2.2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG TÍN DỤNG TẠI NGÂN HÀNG
2.2.2.5 Hoạt động giám sát
Năm 2012, Hội đồng quản trị Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam thành lập ban kiểm tra và giám sát Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát Triển Việt Nam để thực hiện kiểm tra, giám sát, đánh giá một cách độc lập, khách quan, thực trạng hoạt động kinh doanh, tình hình tài chính của BIDV, các Ban/Trung tâm tại Trụ sở chính, các đơn vị thành viên và chịu trách nhiệm trước HĐQT trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao. Ban kiểm tra và giám sát gồm 06 phòng:
- Phòng Kiểm tra 1 - Phòng Kiểm tra 2 - Phòng Kiểm tra 3 - Phòng Kiểm tra 4 - Phòng Kiểm tra 5 - Phòng Giám sát và tổng hợp
Ban Kiểm tra và giám sát đặt tại Hà Nội. Riêng Phòng Kiểm tra 3 đặt tại Đà Nẵng. Phòng Kiểm tra 4 đặt tại Thành phố Hồ Chí Minh có nhiệm vụ cụ thể sau (theo quyết định số 167/QĐ-HĐQ ngày 02/05/2016 về việc ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của ban kiểm tra và giám sát):
- Giám sát các Ban/Trung tâm tại Trụ sở chính, các đơn vị thành viên trong việc đảm bảo các chỉ tiêu an toàn, việc thực hiện các chỉ tiêu kinh doanh, việc thực hiện kết luận, kiến nghị sau thanh tra kiểm tra, kiểm toán, việc thực hiện các quy
chế, quy trình, quy định nội bộ của BIDV và các quy định của pháp luật; Giám sát việc thực hiện các nghị quyết, quyết định, chỉ đạo của HĐQT.
- Kiểm tra tính hợp pháp, chính xác và trung thực trong công tác quản lý, điều hành kinh doanh, tổ chức cán bộ, việc huy động và sử dụng vốn; công tác quản lý tài chính, hạch toán kế toán, công tác quản lý, sử dụng tài sản và các hoạt động khác của Ngân hàng; việc tuân thủ các chỉ tiêu, hệ số an toàn trong hoạt động của các đơn vị trực thuộc và các công ty con.
- Xây dựng, trình duyệt, chỉ đạo tổ chức thực hiện các văn bản, chế độ, quy chế, quy trình nghiệp vụ về kiểm tra, giám sát nội bộ.
- Xây dựng, trình duyệt, đề xuất điều chỉnh, chương trình, kế hoạch kiểm tra, giám sát hàng năm và tổ chức thực hiện.
- Tham mưu giúp việc các thành viên Ban Chỉ đạo chống tham nhũng, phòng, chống tội phạm ngân hàng theo quy định.
- Đầu mối tham mưu chỉ đạo và/hoặc trực tiếp xác minh, đề xuất hướng giải quyết đơn thư khiếu nại tố cáo của các đơn vị trong hệ thống thuộc thẩm quyền giải quyết của BIDV; chỉ đạo hướng dẫn các đơn vị thành viên thực hiện công tác tiếp dân và xét giải quyết khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền của Giám đốc đơn vị.
- Tổ chức rà soát, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ hàng năm, tham mưu giúp Tổng Giám đốc, HĐQT kiện toàn hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ của BIDV và các đơn vị trực thuộc; đề xuất các biện pháp nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả của hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ.
- Đầu mối thẩm định, cho ý kiến về phương án lựa chọn đơn vị kiểm toán độc lập cho Ngân hàng và các đơn vị thành viên trình HĐQT quyết định. Đầu mối phối hợp với Kiểm toán độc lập, Cơ quan Thanh tra, giám sát ngân hàng, Thanh tra Chính phủ, Kiểm toán Nhà nước và các cơ quan quản lý Nhà nước khác khi các cơ quan này thực hiện các cuộc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán đối với BIDV. Chỉ đạo các dơn vị thành viên thực hiện quyền và nghĩa vụ trong hoạt động thanh tra, kiểm tra, kiểm toán theo quy định của pháp luật.
