Công tác kiểm tra, giám sát quá trình vay vốn, sử dụng vốn vay và trả nợ của khách hàng là khâu quan trọng trong tiến trình cho vay của ngân hàng, nhằm đôn đốc và ràng buộc các hoạt động của người vay theo những điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng vay nợ, phát hiện những vi phạm và có biện pháp xử lý thích hợp để đảm bảo hiệu quả và khả năng thu hồi vốn vay.
Để tăng cường công tác kiểm tra, giám sát trước, trong và sau khi cho vay, quá trình thực hiện trong thực tế cần đặc biệt chú ý đến các giải pháp:
Thứ nhất, kiểm tra theo định kỳ và giám sát thường xuyên:
Toàn bộ các khoản vay từ khi giải ngân cho đến khi thu hồi nợ xong đều phải được kiểm tra theo định kỳ, có thể 30, 60 hoặc 90 ngày, và kiểm tra đột xuất. Quá trình kiểm tra cần được tổ chức thực hiện một cách thận trọng và chi tiết để đảm bảo xem xét và đánh giá được những khía cạnh quan trọng nhất của mỗi khoản vay. Chú trọng đánh giá việc tôn trọng lịch trình trả nợ, trả lãi phát sinh như kế hoạch đã thỏa thuận; đánh giá sự thay đổi trong tình hình kinh doanh, tài chính của khách hàng vay, chất lượng và tình trạng của tài sản bảo đảm; đánh giá sự hoàn chỉnh của hồ sơ tín dụng, hồ sơ bảo đảm trong việc tuân thủ quy định nghiệp vụ, đặc biệt là thẩm quyền của ngân hàng trong việc chi phối các tài sản bảo đảm. Tăng cường lịch trình kiểm tra đối với các khoản vay lớn, khoản vay có vấn đề, hoặc khi nền kinh tế
có những biểu hiện suy giảm và những ngành nghề mà ngân hàng tập trung nhiều khoản vay đang có dấu hiệu khó khăn.
Thứ hai, tăng cường trách nhiệm kiểm tra, giám sát của các bộ phận nghiệp vụ, bao gồm: Cán bộ tín dụng (người thẩm định/ người trực tiếp quản lý khoản vay); Trưởng/ phó phòng kế hoạch kinh doanh (người kiểm soát khoản vay); Giám đốc/ Phó giám đốc Agribank nơi cho vay (người quyết định cho vay).
Thứ ba, kiểm tra giám sát đối với quá trình sử dụng vốn vay của khách hàng: Trước hết là phải thu thập thông tin: những tài liệu chứng minh quá trình sử dụng vốn của khách hàng từ phía người vay và từ những đối tác làm ăn của khách hàng, và từ những khách hàng quen biết. Để làm được điều này, cán bộ cho vay phải thiết lập những mối quan hệ tốt với khách hàng mà mình đang chịu trách nhiệm quản lý, phải có kỹ năng giao tiếp tốt và nghệ thuật lấy thông tin giỏi.
Theo dõi tình hình trả nợ gốc và lãi của khách hàng để có thể nhắc nhở khách hàng trả đúng hạn, hoặc phát hiện những vấn đề khác như khách hàng không muốn trả nợ, hay có ý định bỏ trốn… Từ đó có hướng giải quyết kịp thời.
Theo dõi tình hình của tài sản bảo đảm như thế nào, có bị hao hụt giá trị không, có bị tranh chấp, bị sang nhượng không…
Tình hình hoạt động kinh doanh của khách hàng và diễn biến thị trường, khả năng cạnh tranh của khách hàng, tình hình tiêu thụ sản phẩm hàng hóa…
Nếu trong quá trình kiểm tra, cán bộ cho vay phát hiện những điều bất thường xảy ra như khách hàng không cung cấp báo cáo tài chính hay các tài liệu không đúng như trong hợp đồng đã cam kết; không trả vốn và lãi vay, hoặc trả không đúng như trong hợp đồng cho vay; làm hư hỏng, thay đổi tài sản thế chấp; tình hình tài chính không ổn định… Khi đó cán bộ cho vay có trách nhiệm lập tờ trình với Ban Giám Đốc, Trưởng phòng phụ trách để xem xét và đề xuất biện pháp xử lý thích hợp như: ngừng giải ngân, thu hồi vốn vay, gia hạn nợ, yêu cầu khách hàng cam kết trả nợ, xử lý tài sản bảo đảm hoặc biện pháp cuối cùng là khởi kiện nếu các biện pháp khác không có hiệu lực với khách hàng.
Thông qua kiểm tra, giám sát cần sớm phát hiện các thiếu sót, tồn tại trong việc chấp hành chính sách, quy trình nghiệp vụ cho vay của bộ phận tín dụng, các đơn vị trực thuộc và phải có biện pháp xử lý, khắc phục dứt điểm, đồng thời ngăn ngừa không để phát sinh các sai sót lặp lại.
Sau mỗi lần kiểm tra, cán bộ cho vay phải tiến hành phân tích và thiết lập báo cáo với cấp trên những nhận xét về tình hình, khả năng và mức độ rủi ro của từng hồ sơ vay. Đặc biệt là những món nợ lớn, những khoản vay bị quá hạn để các bên cùng phối hợp giải quyết.
Cần có sự phân tích và đánh giá kịp thời những dấu hiệu của rủi ro như khách hàng có khó khăn trong việc trả nợ, sự thay đổi của môi trường kinh doanh, tình hình thị trường ảnh hưởng xấu đến phương án kinh doanh, có dấu hiệu vi phạm pháp luật…, dựa trên hệ thống các tín hiệu cảnh báo sớm về rủi ro cho vay để nắm bắt khả năng xử lý chủ động, kịp thời các rủi ro có nguy cơ xảy ra.