Đây là giai đoạn đầu tiên của quá trình thực hiện tín dụng chứng từ tại các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam. Trong giai đoạn này, các doanh nghiệp sẽ thực hiện các công việc sau:
Nghiên cứu thị trường tìm đối tác
Thị trƣờng nƣớc ngoài gồm nhiều yếu tố phức tạp, khác biệt so với thị trƣờng trong nƣớc. Bởi vậy nắm vững các yếu tố thị trƣờng hiểu biết các quy luật vận động của thị trƣờng nƣớc ngoài là rất cần thiết đối với doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam. Nghiên cứu thị trƣờng phải trả lời một số câu hỏi sau: xuất khẩu cái gì, ở thị trƣờng nào, thƣơng nhân giao dịch là ai, giao dịch theo phƣơng thức nào, chiến lƣợc kinh doanh cho từng giai đoạn để đạt đƣợc mục tiêu đề ra. Khi nghiên cứu thị trƣờng các doanh nghiệp phải biết nắm vững thị trƣờng nƣớc ngoài, nhận biết mặt hàng kinh doanh trƣớc và lựa chọn mặt hàng kinh doanh, tìm kiếm thƣơng nhân giao dịch.
Tại các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam hiện nay, đa số các doanh nghiệp còn chƣa nắm vững đƣợc thị trƣờng nƣớc ngoài, nhất là về mặt luật pháp. Nguyên nhân là do các doanh nghiệp này chƣa có đủ quy mô về tài chính để thực hiện các cuộc nghiên cứu thăm dò thị trƣờng nƣớc ngoài một cách chặt chẽ. Ngoài ra, chỉ các doanh nghiệp lớn mới có một bộ phận chuyên về mảng công việc này. Hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì giao cho phòng kinh doanh đảm nhận vai trò này, nhiệm vụ của họ là tìm đƣợc khách hàng là mục đích đầu tiên. Thông thƣờng công việc của họ là tìm các đối tác thông qua mạng internet, ở các diễn đàn về mua bán, tra đổi hàng hóa để tìm đối tác, rồi tự kiểm tra uy tín của nhà nhập khẩu thông qua các trang web của công ty đó hoặc các trang web có liên quan.
Đàm phán và ký kết hợp đồng
Trong giai đoạn này, sau khi tìm đƣợc đối tác, các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam là sẽ tính toán khả năng đáp ứng đƣợc yêu cầu của nhà nhập khẩu và dự tính
mức độ lời lỗ nhƣ thế nào khi thực hiện giao dịch này để quyết định có đàm phán ký kết hợp đồng hay không.
Đàm phán thực chất là việc trao đổi, nó vừa mang tính khoa học, vừa mang tính nghệ thuật để sử dụng các kỹ năng, kỹ xảo trong giao dịch để nhằm thuyết phục đi đến việc chấp nhận những nội dung mà đôi bên đƣa ra. Trong hợp đồng cần thể hiện đầy đủ phƣơng thức thanh toán là tín dụng chứng từ, thông tin ngƣời thụ hƣởng của thƣ tín dụng, tên, địa chỉ và mã ngân hàng thông báo thƣ tín dụng (số swift code), các điều khoản cần thiết về hàng hóa, giao hàng, các chứng từ mà doanh nghiệp xuất khẩu cần cung cấp sau khi giao hàng, các điều khoản phạt,…... Doanh nghiệp nhập khẩu sẽ căn cứ vào những thông tin trên hợp đồng để tiến hành mở thƣ tín dụng. Tại các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam hiện nay, trình độ ngoại ngữ của lãnh đạo yếu kém, không đủ khả năng để đàm phán ký kết hợp đồng trực tiếp với nƣớc ngoài. Cán bộ còn ít hiểu biết về tập quán và luật pháp quốc tế nên phần lớn doanh nghiệp Việt nam để doanh nghiệp nƣớc ngoài soạn thảo hợp đồng khi ký kết hợp đồng mua bán ngoại thƣơng, sau đó đọc qua và ký mà không có tham khảo ý kiến của tƣ vấn, luật sƣ. Do vậy, nhiều khi doanh nghiệp Việt nam ký hợp đồng với những điều khoản bất lợi.
Hiện nay trong đàm phán thƣơng mại thƣờng sử dụng ba hình thức đàm phán cơ bản là: đàm phán qua thƣ tín, đàm phán qua điện thoại, đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp. Nhƣng ở Việt Nam hiện nay hai hình thức là đàm phán qua thƣ tín và đàm phán qua điện thoại là đƣợc sử dụng phổ biến nhất.
Ký kết hợp đồng là công việc hết sức quan trọng. Hợp đồng có đƣợc tiến hành hay không là phụ thuộc vào các điều khoản mà hai bên đã cam kết trong hợp đồng.
Yêu cầu đối tác mở thư tín dụng
Khi hợp đồng đã đƣợc ký kết thực hiện bằng tín dụng chứng từ thì doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam sẽ hối thúc doanh nghiệp nhập khẩu mở thƣ tín dụng. Việc hối
thúc này thông thƣờng đƣợc thực hiện qua mail, điện thoại…. Ngoài ra, doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam thƣờng kèm điều kiện ràng buộc thời gian mở thƣ tín dụng vào hợp đồng. Ví dụ: hợp đồng sẽ có thêm điều khoản “trong vòng 15 ngày sau ngày ký hợp đồng nếu ngƣời bán chƣa nhận đƣợc thƣ tín dụng thì hợp đồng sẽ tự động hủy. Bên cạnh đó các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam cũng thƣờng xuyên liên lạc với ngân hàng thông báo thƣ tín dụng để kiểm tra thƣ tín dụng đã đƣợc nhận bởi ngân hàng thông báo chƣa.