1.2 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ:
1.2.3 Mục tiêu và vai trò của hệ thống Kiểm soát nội bộ
1.2.3.1 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ:
Giảm thiểu những sai sót trong hệ thống xử lý nghiệp vụ: Hệ thống KSNB nếu được thiết kế và vận hành có hiệu quả sẽ giúp giảm bớt những rủi ro do không tuân thủ những chính sách và qui trình nghiệp vụ kinh tế mà đơn vị, tổ chức đã quy định. Nó đảm bảo rằng mọi nhân viên đều phải tuân thủ đúng nội quy của tổ chức và quy định của pháp luật. Từ đó sẽ ngăn chặn kịp thời các sai sót, nhầm lẫn vô tình hay cố ý có thể gây thất thoát tiền bạc hoặc tài sản của doanh nghiệp, gây ra thiệt hại trong kinh doanh
Đảm bảo độ an toàn cho tài sản: Mục tiêu này hướng tới việc các tài sản của đơn vị (bao gồm tài sản vật chất và phi vật chất) được bảo vệ tốt không bị đánh cắp hay lạm dụng hoặc làm hư hại.
Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin: Các thông tin do bộ máy kế toán thu thập và xử lý sẽ là căn cứ quan trọng cho việc ra quyết định đối với nhà quản lý và nhà đầu tư. Do vậy, các thông tin này cần đảm bảo tính kịp thời, chính xác và đáng tin cậy về thực trạng hoạt động của doanh nghiệp.
Đảm bảo tuân thủ luật pháp: Hệ thống KSNB trong doanh nghiệp được thiết kế phải đảm bảo tuân thủ các quy định và chế độ pháp lý có liên quan.
Đảm bảo hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý: Đây là mục tiêu cơ bản - các quá trình kiểm soát trong đơn vị được thiết lập nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các nghiệp vụ gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp. Tuy nằm trong một thể thống nhất, song bốn mục tiêu trên đôi khi cũng có mâu thuẫn với nhau, như giữa tính hiệu quả hoạt động với mục đích bảo vệ tài sản, sổ sách hoặc cung cấp thông tin đầy đủ và tin cậy. Chính từ những mâu thuẫn này mà nảy sinh ra những hạn chế của hệ thống KSNB.
1.2.3.2 Vai trò của kiểm soát nội bộ:
* Vaitròcủakiểm soátnộibộtrongquảnlý:
Từ khái niệm kiểm soát có thể thấy được vai trò cơ bản của kiểm soát trong quản lý đó là đảm bảo hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý của đơn vị. Thấy rằng, hoạt động kiểm tra, kiểm soát không phải là một giai đoạn hay một phần của quá trình quản lý mà nó đóng vai trò như một chức năng của quản lý ở tất cả các giai đoạn, các khâu trong toàn bộ quá trình quản lý. Nhờ có chức năng này mà các kế hoạch, mục tiêu đề ra, và việc sử dụng các yếu tố nguồn lực luôn được giám sát một cách chặt chẽ từ khâu xây dựng cho đến thực hiện.
Việc thường xuyên kiểm tra, kiểm soát tiến độ thực hiện sẽ giúp điều hoà mối quan hệ, kịp thời điều chỉnh các định mức và mục tiêu từ đó tiết kiệm tối đa chi phí nguồn lực mà vẫn đạt được kết quả cao. Đồng thời, kiểm tra, kiểm soát giúp cho việc thực hiện tốt các mục tiêu đề ra từ đó mà nâng cao hiệu năng quản lý của đơn vị.
* Vai trò của kiểm soát nội bộ đối với nhà quản lý doanh nghiệp:
KSNB luôn là khâu quan trọng trong mọi quy trình quản trị, do đó các nhà quản lý doanh nghiệp thường chú tâm đến việc hình thành và duy trì các hoạt động KSNB trong doanh nghiệp để đạt được các mục tiêu của tổ chức.
