a. Cơ cấu tổ chức công ty
Công ty tổ chức cơ cấu the o mô hình trực tuyến - chức năng. The o đó, mỗi quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới là một đường thẳng còn các bộ phận chức năng chỉ làm nhiệm vụ chuẩn bị những lời chỉ dẫn, những lời khuyên và kiểm tra sự hoạt động của các bộ phận trực tuyến. Nhìn chung cơ cấu tổ chức của công ty hợp lý, có sự tách biệt giữa các bộ phận phòng ban, quyền hạn và trách nhiệm của mỗi bộ phận cũng như mỗi thành viên được phân chi rõ ràng, không chồng ché o. Điều này làm cho người lao động thấy rõ được vị trí của mình, hiểu rõ chức trách nhiệm vụ, công việc của mình, từ đó họ sẽ chủ động thực hiện công việc, nhiệm vụ nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và giúp các thành viên tr ng tổ chức tương tác với nhau thuận lợi hơn, d ó hiệu quả công việc ca hơn, nên ã góp phần tạ ra ộng lực
cho người lao động. Sơ đồ cơ cấu tổ chức được thể hiện dưới hình sau:
Hình 2.1: Mô hình tổ chức Trung tâm Toán học Unix
Nguồn: Phòng Hành chính - Nhân sự
*Chức năng nhiệm vụ của các phòng, ban:
Mỗi phòng, ban hay cá nhân đều được quy định những chức năng nhiệm vụ một cách rõ ràng, tránh tình trạng chồng ché o nhiệm vụ và được thể hiện dưới bảng 2.2 sau đây:
Hành chính - Nhân sự
Tuyển dụng
- Tìm kiếm và tuyển dụng ứng viên phù hợp với nhu
cầu nhân sự của công ty
- Lên kế hoạch và báo cáo công việc thực hiện C&B - Xây dựng thang bảng lương và cách chi trả
- Xây dựng hệ thống cấp bậc trong công ty
- Xây dựng chính sách tiền lương, phúc lợi, khen thưởng
- Khảo sát mức độ hài lòng nhân viên. Hành
chính
- Quản lý hồ sơ, giấy tờ, cơ sở vật chất, tài sản, trang
thiết bị tại công ty.
- Chấm công cho nhân viên, thanh to án các hóa đơn
phát sinh hàng tháng
Kế T o án - Quản lý sổ chi nội bộ: Cập nhật đầy đủ tình hình chi
tiêu trong tháng.
- Quản lý quỹ tiền mặt, quỹ đào tạo, quỹ thưởng. - Lập đề nghị, tạm ứng, ho àn ứng và thanh to án,
căn cứ
vào chứng từ, mở sổ the o dõi các kho ản tạm
ứng thanh
to án và đối chiếu công nợ.
- Phân lo ại chứng từ, phân tích chứng từ Lễ tân -
Trực lớp
- Đón tiếp và lấy thông tin khách hàng - Giải đáp các thắc mắc của khách hàng - Hỗ trợ tổ chức lớp học
Marketing Marketing - Lập kế hoạch phát triên các trang fanpage và group
faceb o ok hướng tới đối tượng là phụ huynh và
học sinh
đồng thời lên kế hoạch và thực thi các chương trình
quảng cáo trên các kênh đó.
- Sản xuất nội dung và chăm sóc các trang Telesales - Tiếp nhận và thực hiện cuộc gọi đê tư vấn và
thiết lập
cuộc hẹn mời phụ huynh và bé đến trung tâm đê được
trải nghiệm các chương trình học miễn phí. (Phụ huynh
đã đăng ký tham gia chương trình trên kênh online)
- Tư vấn và hỗ trợ cho phụ huynh và học sinh Đào tạo Giáo viên
giảng dạy
- Tham gia vào công tác giảng dạy, đào tạo các
bạn học
sinh bộ ôn t án
- Tư vấn chuyên môn cho các vị phụ huynh
Trợ giảng - Hỗ trợ giáo viên giảng dạy trên lớp: giải đáp thắc mắc về bài giảng hay bài tập à học viên chưa rõ
khách hàng khách hàng
- Thông báo tình học tập của c on cho các phụ huynh
- Lắng nghe các vấn đề về hướng dẫn con học tập của
phụ huynh.
- Hướng dẫn phụ huynh những phương pháp giáo dục
hiện đại, hiệu quả. Giáo viên
chủ nhiệm
- Quản lý lớp học và học viên.
- Trợ giảng và trợ giúp cho giáo viên trong công tác
giảng dạy.
- The o dõi tình hình học tập của học sinh, thông báo
tình hình học tập của c n ch các phụ huynh. - Lắng nghe các vấn đề về hướng dẫn con học tập
của
Quản lý
thương hiệu
- Xây dựng hình ảnh thương hiệu hoặc agency. - Phân tích insights của khách hàng và sử dụng
chúng
đê thiết kế chiến lược branding hiệu quả.
Kinh doanh - Tham mưu cho lãnh đạo về các chiến lược kinh
doanh
- Giải đáp thắc mắc của phụ huynh và học sinh - Duy trì mối quan hệ cũ và phát triên mối quan
hệ mới
của công ty
- Thuyết phục khách hàng đê bán sản phẩm
- Báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh của
công ty,
Phát triên sản phẩm
Nghiên cứu và phát triên sản phẩm giáo dục của công ty nh m tạo ra những sản phẩ giá dục a dạng, hiện đại và phù hợp với nhiều đối tượng học sinh và phụ huynh.