- Lập Báo cáo kiểm tra, giám sát theo quy định trình HĐQT gửi Tổng Giám đốc, Ban Kiểm soát, Ngân hàng Nhà nước và các cơ quan quản lý Nhà nước khác.
Cùng với việc thành lập ban kiểm tra và giám sát Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát Triển Việt Nam, BIDV thành lập phòng kiểm toán nội bộ thuộc ban kiểm soát BIDV theo công văn số 168/QĐ-HĐQT ngày 02/05/2012 của hội đồng quản trị có chức năng là thực hiện nhiệm vụ kiểm toán nội bộ theo quy định; Rà soát, đánh giá độc lập, khách quan về mức độ đầy đủ, tính thích hợp, hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ. Đưa ra kiến nghị với Ban Kiểm soát, Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc nhằm nâng cao hiệu quả của các hệ thống, quy trình, quy định góp phần bảo đảm BIDV hoạt động an toàn, hiệu quả, đúng pháp luật; Phát hiện, ngăn chặn hành vi vi phạm pháp luật; nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành và hoạt động của BIDV;Đảm bảo an toàn bảo mật thông tin và hoạt động liên tục của hệ thống thông tin hoạt động nghiệp vụ và giúp việc cho ban kiểm soát.
Hàng năm, khi có chương trình kiểm tra, khâu chuẩn bị kiểm tra luôn được thực hiện chi tiết từ việc xây dựng chương trình kế hoach kiểm tra, xây dựng đề cương cho mỗi đợt kiểm tra, dự kiến nhân sự tham gia quá trình kiểm tra, dự kiến các đơn vị cần kiểm tra. Các đoàn kiểm tra có sự phối hợp với các phòng kiểm tra nội bộ phụ trách địa bàn thu thập các thông tin cần thiết về đơn vị cần kiểm tra, kết hợp với phân tích dữ liệu chiết xuất từ hệ thống quản lý dữ liệu của BIDV, phác thảo sơ bộ kế hoạch công việc triển khai tại đơn vị. Quá trình kiểm tra được thực hiện nghiêm túc, đảm bảo thực hiện kiểm tra theo đúng đề cương và yêu cầu của ban lãnh đạo. Kết thúc kiểm tra đoàn kiểm tra chỉ ra được các sai sót, vi phạm xảy ra và đề xuất các giải pháp khắc phục và theo dõi, đôn đốc quá trình khắc phục của các đơn vị bị kiểm tra.
2.2.3 Thống kê những sai phạm trong quá trình KSNB hoạt động tín dụng theo chương trình của Ban kiểm soát BIDV giai đoạn 2013-2015
Trong giai đoạn năm 2013-2015, qua các đợt kiểm tra của các đoàn kiểm tra BIDV tại chi nhánh thuộc các khu vực Bắc, Trung, Nam tồn tại những sai sót chủ yếu sau:
Về việc chấp hành phân cấp thẩm quyền phán quyết tín dụng, công tác thẩm định, xét duyệt tín dụng:
- Một số chi nhánh thực hiện cấp tín dụng vượt mức phán quyết chi nhánh, và chưa thực hiện đầy đủ điều kiện ủy nhiệm Hội sở chính như: Chưa thực hiện tra cứu CIC theo định kỳ hàng tháng hoặc trước thời điểm cấp tín dụng, chưa có biên bản kiểm soát doanh thu, chưa trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo điều kiện của hội sở chính, chưa có chứng từ chứng minh vốn tự có tham gia của khách hàng, chứng từ giải ngân tại các lần giải ngân (chi nhánh Bình Dương, Bình Phước,..). Hiện tại, có những chi nhánh chưa mua bảo hiểm cho tài sản hình thành từ vốn vay, không thực hiện giải ngân theo từng công trình cụ thể, không xác định nguồn vốn thanh toán khi thực hiện giải ngân, không quản lý doanh thu, dòng tiền theo từng công trình, từng phương án kinh doanh cụ thể, chưa thực hiện kiểm toán độc lập vốn tự có tham gia vào dự án, cam kết doanh thu về tài khoản tại BIDV (chi nhánh Đaknong, Lâm đồng,...).
