2.2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG TÍN DỤNG TẠI NGÂN HÀNG
2.2.2.1 Môi trường kiểm soát
- Tính trung thực và giá trị đạo đức:
Đạo đức nghề nghiệp rất quan trọng trong công tác của toàn thề cán bộ nhân viên, một Ngân hàng tốt nó không những thể hiện qua quy mô mà còn là tác phong giao dịch của từng cán bộ, nó góp phần hạn chế rủi ro cho Ngân hàng rất lớn, ban lãnh đạo BIDV rất coi trọng giá trị đạo đức do đó BIDV đã chú trọng xây dựng các quy chuẩn đạo đức nghề nghiệp, quy tắc ứng xử BIDV, phong cách ứng xử quán triệt từ ban lãnh đạo cho đến nhân viên tuân thủ các quy định về pháp luật, quy trình, văn bản chế độ của nhà nước và của BIDV. Bên cạnh đó, BIDV định kỳ hàng quý tổ chức thi về phong cách giao dịch, quy tắc ứng xử nhằm tăng cường sự hiểu biết và tạo ý thức cho từng cán bộ để tác nghiệp chuyên nghiệp hơn, khách hàng ngày càng hài lòng hơn.
- Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý:
Tín dụng là một lĩnh vực kinh doanh đóng vai trò chủ chốt trong việc tạo lợi nhuận cho BIDV và cũng là nơi tiềm ẩn nhiều rủi ro nhất. Do đó, các nhà quản lý BIDV luôn ý thức được tầm quan trọng KSNB đối với hoạt động tín dụng tại BIDV. BIDV đã thực hiện tổ chức kiểm tra, KSNB chặt chẽ, thành lập ban kiểm tra, kiểm soát riêng. Việc kiểm tra, kiểm soát căn cứ vào các quy định của nhà nước, chính phủ, của các bộ ngành có liên quan và đặc biệt là quy định, quy trình, hướng dẫn, chỉ đạo của BIDV trong từng thời kỳ.
Ngày 27/05/2016 BIDV quyết định ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của ban kiểm soát, trong đó nêu lên nhiệm vụ của ban kiểm soát về HTKSNB tại BIDV cụ thể:
+ Ban kiểm soát có nhiệm vụ giám sát hoạt động và tuân thủ các quy định của pháp luật và đều lệ BIDV, các nghị quyết, quyết định của Đại hội đồng cổ đông
đối với Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc và người quản lý khác trong việc quản lý và điều hành BIDV.
+ Ban kiểm soát chịu trách nhiệm các vấn đề liên quan đến HTKSNB tại BIDV: chỉ đạo, điều hành bộ phận kiểm toán nội bộ thực hiện rà soát, đánh giá một cách độc lập, khách quan đối với HTKSNB, trong đó bao gồm hệ thống nhận dạng, quản lý rủi ro và cảnh báo sớm; phương pháp đánh giá vốn, hệ thống thông tin báo cáo tài chính, thông tin quản lý; các quy trình, quy định nội bộ BIDV.
* Cơ cấu tổ chức
Tín dụng là một trong các hoạt động chính yếu nhất của ngân hàng vì vậy bộ máy tổ chức hoạt động tín dụng các cấp tư hội sở chính đến các chi nhánh đều có các bộ phận chuyên trách nghiệp vụ tín dụng và xác định rõ quyền hạn, trách nhiệm của từng đơn vị, từng bộ phận và từng cán bộ theo phân cấp ủy quyền và chức năng nhiệm vụ được giao.
Căn cứ quyết định 1256/QĐ-HĐQT ngày 01/08/2013 của BIDV về phê duyệt mô hình tổ chức của chi nhánh BIDV gồm có:
- Khối Quản lý khách hàng, gồm: Các Phòng Khách hàng doanh nghiệp, trong đó bao gồm Tổ Tài trợ thương mại trực thuộc Phòng Khách hàng doanh nghiệp; Các Phòng Khách hàng cá nhân.
- Khối Quản lý rủi ro: Phòng Quản lý rủi ro
- Khối Tác nghiệp, gồm: Phòng Quản trị tín dụng, trong đó bao gồm Tổ Quản
lý thông tin khách hàng trực thuộc Phòng Quản trị tín dụng; Phòng Giao dịch khách hàng.
- Khối Quản lý nội bộ, gồm: Phòng Kế hoạch - Tổng hợp; Tổ Điện toán; Phòng Tài chính - Kế toán; Phòng Tổ chức - Nhân sự; Văn phòng.
- Khối trực thuộc, gồm: Các Phòng Giao dịch; Các Quỹ Tiết kiệm
Từ mô hình trên BIDV đã phân công, bố trí theo hướng tách bạch giữa 03 khâu để đảm bảo đạt hiệu quả cao trong quá trình kiểm soát hoạt động cấp tín dụng:
Quan hệ khách hàng - phê duyệt rủi ro - tác nghiệp theo quy trình, quy định hiện hành của BIDV.
