2.2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG TÍN DỤNG TẠI NGÂN HÀNG
2.2.4.2 Kết quả khảo sát
Hệ thống KSNB hoạt động tín dụng tại BIDV tương đối chặt chẽ, trùng khớp với thực trạng của BIDV.
Về môi trường kiểm soát: đa số các đối tượng được khảo sát đều đồng ý môi trường kiểm soát tại BIDV luôn được ban lãnh đạo coi trọng. Do đó, BIDV đã ban hành các quy định quy chế đầy đủ, các thủ tục kiểm soát cài đặt hợp lý được thể hiện trong chính sách tín dụng, quy trình tín dụng, quy trình xét duyệt cho vay, giải ngân, phân công phân nhiệm, quy định hạn mức giao dịch, phân quyền phán quyết,... Các chính sách về nhân sự cũng luôn được ban lãnh đạo quan tâm, luôn có chính sách nâng cao nghiệp vụ.
Về đánh giá rủi ro tại BIDV, kết quả khảo sát cho thấy ban lãnh đạo rất chú trọng đến việc dự đoán và phát hiện các rủi ro, nhận diện và đánh giá các tác động của các rủi ro và cũng đã đề ra những biện pháp khắc phục ngăn ngừa rủi ro.
Về hoạt động kiểm soát: đa số các ý kiến đồng ý các thủ tục kiểm soát được cài đặt trong quy trình tín dụng là hợp lý và cần thiết.
Về thông tin và truyền thông: qua khảo sát cho thấy các đối tượng khảo sát thống nhất cao về hoạt động thông tin và truyền thông tại BIDV.
Về hoạt động giám sát: quá trình giám sát đã được BIDV thực hiện giám sát thường xuyên trước, trong quá trình cấp tín dụng và sau khi giải ngân và cũng nhận được đồng tình đa số của đối tượng khảo sát.
Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm đạt được vẫn tồn tại nhược điểm khi áp dụng các thủ tục, quy định KSNB trong nghiệp vụ tín dụng, hoạt động KSNB vẫn chưa phát huy được hiệu quả của kiểm soát rủi ro tín dụng một cách tốt nhất.
Bảng tổng hợp kết quả khảo sát: xem phụ lục III.
Kết quả khảo sát cụ thể như sau: Thứ nhất: Môi trường kiểm soát
+ 85% ý kiến đồng ý rằng BIDV có những chính sách giúp cho người lao động định hướng, phấn đấu làm việc để phát triển nghề nghiệp.
+ 80% ý kiến cho rằng cơ cấu tổ chức BIDV được xây dựng hợp lý, dựa trên chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban, tạo nên một khối vững chắc đảm bảo thông tin xuyên suốt và hạn chế rủi ro trong hoạt động của ngân hàng.
+ 80% ý kiến đồng ý về việc vấn đề đạo đức nghề nghiệp cũng luôn được coi trọng tại BIDV.
Ban lãnh đạo BIDV luôn ý thức được tầm quan trọng trong phong cách điều hành, phải được tuân thủ, thống nhất từ hội sở chính đến từng đơn vị thành viên.Từ đó tạo nên môi trường kinh doanh chuyên nghiệp. Kết quả khảo sát có 95% ý kiến cho rằng BIDV làm tốt công tác phân định trách nhiệm, quyền hạn giữa các phòng nghiệp vụ và nhân viên, phân công nhiệm vụ rõ ràng, thực hiện việc ủy quyền cho các cấp thích hợp thực hiện mục tiêu chung của Ngân hàng và mục tiêu của đơn vị.
BIDV cũng luôn nhận thức rằng nguồn nhân lực là nhân tố hàng đầu cho sự phát triển và thành công của tổ chức.Vì vậy, BIDV luôn chú trọng xây dựng, duy trì và phát triển đội ngũ nhân viên đảm bảo đủ về số lượng và chất lượng. Toàn thể cán bộ công nhân viên luôn được trao dồi các kỹ năng nghiệp vụ thực hiện tác nghiệp đúng theo quy trình, quy định đề ra luôn ý thức được trách nhiệm, quyền hạn của
mình. Khi phân công công việc, ban lãnh đạo luôn quan tâm đến việc bố trí phù hợp với trình độ chuyên môn của từng cán bộ thông qua các cuộc thi cử đánh giá năng lực của từng cán bộ. 97% ý kiến đồng ý BIDV ban hành cẩm nang mô tả công việc từng vị trí, xây dựng quy chế tuyển dụng lao động với các điều kiện, tiêu chuẩn, quy trình tuyển dụng đối với từng vị trí chức danh; xây dựng quy chế đánh giá cán bộ với các tiêu chí đánh giá cụ thể, xếp hạng nhân viên định kỳ; xây dựng quy chế quy hoạch bổ nhiệm luân chuyển cán bộ giúp cho người lao động định hướng, phấn đâu làm việc để phát triển nghề nghiệp; xây dựng các chính sách đãi ngộ về lương, thưởng tương xứng theo từng vị trí công việc, …
93% ý kiến đồng ý BIDV cũng đã ban hành các quy định về quy tắc ứng xử, phong cách giao dịch và không gian làm việc, quy định về ứng xử và sử dụng mạng xã hội, hướng dẫn đến từng cán bộ trong hệ thống tuân thủ. Bên canh đó, BIDV cũng ban hành quy chế xử phạt đối với những hành vi do sai sót trong quá trình tác nghiệp của BIDV góp phần hạn chế rủi ro.