Hệ thống KSNB là phương tiện để bộ phận quản lý thực hiện nhiệm vụ: cung cấp cho các cổ đông, NH, các nhà đầu tư một sự đảm bảo thích hợp rằng, công việc kinh doanh được kiểm soát thích đáng, số liệu, báo cáo tài chính được trình bày trung thực và hợp lý. Điều này có ý nghĩa rất quan trọng, nó là một trong các yếu tố giúp cho nhà đầu tư đưa ra quyết định có nên đầu tư vào doanh nghiệp hay không. Đồng thời, bộ phận quản lý còn có trách nhiệm cung cấp cho các cổ đông, chính phủ và những nhà đầu tư tiềm tàng (NH, chủ đầu tư…) những thông tin chi tiết về tình hình tài chính của đơn vị mà hệ thống KSNB là một công cụ cho nhà quản lý doanh nghiệp lựa chọn. Những thông tin về tình hình tài chính cũng như phương thức hoạt động của đơn vị sẽ đáp ứng được nhu cầu thông tin cụ thể về doanh nghiệp của các nhà đầu tư. Một vai trò không kém phần quan trọng của hệ thống KSNB đó là ngăn ngừa và phát hiện các gian lận và sai sót của các thành viên trong đơn vị, từ đó giúp cho nhà quản lý doanh nghiệp xử lý và điều chỉnh kịp thời đảm bảo hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Ngoài ra, hệ thống KSNB được xây dựng và vận hành bởi nhà quản lý, vì vậy với một hệ thống KSNB được xây dựng và vận hành hữu hiệu bằng những chính sách, thủ tục kiểm soát phù hợp và hiệu quả sẽ thể hiện năng lực, thái độ quản lý của nhà quản lý doanh nghiệp.
1.2.4. Ưu điểm và hạn chế của Kiểm soát nội bộ
1.2.4.1. Ưu điểm của kiểm soát nội bộ:
Bất kỳ một doanh nghiệp nào trong quá trình hoạt động cũng tồn tại những xung đột quyền lợi giữa những người sử dụng lao động và người lao động. Chính vì điều này mà nhiều lúc người lao động chỉ chú tâm vào quyền lợi của riêng mình mà cố tình vi phạm hoặc có những hành vi gian lận làm ảnh hưởng đến quyền lợi chung của tổ chức. KSNB sẽ giúp nhà quản trị giảm thiểu được những rủi ro thông qua việc phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính.
Một hệ thống KSNB vững mạnh và hữu hiệu sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích như:
- Giảm bớt nguy cơ tiềm ẩn trong quá trình sản xuất kinh doanh như sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng chi phí, bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp.
- Đảm bảo tính chính xác và đúng theo quy định của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính.
- Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức cũng như các quy định của pháp luật.
- Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra là bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ đặc biệt là với những công ty đại chúng.
Khi doanh nghiệp phát triển lên thì lợi ích của một hệ thống KSNB cũng trở nên to lớn hơn vì người quản lý sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong việc giám sát và kiểm soát các rủi ro ảnh hưởng đến việc thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp.
1.2.4.2. Hạn chế của kiểm soát nội bộ:
Một điều có thể nhận thấy rằng hệ thống KSNB của một doanh nghiệp dù được thiết kế hoàn hảo đến đâu cũng không thể ngăn ngừa và phát hiện mọi sai phạm có thể xảy ra. Vì khi hệ thống KSNB được thiết kế hoàn hảo thì vẫn phụ thuộc vào yếu tố chủ yếu là con người, tức là phụ thuộc vào năng lực làm việc và sự đáng tin cậy của nhân viên trong đơn vị.
Như vậy, hệ thống KSNB chỉ giúp cho đơn vị hạn chế tối đa những sai phạm vì bản thân hệ thống KSNB cũng có những hạn chế tiềm tàng.
Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam - Chuẩn mực số 400 đã nêu ra những hạn chế tiềm tàng của hệ thống KSNB như sau:
- Những hạn chế xuất phát từ con người như việc ra quyết định sai do thiếu thông tin, bị áp lực trong sản xuất kinh doanh, sự vô ý, bất cẩn, đãng trí, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc báo cáo của cấp dưới, việc đảm nhận vị trí công việc tạm thời, thay thế cho người khác.
- Gian lận cũng xảy ra do sự thông đồng giữa các nhân viên với nhau hay các bộ phận bên ngoài doanh nghiệp.
