Phòng ngừa trong giai đoạn này cũng đóng một vai trò rất quan trọng. Vì chính sự cẩn thận xem xét kĩ thƣ tín dụng có thể kịp thời tu chỉnh cho phù hợp trƣớc khi giao hàng, đảm bảo doanh nghiệp có thể thực hiện đƣợc phù hợp với các điều khoản của thƣ tín dụng đã yêu cầu để có thể nhận đƣợc tiền thanh toán từ ngân hàng phát hành.
Thứ nhất, ngay khi nhận đƣợc thƣ tín dụng, doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam cần kiểm tra thƣ tín dụng thuộc đối tƣợng điều chỉnh của UCP nào? Kiểm tra tính chân thực của thƣ tín dụng nhằm tránh trƣờng hợp gặp thƣ tín dụng giả; kiểm tra nội dung chi tiết của thƣ tín dụng…
Thứ hai, kiểm tra thƣ tín dụng có đƣợc thanh toán theo thời hạn và đúng địa điểm nhƣ thỏa thuận không?; kiểm tra thƣ tín dụng thuộc loại thanh toán trả ngay, thanh toán trả trả chậm, thanh toán theo hối phiếu có kỳ hạn hay là thƣơng lƣợng chiết
khấu tại ngân hàng nào? ; kiểm tra tên và địa chỉ của ngƣời mua và ngƣời bán; kiểm tra khoản phí của ngân hàng…
Thứ ba, cần kiểm tra chi tiết của thƣ tín dụng nhƣ giá trị của thƣ tín dụng và điều kiện thanh toán; mô tả hàng hóa và xuất xứ hàng hóa; cơ sở và điều kiện giao hàng theo hợp đồng thƣơng mại quốc tế, điều kiện về chuyển tải; ngày hết hạn của thƣ tín dụng…
Thứ tư, doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam phải kiểm tra kỹ thƣ tín dụng ngay khi nhận đƣợc, nếu phát hiện có điều khoản mập mờ, không rõ ràng, khó thực hiện thì yêu cầu tu chỉnh thƣ tín dụng kịp thời.
Thứ năm, thực tiễn lập bộ chứng từ và thanh toán bằng thƣ tín dụng rất phức tạp, đòi hỏi bộ phận chuyên môn của doanh nghiệp xuất nhập khẩu phải có kinh nghiệm và am hiểu pháp luật về thƣơng mại quốc tế, thanh toán quốc tế. Có nhƣ vậy mới hạn chế đáng kể các rủi ro phát sinh khi sử dụng phƣơng thức thanh toán bằng tín dụng chứng từ. Vì trên thực tế Ngân hàng đóng vai trò kiểm tra sự phù hợp của chứng từ so với thƣ tín dụng ở khâu cuối cùng trƣớc khi xuất trình sang cho ngân hàng phát hành, cho nên các doanh nghiệp xuất khẩu thƣờng ỷ lại vào Ngân hàng. Tuy nhiên, hoàn toàn không có văn bản thỏa thuận nào giữa ngƣời thụ hƣởng và ngân hàng xuất trình về việc nếu ngân hàng xác định sai về lỗi bất hợp lệ, hoặc là kiểm tra làm sót lỗi thì có phải chịu trách nhiệm gì về việc đó không. Cùng với kinh nghiệm của nhân viên ở một số ngân hàng Việt Nam không cao sẽ gây ra các rủi ro cho doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam. Do vậy, cần phải lựa chọn ngân hàng có uy tín để giao dịch đƣợc giảm bớt rủi ro. Thông qua các ngân hàng có uy tín và khả năng chuyên môn cao các doanh nghiệp có thể yêu cầu ngân hàng này tƣ vấn các khâu liên quan ngay từ khi nhận thƣ tín dụng xuất khẩu từ ngân hàng thông báo cho đến khâu lập chứng từ và xuất trình tại ngân hàng chỉ định. Đa số các ngân hàng uy tín ở Việt Nam hiện nay đều có nghiệp vụ tƣ vấn cho doanh nghiệp nhƣ một dịch vụ hỗ trợ thu hút doanh nghiệp, cho nên các doanh
nghiệp xuất khẩu Việt Nam nên khai thác tối đa các kênh này, vì đó là kênh thông tin cập nhật nhất liên quan đến UCP và ISBP.
3.2.2.3. Giai đoạn giao hàng
Thứ nhất, doanh nghiệp xuất khẩu cần lập kế hoạch chi tiết cho các công việc nhƣ sản xuất hay thu gom hàng hóa xuất khẩu, giao hàng, lập bộ chứng từ, xuất trình… và tổ chức thực hiện, giám sát quá trình này. Hình thành một bản liệt kê các rủi ro có thể xảy ra và thƣờng xuyên cập nhật các thông tin, các rủi ro thực tế đã xảy ra đối với doanh nghiệp rồi từ đó kết hợp với các bộ phận khác và cùng nhau hợp tác để giảm thiểu rủi ro.
Thứ hai, giao hàng theo yêu cầu của thƣ tín dụng. Cần dựa vào thƣ tín dụng để giao hàng theo đúng những qui định nhƣ dung sai, qui cách đóng gói, cảng dỡ và cảng bốc hàng theo qui định…