- Việc thẩm định cấp tín dụng dựa trên hồ sơ pháp lý tại một số chi nhánh chưa cập nhật/đảm bảo tính chính xác, hợp lệ như: thiếu quyết định về việc bổ sung vốn lưu động, biên bản họp của hội đồng thành viên công ty về việc thống nhất tài sản đảm bảo nợ vay tại Ngân hàng, biên bản họp hội đồng thành viên/hội đồng quản trị phê duyệt phương án kinh doanh, chữ ký của các thành viên hội đồng thành viên/hội đồng quản trị không giống nhau trên hồ sơ pháp lý, thiếu văn bản về việc bổ nhiệm hội đồng quản trị, chủ tịch hội đồng quản trị, tổng giám đốc, kế toán trưởng khi bộ máy quản lý cũ hết nhiệm kỳ theo điều lệ doanh nghiệp quy định, thiếu thay đổi đăng ký kinh doanh của khách hàng/đăng ký kinh doanh là bản photo, thiếu báo cáo tài chính hàng năm, báo cáo tài chính không khớp giữa các năm, thiếu ủy quyền của Doanh nghiệp cho người đại diện về việc ký các hợp đồng vay vốn và thế chấp tài sản tại ngân hàng, thiếu giấy chứng nhận góp vốn hoặc chứng nhận vốn góp là bản photo ( Chi nhánh Bình Phước, Ninh Thuận,...)
- Thực hiện cấp tín dụng khi hồ sơ pháp lý còn thiếu hoặc việc phân tích và đánh giá nguồn thu nhập trả nợ của khách hàng chưa chắc chắn, sơ sài (chi nhánh Bắc Sài Gòn, Mỹ Phước,...)
-Thẩm định phê duyệt cấp tín dụng thiếu căn cứ: Hồ sơ cấp hạn mức thiếu hợp đồng đầu ra làm căn cứ xác định tính hợp lý của phương án sản xuất kinh doanh, cho vay theo món nhưng thẩm định tín dụng lại dựa trên phương án sản xuất kinh doanh do doanh nghiệp cung cấp, không có hợp đồng đầu vào, đầu ra chứng minh tính hợp lý của phương án sản xuất kinh doanh, thiếu pháp lý dự án; Khách hàng ngoài địa bàn không trình hội sở chính ( Chi nhánh Tây Ninh, Quãng Nam,...)
- Cho vay cầm cố giấy tờ có giá chưa đúng quy định, khách hàng gửi kỳ hạn dài lãi suất cao, nhưng chi nhánh lại cho vay ngắn hạn, lãi suất thấp hoặc áp dụng thấu chi lãi suất thấp ( Chi nhánh Đồng Tháp, Đồng Nai,...)
Về công tác giải ngân:
- Căn cứ để giải ngân cho khách hàng là các hóa đơn tài chính, hóa đơn được cung cấp chủ yếu là bản photo do khách hàng cung cấp, không có căn cứ chứng minh chi nhánh đã đối chiếu và đóng dấu đã cho vay trên hóa đơn gốc làm căn cứ giải ngân trong khi doanh nghiệp có dư nợ tại nhiều tổ chức tín dụng. Trong một số trường hợp không đối chiếu đã dẫn đến giải ngân trùng chứng từ (một hóa đơn, chứng từ giải ngân nhiều lần) ( Chi nhánh Bắc Hà Nội, Quảng Bình,...)
- Giải ngân cho vay thi công xây lắp còn thiếu căn cứ chứng minh nguồn vốn thanh toán, mục đích giải ngân không xác định được công trình cụ thể, không mở sổ theo dõi giải ngân đến từng công trình hoặc sổ theo dõi không đầy đủ thông tin có thể dẫn đến nguồn trả nợ các khoản vay của khách hàng không được đảm bảo có khả năng dẫn đến việc tăng nợ quá hạn, nợ xấu tại chi nhánh, giải ngân tiền mặt số lượng lớn, chưa tuân thủ thông tư 09 ( Chi nhánh Bình Phước,..)
Về công tác quản lý sau cho vay:
- Chưa kiểm tra sử dụng vốn vay hoặc kiểm tra mang tính hình thức, sơ sài (không kiểm tra tình hình hoạt động kinh doanh, tài chính, vật tư đảm bảo nợ
vay,..), thậm chí lập biên bản kiểm tra sử dụng vốn vay nhưng thực tế không đi kiểm tra khách hàng ( Chi nhánh Đông Đaklak, Đaklak,...)