Để tách bạch, BIDV quy định Giám đốc phụ trách khối/phòng QLRR, khi phụ trách khối/Phòng QLRR thì không đồng thời phụ trách Khối Quản lý khách hàng/Phòng Khách hàng, Khối Trực thuộc/Phòng Giao dịch, Quỹ tiết kiệm và Khối Tác nghiệp/Phòng thuộc Khối Tác nghiệp.
Người phụ trách Khối Quản lý khách hàng/Phòng Khách hàng và Khối Trực thuộc/Phòng Giao dịch, Quỹ tiết kiệm thì không đồng thời phụ trách Khối Tác nghiệp/Phòng thuộc Khối Tác nghiệp.
Trường hợp Ban Giám đốc chi nhánh có từ 03 Phó Giám đốc trở lên thì Giám đốc chi nhánh có thể xem xét phân công/uỷ quyền cho một Phó Giám đốc phụ trách một phần công việc của Khối/Phòng Quản lý rủi ro phù hợp với quy định về phân cấp/uỷ quyền của BIDV và tình hình thực tế của Chi nhánh.
Việc phân công phụ trách các đơn vị thuộc Khối Quản lý nội bộ do Giám đốc chi nhánh chủ động phân công tuỳ theo điều kiện của Chi nhánh. Khối quản lí khách hàng, Khối trực thuộc/phòng giao dịch, Qũy tiết kiệm và Khối tác nghiệp.
(Nguồn: sổ tay tín dụng BIDV)
Sơ đồ 2.3 Mô hình tham gia các phòng ban trong quy trình cấp tín dụng BIDV
Chức năng của các phòng ban tham gia trong quy trình tín dụng:
HĐTD Giám đốc Phòng dịch vụ khách hàng Phụ trách Khối/Phòng QLRR Phòng quản trị tín dụng Phụ trách khối/Phòng QLKH Phó giám đốc
- Phòng Quản lý khách hàng:
Khối quản lý khách hàng có chức năng thiết lập, duy trì, quản lý và phát triển quan hệ với khách hàng hiện tại, khách hàng tiềm năng trong thị trường mục tiêu; mở rộng nền khách hàng; đàm phán mở rộng các lĩnh vực hợp tác với khách hàng; chăm sóc toàn diện khách hàng, đảm bảo khách hàng được phục vụ đầy đủ với chất lượng ngày càng cao thúc đẩy hoạt động kinh doanh của BIDV phát triển trên cơ sở đảm bảo chất lượng tín dụng, rủi ro trong tầm kiểm soát.
- Phòng Quản lý rủi ro có chức năng: Tham mưu, đề xuất xây dựng các quy
định, biện pháp quản lý rủi ro tín dụng: Phổ biến các quy định của BIDV và đề xuất xây dựng các văn bản hướng dẫn về quản lý, đánh giá, định hạng rủi ro tín dụng; Đề xuất, tổ chức thực hiện và phối hợp với các đơn vị thực hiện quy trình, thủ tục, rà soát, đánh giá rủi ro tín dụng và các biện pháp quản lý rủi ro, nâng cao chất lượng tín dụng của chi nhánh.
Phòng QLRR còn đảm bảo công tác quản lý rủi ro được thực hiện đúng theo quy định BIDV:
+ Phổ biến các văn bản quy định, quy trình về quản lý rủi ro tác nghiệp của BIDV và đề xuất, hướng dẫn các chương trình, biện pháp triển khai để phòng ngừa, giảm thiểu rủi ro tác nghiệp trong các khâu nghiệp vụ tại Chi nhánh.
+ Hướng dẫn, hỗ trợ các phòng nghiệp vụ trong Chi nhánh tự kiểm tra và phối hợp thực hiện việc đánh giá, rà soát, phát hiện rủi ro tác nghiệp ở các phòng, các sản phẩm hiện có hoặc sắp có.
+ Áp dụng hệ thống quản lý, đo lường rủi ro để đo lường và đánh giá các rủi ro tác nghiệp xảy ra tại chi nhánh và đề xuất giải pháp xử lý các sự cố rủi ro phát hiện được.
+ Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch tự kiểm tra, kiểm soát nội bộ về việc thực hiện quy định, quy trình nghiệp vụ, quy chế điều hành của Tổng Giám
đốc/Giám đốc (chế độ phân công, phân cấp, uỷ quyến, chế độ giao ban, báo cáo...) tại các phòng và các đơn vị trực thuộc Chi nhánh nhằm tự phát hiện các sai sót, đảm bảo an toàn trong hoạt động.
- Phòng Quản trị tín dụng: Phòng QTTD Trực tiếp thực hiện tác nghiệp và quản trị cho vay đối với khách hàng theo quy định, quy trình của BIDV: Tiếp nhận, kiểm tra và hoàn thiện hồ sơ cấp tín dụng /hồ sơ thế chấp từ các phòng liên quan. Nhập dữ liệu đầy đủ, chính xác các thông tin liên quan đến khoản vay (tạo hồ sơ, cài đặt hạn mức, gia hạn, tài sản đảm bảo, lãi suất...) từ phân hệ tín dụng vào phân hệ tài trợ thương mại vào hệ thống quản lý và chịu trách nhiệm lưu trữ toàn bộ hồ sơ theo quy định. Đảm bảo các khoản cấp tín dụng đều tuân thủ các bước theo đúng quy trình tín dụng tại BIDV, lập đề xuất giải ngân, tham gia vào quá trình theo dõi thu hồi nợ đến hạn.