Chỉ tiêu Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 Số lượng (người) Tỷ lệ (%) Số lượng (người) Tỷ lệ (%) Số lượng (người) Tỷ lệ (%) Tổng số lao động 83 100 84 100 95 100
Phân theo giới tính
Nam 23 27,7 21 25 27 28,4
’Nữ 60 72,3 63 75 68 71,6
Phân theo độ tuổi
Từ 18 - 22 4 4,8 7 8,3 10 10,5
Từ 23 - 30 76 92,6 74 88,1 83 87,4
^>30 3 3,6 3 3,6 2 2,1
Nguồn: Phòng Hành chính - Nhân sự b. Đăc điểm lao đông trong công ty
Lao động là một trong ba yếu tố quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh, gần như là yếu tố quyết định của quá trình này. Vì vậy cơ cấu và đặc điểm của đội ngũ lao động cũng như công tác quản trị nhân lực có tác động vô cùng to lớn đến hiệu quả kinh doanh của công ty.
Theo số liệu thống kê, biến động về số lượng và chất lượng của lực lượng lao động trong công ty được thể hiện dưới các bảng sau:
Bảng 2.3: Cơ cấu tuổi và giới tính của lao động tại Trung tâm Toán học Unix (2016 - 2018)
Chỉ tiêu Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 Số lượng (người) Tỷ lệ (%) Số lượng (người) Tỷ lệ (%) Số lượng (người) Tỷ lệ (%) Tổng số lao động 83 100 84 100 95 100
Phân theo trình độ chuyên môn
Trung cấp, Cao ẳng 20 20,1 17 20,2 16 16,8 Đại học 60 72,3 65 77,4 77 81,1 Sau đại học 3 3,6 2 2,4 2 2,1 Nguồn: Phòng Hành Chính - Nhân sự
D o quy mô của công ty còn nhỏ nên số lượng lao động là không nhiều. Qua các năm, số lượng nhân sự không có biến động nhiều. Đến gần cuối năm 2018, cơ sở 3 tại Kim Giang, Thanh Xuân, Hà Nội chính thức đi vào ho ạt động, trở thành trụ sở làm việc của nhân viên văn phòng, nên số lượng nhân sự có tăng lên khoảng 11 người.
Tuy nhiên, số lượng lao động nữ luôn luôn vượt trội hơn số lượng lao động nam. Đây là một điều vô cùng hợp lý khi tính chất đặc điểm kinh doanh của công ty là cung cấp dịch vụ mảng giáo dục, nên số lượng giáo viên và nhân viên kinh doanh, chă sóc khách hàng uôn chiế ưu thế, phù hợp với a ộng nữ hơn a ộng nam.
Độ tuổi trung bình của người lao động trong công ty là khá trẻ và đồng đều, đáp ứng được yêu cầu công việc. Trong các nhóm lao động thì nhóm tuổi từ 23 - 30 chiếm tỉ trọng cao qua các năm (trên 85%), đây chính là lực lượng nòng cốt tạo điều kiện để phát triển công ty. Với độ tuổi trẻ, đặc biệt là nhóm tuổi 18 - 22, bao gồm chủ yếu là các bạn sinh viên còn đang đi học hoặc những bạn chuẩn bị ra trường, đây là độ tuổi mà họ có động lực cầu tiến cao, đang trên đà phát triển, tích luỹ kinh nghiệm, cần nhiều cơ hội học tập và nâng cao trình độ. Đối với lao động trên 30 tuổi, họ đã có khá dày dặn kinh nghiệm, khi đó họ lại có nhu cầu thăng tiến cao hơn là nhu cầu học hỏi bồi đắp kinh nghiệm. Đây là điều cần phải chú ý khi xây dựng các chính sách tạo động lực, sao cho phù hợp với từng nhóm đối tượng khác nhau.
Bảng 2.4: Cơ cấu lao động phân theo trình độ chuyên môn tại Trung tâm Toán học Unix
Chỉ tiêu Số lượng người tham gia khảo sát Tỷ lệ/Tổng số mẫu khảo sát Tổng số lao động Tỷ lệ/Tổng số người lao động Phân theo giới tính
Nam 17 34% 27 62,9%
’Nữ 33 66% 68 48,5%
Phân theo độ tuổi
Từ 18 - 22 5 10% 10 50%
Từ 23 - 30 44 88% 83 53%
Trên 30 1 2% 2 50%
Phân theo trình độ
Nguồn: Phòng Hành chính - Nhân sự
Qua bảng số liệu trên cho thấy rõ số lượng lao động có trình độ đại học chiếm ưu thế hơn hẳn (trên 70%). Số lượng lao động có trình độ trung cấp, cao đẳng chiếm số ượng vừa phải và giảm dần qua các nă . Điều này ch thấy công ty rất quan tâ ến trình ộ chuyên ôn của nguồn lực. Đặc biệt tr ng xu thế phát triển, hội nhập, cạnh tranh ngày càng gay gắt, việc tăng cuờng đội ngũ lao động có trình độ chuyên môn cao ngày càng trở lên cần thiết.