Thứ hai: Phân tích và đánh giá rủi ro
95% đối tượng tham gia khảo sát đồng ý với ý kiến BIDV có hệ thống xếp hạng tín dụng nội bộ. Ngân hàng sử dụng hệ thống xếp hạng nội bộ làm cơ sở đo lường rủi ro tín dụng. Dựa trên các yếu tố định tính, định lượng BIDV xem xét khả năng trả nợ của khách hàng, từ đó xem xét cấp hạn mức tín dụng cho mỗi khách hàng, mỗi khách hàng được xếp ở một mức độ rủi ro, mức độ này có thể thay đổi và cập nhật thường xuyên.
BIDV thường xuyên giám sát và phân tích các rủi ro bên trong bằng cách xây dựng và ban hành các hệ thống báo cáo quản trị nội bộ cho từng ban, chi nhánh, nhằm cung cấp kịp thời các thông tin về hoạt động tín dụng từ đó BIDV đánh giá khả năng xảy ra của từng loại rủi ro và xác định các hoạt động cần thiết để đối phó với rủi ro đó. Bên cạnh đó ban kiểm soát, phòng kiểm toán nội bộ định kỳ cập nhật các thay đổi về các quy định về pháp lý có liên quan đến hoạt động tín dụng để cập
nhật vào chính sách kiểm soát nội bộ của ngân hàng. 85% đối tượng tham gia khảo sát đồng ý với những nội dung này.
80% ý kiến đồng ý rằng định kỳ hàng năm BIDV đánh giá mức độ đầy đủ và hiệu quả của chiến lược tăng trưởng dư nợ tín dụng, chính sách, quy trình quản lý rủi ro, hạn mức rủi ro và kiến nghị với hội đồng quản trị những vấn đề cần thiết phải cập nhật sửa đổi, bổ sung.
90% ý kiến đồng ý BIDV luôn xây dựng chiến lược tăng trưởng dư nợ đảm bảo chất lượng tín dụng. Kế hoạch tăng trưởng dư nợ tín dụng luôn được BIDV xây dựng dựa trên tình hình kinh tế của từng địa bàn mà chi nhánh đóng và quy mô vốn huy động của từng chi nhánh. Cùng với kế hoạch tăng dư nợ BIDV vạch ra kế hoạch kiểm soát và từng bước thu hồi nợ xấu rõ ràng.
Thứ ba: Hoạt động kiểm soát
Quy định rõ trình tự, thủ tục cấp tín dụng, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn các bộ phận được tách bạch rõ ràng; yêu cầu kiểm soát trong quy trình được bố trí tại từng khâu, từng bộ phận đã đáp ứng được yêu cầu, nguyên tắc quản trị rủi ro trong hoạt động của BIDV. Hiện tại, BIDV đang phân tách mọi sản phẩm, quy trình nghiệp vụ thành 03 khâu: Quan hệ khách hàng- phê duyệt rủi ro- tác nghiệp.Sự phân tách chức năng này đảm bảo tính tuân thủ và minh bạch trong quá trình tác nghiệp cũng như tính khách quan trong việc đánh giá và đưa ra quyết định. 90% ý kiến trong khảo sát đồng ý với các nội dung trên tại BIDV.
88% ý kiến quy trình cấp tín dụng hiện tại của BIDV đảm bảo mọi hoạt động nghiệp vụ đều được kiểm soát bởi các cấp lãnh đạo.
Việc lưu trữ chứng từ, hồ sơ tín dụng đã được BIDV lưu trữ một cách an toàn, khoa học và thuận tiện hơn, nghiệp vụ này do phòng QTTD phụ trách. BIDV đã ban hành công văn lưu trữ hồ sơ thống nhất, chuẩn hóa việc quản lý, sử dụng lưu trữ, bảo quản và tiêu hủy hồ sơ tín dụng trong toàn hệ thống, quy định rõ trách nhiệm và quyền hạn của các bộ phận và cá nhân liên quan. Kết quả khảo sát cho thấy 80% đối
tượng tham gia cho rằng việc hồ sơ đã được lưu trữ khoa học (đánh số thứ tự, vào sổ theo dõi, lưu trữ ngăn nắp, dễ tìm).