- Biên bản Kiểm tra sử dụng vốn vay không hợp lý, chưa đủ chứng từ chứng minh mục đích sử dụng tiền vay nhưng cán bộ QLKH đã kết luận khách hàng sử dụng vốn vay đúng mục đích, Khách hàng sử dụng vốn vay sai mục đích. (Chi nhánh Đà lạt, Bảo lộc,...)
- Về tài sản đảm bảo tiền vay:
- Áp dụng hệ số tài sản bảo đảm chưa phù hợp đến việc cấp tín dụng vượt quá tài sản đảm bảo theo quy định ( Chi nhánh Nam Hà Nội, Đông Hà Nội,...)
- Việc xác định giá trị TSĐB thiếu căn cứ chưa phù hợp quy định, báo cáo thẩm định giá trị TS lần đầu sơ sài, không nêu rõ vị trí, tính pháp lý của TSĐB; TSĐB không đủ cơ sở pháp lý, không ký phụ lục sửa đổi, bổ sung hợp đồng thế chấp tài sản, đăng ký GDBD thay đổi khi khách hàng rút một phần tài sản đảm bảo, thay đổi tên ngân hàng hoặc việc nhận tài sản thế chấp đối với loại tài sản không được phép thế chấp có thể dẫn đến việc không đảm bảo tính pháp lý của hợp đồng thế chấp, gây rủi ro cho ngân hàng khi có tranh chấp. ( Chi nhánh Ninh Thuận, Phú Yên,..)
- Định giá TSĐB không có căn cứ, giá trị định giá không phù hợp (định giá TSĐB có khấu hao giữ nguyên giá trị qua các kỳ định giá mà không có căn cứ) ( Chi nhánh Kontum,...)
Về công tác xếp hạng tín dụng nội bộ, cơ cấu nợ, phân loại nợ và trích lập dự phòng rủi ro:
Việc chấm điểm xếp hạng tín dụng nội bộ chưa chính xác ở một số chỉ tiêu
- Phân loại nợ:
+ Hồ sơ phê duyệt phân loại nợ tại một số chi nhánh thiếu tờ trình đề xuất phân loại nợ của phòng quản lý khách hàng, tờ trình đề xuất trích DPRR tín dụng của phòng Quản trị tín dụng và tờ trình thẩm định kết quả phân loại nợ và trích lập DPRR tín dụng của phòng QLRR chi nhánh theo đúng quy định. (Chi nhánh Hà Nam, Cầu Giấy,...)
+ Tồn tại phân loại nợ không đúng theo quy định.( Chi nhánh Chương Dương, Sơn Tây,...)
- Thực hiện cơ cấu nợ vay: tồn tại ở các chi nhánh Bình Phước, Nam Bình Dương,..
+ Chưa thực hiện đủ điều kiện của hội sở chính khi cơ cấu nợ vay chưa có chứng từ chứng minh VTC tham gia của khách hàng
+ Chưa tuân thủ thẩm quyền cơ cấu nợ: khoản vay qua HĐTDCS nhưng cơ cấu qua giám đốc chi nhánh.
+ Thiếu căn cứ chứng minh nguồn trả nợ mới khả thi khi thực hiện cơ cấu nợ cho doanh nghiệp
Về công tác sắp xếp hồ sơ tín dụng sau giải ngân:
Hồ sơ tín dụng tại một số chi nhánh sắp xếp thiếu khoa học, lộn xộn, hồ sơ tất toán được lưu chung với hồ sơ còn dư nợ, hồ sơ pháp lý được đóng chung cặp với hồ sơ TSĐB, hồ sơ TSĐB của doanh nghiệp được đóng chung với hồ sơ giải ngân của 1 món vay.... gây khó khăn lớn cho việc quản lý khoản vay của khách hàng cũng như gây lẫn lộn, mất tài liệu làm căn cứ xét duyệt hạn mức cho vay hoặc giải ngân khoản vay. ( chi nhánh Bình Phước, Cà Mau,...)