam có cơ cấu tổ chức quản trị rủi ro trong tín dụng chứng từ rõ ràng, thông suốt trong toàn quá trình thực hiện. Phần lớn cơ cấu tổ chức quản trị rủi ro trong tín dụng chứng từ của các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam còn thiếu khoa học, thiếu sự kiểm soát tổng thể trong quá trình thực hiện và thiếu sự chặt chẽ giữa các bộ phận chuyên trách với nhau.
Cơ cấu tổ chức quản trị rủi ro thiếu khoa học
Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì khâu lập chứng từ hoặc là giao hẳn cho công ty giao nhận hàng hóa để họ làm tất cả các khâu, hoặc là một bộ phận làm nhiều việc theo hình thức kiêm nhiệm công việc, chẳng hạn nhƣ bộ phận kế toán sẽ làm luôn cả khâu lập chứng từ. Với sự kiêm nhiệm nhƣ vậy sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu đƣợc nhiều chi phí tuy nhiên do sử dụng nhân viên không có kiến thức chuyên môn cho nên không thể kiểm soát đƣợc rủi ro chặt chẽ. Đây là thực trạng xảy ra không chỉ trong các doanh nghiệp nhỏ mà thậm chí có cả các doanh nghiệp xuất khẩu có tiềm lực và quy mô lớn nhƣ Công ty xuất nhập khẩu thủy sản Đại Dƣơng, Công ty Hùng Vƣơng…
Cơ cấu tổ chức quản trị rủi ro thiếu sự kiểm soát tổng thể trong quá trình thực hiện
Hầu hết các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam vừa và nhỏ, thậm chí một số doanh nghiệp có quy mô lớn hiện nay thƣờng giao và ủy quyền hoàn toàn công việc cho nhân viên của mình thực hiện mà không cần đến cán bộ kiểm soát hay phải thông
qua giám đốc. Đặc biệt trong giai đoạn thực hiện giao dịch chứng từ (bao gồm công việc lập chứng từ, xuất trình chứng từ và chờ tiền về). Vì việc lập chứng từ theo thông lệ thì không cần phải do chính Giám đốc ký và đóng dấu nhƣ giao dịch giữa các đối tác trong nƣớc, cho nên các giám đốc thƣờng trao quyền cho các trƣởng bộ phận liên quan thực hiện kiểm soát các giao dịch này. Các cá nhân đƣợc ủy quyền sẽ dựa vào thông báo kết quả kiểm tra chứng từ từ phía ngân hàng mà thực hiện việc ký các chứng từ xuất trình.
Cơ cấu tổ chức quản trị rủi ro thiếu sự chặt chẽ giữa các bộ phận chuyên trách với nhau.
Các khâu thực hiện trong tín dụng chứng từ tại các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam hiện nay còn rời rạc chƣa kết nối đƣợc với nhau. Tình trạng thiếu kinh nghiệm và thiếu sự phối kết giữa các bộ phận của doanh nghiệp xuất nhập khẩu trong nƣớc hiện nay là rất phổ biến.