Sau khi giải ngân, hồ sơ tín dụng được lưu thành từng tệp và cặp tài liệu, được đánh theo số thứ tự theo tính tăng dần của thời gian phát sinh giao dịch. Định kỳ, trước ngày 25 hàng tháng cán bộ Phòng QTTD phải rà soát lạiđể xác định hồ sơ tín dụng còn thiếu và đề nghị cán bộ có liên quan(bằng văn bản) phối hợp bổ sung. Hàng năm trước thời điểm 30 tháng 11 các đơn vị phải thực hiện phân loại hồ sơ tín dụng, xác đinh rõ các hồ sơ tín dụng đã quá thời hạn lưu trữ tại đơn vị, thực hiện sắp xếp đóng thành tệp, đánh số và bàn giao đưa vào kho lưu trữ. Ngoài lưu trữ trên sổ sách, BIDV còn quy định quản lý hồ sơ tín dụng điện tử theo 03 phần rõ (hồ sơ pháp lí, hồ sơ vay, hồ sơ tài sản đảm bảo), riêng hồ sơ cấp tín dụng bán lẻ có giá trị từ 500 triệu mới lưu trữ điện tử, nên phục vụ tốt hơn cho công tác kiểm tra, kiểm soát.
Về tài sản đảm bảo: trước khi đưa hồ sơ sang phòng QTTD để giải ngân, cán bộ QLKH thực hiện nhập tài sản đảm bảo tại bộ phận kho quỹ, tại đây chứng từ nhập tài sản đảm bảo được cán bộ kho quỹ kiểm soát các thông tin trên phiếu nhập kho như giá trị định giá, loại tài sản, số seri tài sản, và chữ ký của Phó giám đốc phụ trách. Theo kết quả khảo sát 97% ý kiến đồng ý thủ tục kiểm soát trên là hợp lý, giúp giảm thiểu rủi ro trong công tác quản lý tài sản đảm bảo.
Tài sản sau khi được nhập kho, tổ trưởng kho quỹ thực hiện kiểm tra lại tài sản đã được nhập vào hệ thống BDS. Định kỳ hàng tháng hoặc đột xuất, BIDV lập ban kiểm tra gồm cán bộ QTTD, Kế toán, QLRR, tổ trưởng kho quỹ và ban giám đốc thực hiện rà soát lại tài sản đảm bảo đảm bảo,thực trạng tài sản như ban đầu, tránh mất mát. 98% ý kiến đồng ý với thủ tục kiểm soát này.
Ngoài ra còn có những đợt kiểm tra, kiểm soát độc lập từ hội sở chính thực hiện.
96% ý kiến cho rằng thông tin cần thiết được truyền đạt đến từng cá nhân, bộ phận có liên quan một cách đầy đủ, kịp thời và thích hợp để mọi người có thể hiểu và ra quyết định đúng. Việc cập nhật đầy đủ và chính xác thông tin chỉ đạo của hội sở chính rất quan trọng trong công tác hoạt động tín dụng tránh việc giải ngân quá hạn mức, hay thẩm quyền ký không đúng, khách hàng không thuộc đối tượng giải ngân ưu đãi lãi suất,…
Dữ liệu thông tin khách hàng, báo cáo nội bộ có thể khai thác, chia sẽ giữa các bộ phận, chi nhánh, đơn vị trong hệ thống. Có 87% số người khảo sát cho rằng việc truyền đạt thông tin trong Ngân hàng được xuyên suốt, thích hợp, đầy đủ, kịp thời.
BIDV luôn cải thiện và áp dụng công nghệ hiện đại để quá trình tác nghiệp luôn trôi chảy, có 80% ý kiến khảo sát cho rằng, hệ thống thông tin xử lý nghiệp vụ bằng máy tính có được cập nhật kịp thời.
Thứ 5: Hoạt động giám sát
87% ý kiến đồng ý cho rằng hoạt động giám sát thường xuyên tại BIDV được thực hiện thông qua các cấp quản lý cơ sở tại mỗi bộ phận nghiệp vụ và cấp điều hành đơn vị, chi nhánh của Ngân hàng. Đối với hoạt động tín dụng, bộ phận QLRR có trách nhiệm giám sát danh mục cho vay của đơn vị, kiểm soát việc thực hiện nghiệp vụ tín dụng của cán bộ QLKH, quản lý các rủi ro và có trách nhiệm báo cáo thông tin với ban Giám đốc chi nhánh.
Kết quả khảo sát đạt trên 72% ý kiến đồng ý ban kiểm soát BIDV có thực hiện phân tích hoạt động tín dụng thông qua các chương trình kiểm tra hàng năm để tìm ra những mặt tồn tại, những mảng có hiệu quả và không hiệu quả, phát hiện các yếu tố bất thường; định kì có thực hiện phỏng vấn, kiểm tra nhân viên để xem họ có hiểu biết và tuân thủ quy định, quy chế và quy trình tín dụng…