- Phòng giao dịch khách hàng: Có chức năng giải ngân cho khách hàng và thực hiện thu nợ theo yêu cầu cùa phòng QLKH, QTTD
- Hội đồng tín dụng:
Hội đồng tín dụng trung ương: Do tổng giám đốc thành lập để thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc cho Tổng giám đốc liên quan đến hoạt động tín dụng và là cấp có thẩm quyền phán quyết tín dụng theo phân cấp của Tổng giám đốc
Hội đồng tín dụng cơ sở: Do tổng giám đốc thành lập để thực hiện phán quyết tín dụng trong mức thẩm quyền đã phân cấp cho chi nhánh nhưng vượt thẩm quyền quyết định của giám đốc chi nhánh.
- Phân định quyền hạn và trách nhiệm trong hoạt động tín dụng:
Để rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn của các cấp quản trị và điều hành, BIDV đã thông qua các văn bản được ban hành từng thời kỳ:
Đối với hội đồng quản trị, BIDV đã ban hành quyết định số 1347/QĐ-BIDV ngày 09/05/ 2016 về quy chế tổ chức và hoạt động của HĐQT. Theo đó HĐQT làm
việc theo nguyên tắc, cá nhân phụ trách. Thành viên HĐQT chịu trách nhiệm về việc được phân công.
Đối với ban điều hành: HĐQT phân cấp, ủy quyền bằng những hạn mức cụ thể cho tổng giám đốc thực hiện nhiệm vụ điều hành hoạt động hằng ngày của BIDV, được lập thành văn bản, quy định, những trường họp không có phân cấp, ủy quyền của HĐQT thì hạn mức tối đa thuộc phạm vi giải quyết của Tổng giám đốc trong điều hành là mức cao nhất mà pháp luật, Ngân hàng Nhà Nước và điều lệ BIDV cho phép. Các phó tổng giám đốc, kế toán trưởng, giám đốc các ban, trung tâm tại trụ sở chính của BIDV giúp việc cho Tổng giám đốc dựa trên cơ sở điều hành của Tổng giám đốc.
Đối với chi nhánh, giám đốc căn cứ theo chỉ đạo bằng văn bản của tổng giám đốc thực hiện phân công nhiệm vụ cho các phó giám đốc, trưởng phòng các phòng ban và các phòng giao dịch trực thuộc chi nhánh thực hiện quyết định, giải quyết các vấn đề thuộc thẩm quyền của giám đốc. Các phó giám đốc, trưởng phòng thông qua các cuộc họp giao ban hàng tháng báo cáo lại cho giám đốc, đề xuất tham mưu cho giám đốc.
Phân cấp thẩm quyền trong hoạt động tín dụng:
BIDV thống nhất thẩm quyền phán quyết tín dụng, ký kết hợp đồng, phê duyệt giải ngân và phát hành bảo lãnh của các cấp điều hành từ Hội sở chính đến Chi nhánh. Tách bạch và tăng cường trách nhiệm cá nhân trong các khâu được phân cấp đối với từng phán quyết tín dụng.
Phán quyết tín dụng là quyết định cấp tín dụng dưới các hình thức phê duyệt, chấp thuận, trực tiếp ra quyết định. Trường hợp cấp tín dụng không qua thẩm định rủi ro, phán quyết tín dụng sẽ dưới hình thức phê duyệt đề xuất tín dụng. Trường hợp cấp tín dụng bắt buộc phải qua thẩm định rủi ro trước khi trình cấp có thẩm quyền phê duyệt tín dụng, phán quyết tín dụng sẽ dưới hình thức phê duyệt rủi ro tín dụng. Chi tiết tham khảo Phụ lục I
- Chính sách nhân sự:
BIDV luôn coi trọng đội ngũ người lao động là nhân tố quyết định sự thành công của ngân hàng. Vì vậy, trong công tác tuyển dụng cũng như đào tạo ban lãnh đạo BIDV luôn cố gắng đảm bảo tính công khai, minh bạch, chuyên nghiệp để tuyển dụng được cán bộ có năng lực, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, phẩm chất đạo đức đáp ứng nhu cầu công tác và yêu cầu phát triển nguồn nhân lực BIDV.
BIDV thành lập trung tâm đào tạo cán bộ có trách nhiệm xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng trao đổi nghiệp vụ hàng năm cho can bộ. Bên cạnh đó BIDV thực hiện tổ chức kiểm tra trình độ chuyên môn định kỳ (kiểm tra năng lưc chuyên môn 2 năm/lần, tổ chức đào tạo lãnh đạo ngân hàng tương lai, tổ chức các cuộc thi tín dụng, thi kiểm ngân giỏi, ...), tuyển dụng vị trí chức danh,... nhằm nâng cao năng lực cán bộ để phục vụ công tác tại BIDV.
Ngoài ra, BIDV còn xây dựng chế độ đãi ngộ hợp lý để thu hút và duy trì đội ngũ lao động chất lượng cao.