Chỉ đối với các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam có quy mô lớn thì sẽ có từng bộ phận phụ trách những công việc chuyên biệt. Đặc biệt bộ phận chuyên về lập chứng từ hàng xuất khẩu là riêng biệt, bộ phận này có nhiệm vụ xem xét nội dung thƣ tín đƣợc thông báo so với điều kiện của hợp đồng nhƣ đã trình bày ở trên cũng nhƣ lập chứng từ phù hợp và xuất trình qua ngân hàng. Công việc lập bộ chứng từ này thƣờng đƣợc giao hẳn cho một cá nhân là nhân viên của bộ phận thực hiện cho từng thƣ tín dụng. Thông thƣờng chứng từ sẽ đƣợc lập bản nháp và đƣa qua Ngân hàng để kiểm tra trƣớc, nếu có gì sai sót thì ngân hàng sẽ thông báo cho doanh nghiệp yêu cầu sửa đổi. Các lỗi này sau khi xem xét doanh nghiệp sẽ quyết định sửa chữa hay chấp nhận bất hợp lệ và yêu cầu ngân hàng xuất trình cho ngân hàng nƣớc ngoài. Việc xem xét này có thể dựa trên uy tín của đối tác, mức độ nghiêm trọng của lỗi, mức độ rủi ro của doanh nghiệp. Khi bộ chứng từ đã đƣợc xuất trình thì doanh nghiệp sẽ lƣu hồ sơ theo dõi báo có tiền về. Một số ít doanh nghiệp là có quy trình theo dõi bộ chứng từ chặt chẽ từ việc xem xét nội dung các bất hợp lệ bằng cách hỏi rõ ngân hàng về cách lập luận của họ dựa trên cơ sở nào và đối
khi báo có tiền về. Khi nhận đƣợc báo có thì doanh nghiệp kiểm tra lại số tiền thanh toán có đúng không, các phí bị trừ là phí gì, nội dung các bất hợp lệ có mâu thuẫn so với nội dung thông báo bất hợp lệ mà doanh nghiệp đã nhận đƣợc từ ngân hàng không?...Theo dõi thời gian lập chứng từ, thời gian kiểm tra bộ chứng từ, độ chính xác của bộ chứng từ đƣợc lập… từ phía bản thân doanh nghiệp. Cá nhân đƣợc giao lập bộ chứng từ sẽ chịu trách nhiệm về mảng công việc của mình. Nếu các chứng từ do cá nhân lập mà có sai sót dẫn đến phải tốn chi phí sửa chữa thì cá nhân đó phải chịu trách nhiệm cho phần phí phát sinh này. Ngoài ra, còn theo dõi thời gian kiểm tra chứng từ, mức độ chính xác, thời gian xuất trình chứng từ từ phía ngân hàng xuất trình nhằm đảm bảo việc thu đƣợc tiền hàng diễn ra nhanh chóng và an toàn.
Tuy nhiên, có khoảng trên 50% các doanh nghiệp là không có quy trình quản trị chặt chẽ giữa các khâu, từng bộ phận tách rời nhau và không kiểm soát, không đo lƣờng đƣợc rủi ro. Điển hình nhƣ bộ phận đàm phán ký hợp đồng không quan tâm xem xét các điều khoản có ảnh hƣởng đến việc giao hàng, lập chứng từ của bộ phận khác hay không. Hoặc khi giao hàng, bộ phận giao hàng chỉ giao theo hợp đồng đã ký, giao theo điều kiện thuận lợi nhất cho doanh nghiệp mà không để ý các điều khoản qui định cụ thể chi tiết về qui cách đóng gói, qui định cảng dỡ hàng, cảng bốc hàng,….. đƣợc qui định trong thƣ tín dụng. Đến giai đoạn lập chứng từ thì không thể thay đổi đƣợc vì hàng hóa đã đƣợc giao. Bộ chứng từ xuất trình trong tình trạng bất hợp lệ. Ngoài ra, có nhiều doanh nghiệp thực hiện khâu theo dõi báo có tiền về cho bộ phận kế toán. Một điều rất đáng lƣu ý vì khâu kế toán không là ngƣời nắm rõ tình trạng của bộ chứng từ cho nên họ chỉ kiểm tra đƣợc trên số tiền báo có là có trừ bất hợp lệ hay không mà thôi chứ không kiểm tra lại bất hợp lệ đó cụ thể là gì, có đúng nhƣ những gì ban đầu ngân hàng thông báo hay không và thời gian phải nhận đƣợc tiền thanh toán là bao lâu…Trách nhiệm của từng bộ phận không rõ ràng, tách bạch. Chỉ khi nào bộ chứng từ bị từ chối thanh toán thì doanh nghiệp mới xét đến vấn đề này.