1.2 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ:
1.2.4.2. Hạn chế của kiểm soát nội bộ:
Một điều có thể nhận thấy rằng hệ thống KSNB của một doanh nghiệp dù được thiết kế hoàn hảo đến đâu cũng không thể ngăn ngừa và phát hiện mọi sai phạm có thể xảy ra. Vì khi hệ thống KSNB được thiết kế hoàn hảo thì vẫn phụ thuộc vào yếu tố chủ yếu là con người, tức là phụ thuộc vào năng lực làm việc và sự đáng tin cậy của nhân viên trong đơn vị.
Như vậy, hệ thống KSNB chỉ giúp cho đơn vị hạn chế tối đa những sai phạm vì bản thân hệ thống KSNB cũng có những hạn chế tiềm tàng.
Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam - Chuẩn mực số 400 đã nêu ra những hạn chế tiềm tàng của hệ thống KSNB như sau:
- Những hạn chế xuất phát từ con người như việc ra quyết định sai do thiếu thông tin, bị áp lực trong sản xuất kinh doanh, sự vô ý, bất cẩn, đãng trí, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc báo cáo của cấp dưới, việc đảm nhận vị trí công việc tạm thời, thay thế cho người khác.
- Gian lận cũng xảy ra do sự thông đồng giữa các nhân viên với nhau hay các bộ phận bên ngoài doanh nghiệp.
- KSNB khó ngăn cản được gian lận của những nhà quản lý cấp cao. Các thủ tục kiểm soát là do người quản lý đặt ra để kiểm tra việc gian lận và sai sót của nhân viên. Khi người quản lý cấp cao cố tình gian lận, họ có thể tìm cách bỏ qua các thủ tục kiểm soát cần thiết
- Phần lớn các thủ tục KSNB thường được thiết lập cho các sai phạm dự kiến, hơn là các nghiệp vụ không thường xuyên, do đó khi xảy ra sai phạm bất thường thì thủ tục kiểm soát trở nên yếu kém, thậm chí vô hiệu.
- Rủi ro trong kiểm soát cũng xảy ra khi người quản lý luôn xem xét quan hệ giữa chi phí bỏ ra và lợi ích thu được. Các hoạt động giám sát cũng phải đảm bảo rằng lợi ích có được phải lớn hơn chi phí mà đơn vị bỏ ra.
- Nhà quản lý lạm quyền, bỏ qua các quy định kiểm soát trong quá trình thực hiện nghiệp vụ có thể dẫn đến không kiểm soát được rủi ro và làm cho môi trường kiểm soát trở nên yếu kém.
- Do thay đổi tổ chức, quan điểm và yêu cầu quản lý làm cho các thủ tục kiểm soát trở nên lạc hậu, không còn phù hợp.
Tóm lại, chính những hạn chế tiềm tàng nêu trên là nguyên nhân khiến cho KSNB không thể đảm bảo tuyệt đối. Hệ thống KSNB dù được thiết kế và hoạt động tốt đến đâu cũng chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý cho nhà quản lý để đạt được các mục tiêu cho doanh nghiệp. Tất cả các hệ thống KSNB đều chứa đựng những hạn chế tiềm tàng vốn có của nó.