- KSNB khó ngăn cản được gian lận của những nhà quản lý cấp cao. Các thủ tục kiểm soát là do người quản lý đặt ra để kiểm tra việc gian lận và sai sót của nhân viên. Khi người quản lý cấp cao cố tình gian lận, họ có thể tìm cách bỏ qua các thủ tục kiểm soát cần thiết
- Phần lớn các thủ tục KSNB thường được thiết lập cho các sai phạm dự kiến, hơn là các nghiệp vụ không thường xuyên, do đó khi xảy ra sai phạm bất thường thì thủ tục kiểm soát trở nên yếu kém, thậm chí vô hiệu.
- Rủi ro trong kiểm soát cũng xảy ra khi người quản lý luôn xem xét quan hệ giữa chi phí bỏ ra và lợi ích thu được. Các hoạt động giám sát cũng phải đảm bảo rằng lợi ích có được phải lớn hơn chi phí mà đơn vị bỏ ra.
- Nhà quản lý lạm quyền, bỏ qua các quy định kiểm soát trong quá trình thực hiện nghiệp vụ có thể dẫn đến không kiểm soát được rủi ro và làm cho môi trường kiểm soát trở nên yếu kém.
- Do thay đổi tổ chức, quan điểm và yêu cầu quản lý làm cho các thủ tục kiểm soát trở nên lạc hậu, không còn phù hợp.
Tóm lại, chính những hạn chế tiềm tàng nêu trên là nguyên nhân khiến cho KSNB không thể đảm bảo tuyệt đối. Hệ thống KSNB dù được thiết kế và hoạt động tốt đến đâu cũng chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý cho nhà quản lý để đạt được các mục tiêu cho doanh nghiệp. Tất cả các hệ thống KSNB đều chứa đựng những hạn chế tiềm tàng vốn có của nó.
1.3 KSNB HOẠT ĐỘNG TÍN DỤNG TRONG NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI
1.3.1 Khái niệm KSNB trong NHTM
Quan điểm của KSNB NHTM theo báo cáo Basel:
Theo Ủy ban Basel, Kiểm soát nội bộ NHTM được định nghĩa như sau:‘‘Kiểm soát nội bộ là quá trình được thực hiện bởi Hội đồng quản trị, Ban điều hành và toàn thể nhân viên. Đó không chỉ là một thủ tục hoặc một chính sách được
thực hiện tại một thời điểm cố định mà tiếp diễn ở tất cả các cấp trong ngân hàng. Hội đồng quản trị và Ban điều hành chịu trách nhiệm thiết lập môi trường văn hóa tạo thuận lợi cho quá trình kiểm soát nội bộ được hiệu quả và việc theo dõi sự hiệu quả được diễn ra liên tục. Mỗi cá nhân trong tổ chức phải tham gia vào quá trình đó”2.
Kiểm soát nội bộ trong NHTM được thực hiện nhằm các mục tiêu sau:
- Mục tiêu hoạt động: Mục tiêu này đề cập đến việc sử dụng tài sản, các nguồn lực khác một cách hiệu quả để ngân hàng hoạt động không bị lỗ. Nó cũng đảm bảo rằng nhân viên trong ngân hàng đều phải làm việc để đạt hiệu quả, toàn vẹn, và trong giới hạn cho phép về chi phí.
- Mục tiêu thông tin: Mục tiêu này đề cập đến thông tin của các báo cáo có
liên quan đến việc đưa ra quyết định là phải kịp thời, đáng tin cậy để người sử dụng nó có thể dựa vào đó mà đưa ra quyết định đúng đắn.
- Mục tiêu tuân thủ: Đảm bảo rằng hoạt động của ngân hàng đều tuân thủ đúng quy định của pháp luật, các chính sách, thủ tục nội bộ của ngân hàng.
Uỷ ban Basel đã đề ra 13 nguyên tắc thiết kế và đánh giá hệ thống KSNB ngân hàng. Về cơ bản, các nguyên tắc này tương tự như các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB theo báo cáo của COSO, cụ thể như sau:
- Nguyêntắcvềgiámsátđiềuhànhvàvănhoá kiểmsoát:
+ HĐQT có trách nhiệm phê duyệt và kiểm tra định kỳ toàn bộ chiến lược kinh doanh và những chính sách quan trọng của NH, chịu trách nhiệm sau cùng về việc thiết lập và duy trì một hệ thống KSNB đầy đủ và hiệu quả.
+ Ban điều hành chịu trách nhiệm thi hành những chiến lược và chính sách đã được phê duyệt bởi HĐQT về hệ thống KSNB.
+ HĐQT và Ban điều hành có trách nhiệm nâng cao đạo đức, tính chính trực và thiết lập văn hoá trong đó nhấn mạnh và làm cho tất cả nhân viên thấy rõ
tầm quan trọng của KSNB. Tất cả nhân viên NH cần phải hiểu vai trò của mình trong quá trình KSNB và thực sự tham gia vào quá trình đó.
-Nguyêntắcvềnhậnbiết vàđánhgiárủiro:
Một hệ thống KSNB hiệu quả đòi hỏi rằng những rủi ro trọng yếu ảnh hưởng có hại đến việc hoàn thành mục tiêu của NH phải được nhận biết và đánh giá liên tục.
- Nguyêntắcvềhoạtđộngkiểmsoátvà sựphâncông,phânnhiệm:
Hoạt động kiểm soát phải là một công việc quan trọng trong các hoạt động hàng ngày của NH. Một hệ thống KSNB hiệu quả đòi hỏi phải thiết lập một cơ cấu kiểm soát thích hợp, trong đó sự kiểm soát được xác định ở mỗi mức hoạt động và có sự phân công nhiệm vụ hợp lý, không mâu thuẫn nhau. Những xung đột về quyền lợi phải được nhận biết, giảm thiểu tối đa và tuỳ thuộc vào sự kiểm soát độc lập, thận trọng.
- Nguyêntắc về thông tinvà truyền thông: Một hệ thống KSNB hiệu quả đòi hỏi:
+ Có dữ liệu đầy đủ và tổng thể về sự tuân thủ, về tình hình hoạt động và tình hình tài chính, cũng như những thông tin thị trường bên ngoài.
+ Hệ thống thông tin đáng tin cậy, có thể đáp ứng cho hầu hết các hoạt động chủ yếu của Ngân hàng.
Kênh trao đổi thông tin hiệu quả để đảm bảo rằng tất cả nhân viên đã hiểu đầy đủ và tuân thủ triệt để các chính sách và các thủ tục có liên quan đến trách nhiệm và nhiệm vụ của họ và đảm bảo rằng những thông tin cần thiết khác cũng đã được phổ biến đến các nhân viên có liên quan.
- Nguyêntắcvềgiám sátvàsửachữanhữngsaisót: + Hệ thống KSNB được giám sát thường xuyên và định kỳ.
+ Phải có kiểm toán nội bộ toàn diện, hiệu quả và đội ngũ cán bộ có đủ khả năng, được đào tạo thích hợp và có thể làm việc độc lập. Chức năng kiểm toán nội bộ cũng là việc theo dõi hệ thống KSNB, phải được báo cáo trực tiếp cho HĐQT hoặc Ban kiểm soát và Ban điều hành.
+ Những sai sót của hệ thống kiểm soát được phát hiện bởi bộ phận kinh doanh, kiểm toán nội bộ, hoặc các nhân viên khác, thì phải được báo cáo kịp thời cho cấp quản lý thích hợp và ghi nhận ngay lập tức. Những sai sót trọng yếu của KSNB phải được báo cáo cho Ban điều hành và HĐQT
- Nguyên tắc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ thông qua cơ quan thanh tra NH: Cơ quan thanh tra Ngân hàng sẽ là người đánh giá tính hiệu quả của hệ thống KSNB của Ngân hàng.
Tại Việt Nam, theo thông tư 44/TT-NHNN, KSNB trong NHTM được định nghĩa như sau:“Hệ thống kiểm soát nội bộ là tập hợp các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ, cơ cấu tổ chức của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài được xây dựng phù hợp theo quy định tại Thông tư này và được tổ chức thực hiện nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra”3.
(1) Khi có sự thay đổi về mục tiêu kinh doanh, sản phẩm, dịch vụ và hoạt động kinh doanh mới, tổ chức tín dụng, chi nhánh Ngân hàng nước ngoài phải rà soát, nhận dạng rủi ro liên quan để xây dựng, sửa đổi, bổ sung các quy trình, quy định KSNB phù hợp;
(2) KSNB được thiết kế, cài đặt, tổ chức thực hiện ngay trong mọi quy trình nghiệp vụ;
(3) Phân cấp ủy quyền phải được thiết lập, thực hiện hợp lý, cụ thể, rõ ràng,